關(guān)于信息時代的電子檔案管理探討

楊健

（新疆巴州和靜縣疾病預(yù)防控制中心）

【摘要】電子信息發(fā)達的時代，電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。

【關(guān)鍵詞】檔案 檔案信息化 優(yōu)越性

一、引言

當今世界是一個電子信息發(fā)達的時代，電子計算機已成為現(xiàn)代化辦公的主要工具，電子計算機和現(xiàn)代通信技術(shù)的結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，產(chǎn)生了大量電子檔案。檔案工作者只有對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。基于此，筆者對如何做好電子檔案管理工作進行了如下探討。

二、電子檔案的特點及優(yōu)越性

（一）與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案具有如下特點

（1）文件記錄方式多樣，變化性大。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過計算機方便快捷地進行存儲歸檔。

（2）與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點。電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內(nèi)容可以進行壓縮編碼或加密等技術(shù)處理，所以即使有相應(yīng)的設(shè)備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內(nèi)容。

（3）電子檔案對元數(shù)據(jù)和背景信息有很強的依賴性。一方面電子檔案的元數(shù)據(jù)必須依附在文件信息中，否則將無法恢復(fù)電子文件的原貌；另一方面，電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網(wǎng)絡(luò)上進行，操作者互不見面，體現(xiàn)背景關(guān)系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補充這部分背景信息，將會給將來的檔案的有效利用帶來隱患。

（二）基于電子檔案的特點，電子檔案具有獨特的優(yōu)越性

（1）電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

（2）電子檔案的微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積。

（3）電子檔案的微機管理有效地提高了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗作為保障。文書檔案管理進行微機管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

三、做好電子檔案管理的措施

（1）要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標準。首先，應(yīng)實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性進行鑒定。

（2）要嚴格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復(fù)制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而到對電子文件進行特定的保護。而且由于計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及計算機環(huán)境本身的特點，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。

（3）應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理。首先要進行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進行利用權(quán)限的認定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進行確認后，再進行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

四、結(jié)語

電子檔案管理工作就是要推動檔案信息化建設(shè)，把收集的檔案數(shù)字化。在加強電子檔案管理工作時，要根據(jù)電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。

參考文獻：

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