淺議城市規(guī)劃檔案的整理與創(chuàng)新

盧雅楠

摘 要：管理城市規(guī)劃檔案是城建檔案中十分重要的門類，其特點是數(shù)量多，整理工作量大，利用率高。規(guī)劃管理檔案的整理問題直接影響著城市規(guī)劃行政管理部門的審批工作效率。規(guī)劃局在實行規(guī)劃管理審批程序改革以后，給規(guī)劃管理檔案的管理工作也帶來了一定的影響，從檔案接收程序到卷宗的內容成分和數(shù)量相對以往都有所不同，如何作好規(guī)劃管理檔案的類目劃分，成為規(guī)劃管理檔案整理工作中首先必須解決的問題。

關鍵詞：城市；規(guī)劃檔案；整理與創(chuàng)新

從宏觀上來講，城建檔案整理工作從流程上來講大致可劃分為分類、組卷、排列、編目這幾個大的方面，而這個流程當中，分類工作不僅是整個過程的重要環(huán)節(jié)，也是工作中的重中之重，這個環(huán)節(jié)對城建檔案保管與利用工作的質量和效率有著決定性的影響。所以說，分類工作是城建檔案整理過程中的一步重要環(huán)節(jié)。建設部最近頒布的《城市建設檔案分類大綱》規(guī)定，各地城建檔案館在制定本館分類方案時，大類和屬類的設置須遵照《城市建設檔案分類大綱》，小類可根據(jù)各地實際情況和實際需要設置，但是現(xiàn)階段規(guī)劃局的檔案分類及管理工作都面臨著量大、工作方式落后的問題，因此，在工作的過程當中，應在遵循這一基本原則的同時對分類工作進行創(chuàng)新性的管理，具體可從以下幾個方面進行努力：

1 關于分類層次的問題

在分類的層次方面，分類可以是多層次的，也可以是單層次的。多層次方面，例如大類、屬類、小類等；單層次方面，例如大類下面不再設下位類而直接統(tǒng)率案件，當然，這要根據(jù)同一類別的檔案數(shù)量多少來決定。在分類的過程中，為了實現(xiàn)檔案檔案的保管和利用的便利性，首先應該對規(guī)劃管理檔案的內容和數(shù)量的整體狀況進行了解，以此來判斷其是否有必要記性層次地分類，如D2和D3可以不必伸展下位類，對C類檔案中的總體規(guī)劃C2類，檔案數(shù)量較少且專項規(guī)劃就是綜合總體規(guī)劃的配套方案，建國至50年代僅形成幾十卷，所以C2也可以不必設小類。

2 關于信息分類和實體分類的問題

檔案整理工作中的分類實質上屬于實體分類，其工作方式就是對具體的文件材料實現(xiàn)分類和組卷的目的。具體的來講，實體分類其主要目的在于對于檔案的實體保管，所以說，這方面，實體分類不適合有太多的層次。而信息分類則不

同于試題分類，它不受限于檔案實體的局限，信息重組的部分只涉及只對隱含其中的同類信息。信息分類的目的主要是為了便于信息的檢索，在這個方面，規(guī)劃局可以根據(jù)實際需求建立多種檢索體系，通過計算機管理模式不斷伸展和細化實現(xiàn)信息的分類。根據(jù)以往的經(jīng)驗，筆者認為，實體分類一般兩級便可滿足需求，而信息分類則不受限制，因為信息分類的類目越是詳細就越能體現(xiàn)其精準性的特點，當然，著對檔案分類人員的素質要求也會相應的提高。

3 關于檔案的保管

從目前的管理方式來看，規(guī)劃管理檔案還是按照屬類分類流水的方式來進行排架的，這對庫房就提出了空間上的要求，涉及到庫房空間預留的問題。我們都知道，屬類設置的越詳細，預留的空間就越多，這樣，倒架的風險也會大大提升。要先解決這個問題，最好的辦法就是減少屬類的類目，或者改變傳統(tǒng)的庫房管理模式，進行創(chuàng)新。否則，無法準確掌握庫房的預留空間，使頻繁的倒架將再所難免。這個時候，在檔案進行分類管理的過程中，引入計算機就顯得非常有必要了，之所以這么說是因為在計算機管理的前提條件下，可以實現(xiàn)直接進行文件級檢索的效果，無需再經(jīng)過案卷這個級別?？梢詫n案工作人員從檔案組卷的煩瑣工作中解放出來，工作效率也可以得到很大的提升。此外，在規(guī)劃管理檔案的管理中由于屬同一類檔案中的幾個部分可以按小卷立卷，立為3或4個小卷，雖然它們不合并在一起，但在計算機中卻建立了虛擬的關聯(lián)，保持了各小卷之間的有機聯(lián)系，這是“簡化整理。深化檢索”的創(chuàng)新嘗試，對于提高整理工作質量和效率具有重要意義。再次，在規(guī)劃管理檔案檔號的編制方面，檔案管理工作還應該能夠做到以下幾個方面：首先，應該堅持簡練的原則，以此來減少工作量和工作中的差錯率。其次，還應該堅持穩(wěn)定性的原則。近幾年來，規(guī)劃局的各業(yè)務部門的業(yè)務環(huán)節(jié)和處室職能經(jīng)歷了多次變化，而規(guī)劃檔案的的類目并沒有與時俱進，這就造成了相應的滯后性，但是檔號的設置不會因機構設置的變動而變動，它是相對穩(wěn)定的，并且與建設部《城建檔案分類大綱》始終保持著一致，所以規(guī)劃局的檔案整理工作可以秉承這個原則在工作中進行方法的創(chuàng)新。而要想實現(xiàn)這個目的，其必須要具備強化檔案信息資源建設為主，基礎業(yè)務為輔的意識，處理好檔案基礎業(yè)務建設和檔案信息資源建設投人的比例，加大對檔案信息資源建設的投入，以適應電子信息時代的特點和需要。投入要本著部門匹配，比例適當?shù)脑瓌t，合理劃分工作量份額，安排好整理工作與檔案信息庫建設的工作。此外，在加強檔案信息資源建設和利用的同時，有必要再對立卷改革進行深化，簡化整理，深化檢索。在檔案計算機管理使信息檢索達到全面、迅速的時候，可以適當削減“案卷”的概念。

可以說，創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，更是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力?？茖W的決策是提高效率的關鍵。建立數(shù)字城建檔案館，服務于城市規(guī)劃管理建設，城市規(guī)劃管理檔案的整理工作將直接影響城市規(guī)劃管理水平，在今后的過程中，我們一定要堅持以結果為導向創(chuàng)新檔案管理方式，這樣才能使規(guī)劃局能夠更好的服務于城市建設。

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