新時期煤礦企業(yè)檔案管理的突出問題與改進對策

摘 要：企業(yè)檔案作為一種重要的信息資源，為企業(yè)發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策提供了重要的信息支持和參考依據(jù)。為提高煤礦企業(yè)的核心競爭力，更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展，如何更好地開展檔案管理工作是當前煤礦企業(yè)面臨的重要課題。本文分析了新時期煤礦企業(yè)檔案管理工作中存在的突出問題，并有針對性地提出了改進對策。

關(guān)鍵詞：煤礦企業(yè)；檔案管理；突出問題；改進對策

煤礦企業(yè)的檔案資料是企業(yè)日常運行的各項工作記錄，也包含了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各項法律文書，它不僅反映了企業(yè)的經(jīng)營現(xiàn)狀和過往歷史，更蘊藏著預(yù)示未來的豐富信息。在無紙化辦公和檔案信息數(shù)字化的背景下，企業(yè)檔案管理工作面臨一些新情況、新課題，煤礦企業(yè)必須做好檔案管理工作，提高檔案利用質(zhì)量。

1 當前煤礦企業(yè)檔案管理工作中存在的問題分析

（一）檔案管理意識淡化，重視程度不夠

雖然，國家出臺了《中華人民共和國檔案法》等一系列法律規(guī)章對企業(yè)檔案管理工作進行了約束和指導(dǎo)，但是很多煤礦企業(yè)對檔案管理工作沒有引起足夠的重視。很多領(lǐng)導(dǎo)認為，檔案管理工作對企業(yè)效益沒有直接影響，只有投入而無產(chǎn)出，投入在檔案管理工作中的資源越多，損失也越大，因此盡量減少對檔案管理工作投入的精力和經(jīng)費，甚至個別領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理工作拋在一旁，極少過問工作情況。煤礦企業(yè)，特別是領(lǐng)導(dǎo)層，對檔案管理工作的積極性不高，重視程度不夠，影響了煤礦檔案材料的真實性和完整性，制約了企業(yè)檔案管理水平的提高，阻礙了企業(yè)各項工作的開展。

（二）檔案管理體系不完善，配套設(shè)施不健全

高效的檔案管理工作離不開軟件和硬件的支持，所以亟需建立完善的檔案管理體系和功能齊全的配套設(shè)施。但是，當前狀況下，很多煤礦企業(yè)沒有建立完善的檔案管理體系，或者已經(jīng)建立檔案管理體系但執(zhí)行力度不夠，配套設(shè)施不健全無法滿足檔案管理的需要，導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理的混亂。

在檔案收集編制階段，煤礦企業(yè)檔案材料的來源一般是由企業(yè)生產(chǎn)一線形成的數(shù)據(jù)，生產(chǎn)技術(shù)人員更換較為頻繁，且不具備專業(yè)的檔案管理方面的知識，沒有按照檔案管理的操作規(guī)范進行數(shù)據(jù)收集整理，且沒有將檔案收集整理交由專業(yè)的檔案管理人員進行操作，導(dǎo)致很多煤礦企業(yè)檔案材料不系統(tǒng)、不齊全，比如：全宗卷編制不規(guī)范、編研材料內(nèi)容不完整，聲像檔案嚴重缺乏等現(xiàn)象。在檔案保管階段，主要存在借閱不規(guī)范和檔案保密性差等問題。部分煤礦企業(yè)沒有建立完善的檔案借閱制度和檔案保密制度，沒有嚴格履行借閱手續(xù)，缺乏保密意識，導(dǎo)致部分借檔人員沒有及時返還檔案材料或信息外露。

檔案管理配套設(shè)施建設(shè)方面，由于經(jīng)費欠缺等原因，部分煤礦企業(yè)檔案庫房、管理設(shè)備存在年久失修、更新不及時等問題，無法滿足檔案管理所需的工作環(huán)境和條件，影響了檔案工作的順利開展。

（三）檔案未有效利用，人員素質(zhì)有待提高

雖然，有些煤礦企業(yè)建立了先進的檔案室，設(shè)施也比較齊全，但是只注重收藏，將檔案資料堆積在檔案柜中便以為完成任務(wù)，沒有進行有效開發(fā)，沒有將檔案信息真正與企業(yè)發(fā)展相關(guān)連起來，沒有為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更全面的信息支持。

由于案管理工作復(fù)雜繁瑣，需要具備高度責(zé)任感，同時也不容易拿出令領(lǐng)導(dǎo)眼前一亮的成績，因此很多工作人員不愿意接手檔案管理工作。煤礦企業(yè)檔案管理隊伍缺乏新生力量，甚至企業(yè)沒有專職檔案管理人員，一般由企業(yè)各部門管理人員兼任，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)相對較弱，這導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)性不足，難以出色地完成檔案管理工作。

2 關(guān)于新時期煤礦企業(yè)加強檔案管理工作的對策探討

（一）強化檔案管理意識，樹立正確的檔案管理觀念

首先，煤礦企業(yè)管理層的檔案管理意識是決定企業(yè)檔案管理工作能否順利開展的關(guān)鍵，只有他們樹立了正確的檔案觀，才能真正提升企業(yè)的檔案管理水平。所以，不僅要向他們宣傳檔案相關(guān)的法律法規(guī)，還要進行有針對性的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使其真正明白檔案管理的重要性，將檔案管理工作擺在日常工作重中之重的位置。其次，要加強對企業(yè)員工的宣傳教育。通過互聯(lián)網(wǎng)、工作專欄、業(yè)務(wù)指導(dǎo)材料等多途徑向企業(yè)員工宣傳檔案管理工作，不僅要普及檔案管理知識，還要將企業(yè)檔案管理的亮點工作與員工生活、工作息息相關(guān)的活動結(jié)合起來，使檔案宣傳工作具有很強的針對性，使企業(yè)員工真正重視與日常檔案管理工作相關(guān)的業(yè)務(wù)，形成人人參與檔案管理工作的氛圍。最后，檔案管理人員自身要充分認識到檔案管理工作的重要性，牢記當前工作重點，并時刻檢查檔案完整性，積極主動地投入到檔案管理工作中。

（二）完善檔案管理體系，加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)

只有建立科學(xué)完備的管理體系才能保證煤礦企業(yè)檔案管理工作真正邁上新臺階。煤礦企業(yè)要在法律法規(guī)的指導(dǎo)下，結(jié)合日常工作實踐經(jīng)驗，通過不斷摸索和總結(jié)，確立一整套完善的企業(yè)檔案管理體系。將檔案管理工作分解到單位每個工作人員業(yè)務(wù)指標中，充分落實檔案管理的工作目標，營造人人參與檔案管理的濃厚氛圍；確立檔案管理責(zé)任制度，從收集整理到管理利用等全過程每個環(huán)節(jié)確保都有專人負責(zé)，充分調(diào)動檔案管理工作人員的積極性；建立檔案管理應(yīng)急預(yù)案，提升消防安全意識，切實防范安全事故的發(fā)生；將檔案進行集中管理，同時，做好的檔案的分類歸檔和統(tǒng)計分析；加強檔案保密工作，檔案借出和查閱要嚴格按照程序辦理，切實防止企業(yè)檔案丟失和泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)的紙質(zhì)、實物存檔的方式已經(jīng)演變?yōu)槎喾N載體存檔，特別是檔案信息數(shù)字化的到來使得海量存儲、網(wǎng)絡(luò)共享成為可能，煤礦企業(yè)應(yīng)當順應(yīng)時代需求，根據(jù)自身實際情況選擇適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的檔案信息數(shù)字化建設(shè)方案，配備現(xiàn)代化信息設(shè)備，將原有的文字檔案、聲像檔案利用掃描技術(shù)和聲像采集設(shè)備進行數(shù)字化處理，利用計算機檔案管理軟件進行檢索、查閱，使檔案管理工作更加方便、快捷。

（三）提升檔案利用效率，加強人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)

提升檔案的利用效率，首先要提升檔案信息的服務(wù)質(zhì)量，通過匯集各部門對檔案的需求，有針對性地收集有關(guān)的信息，做好統(tǒng)計分析，有針對性地向各部門開放檔案資料，使各部門利用檔案資料挖掘出有價值的信息，更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)和領(lǐng)導(dǎo)決策。其次，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員需要具備高度的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力才能利用科學(xué)手段對檔案資料進行統(tǒng)計分析、開發(fā)利用，但現(xiàn)有的檔案管理人員素質(zhì)差強人意，知識更新不及時，無法滿足現(xiàn)有工作需要。所以，相關(guān)部門要組織專（兼）職檔案管理人員參加培訓(xùn)班，提高他們的業(yè)務(wù)水平，普及相關(guān)的法律法規(guī)知識，幫助他們樹立認真負責(zé)的職業(yè)道德觀念，增強服務(wù)意識，使煤礦企業(yè)檔案管理工作的開展更加有序高效。

3 結(jié)語

作為民生經(jīng)濟的重要組成部門，煤礦企業(yè)也面臨著改制、市場競爭等各方面的壓力，做好檔案管理工作更能夠幫助煤炭企業(yè)規(guī)范企業(yè)運營、提高經(jīng)濟效益。但是，在思想意識、管理體系、人員素質(zhì)等各方面的影響下，當前煤礦企業(yè)檔案管理工作令人堪憂。在數(shù)字化的時代背景下，煤礦企業(yè)應(yīng)緊跟時代潮流，樹立正確觀念、完善檔案管理體系、提升檔案利用效率，創(chuàng)新和完善煤礦企業(yè)檔案管理工作，更加及時、高效地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

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作者簡介

李曉波（1971—），女，山西襄垣人，山西潞安礦業(yè)（集團）公司五陽煤礦，館員，大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：企業(yè)檔案管理。