高校檔案館公共服務保障機制研究

邸家琴

（黑龍江大學 哈爾濱 150080）

高校檔案館公共服務保障機制研究

邸家琴

（黑龍江大學 哈爾濱 150080）

通過分析高校檔案館公共服務的內(nèi)容、高校檔案館開展公共服務的重要性，并研究高校檔案館公共服務保障機制，從政策法規(guī)建設、人才隊伍建設、檔案資源內(nèi)容到檔案服務方式的研究，為提升高校檔案館公共服務能力提供保障機制。

高校檔案館 公共服務 保障機制

G271.3

A

2017-08-04

一、高校檔案館公共服務

高校檔案館公共服務，就是指高校檔案部門利用豐富的館藏資源，開發(fā)挖掘館藏檔案信息，不僅僅是針對本校的師生員工，更應該是向全社會公眾，尤其是需要這些豐富館藏資源的公眾，提供的一種服務。這種服務是對高校檔案基本的查證存史功能的一種延伸，以免高校檔案被束之高閣。

高校檔案記錄著一所高校從成立到迅速成長壯大的歷史，是記錄學校管理、教學、科研、基本建設等發(fā)展過程的原始憑證，是高校重要的歷史文化資源，是國家檔案的重要組成部分。隨著全國高校教育事業(yè)的迅速發(fā)展，每所高校從省內(nèi)招生擴展到省內(nèi)外招生，與外界的聯(lián)系也越來越多，更多的優(yōu)秀畢業(yè)生走向社會，更多的教職員工內(nèi)外流動，教師科研成果的開發(fā)及應用，這些無疑不促使高校檔案館積極開展公共服務，且要求開展公共服務基礎保障不斷加強，服務能力不斷提升，這樣才能滿足公眾對高校檔案資源的需求，實現(xiàn)高校檔案館更高的服務價值。

二、高校檔案館做好公共服務的重要性

1.高校檔案館公共服務是傳統(tǒng)服務功能的拓展。隨著我國社會經(jīng)濟快速發(fā)展，以及我國高等教育事業(yè)改革突飛猛進的步伐，高校檔案館的服務不能僅僅局限于傳統(tǒng)的服務功能，無論是服務形式還是服務內(nèi)容，都應該擴展到公共服務領域，如文化教育領域，電子化信息服務領域等等，作為科學文化事業(yè)機構(gòu)，從傳統(tǒng)的檔案信息保管、文化儲存的傳統(tǒng)服務功能，到教育文化傳播的公共服務功能，變成學術(shù)研究場所，建成愛國主義教育基地等，都是高校檔案館公共服務功能需要開展的。

2.高校檔案館公共服務是自身發(fā)展宣傳的途徑。然而高校檔案館很神秘，很多人都不知道有這樣的部門存在，當筆者說起在檔案館就職時，好多人誤以為是圖書館，對檔案館了解甚少，這對檔案館服務功能的開展無疑是一個缺陷。因為高校檔案館與高校的圖書館一樣，都是提供信息資源的地方，只是兩者提供的內(nèi)容及范圍不一樣而已，但為什么高校檔案館會不被人所知，誤以為是圖書館呢？無外乎就是高校檔案館的宣傳沒有做到位，高校檔案館的服務還僅僅停留在傳統(tǒng)服務中，服務意識不到位造成的，高校檔案館的公共服務功能得不到完全的發(fā)揮。在信息迅速發(fā)展的時代，高校擴招的形勢下，很多畢業(yè)生走向社會，走向更多的工作崗位，工作領域，高校檔案館的服務對象就將擴大到更多的社會個體及組織，因此高校檔案館應該通過現(xiàn)代化的信息手段、途徑，例如微信、微博、互聯(lián)網(wǎng)開展檔案的公共服務功能，取得用戶的認識、了解、支持及傳播，滿足更多用戶的需求，更廣泛地宣傳高校檔案館，實現(xiàn)高校檔案館的價值所在才是硬道理。

3.信息化促進了高校檔案館開展公共服務的動力。高等教育部門開展信息化建設已經(jīng)很多年了，在這樣的大環(huán)境下，作為服務于高校教育事業(yè)一線的重要部門，高校檔案館的教育信息化建設也取得了一些成績，例如目錄實現(xiàn)了電子化，也引進了檔案管理軟件，但在信息爆炸的今天，高校檔案館要發(fā)展，要提升服務能力，要盡可能地滿足廣大師生和廣大社會公眾對檔案信息資源的需求，為他們提供全面性、多樣化的信息服務，同時，在信息迅速發(fā)展的今天，有更多的民眾對知識與信息的興趣和熱情，也是高校檔案館積極開展公共服務功能的外在動力。

三、高校檔案館公共服務保障機制

1.建立健全高校檔案公共服務法律法規(guī)，提供基本政策保障。目前從國家戰(zhàn)略高度已經(jīng)出臺的《檔案法》、《保密法》到《高校檔案管理辦法》，到有關(guān)檔案開發(fā)利用方面的政策法規(guī)《各級國家檔案館開放檔案辦法》，再到具體的省市檔案管理辦法，乃至各個高校的檔案管理辦法，對高校檔案館信息利用沒有太多的提及，都是從國家、省市檔案建設戰(zhàn)略高度提出了相關(guān)的規(guī)定，在檔案信息資源公共服務利用方面，沒有形成一套全面而系統(tǒng)的檔案服務的法律法規(guī)，進而從規(guī)章制度方面就限制了高校檔案館公共服務功能的發(fā)揮。

首先從國家戰(zhàn)略高度不僅需要完善和理順我國檔案公共服務的法律法規(guī)，而且也要從我國教育事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略高度來完善高校檔案館公共服務方面的法律法規(guī)，為公眾對高校檔案館利用的渠道提供法律保障。實現(xiàn)高校檔案館信息為社會公眾開展服務，就需要對現(xiàn)有的《檔案法》、《保密法》、《高校檔案管理辦法》及其他規(guī)章制度進行與時俱進的修改，使之符合服務對象需求。其次要制定具體的高校檔案館信息服務與公共服務等方面的業(yè)務規(guī)范，這些業(yè)務規(guī)范的制定一定要在符合現(xiàn)實情況修訂后的《檔案法》和《保密法》的范圍，這樣就可以避免某些信息不恰當?shù)毓_，造成不可挽回的損失。

2.加強人才引進和培育現(xiàn)有館員，提供高素質(zhì)人才保障。要保障高校檔案館公共服務功能的開展，也必須注意檔案管理人才的引進和培養(yǎng)，不僅僅需要專業(yè)檔案人才，還需要各個專業(yè)的人才，例如歷史學專業(yè)、計算機專業(yè)、法律專業(yè)、公共管理專業(yè)、社會學專業(yè)等人才，專業(yè)類檔案管理人員，要用專業(yè)的檔案管理支持開發(fā)檔案公共服務功能，非專業(yè)的檔案管理人員要在實踐工作中總結(jié)經(jīng)驗，結(jié)合自己的專業(yè)，提高自身的綜合素養(yǎng)，為公共服務提供專業(yè)保障。

從某種意義上講，服務人員的素質(zhì)在很大程度上會影響到服務能力和服務水平，因此在高校檔案館拓展公共服務時，對高校檔案館的工作人員也提出了更高的要求，因為他們不僅僅是服務者，更是檔案信息的收集者、管理者、提供者，更是檔案信息資源的編纂者、加工者，所以要引進高素質(zhì)的人才，現(xiàn)有館員也要進行高素質(zhì)復合人才的培養(yǎng)，才能更好地為公共服務提供人才保障。

高校檔案館在開展公共服務時，要盡量爭取到學校領導的支持，加大人力、物力、財力的支持；也要加強在職工作人員公共服務素質(zhì)，注重館員服務責任感的培育，積極為信息化時代高校檔案館公共服務工作提供充足的人力資源保障。

3.豐富拓展檔案范圍及內(nèi)容，提供資源內(nèi)容保障。高校檔案收集完整齊全才能提供公共服務的基本資源。完整齊全也就是指高校檔案橫向內(nèi)容和檔案縱向內(nèi)容都要完整，做到橫不缺項，縱不缺件，才能更好地為高校檔案館的公共服務提供基礎內(nèi)容資源保障。

根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，高校檔案橫向內(nèi)容包括高校發(fā)展建設中的各類檔案，黨群檔案、行政檔案、學生檔案、教學檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、產(chǎn)品檔案、出版檔案、外事檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、人事檔案等等檔案。高校檔案縱向內(nèi)容包括每個類別中文件材料要完整、涉及的各項內(nèi)容都需要收集完整齊全。

收集齊全如何做到？要做到三個重要方面，一是操作性較強的歸檔范圍，二是要有穩(wěn)定的收集檔案團隊，三是要集中收集和平時收集相結(jié)合，這樣才能做到高校檔案資源內(nèi)容橫向縱向完整齊全，才能為高校檔案館的公共服務提供基礎內(nèi)容資源保障。

4.構(gòu)建教學檔案公共服務平臺，提供服務方式保障。

（1）加強編纂工作，積極推進傳統(tǒng)公共服務平臺建設。①編制各種檢索工具。包括目錄型的檢索工具、專題型的檢索工具、具體查找型的檢索工具，要充分利用計算機軟件編制計算機檢索工具，使檔案檢索與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，向現(xiàn)代化方向邁進。②利用檔案資源中不同類別的檔案信息編制參考資料，要結(jié)合日常利用情況，總結(jié)出哪部分檔案資源利用程度高，就提前將各類檔案資料集中編寫出來，例如教學檔案中的教學成果獎勵名冊、教師獎項等各類內(nèi)容，切記在編寫過程中注意三點：第一點是選題要精，要選擇檔案利用程度高的那類檔案進行編寫；第二點是編寫要準，要反復核對您所要編寫內(nèi)容的真實可靠性，一定要根據(jù)最原始檔案文件材料來編寫，切記要反復核對，去偽存真；第三點，切記將信息來源于哪個文件，檔號多少標注清楚，以供利用者查找。③利用檔案管理軟件，實現(xiàn)高校檔案館目錄信息化及全文信息化，為利用者提供基本的檢索工具。另外要將各種相關(guān)的檔案信息加以組合，編輯成各種形式的電子信息檔案資源，方便用戶使用。

（2）利用現(xiàn)代手段，積極拓展新型公共服務平臺建設。①利用互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)建高校檔案館網(wǎng)站，宣傳高校檔案館的公共服務功能，網(wǎng)站上基本的內(nèi)容可以包括檔案館的服務指南、信息查詢、數(shù)字檔案館等信息，還可以包括規(guī)章制度、檔案管理軟件、檔案知識等內(nèi)容，這樣可以幫助用戶了解高校檔案館，進而提高宣傳面。②利用微信平臺拓展高校檔案館的公共服務功能。微信目前被廣泛使用，可以說微信平臺的建設可以為高校檔案館公共服務奠定用戶基礎和技術(shù)基礎，不需要單獨再開發(fā)一個新的軟件來實現(xiàn)高校檔案館的公共服務功能，微信平臺傳播的信息具有多樣化、速度快、經(jīng)濟實用等優(yōu)勢，創(chuàng)新優(yōu)化高校檔案館公共服務模式，提高其服務水平、服務能力、服務質(zhì)量，為高校師生乃至社會公眾提供及時公開、個性化的服務，這是時代發(fā)展的需要，也是公共服務功能拓展的方式之一。③利用微博平臺拓展高校檔案館的公共服務功能。高校檔案館可以嘗試利用微博平臺發(fā)布一些高校檔案館的新聞、宣傳檔案管理的小知識及檔案文化，拓展高校檔案館公共服務功能，借助微博的力量，來擴大高校檔案工作的社會影響力，在微博平臺建設上，可以考慮將公共信息，例如檔案管理的國家法律法規(guī)，通過微博推送給社會公眾，這樣可以讓公眾了解檔案的基本內(nèi)容。也可以將服務信息推送給用戶，與用戶做好互動，實時掌握用戶的類別、所需檔案的類別，有助于提高高校檔案館的公共服務能力。

[1]邸家琴.基于文化自覺視角下高校檔案館服務策略研究[J].蘭臺世界，2016（11）.

[2]鄭平.信息化時代高校檔案館服務水平提升的路徑研究[J].陜西檔案，2014（6）.

[3]楊杰.高校教學檔案服務功能的優(yōu)化與拓展[J].蘭臺世界，2016（11）.

Study on Public Service Guarantee Mechanism of University Archives

Di Jiaqin
（Heilongjiang University，Harbin 150080,China）

Through the analysis of the content and the importance of public service of university archives，and the study of public service guarantee mechanism of university archives，the study from the construction of policies and regulations，personnel construction，contents of archives resources to archives service mode provides protection mechanism to enhance the capacity of public service of university archives.

university archives;public service;guarantee mechanism

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.04

2016年黑龍江省檔案局檔案科技項目“高校檔案與教育信息化公共服務平臺建設研究”（項目編號為HDX2016-5）的研究成果

邸家琴，黑龍江大學副研究員。