檔案信息化建設(shè)的績效評價研究

馬旭紅

[摘 要] 檔案信息化建設(shè)是時代發(fā)展的需要，也是企業(yè)實際工作的需要。檔案信息化建設(shè)過程細(xì)節(jié)較多，信息化建設(shè)過程是否取得圓滿的結(jié)果，是否符合各利益相關(guān)方的預(yù)期，則需要對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行績效評價，通過確定評價主體，設(shè)置專業(yè)的評價流程、評價指標(biāo)體系等，來保障檔案信息化建設(shè)的有效性。基于此，提出了檔案信息化建設(shè)的績效評價研究，以期相關(guān)分析結(jié)果，能為企業(yè)檔案信息化建設(shè)的績效評價工作提供一定的指導(dǎo)性建議。

[關(guān)鍵詞] 檔案；信息化；績效；評價

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 090

[中圖分類號] F271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）03- 0168- 02

1 前 言

隨著時代的發(fā)展，紙質(zhì)化檔案已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在快節(jié)奏的工作模式，檔案信息化建設(shè)成為企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢。檔案信息化建設(shè)是一項耗資較大，工程較為復(fù)雜的項目。它不僅要求企業(yè)在資金和物資方面進(jìn)行投資建設(shè)檔案信息化建設(shè)的相應(yīng)硬件及軟件設(shè)施，同時還要求企業(yè)對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，使他們從紙質(zhì)化檔案管理模式順利轉(zhuǎn)變到信息化檔案管理模式，以保障企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程的有效性。本文采取文獻(xiàn)法及結(jié)合個人多年工作經(jīng)驗，對檔案信息化建設(shè)的績效評價原則進(jìn)行分析，從而提出了檔案信息化建設(shè)的績效評價的具體措施。

2 檔案信息化建設(shè)的績效評價原則

2.1 評價主體的全面性原則

企業(yè)檔案信息化建設(shè)所涉及的利益相關(guān)方較多，要確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)績效評價的有效性，需要兼顧各利益相關(guān)方的意見。通過各利益相關(guān)方對評價對象的相關(guān)評價指標(biāo)信息進(jìn)行收集、整理與測算，得出整體、全面、客觀性和公平性較高的評價結(jié)果。對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)，其主要的利益相關(guān)方有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理員員、檔案管理部門所屬的上級部門、檔案利用者等，但為了確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)性和專業(yè)性，檔案界的專家也應(yīng)該納入檔案信息化建設(shè)的績效評價主體范圍。即從檔案部門自身、利用者、檔案管理部門所屬上級部門和檔案專家四方位對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行全面性測評[1]。

2.2 以效率為導(dǎo)向原則

效率是新時代績效評價最重要的指標(biāo)之一。企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要投入大量的資金、人力和時間，因此，追求效率與效益是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的最高目標(biāo)。檔案信息化建設(shè)所追求的效率需要檔案管理部門在有限的資源條件下，如何使用最少的經(jīng)費投入，創(chuàng)造出更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)措施。以效率為導(dǎo)向原則，一方面促進(jìn)檔案信息化建設(shè)不斷提高建設(shè)質(zhì)量和服務(wù)品質(zhì)，另一方面也促進(jìn)檔案信息化建設(shè)樹立成本意識，合理利用每一份資源[2]。

2.3 以結(jié)果為導(dǎo)向原則

以結(jié)果為導(dǎo)向來評價企業(yè)檔案信息化建設(shè)成果是績效評價的指標(biāo)之一，在重視檔案信息化建設(shè)的效率過程中，在某種程度上能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)傾向于產(chǎn)出一個好的結(jié)果，但以結(jié)果為導(dǎo)向原則，則是對檔案信息化建設(shè)產(chǎn)出理想成果的又一重保障。以結(jié)果為導(dǎo)向進(jìn)行績效評價指標(biāo)設(shè)計，主要傾向于注重檔案服務(wù)的結(jié)果和服務(wù)的質(zhì)量，表現(xiàn)為給檔案利用者提供便捷高效的服務(wù)模式和服務(wù)效果，它包含了檔案利用者對檔案信息化建設(shè)成果的滿意度因素。

2.4 定性與定量相結(jié)合原則

定性與定量相結(jié)合的原則是檔案信息化建設(shè)的客觀要求。定性評價指標(biāo)在檔案管理部門來說，是較為常見的評價指標(biāo)，但是定性化評價指標(biāo)易讓評價結(jié)果受主觀因素的影響，導(dǎo)致評價結(jié)果準(zhǔn)確性與可行度下降。而定量是績效評價更加準(zhǔn)確客觀的基本標(biāo)準(zhǔn)，只有定量才能保障評價的科學(xué)性、客觀性與準(zhǔn)確性。因此，必須將檔案信息化建設(shè)的評價指標(biāo)基于定性與定量相結(jié)合的原則之上[3]。

3 檔案信息化建設(shè)的績效評價措施

3.1 明確評價內(nèi)容

對企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行評估，首先要對該信息化建設(shè)的評估內(nèi)容進(jìn)行明確。通過對企業(yè)檔案信息化的建設(shè)過程和以利用者為導(dǎo)向的目標(biāo)進(jìn)行分析，檔案信息化建設(shè)的績效評價內(nèi)容主要從以下四個大的方面進(jìn)行確定：第一，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況，包括硬件和軟件的配置與安裝，基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)的覆蓋率和穩(wěn)定性，配套服務(wù)設(shè)施的建設(shè)情況和運營管理情況等。第二，辦公平臺的建設(shè)情況，包括數(shù)字化系統(tǒng)是否穩(wěn)定，信息化檔案的存儲設(shè)備是否符合標(biāo)準(zhǔn)等。第三，檔案信息資源的建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化工序是否繁瑣和低效率，數(shù)據(jù)庫建設(shè)是否完善，數(shù)字資源的共享與操作程序是否簡便可行。第四，服務(wù)質(zhì)量，信息化網(wǎng)站需求是否全面，服務(wù)系統(tǒng)是否穩(wěn)定，用戶使用是否便捷，服務(wù)設(shè)施是否人性化等[4]。

3.2 設(shè)置評價指標(biāo)體系

評價指標(biāo)體系的設(shè)置依托于評價的具體內(nèi)容。評價的具體內(nèi)容為一級指標(biāo)，在一級指標(biāo)下根據(jù)實際情況設(shè)置二級指標(biāo)，二級指標(biāo)還難以在具體量化評價過程中進(jìn)行，則設(shè)置三級指標(biāo)，并對三級指標(biāo)的具體內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)介紹及量化設(shè)置。比如：一級指標(biāo)中的基礎(chǔ)設(shè)施部分，其二級指標(biāo)可以分別設(shè)置為硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和運營管理，而二級指標(biāo)的不可測性，要求二級指標(biāo)下設(shè)置三級指標(biāo)，分別為主要硬件設(shè)備、硬件維護(hù)程序；操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)管系統(tǒng)、業(yè)務(wù)軟件；網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)；過程管理、安全管理制度、業(yè)務(wù)操作管理、人員配置管理和制度管理等。在三級指標(biāo)設(shè)置之后，還需對三級指標(biāo)進(jìn)行量化處理，以便績效評價的可行性，具體的詳細(xì)措施需根據(jù)具體的企業(yè)來定，比如主要硬件設(shè)施，可定為服務(wù)器的性能和標(biāo)準(zhǔn)是什么，能夠承受多大量的訪問力度，計算機(jī)有幾臺，是否能夠勝任檔案信息化管理的工作量等。對績效評價細(xì)化后，便可用量化可操作的評價指標(biāo)來檢驗檔案信息化建設(shè)的合格性。

3.3 績效評價權(quán)重設(shè)置

對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的績效評價權(quán)重的設(shè)置，需要檔案專家進(jìn)行參與。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)參與人員在對各項評價指標(biāo)進(jìn)行羅列，及功能介紹后，采用德爾菲法，將相關(guān)信息寄給各位參與評價的檔案專家，通過兩到三輪的德爾菲法測試，最終根據(jù)各位專家對績效評價權(quán)重的設(shè)置，來進(jìn)行總結(jié)與整理，最終得出各個評價指標(biāo)的權(quán)重，根據(jù)指標(biāo)體系及權(quán)重建設(shè)出績效評價體系表，讓各位評價主體對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的信息與資料進(jìn)行收集與測試，最終打出評價的相應(yīng)分?jǐn)?shù)。

3.4 績效評價結(jié)果的分析

績效評價的作用，一方面在于檢驗檔案信息化建設(shè)的結(jié)果是否符合預(yù)期及符合理想性，另一方面還在于，對檢驗出的結(jié)果進(jìn)行分析后，對檔案信息化建設(shè)所出的成果進(jìn)行反饋和進(jìn)步完善。在通過上述一系列評價流程檢驗后，評價結(jié)果的分析所處的角色非常重要。評價結(jié)果的分析需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)專業(yè)人員參與，對評價結(jié)果進(jìn)行公平公正的分析，在對檢驗中所出的問題，進(jìn)行根本原因分析，并對問題進(jìn)行及時的整改，檔案信息化建設(shè)的初步運行只能檢測出其中的一部分問題，因此，績效評價結(jié)果的分析應(yīng)該為常態(tài)化，在后期的檔案信息化運行中所體現(xiàn)出的后續(xù)問題，也應(yīng)該積極采取措施，及時對問題進(jìn)行整改和完善，以確保檔案信息化能順利進(jìn)行，切實促進(jìn)企業(yè)檔案的信息化管理。

4 結(jié) 語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是一項較為復(fù)雜的信息化建設(shè)工程，在信息化建設(shè)工程中，涉及到諸多硬件與軟件設(shè)施的建設(shè)，企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，要對過程進(jìn)行實時監(jiān)控，一方面確保每一份資源被有效利用，另一方面確保建設(shè)成果符合預(yù)期，適應(yīng)各利益相關(guān)方的使用情況。檔案信息化建設(shè)的績效評價，主要以效率與結(jié)果為導(dǎo)向，用效率和結(jié)果情況對建設(shè)成果進(jìn)行全方位評價，確保用科學(xué)有效的評價結(jié)果，保障企業(yè)檔案信息化建設(shè)順利施行。

主要參考文獻(xiàn)

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[3]朱麗梅.構(gòu)建檔案信息化建設(shè)的績效評價指標(biāo)體系研究[J].檔案與建設(shè)，2015（8）：20-25.

[4]師迅東.企業(yè)檔案信息化的評估標(biāo)準(zhǔn)研究[J].湘潭：湘潭大學(xué)，2008.