醫(yī)院后勤特種設備檔案制度化管理分析

楊建民

摘 要：醫(yī)院管理工作中，檔案管理是十分重要的工作，其中后勤特種設備檔案的管理更是至關重要的，完善醫(yī)院后勤特種設備檔案的制度化管理，建立完善的管理體系，能夠及時了解后勤特種設備運行的實際情況，并對其進行的檢修，使其運行管理更加規(guī)范、科學，有健全的制度體系做保障，使得醫(yī)院后勤管理更加順利，減少醫(yī)院運行成本，減少能源消耗，實現(xiàn)醫(yī)院的整體效益，本文就醫(yī)院后勤特種設備檔案制度化管理的情況進行闡述與分析，保證特種設備檔案制度化管理得到有效地落實。

關鍵詞：醫(yī)院；后勤；特種設備；檔案；制度化管理

醫(yī)院后勤特種設備檔案記錄的是電梯、中央空調(diào)、壓力容器以及鍋爐等設備的采購、運行信息，這是設備管理中十分重要的內(nèi)容，在醫(yī)院醫(yī)用設備檔案管理中也占有重要的地位。醫(yī)院后勤特種設備能夠保證醫(yī)院醫(yī)療、科研以及后勤工作的順利、安全運行，維護醫(yī)院工作人員以及患者的生命安全，因此需要加強對醫(yī)院后勤特種設備的檔案管理，建立完善的檔案管理體系，使其制度化運行，實現(xiàn)特種行業(yè)的安全運行。

1 醫(yī)院后勤特種設備檔案管理的現(xiàn)狀分析

一直以來，醫(yī)院的后勤特種設備管理效果都不理想，缺乏完善的管理制度，安全管理不到位，有些醫(yī)院生殖不重視這一工作。主要是醫(yī)院這些后勤特種設備無法像醫(yī)院的醫(yī)療設備和儀器一樣能夠直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟效益，而且醫(yī)院后勤特種設備檔案管理是個盲區(qū)，重視程度不高。[1]

當前醫(yī)院中注重臨床管理，忽視后勤管理的現(xiàn)象依然存在，醫(yī)院領導忽視后勤管理工作，對于后勤人才的引進與培養(yǎng)關注力度不足，醫(yī)院后勤部門的準入門檻比較低，很多后勤人員甚至是改行進來的。醫(yī)院后勤部門的管理與培訓不足，資金投入不多，工作人員的整體素質不高，缺乏專業(yè)的后勤管理知識與技能，對于醫(yī)學和管理知識掌握不到位。當前醫(yī)學發(fā)展不斷進步，很多高精尖設備投入到醫(yī)院的使用中，設備的先進性與后勤管理人員的維修管理水平形成強烈的對比，服務體系與醫(yī)院管理的實際需要不相適應。

有要求規(guī)定，醫(yī)院后勤特種設備的采購需要進行論證、技術評估，[2]完善的采購制度管理下進行，使得采購來的特種設備能夠滿足醫(yī)院后勤的實際需要，這項工作是由專門的部門以及人員負責的，使得后勤特種設備的采購更加規(guī)范，渠道合法統(tǒng)一，有完備的采購手續(xù)。醫(yī)院需要嚴格按照相關的制度法規(guī)開展工作，對于特種設備的采購需要按照規(guī)范化程序進行，保證采購過程的透明、合法，減少特種設備在今后使用中出現(xiàn)安全風險的幾率，同時減少醫(yī)院的醫(yī)療成本支出。后勤特種設備使用前或使用后的一個月內(nèi)，[3]使用單位需要到后勤特種設備安全監(jiān)督管理部門進行登記，建立健全安全監(jiān)管登記制度。

2 醫(yī)院后勤特種設備檔案制度化管理的有效策略

后勤特種設備檔案主要涉及采購環(huán)節(jié)的檔案、設備檢驗以及維修時的檔案。日常工作中采購檔案的建立是比較受到重視的。但是要想將醫(yī)院后勤特種設備的論證、驗收、登記、運行以及維修等內(nèi)容都體現(xiàn)在設備檔案中，[4]就需要進一步加強后勤特種設備的檔案管理工作，實現(xiàn)制度化的管理，定期、不定期的對特種設備檔案進行檢測，使得設備的質量、運行情況以及維修等能夠真實的反應出來，使得特種設備管理能夠貫穿于設備采購、使用的全過程中，能夠積極發(fā)揮特種設備在醫(yī)療服務中的優(yōu)勢作用。

1、建立完善的制度法規(guī)，收集特種設備檔案

依據(jù)醫(yī)院后勤特種設備使用、管理的實際情況出發(fā)，嚴格按照相關的制度法規(guī)開展工作，實現(xiàn)依法、依制度管理。將后勤特種設備檔案管理工作納入到醫(yī)院資源計劃管理系統(tǒng)中，對特種設備進行科學、規(guī)范、系統(tǒng)的管理。積極宣傳，強化檔案管理人員的服務意識水平，能夠在特種設備檔案管理過程中樹立風險意識，了解后勤特種設備檔案管理的內(nèi)容，有特種設備的圖紙、說明書、質量合格出廠證書，強度計算書，省市勞動部門簽發(fā)的使用證書、檢驗報告等。[5]依照后勤特種設備管理方法，對后勤特種設備的安裝進行驗收，并對其進行約束，使得醫(yī)院后勤特種設備檔案收集工作順利開展。

2、確立管理職責，對檔案管理工作進行監(jiān)督

對于醫(yī)院后勤特種設備檔案管理需要明確相關領導的責任，將后勤特種設備管理納入到考核工作中，由專門的管理人員對后勤特種設備進行管理，并有協(xié)助檔案管理人員對醫(yī)院后勤特種設備的檔案進行管理，做好登記保管的工作。技術人員對特種設備進行檢查時，需要對每一臺特種設備進行登記編號，并將其運行的實際情況進行準確的記錄。醫(yī)院的檔案部門也需要對后勤特種設備進行動態(tài)化管理，完善特種設備的檢驗、維修、改造等信息記錄，使得后勤特種設備的方案內(nèi)容更加充實、豐富，使其能夠與設備的運行情況相適應，使檔案成為特種設備使用、檢修的重要參考和依據(jù)。對醫(yī)院后勤特種設備檔案要進行統(tǒng)一的管理，做好設備檔案的收集、歸檔，登記、保管、移交等工作，能夠為檔案的查找以及責任查找更加順利明確。

3、特種設備檔案特殊管理，提高利用率

在醫(yī)院的經(jīng)營管理中，醫(yī)院后勤特種設備檔案有著很高的利用率，為了使利用更加便利，在檔案管理中應將后勤特種設備的檔案單獨提取出來，并進行組卷、分類、編目，獨立系統(tǒng)的進行排列?？梢詫︶t(yī)院后勤特種設備的檔案資料進行匯編，形成專門的目錄，記錄設備的名稱、制造的單位、出廠的編號、使用的證號、安裝的位置以及保管渠道等，[6]將目錄發(fā)給相關的單位，檔案管理人員以及技術人員可以進行檢索、查閱，使技術管理人員明確自己的管理范圍，使得檢查工作更加安全，分析檔案資料中的不足，對潛在的安全隱患進行處理，使得設備運行更加高效、安全，減少事故發(fā)生的幾率，使得后勤特種設備能夠正常運行生產(chǎn)。

4、充分發(fā)揮特種設備檔案管理的監(jiān)督職能

醫(yī)院后勤特種設備的檔案內(nèi)容主要就是設備的采購、驗收、使用、檢修、報廢等內(nèi)容，如果我們一直只是對這些內(nèi)容進行檔案管理，就無法與實際工作需要相適應。后勤特種設備檔案管理的最大作用在于充分發(fā)揮其監(jiān)督職能，將檔案室中的“死”檔案變成“活”檔案，能夠為醫(yī)院的安全生產(chǎn)提供參考和服務。一般而言，特種設備的檔案主要就是設備采購的臺賬以及質量監(jiān)督管理部門定期對特種設備進行檢查、維修的記錄。實際工作中，特種設備的日常運行狀態(tài)是最先反應出來的記錄。因此需要對特種設備日常運行的情況進行變革的編制，管理人員交接班時需要將設備的運行情況進行登記，保證生產(chǎn)運行的安全性，明確特種設備是不是安全、可靠的運行。對特種設備日常運行的檔案記錄進行查閱就能夠指導每一臺設備的運行情況，比較清晰明了，而且如果特種設備出現(xiàn)故障就能夠體現(xiàn)在日常的設備數(shù)據(jù)記錄中。因此必須要做好醫(yī)院后勤特種設備檔案管理工作，開展設備日常運行情況的記錄，監(jiān)督設備的運行情況和狀態(tài)，管理人員能夠隨時掌握后勤特種設備的情況，為及時提醒、跟蹤服務的開展提供科學的參考。

3 結束語

現(xiàn)如今，信息化、數(shù)字化、電子化以及智能化技術手段在生產(chǎn)生活中得到了廣泛的應用，資源設備是醫(yī)院中除人力資源外最為寶貴和重要的財富。醫(yī)院后勤特種設備運行的效果將直接對醫(yī)院的效益產(chǎn)生影響，關系到醫(yī)院醫(yī)療設備的節(jié)能減排，醫(yī)院工作人員以及患者的生命安全等。因此醫(yī)院必須要做好后勤特種設備的檔案管理工作，并努力實現(xiàn)制度化管理，使得后期特種設備的使用效率得到提升，避免設備隨意使用，提高其安全性和有效性，更好的為醫(yī)院發(fā)展進步作出貢獻。

參考文獻

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[5]劉元明，劉歡.淺談醫(yī)療機構特種設備全程標準化管理問題[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2013，02：118-119+135.

[6]曾冬梅，張正軍.精益管理在醫(yī)療設備檔案管理中的應用[J].中國醫(yī)療設備，2013，02：63-64+57.