大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設(shè)的思考

胡選江

（云南省昭通市檔案館，云南昭通 657000）

“大數(shù)據(jù)”是在20世紀(jì)80年代美國率先提出的概念。經(jīng)過幾十年的發(fā)展，“大數(shù)據(jù)”一詞應(yīng)用越來越廣泛，并且被許多國家政府納入發(fā)展戰(zhàn)略范疇。大數(shù)據(jù)之所以被國家政府納入國家戰(zhàn)略層面，是因?yàn)榇髷?shù)據(jù)不僅容量大，而且數(shù)據(jù)容量處于爆炸狀態(tài)。數(shù)據(jù)的搜集、保存與維護(hù)等任務(wù)也成為信息技術(shù)領(lǐng)域的研究課題。通過對大數(shù)據(jù)的交換、整合與分析，人類可以從中發(fā)現(xiàn)新知識，提高創(chuàng)新能力。檔案是把政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化、宗教等內(nèi)容以文字、圖表、聲像等各種形式進(jìn)行記錄的信息資料。隨著時(shí)代的發(fā)展，存儲介質(zhì)也在不斷變化，出現(xiàn)了形式多樣的電子數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，并且數(shù)據(jù)迅速增長。因此，檔案信息化建設(shè)符合大數(shù)據(jù)的特征。在大數(shù)據(jù)背景下如何搞好檔案信息化建設(shè)，是擺在檔案管理工作面前的重要課題。

1 檔案信息化建設(shè)符合大數(shù)據(jù)的特征

檔案是一種對歷史活動(dòng)的記錄，是記錄各單位運(yùn)營過程的載體。隨著信息技術(shù)時(shí)代的到來，檔案的載體也多種多樣，如文字、圖紙、圖形、圖像、影像、多媒體等，現(xiàn)在廣泛應(yīng)用的是電子文件與電子數(shù)據(jù)，可謂記錄方式豐富多彩。所以檔案信息符合大數(shù)據(jù)的特征。如企業(yè)單位隨著業(yè)務(wù)量的增多，隨著時(shí)間的推移，數(shù)據(jù)量越來越大，電子數(shù)據(jù)所占有的存儲空間也越來越膨脹。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下需要保障檔案信息的安全。在信息化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理工作，要求更便捷、高效，檔案需要為社會公眾與民生等方面及時(shí)提供相關(guān)數(shù)據(jù)，要對各方數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，這對數(shù)據(jù)的質(zhì)量提出了更高的要求，要保障數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)范、數(shù)據(jù)篩選的精確，需要有較高的對大數(shù)據(jù)整合與使用的能力，這與檔案的編研與管理是一個(gè)道理。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設(shè)所遇到的機(jī)遇與困難

大數(shù)據(jù)對于檔案信息化建設(shè)具有很大的促進(jìn)作用，這已經(jīng)是人們的共識。大數(shù)據(jù)可以提高檔案信息化建設(shè)的效率，在大數(shù)據(jù)的背景下檔案信息化建設(shè)面臨著很好的發(fā)展機(jī)遇。隨著時(shí)代的發(fā)展，各企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)增加，在建設(shè)方面所產(chǎn)生的檔案信息越來越多，庫藏?cái)?shù)據(jù)迅速膨脹，檔案管理的數(shù)據(jù)更為復(fù)雜，數(shù)據(jù)類型更是多元化。檔案管理必須與網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)結(jié)合起來，才能處理龐大的數(shù)據(jù)。檔案是各企業(yè)、各部門在與業(yè)務(wù)運(yùn)營中所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)，在檔案管理過程中，使用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)可以滿足用戶對檔案信息的需要，用戶可以更方便地獲取相關(guān)信息，同時(shí)也方便了檔案管理過程中的檔案創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)、保存與運(yùn)用，提高了檔案的管理效率，使數(shù)據(jù)信息更具有全面性，而信息的全面發(fā)生可以使檔案的信息量迅速擴(kuò)大。在大數(shù)據(jù)背景下，信息的收集更加廣泛，相應(yīng)的來說，需要發(fā)達(dá)而先進(jìn)的存儲設(shè)備，信息資料會更加龐大，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息的載體也更加豐富多樣，不僅是以傳統(tǒng)的文字為載體，還出現(xiàn)了利用圖表、視頻等形式作為檔案信息的載體。檔案信息在不斷擴(kuò)大的同時(shí)，潛在的利用價(jià)值相應(yīng)會降低，檔案數(shù)據(jù)的利用需要提煉，需要去粗取精。

大數(shù)據(jù)時(shí)代也同時(shí)給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)。一是對管理職責(zé)提出了更高的要求。在大數(shù)據(jù)背景下需要改變傳統(tǒng)檔案的管理模式，傳統(tǒng)的檔案管理通常是由各企業(yè)等單位的業(yè)務(wù)部門移交后，再由檔案館進(jìn)行歸檔管理，檔案館與其他業(yè)務(wù)部門的管理職責(zé)非常明確。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案出現(xiàn)后，檔案管理的管理職責(zé)就不那么單一了，檔案館與其他單位的職責(zé)出現(xiàn)了交叉，檔案館可以對相關(guān)業(yè)務(wù)部門相互合作，讓各部門了解檔案管理的要求，使各業(yè)務(wù)部門的檔案能夠滿足檔案管理的要求。二是在檔案收集方面存在著一定的困難。在大數(shù)據(jù)背景下的信息更加密切，倡導(dǎo)全過程記錄，而不是傳統(tǒng)檔案管理中只是將有用的檔案信息才被記錄。三是對檔案數(shù)據(jù)的分析與運(yùn)用。傳統(tǒng)的檔案管理只是采取檔案集中管理的形式，數(shù)據(jù)分析方法還沒有系統(tǒng)研究，對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘與處理是檔案管理中必然面臨的困難。

3 大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

3.1 構(gòu)建數(shù)字檔案館知識化服務(wù)體系

實(shí)現(xiàn)檔案館數(shù)字化、知識化，需要做好如下幾項(xiàng)工作。一是要做好數(shù)字資源的收集工作。檔案管理必須要有完整的檔案管理系統(tǒng)，并且要使其與辦公系統(tǒng)相結(jié)合，要擴(kuò)大信息收集的范圍，對于文檔類、圖像類、音視頻類的數(shù)據(jù)要進(jìn)行全面的收集。要對用戶的需求有一個(gè)整體把握，并以需求為導(dǎo)向?qū)τ谥攸c(diǎn)的檔案信息要優(yōu)先數(shù)字化。二是做好數(shù)據(jù)的整理與檢索工作。要通過科學(xué)的信息整理，達(dá)到檢索方便、查詢便捷的效果。三是要對知識進(jìn)行整合與加工。檔案的編研工作是檔案管理的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，要在編研中探索、創(chuàng)新，建立有專題特色的知識庫。同時(shí)，要對信息碎片進(jìn)行分析，根據(jù)已有的條件與規(guī)范進(jìn)行匹配，有效整合與加工知識。四是對知識進(jìn)行共享與交流。通過網(wǎng)絡(luò)與檔案系統(tǒng)可以與業(yè)務(wù)密切聯(lián)系，使檔案數(shù)據(jù)的集成與共享更加便捷，通過了解用戶的需求，實(shí)現(xiàn)信息的定制服務(wù)或主動(dòng)推送服務(wù)是檔案工作發(fā)展的目標(biāo)。

3.2 對傳統(tǒng)檔案制度實(shí)施改革與創(chuàng)新

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理部門要對自己的檔案資源情況進(jìn)行分析，根據(jù)企業(yè)等相關(guān)單位的發(fā)展趨勢，在檔案信息化建設(shè)方面實(shí)現(xiàn)思維的創(chuàng)新，建立健全促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，了解技術(shù)規(guī)范，保障電子文件與檔案的安全。此外，應(yīng)該嚴(yán)格遵守國家標(biāo)準(zhǔn)，注重內(nèi)部檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系的建立。統(tǒng)一檔案管理的軟硬件實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案數(shù)字化加工工程，使檔案信息化建設(shè)有效進(jìn)行。

3.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

檔案管理工作應(yīng)該實(shí)施人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，原始的檔案信息需要轉(zhuǎn)換為電子知識資源，這些都需要計(jì)算機(jī)技術(shù)，整個(gè)檔案管理的過程，都離不開信息技術(shù)引入，離不開懂信息技術(shù)的人才，檔案人員需要具有相關(guān)知識，才能順利進(jìn)行檔案管理工作。要注重培養(yǎng)懂業(yè)務(wù)、掌握信息技術(shù)的綜合型人才。所以，要加強(qiáng)檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，相關(guān)單位要提供業(yè)務(wù)進(jìn)修機(jī)會，提高檔案管理者的檔案管理技能。

3.4 要有超前意識，實(shí)施先行服務(wù)

檔案管理既是末端工作，也是同類工作的開端，這是國家前任檔案局局長楊冬權(quán)對檔案工作的體會。他舉例說，例如每次國家的重要會議，如十八大的召開，當(dāng)事人需要熟悉籌備組的相關(guān)情況。還要根據(jù)檔案提供的相關(guān)情況考慮自身的工作。所以，檔案管理工作一定要為相關(guān)部門與公眾提供超前服務(wù)，提高檔案管理的針對性與實(shí)用性。例如，在新項(xiàng)目投標(biāo)時(shí)，負(fù)責(zé)投標(biāo)的部門會查閱以前中標(biāo)的同類項(xiàng)目的投票檔案，參考相關(guān)信息。再如擬定公文，往往會到從檔案材料中的以往材料作為參考。所以，檔案館是為各項(xiàng)工作開始提供信息的主要部門。所以檔案部門要提前做好工作，要具有超前的意識。

4 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作需要跟上信息環(huán)境的發(fā)展，更新管理理念，創(chuàng)新管理模式。檔案工作者要提高自身業(yè)務(wù)水平，改變傳統(tǒng)檔案管理框架，富有創(chuàng)新精神，開辟大數(shù)據(jù)檔案管理的新技術(shù)、新模式。但是，在進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新與管理轉(zhuǎn)型的過程中，要保持理性思維，在吸取傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行改革與創(chuàng)新，科學(xué)地進(jìn)行數(shù)據(jù)價(jià)值分析也只是空談。所以，我們要提高技術(shù)水平，注重跨領(lǐng)域合作，有效做好大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案信息化建設(shè)工作。

[1]于英香.檔案大數(shù)據(jù)研究熱的冷思考[J].檔案學(xué)通訊，2015（2）：55-56.

[2]李蘭蘭.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理工作的幾點(diǎn)思考[J].科技展望，2016（6）：99-102.

[3]蘇中華.大數(shù)據(jù)時(shí)代科技型企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(19):59.