“數(shù)字記憶”視角下的明清檔案管理研究
——以第一歷史檔案館為例

喬娜

（上海大學(xué)，上海 200444）

1 數(shù)字記憶與歷史檔案的結(jié)合

“數(shù)字記憶”是社會(huì)記憶的一種形式，是后者利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)，經(jīng)過編碼、儲(chǔ)存和重新提取信息形成的電子文件，目的是永久保存歷史檔案。使用數(shù)字記憶加工后的歷史檔案，可以真實(shí)的記錄民族發(fā)展節(jié)點(diǎn)、還原朝代本貌，用數(shù)字化方式呈現(xiàn)久遠(yuǎn)的歷史事實(shí)。明清檔案在數(shù)字時(shí)代產(chǎn)生的是以電子文件為主要載體的數(shù)字記憶，通過構(gòu)建、維護(hù)和傳承歷史記憶可以反映該歷史時(shí)期的本質(zhì)。這是檔案界銳意進(jìn)取、結(jié)合時(shí)代發(fā)展不斷吸收新事物，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)，把歷史檔案與數(shù)字記憶工作做得鮮活起來的典型案例。

2015年10月24到25日，在中國人民大學(xué)舉行數(shù)字記憶國際論壇暨第六屆中國電子文件管理論壇，本次會(huì)議指出：開放式、跨領(lǐng)域合作將成為數(shù)字記憶建設(shè)的基本路徑。記憶的功能是聯(lián)系時(shí)間節(jié)點(diǎn)，首先居不可無“網(wǎng)”的時(shí)代促生了數(shù)字記憶的出現(xiàn)，人們貯存信息的載體正在從現(xiàn)實(shí)向虛擬空間遷移。其次，數(shù)字記憶的出現(xiàn)也是記憶管理的要求。社會(huì)的進(jìn)步使人類生活豐富，相對(duì)應(yīng)產(chǎn)生大量記憶，人類僅靠頭腦記憶或筆記容易遺忘或記憶不全。檔案館如何參與數(shù)字記憶工程，如何研究數(shù)字記憶，檔案工作者角色在數(shù)字記憶實(shí)踐與研究中如何定位等，均需要檔案人積極應(yīng)對(duì)，數(shù)字記憶為我們從專業(yè)的角度拓展研究空間和實(shí)踐領(lǐng)域提供了機(jī)遇。

2 一史館明清檔案數(shù)字資源建設(shè)情況

明清檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容有二，一是將前后跨越550年之久，毀損情況嚴(yán)重，形制繁多，文種涉及100多個(gè)，內(nèi)容包含政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、社會(huì)發(fā)展的紙質(zhì)明清檔案加工成為數(shù)字化電子檔案；二是將檔案檢索編目全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，該館需要建立收納全宗目錄數(shù)據(jù)庫，保證該庫能夠進(jìn)行關(guān)系詞檢索。

2006年10月，中國第一歷史檔案館（以下簡稱一史館）等單位集中承擔(dān)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，開始對(duì)檔案數(shù)字化的流程、技術(shù)規(guī)則、成果保護(hù)等方面著手探索。早在1973年，一史館先后購置了縮微、照相、復(fù)制、電腦等成套設(shè)備，運(yùn)用縮微技術(shù)手段對(duì)明清紙質(zhì)檔案進(jìn)行保護(hù)與利用，培養(yǎng)了一批專業(yè)技術(shù)人員，形成了一整規(guī)范的工作流水。至2005年該館共計(jì)拍攝縮微品（母片）10000余盤，完成了館藏檔案中滿、漢、蒙等多種語言的100余萬件檔案的縮微拍攝計(jì)劃。明清檔案的主體是紙質(zhì)檔案，有形制復(fù)雜，容易破損等缺點(diǎn)，以縮微品代替原件利用，可以保護(hù)檔案原件的安全。90年代之后，一史館順應(yīng)當(dāng)時(shí)技術(shù)要求，采用“模轉(zhuǎn)數(shù)”即先縮微后數(shù)字化的方式對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)與利用。近些年隨著光盤、硬盤、磁盤陣列等多種載體的相繼出現(xiàn)且數(shù)字技術(shù)形成規(guī)模之后，一史館及時(shí)調(diào)整加工措施，“數(shù)轉(zhuǎn)?！奔夹g(shù)大規(guī)模應(yīng)用，即與“模轉(zhuǎn)數(shù)”相反——紙質(zhì)檔案首先通過數(shù)字技術(shù)加工成電子文件，再對(duì)這些電子文件檔案通過轉(zhuǎn)化為縮微品。2001年一史館網(wǎng)絡(luò)中心正式成立，開始了規(guī)模浩大的明清檔案數(shù)字化工程，截至2015年2月，一史館已完成文件級(jí)館藏目錄近1000萬條。

3 明清檔案數(shù)字化記憶的價(jià)值

文化遺產(chǎn)檔案保存的目的在于利用，將明清檔案錄入數(shù)據(jù)庫和編制目錄是為了更好地利用電子化的明清檔案。第一，明清檔案數(shù)字化對(duì)于學(xué)者的學(xué)術(shù)意義。明清檔案記錄了明清兩朝中央政府及部分區(qū)域性政府的內(nèi)政外交，蘊(yùn)藏豐富歷史文化信息。若學(xué)者可以利用一史館豐富的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行索引，大大拓寬明清史的研究領(lǐng)域，編纂更多的專題史料和其他延續(xù)性小說。第二，明清檔案數(shù)字化對(duì)全民族的文化意義。明清檔案數(shù)字化將“死檔案”的變成“思想源泉”，加深民眾對(duì)明清檔案的理解，了解當(dāng)時(shí)的風(fēng)土民情、政治風(fēng)貌和文化內(nèi)涵，加深民族認(rèn)同感，努力提升其在中華文化影響力。第三，明清檔案電子化對(duì)于現(xiàn)實(shí)生活的指導(dǎo)意義。明清檔案可以成為國家政治的輔佐素材，可以對(duì)國家工作大局方面發(fā)揮歷史文獻(xiàn)作用。可以成為地方與行業(yè)文化建設(shè)的特色元素，如故宮、天壇、頤和園等地標(biāo)性建筑。

4 一史館明清檔案的數(shù)字化難點(diǎn)及改進(jìn)意見

在明清檔案數(shù)字化進(jìn)程中出現(xiàn)了三個(gè)難點(diǎn)。第一，如何保證原件安全，“安全第一、質(zhì)量至上、保障效率”為數(shù)字化圖像加工的基本原則。由于明清檔案原件文物價(jià)值珍貴，且殘損狀況嚴(yán)重，而檔案從出庫、加工到入庫，經(jīng)手人員多，容易出現(xiàn)安全防護(hù)隱患。第二，如何破解數(shù)據(jù)長期安全備份的難題，同時(shí)又不影響數(shù)據(jù)利用優(yōu)勢的充分發(fā)揮，這是包括明清檔案在內(nèi)的一系列數(shù)字化檔案公同要面臨的問題。第三，如何做好減少資源重復(fù)建設(shè)且保證現(xiàn)有明清檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫整合工作，由于缺乏組織機(jī)構(gòu)的規(guī)范化管理，復(fù)雜的機(jī)構(gòu)間重復(fù)建設(shè)了很多數(shù)據(jù)庫，造成了人財(cái)物的損失，并且在一定程度上，明清檔案數(shù)據(jù)庫的共享存在隔閡。隨著數(shù)字時(shí)代逐漸滲透到生活，未來會(huì)有越來越多的數(shù)字化文獻(xiàn)資源產(chǎn)生，針對(duì)以上三個(gè)問題，提出三個(gè)解決方案。第一，制定規(guī)范化的作業(yè)流水，保證人員接受正規(guī)培訓(xùn)，減少檔案的破壞程度，保證檔案原件的安全；并且嚴(yán)格按照文物古籍修復(fù)辦法，擴(kuò)大修損場地。第二，與時(shí)俱進(jìn)，在長期探索中尋找更為安全的數(shù)據(jù)備份載體，多測試技術(shù)參考數(shù)據(jù)，關(guān)注國內(nèi)外這方面的技術(shù)進(jìn)步。第三，設(shè)立統(tǒng)一管理的分管機(jī)構(gòu)，制定科學(xué)的加工歸法，建立有效的溝通機(jī)制，并且加強(qiáng)北京與臺(tái)灣的數(shù)據(jù)庫聯(lián)系，減少數(shù)據(jù)庫重復(fù)建設(shè)，推動(dòng)明清檔案的資源整合。

如果能較好地解決以上問題，那么明清檔案數(shù)字化工作才算圓滿完成。使深深蘊(yùn)含于大量的關(guān)于明清的數(shù)字化信息當(dāng)中文化，在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息科技飛速發(fā)展的時(shí)代，用數(shù)字記憶的形式，發(fā)揮其構(gòu)建良好的數(shù)字記憶生態(tài)的新力量。

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