談檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理

蔡麗娜

[關(guān)鍵詞]檔案；信息化；工程建設(shè)

檔案信息化就是以室藏檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變，使檔案信息社會化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進(jìn)行信息化處理，是因?yàn)樗陨砭桶畔ⅰ?/p>

1 檔案信息化建設(shè)的涵義

“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會其他信息形式 融合形成的更廣泛的信息?？梢姍n案信息化的內(nèi)容就有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟(jì)、 文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務(wù)于社會。當(dāng)然這兩個(gè)方面的目標(biāo)并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn) 的。因?yàn)闄n案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形 式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。

2 促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

2.1 檔案工作人員要樹立檔案信息意識

馬克思主義哲學(xué)認(rèn)為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那么社會檔案意識在檔案信息化建設(shè)中必然有能動的影響，成為檔案信息化建設(shè)的基本推動力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思 想上樹立檔案信息的意識，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會主動關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過 程中的各項(xiàng)工作，主動思考社會文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中各種文獻(xiàn)信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設(shè)與其他社會信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。

2.2 提高檔案信息化水平技術(shù)

2.2.1 配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。

2.2.2 檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng) 一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。

2.2.3 對上網(wǎng)信息進(jìn)行密級界定。首先制訂密級標(biāo)準(zhǔn)，對室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定；其次對檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。

2.3 提高檔案信息管理水平

信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進(jìn)，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)今，在計(jì)算機(jī)管理滲透的形式下，計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻(xiàn)。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。

2.3.1 隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實(shí)問題。早在2002年，國家檔案局就發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》， 要求電子文件形成單位和接收單位認(rèn)真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點(diǎn)的檔案管理軟件，有計(jì)劃、有針對性地進(jìn)行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項(xiàng)重要工作。

2.3.2 檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達(dá)到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財(cái)富。

2.3.3 “工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設(shè)工作付諸實(shí)施的重要媒介。信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān) 鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。

2.3.4 從安全角度來說，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問授權(quán)、用戶安全級別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅(jiān)實(shí)屏障，能有效地確保檔案信息安全。

3 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向

工程建設(shè)的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個(gè)漫長而復(fù)雜的過程。從工程立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都 是由不同的單位或部門來實(shí)施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。

3.1 加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。

3.2 建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。

3.3 檔案工作人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理化知識，只有對計(jì)算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。

3.4 數(shù)據(jù)質(zhì)量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行?？煽紤]建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對。

4 結(jié)束語

充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高檔案管理效率。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。