論加強水利檔案管理信息化建設(shè)的措施

齊曉磊

摘 要：水利工程作為一個利國利民的基礎(chǔ)設(shè)施其管理過程是不可避免的，其在管理中存在的各種缺陷和問題都要進行嚴格的控制和分析，保證其管理控制措施是當(dāng)前水利工程當(dāng)前發(fā)展的前提關(guān)鍵。本文將從信息化建設(shè)中的水利檔案管理工作進行分析研究，從而提高我國水利事業(yè)的發(fā)展，改進我國水利檔案管理的不足。促使水利檔案管理工作更規(guī)范化，從而更好的為水利工程提高服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；水利；檔案管理

隨著我國水利工程行業(yè)的不斷完善，我國水利檔案的管理工作還存在著一定的局限性，為了更好的促使水利工程的穩(wěn)步發(fā)展，采用信息化檔案管理，從而促使我國的水利工程更加的規(guī)范化，保障了水利工程正常運行和管理，具有十分重要的意義。文章對如何加強水利檔案管理信息化建設(shè)的弊端以及改進措施做出了一些簡要分析和探討，希望能為我國水利工程行業(yè)健康有序的發(fā)展做點貢獻。

1 傳統(tǒng)的檔案管理方式存在的弊端

1.檔案的查詢、管理不便

檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案在長期頻繁的查閱過程中，會造成磨損、丟失、污損等情況，大大縮短檔案的保存壽命。伴隨著檔案接收工作的開展，紙質(zhì)檔案逐年增多，不僅占用了大量庫房存儲空間，而且加重了檔案查閱的難度，造成檔案提檔和還卷工作復(fù)雜繁重。手工查詢檔案速度慢、工作量大，直接影響檔案的查詢效率，導(dǎo)致了檔案信息資源的浪費。

2.檔案的管理存在很多安全隱患

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對檔案庫房的保存環(huán)境要求很高，灰塵、高溫、潮濕、日光照射的強度等因素都會導(dǎo)致檔案壽命變短，使檔案存在安全隱患。檔案管理人員因調(diào)卷、還卷頻繁的進出檔案室，本身就會破壞檔案的管理環(huán)境，不利于檔案的保管。

3.檔案管理制度不健全

隨著我國市場經(jīng)濟體制的逐步發(fā)展，與工程建設(shè)有關(guān)的各個領(lǐng)域的制度也在逐步完善。為適應(yīng)政府管理職能轉(zhuǎn)變和行政審批制度改革的要求，工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式，以及各種檔案載體都發(fā)生了相應(yīng)變化，但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時地調(diào)整和修改。有些單位雖然建立了相關(guān)的制度，但大數(shù)是流行于形式。還有許多施工企業(yè)檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制。在工作中出現(xiàn)隨意查閱、把資料借出檔案室等現(xiàn)象，造成部分檔案不能及時歸檔，有的甚至出現(xiàn)丟失，致使水利工程檔案達不到標準化、制度化、規(guī)范化管理的要求。

4.缺乏高素質(zhì)檔案管理人員

工程項目資料管理人員大多是臨時抽調(diào)、沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員，對檔案專業(yè)知識比較缺乏，對水利工程檔案就更加陌生，且身兼數(shù)職，在收集、整理、分編檔案資料時不規(guī)范。而且水利工程檔案管理人員流動性大、資料交接不規(guī)范，還有部分工作人員缺乏愛崗敬業(yè)精神，對深入收集和整理工作視而不見，導(dǎo)致檔案資料長期堆壓，更有甚者，在工程竣工驗收的前幾天，臨時“抱佛腳”，突擊整理工程建設(shè)資料，致使檔案管理水平普遍較差，也給日后的工程維護管理帶來很大影響。

2 加強水利檔案管理信息化建設(shè)的措施

1.把握水利改革趨勢，提高信息化建設(shè)的思想認識

檔案具有知識儲備、依據(jù)憑證功能、情報功能，是潛在的生產(chǎn)力，通過有效地開發(fā)利用檔案信息能夠促進生產(chǎn)力發(fā)展，提高經(jīng)濟效益。水利文件資料是專業(yè)技術(shù)人員勞動智慧的結(jié)晶，通過收集歸檔轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，信息化建設(shè)可以提高水利檔案信息的查全率和查準率，使專業(yè)技術(shù)人員體驗到檔案信息的價值，從而提高檔案意識，主動配合檔案部門做好檔案信息化建設(shè)。提高水利檔案信息化水平，必須從水利檔案工作中入手，牢固樹立檔案工作系統(tǒng)意識、信息意識，在組織機構(gòu)、經(jīng)費投入、技術(shù)支撐、隊伍建設(shè)和制度建設(shè)等方面予以保障，確保信息化建設(shè)順利進行。

2.做好水利檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作

首先，要投入資金加強信息基礎(chǔ)設(shè)施，配置計算機、服務(wù)器、掃描儀、數(shù)碼相機，建立數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)等硬件設(shè)施，開發(fā)或購置管理軟件，這些必備的基礎(chǔ)設(shè)施是順利開展檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，要建立各項管理標準，包括數(shù)字檔案信息的采集與存儲標準，檔案信息管理軟件標準，檔案信息安全標準等，這是檔案信息化建設(shè)的制度規(guī)范保障。再次，要建立健全檔案相關(guān)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機制，發(fā)揮人的主觀能動性，在提高人員素質(zhì)的基礎(chǔ)上，提高水利 檔案信息化建設(shè)的工作水平。

3.及時做好電子文件的收集歸檔

目前水利水務(wù)管理活動中大量運用了計算機、電腦控制終端等一系列先進設(shè)備，很多水利檔案文件在定稿簽發(fā)后掛接上系統(tǒng)，并設(shè)置閱覽權(quán)限；對設(shè)有條形碼的歸檔圖紙，通過圖檔管理軟件掛接上系統(tǒng)。這些電子文件以其快捷的辦公和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。在電子文件收集工作中，必須執(zhí)行 檔案“同步管理”規(guī)定，把文件材料管理納入項目管理工作程序，列入有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍；還要遵循歸檔范圍、嚴格歸檔時限，做到反映水文、水資源、水土保持、勘測設(shè)計等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的文件材料按年度，在第二年上半年完成歸檔工作；各專業(yè)項目產(chǎn)生的文件材料，在項目實施完成后三個月內(nèi)完成歸檔工作；重要儀器設(shè)備的隨機文件材料，在安裝調(diào)試或開箱驗收后一周內(nèi)完成歸檔工作；項目鑒定或驗收形成的文件材料，在鑒定或驗收后一個月內(nèi)完成歸檔工作。同時結(jié)合工作實際，制定本系統(tǒng)或本單位檔案分類方案，全面管理電子檔案，還應(yīng)做到整理錄音、錄像、照片等聲像材料時，應(yīng)注明材料反映的事由、時間、地點、人物、背景及作者等內(nèi)容，重要的電子文件歸檔時，應(yīng)形成相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。這些電子數(shù)據(jù)歸檔后，成為水利檔案信息化的重要組成部分。

4.分步驟進行館（室）藏實體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化

館（室）藏檔案數(shù)字化是指將本館（室）藏檔案信息資源如紙質(zhì)檔案、縮微膠片及電子出版物、特色數(shù)據(jù)庫等進行數(shù)字化處理，根據(jù)需要發(fā)布到單位局域網(wǎng)，成為數(shù)字化信息資源。由于有了十幾年甚至幾十年的積累，各級水利水務(wù)機構(gòu)館（室）藏量巨大，應(yīng)區(qū)分檔案密級、開放時限、利用價值不同，決定數(shù)字轉(zhuǎn)化的時間和工作范圍。首先對保管期限為“永久”的檔案進行全文掃描，其次對利用率和利用價值都比較高的定期保管檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，最后將所有庫存檔案的目錄錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)全部檔案目錄的計算機檢索。這樣既節(jié)約了有限的資金，又使檔案人員能夠把更多的精力投入到有效的信息化建設(shè)中。

5.科學(xué)保管水利檔案信息資源

數(shù)字化檔案信息資源形成以后，必須對其進行科學(xué)保管。一是庫房管理要落實“七防”標準（防火、防盜、防光、防高溫、防塵、防潮、防鼠蟲等），保證數(shù)字化檔案的實體安全。由于數(shù)字信息的載體是以光盤或磁盤等磁性物質(zhì)為主，對溫度、濕度保管限制和防光、防塵、防輻射、防污染的要求更高，存放時應(yīng)遠離強磁強熱，并與有害氣體隔離；不能擠壓、磨擦、摔打；同時還要防止盤片沾染灰塵和污垢，避免陽光直射。二是提高技術(shù)控制，保證水利檔案信息安全。為防止人為地修改變造，歸檔載體首先要做防擦寫處理，確保檔案的原始記錄性。其次要有數(shù)字檔案備份。數(shù)字資源必須定期復(fù)制到新載體，檢查信息資源的連貫性和有效性，使數(shù)字信息的遺失降到最低限度，保證信息資源的可使用性，提高水利檔案的查全率和查準率。

3 結(jié)束語

水利檔案管理工作是水利基礎(chǔ)工作的重要組成部分，水利檔案管理信息化應(yīng)是水利信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，其內(nèi)容包括檔案信息的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才的培養(yǎng)。但是，由于重視力度不夠及思想觀念等原因，給水利檔案管理信息化建設(shè)帶來一定的困難。因此，要高度重視水利檔案管理信息化建設(shè)，密切關(guān)注水利檔案信息化建設(shè)存在的問題和困難，制定切實可行的對策，進一步加快水利檔案信息化建設(shè)，使水利檔案工作更好地為水利工程建設(shè)、水利工程管護和水資源管理服務(wù)。

參考文獻

[1]胡姍姍水利水利檔案管理信息化建設(shè)初探[J]科學(xué)與財富2012年06期

[2]谷春香信息化建設(shè)中的水利檔案管理工作淺析[J]農(nóng)業(yè)與技術(shù)2013年11期