電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用績(jī)效評(píng)估探究

沈東芳 聶二輝

（國(guó)家海洋局南海信息中心廣州510300順豐速運(yùn)有限公司深圳518000）

電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用績(jī)效評(píng)估探究

沈東芳 聶二輝

（國(guó)家海洋局南海信息中心廣州510300順豐速運(yùn)有限公司深圳518000）

界定電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源的內(nèi)涵，并歸納總結(jié)出檔案信息資源利用在電子政務(wù)環(huán)境下的現(xiàn)狀以及特點(diǎn)，引入績(jī)效評(píng)估的概念，提出電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用的績(jī)效評(píng)估應(yīng)該從提供者、使用者、中介者、評(píng)估方法和評(píng)估反饋五個(gè)方面展開。在此基礎(chǔ)上，以城建檔案信息資源在電子政務(wù)環(huán)境下的利用為例，做具體的探討和分析。

電子政務(wù)檔案信息資源績(jī)效評(píng)估

G273.5

A

2017-06-19

信息技術(shù)的發(fā)展，帶來電子政務(wù)時(shí)代的到來，作為政府信息資源一部分的檔案信息資源在電子政務(wù)環(huán)境下的利用呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。隨著績(jī)效評(píng)估理論與實(shí)踐的發(fā)展，特別是在企業(yè)和政府部門活動(dòng)中發(fā)揮重要作用，國(guó)內(nèi)的一些學(xué)者便開始思考將績(jī)效評(píng)估引入檔案信息資源的利用中，而且已有部分學(xué)者在這方面做了一些探索。緊跟時(shí)代步伐，將績(jī)效評(píng)估應(yīng)用到電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息資源利用，通過在這方面的探索，以更好地提高服務(wù)質(zhì)量。

一、電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用概況

電子政務(wù)是把現(xiàn)代信息技術(shù)引入政府機(jī)構(gòu)，將管理和服務(wù)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行集成，在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，創(chuàng)建一個(gè)虛擬的政府辦公環(huán)境[1]。檔案信息資源包括內(nèi)容信息和形式信息，它們代表著檔案的不同方面。在電子政務(wù)環(huán)境下，檔案信息資源主要指代的是內(nèi)容信息，它在利用過程中有其獨(dú)特的特點(diǎn)。

1.電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用的內(nèi)涵。檔案信息資源屬于政府信息資源的一種，是信息記錄匯聚而成，能夠滿足政府、企業(yè)以及公眾對(duì)政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等方面的信息需求。電子政務(wù)在我國(guó)迅猛發(fā)展，不僅使得檔案信息資源的內(nèi)容更加豐富，也使得其載體、服務(wù)方式等更加多樣化。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)的普及，政府信息資源管理開始進(jìn)入電子政務(wù)管理的新階段，由原先信息傳遞系統(tǒng)的內(nèi)部管理轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛲獠康?、?shù)字化網(wǎng)絡(luò)的、具有交互性的有效管理活動(dòng)，并實(shí)現(xiàn)政府與公眾之間的信息和服務(wù)交流[2]。電子政務(wù)環(huán)境下政府信息資源通過技術(shù)參與高效管理以獲得服務(wù)公眾的良好效果成為政府信息資源的一個(gè)主要目標(biāo)。電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息資源利用通過多種服務(wù)形式滿足政府、企業(yè)以及公眾的需求，它是一個(gè)從提供者到中介者再到使用者的過程，詮釋了檔案信息資源利用的全部含義。

2.電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用的特點(diǎn)。電子政務(wù)在檔案信息資源的利用過程中扮演著重要角色，以用戶需求為中心的服務(wù)理念逐漸深入人心。電子政務(wù)的推進(jìn)給檔案事業(yè)的發(fā)展注入了新的管理理念，它要求檔案機(jī)構(gòu)改變過去以職能為中心的信息服務(wù)模式，主動(dòng)為用戶提供經(jīng)過整合的、高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)[3]。

電子政務(wù)環(huán)境下，檔案信息資源利用的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是服務(wù)人員的專業(yè)化。由于信息技術(shù)的應(yīng)用，服務(wù)人員需要既掌握檔案專業(yè)的知識(shí)又要有技術(shù)層面的支撐，這對(duì)服務(wù)人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求；服務(wù)人員作為檔案信息資源的提供者，是與用戶接觸的直接對(duì)象，檔案信息資源的利用情況決定了用戶對(duì)服務(wù)人員的滿意度；另外，能夠提供多少檔案信息資源、以哪些形式提供、利用便捷程度等都與服務(wù)人員是否專業(yè)化有直接關(guān)系。二是服務(wù)形式多樣化。檔案信息資源不僅要滿足政府機(jī)構(gòu)和企事業(yè)組織的需要，也要滿足社會(huì)大眾的需求，最大限度地實(shí)現(xiàn)其社會(huì)效益；新媒體的發(fā)展，檔案信息資源利用的渠道更加多樣化，特別是微博、數(shù)字雜志、手機(jī)短信、移動(dòng)電視、數(shù)字報(bào)紙等都可作為檔案信息資源的一種服務(wù)形式，也可以交叉混合使用，這種人性化、便民化的利用方式可以更好地改善檔案信息資源的利用情況。三是服務(wù)平臺(tái)的易用化。建立全面、真實(shí)、完整的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅滿足用戶基本的查詢需求，也通過深度開發(fā)數(shù)據(jù)為政府、企業(yè)等決策提供更為全面可靠的信息支撐；通過網(wǎng)站等平臺(tái)，提供在線查詢、在線辦理事務(wù)等服務(wù)，簡(jiǎn)單快捷地滿足利用者需求。

二、電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用績(jī)效指標(biāo)構(gòu)建

我國(guó)信息資源的利用缺陷表現(xiàn)為“死庫(kù)”資源開發(fā)、“信息孤島”現(xiàn)象、網(wǎng)站信息陳舊等問題[4]。在檔案信息資源的利用過程中也毫無例外地存在這種問題，電子政務(wù)環(huán)境下，它的更新維護(hù)、內(nèi)容質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)化等方面會(huì)顯現(xiàn)出更多困難。我國(guó)目前在這方面的研究大多屬于宏觀的、定性的分析，缺乏精確的、定量的研究，尤其缺乏專門針對(duì)電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用情況的準(zhǔn)確評(píng)價(jià)[5]。

績(jī)效評(píng)估是指通過對(duì)適當(dāng)數(shù)據(jù)的采集、整理、分類、分析、解釋和傳播，來對(duì)以往行為的效力或效率進(jìn)行量化，并據(jù)此作出相應(yīng)決策，采取相應(yīng)行動(dòng)的過程[6]。它主要是從成績(jī)和效益的結(jié)果方面來衡量的，是一個(gè)客觀評(píng)估的過程。電子政務(wù)環(huán)境下，對(duì)檔案信息資源利用進(jìn)行績(jī)效評(píng)估有著重要的意義。開展電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用績(jī)效評(píng)估研究，可以幫助我們彌補(bǔ)目前在這方面研究的缺陷，有助于我們及時(shí)發(fā)現(xiàn)并準(zhǔn)確把握電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用存在的問題，以便采取相應(yīng)的對(duì)策。

在電子政務(wù)環(huán)境下，檔案信息資源的利用過程包含提供者、中介者、使用者，其中提供者指的是檔案信息資源的提供主體，包括人員、設(shè)備、環(huán)境等；中介者指的是檔案信息資源的載體、服務(wù)形式等；使用者即用戶。它們貫穿檔案信息資源在電子政務(wù)環(huán)境下利用的始終，是績(jī)效評(píng)估必須具備的指標(biāo)。采用何種評(píng)估方法對(duì)評(píng)估結(jié)果的真實(shí)可靠性有著重要影響，方法不同可能得出的結(jié)論也會(huì)不同，進(jìn)而導(dǎo)致建立此結(jié)果基礎(chǔ)上的決策不能發(fā)揮預(yù)期效用，那整個(gè)績(jī)效評(píng)估的意義就不存在了。績(jī)效反饋包括將評(píng)估結(jié)果提供給決策者參考、告知評(píng)估對(duì)象評(píng)估結(jié)論以及后續(xù)的回訪追蹤調(diào)查結(jié)果，在具體的績(jī)效評(píng)估中，績(jī)效反饋不應(yīng)當(dāng)只是充當(dāng)結(jié)果反饋的角色，還要在整個(gè)檔案信息資源利用過程中有所貢獻(xiàn)，即提供者與中介者能夠滿足使用者的各項(xiàng)需求。

電子政務(wù)環(huán)境下，檔案信息資源利用的績(jī)效指標(biāo)包含提供者、中介者、使用者、評(píng)估方法、績(jī)效反饋五個(gè)方面，這五個(gè)方面涵蓋了整個(gè)績(jī)效評(píng)估的過程，也是根據(jù)“構(gòu)建指標(biāo)體系時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持科學(xué)性和準(zhǔn)確性原則”的思想[7]提出的。這五個(gè)指標(biāo)都不會(huì)過于抽象，具有一定的可行性和操作性，更重要的是它們都是可以量化的，而不僅僅是定性的，這在績(jī)效評(píng)估執(zhí)行中會(huì)更加便于應(yīng)用。在這五個(gè)指標(biāo)中，提供者和使用者是開展績(jī)效評(píng)估都會(huì)涉及的對(duì)象，只是名字有所不同而已，比如有些研究將“提供者”解釋為“評(píng)價(jià)主體”，將“使用者”指代為“用戶”或者涵蓋于“評(píng)估對(duì)象”之中。但無論如何進(jìn)行改變，其實(shí)質(zhì)都是沒有變化的，都包含提供與利用的雙方。對(duì)于中介者而言，它是在電子政務(wù)環(huán)境下催生的比較與眾不同的指標(biāo)，它包含對(duì)載體和服務(wù)形式的新發(fā)展，已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息資源利用和只能入館查詢的形式，新媒介的出現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用都使得中介者的含義更加廣闊，成為更能體現(xiàn)用戶滿意度的一個(gè)重要方面。關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)法、360度績(jī)效評(píng)估法和平衡計(jì)分卡法等評(píng)估方法在檔案信息資源利用績(jī)效評(píng)估中的應(yīng)用，能夠更好地體現(xiàn)績(jī)效評(píng)估的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，這是績(jī)效評(píng)估中非常關(guān)鍵的一步，方法錯(cuò)誤，結(jié)果肯定沒有得出良好決策的價(jià)值。電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用的績(jī)效評(píng)估可以發(fā)現(xiàn)目前存在的諸多問題，對(duì)于業(yè)務(wù)流程的改造、提高用戶滿意度等方面有著重要的意義。

三、電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用績(jī)效評(píng)估過程與分析

傳統(tǒng)的城建檔案館都是以職能為中心的信息服務(wù)模式[8]，隨著電子政務(wù)的發(fā)展，主動(dòng)為使用者提供經(jīng)過加工整合的、高質(zhì)量的、高標(biāo)準(zhǔn)的城建檔案信息資源顯得尤為重要，它也逐漸成為城建檔案館建設(shè)的重要方向?？?jī)效評(píng)估在城建檔案信息資源利用中的應(yīng)用，將會(huì)對(duì)提供者、中介者和使用者產(chǎn)生較大影響，為提高用戶滿意度和達(dá)到城建檔案館服務(wù)性目的提供建議和策略。城建檔案信息資源屬于檔案信息資源的一種，它在電子政務(wù)環(huán)境下利用的績(jī)效評(píng)估也應(yīng)當(dāng)包含檔案信息資源利用績(jī)效評(píng)估的五個(gè)指標(biāo)，即提供者、中介者、使用者、評(píng)估方法和績(jī)效反饋。在具體的評(píng)估過程中，也應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)這五個(gè)指標(biāo)。

城建檔案信息資源在電子政務(wù)環(huán)境下的績(jī)效評(píng)估過程包括制定評(píng)估計(jì)劃、確定評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和方法、回收數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)分析和績(jī)效反饋應(yīng)用五個(gè)階段。

制定評(píng)估計(jì)劃。評(píng)估計(jì)劃的制定是建立在五個(gè)指標(biāo)的基礎(chǔ)上的，也就是說評(píng)估計(jì)劃中必須涵蓋提供者、中介者、使用者、評(píng)估方法和績(jī)效反饋。為了能夠順利地開展績(jī)效評(píng)估，必須制定評(píng)估計(jì)劃，這樣能夠在明確評(píng)估目的的基礎(chǔ)上確定恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象等展開整個(gè)績(jī)效評(píng)估的起點(diǎn)。

比如關(guān)于提供者的評(píng)估中，需要涵蓋多種因素。城建檔案信息資源的提供者包括城建檔案機(jī)構(gòu)本身及其人員、設(shè)備、環(huán)境設(shè)施等，城建檔案機(jī)構(gòu)自身?yè)碛械酿^藏量在利用過程中扮演著重要角色，數(shù)量、類別的多少某種程度上決定了能夠提供利用的能力，畢竟自身沒有的東西又何談提供給別人利用呢？服務(wù)人員的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)水平等對(duì)中介者和使用者都有較大的影響，載體和服務(wù)形式的多樣化，即中介者的內(nèi)涵更廣，能夠滿足不同使用者的不同需求。在這個(gè)評(píng)估計(jì)劃中，涉及提供者的評(píng)價(jià)時(shí)，必須包含這些因素，因?yàn)橹挥邪@些因素才能得出科學(xué)的評(píng)估結(jié)果。

確定評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和方法。評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)一般包括絕對(duì)標(biāo)準(zhǔn)和相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)，絕對(duì)標(biāo)準(zhǔn)又可分為業(yè)績(jī)標(biāo)準(zhǔn)、行為標(biāo)準(zhǔn)和任職資格標(biāo)準(zhǔn)。在城建檔案信息資源利用的績(jī)效評(píng)估中，確定適用于實(shí)際情況的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)對(duì)以后評(píng)估的開展具有重要影響。多樣化的評(píng)估方法可以得到不同的應(yīng)用，在不同的方面有不同的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)，這樣對(duì)于結(jié)果的科學(xué)性至關(guān)重要。

回收數(shù)據(jù)。這是一個(gè)比較復(fù)雜而且異常艱巨的過程，因?yàn)榭?jī)效評(píng)估對(duì)于數(shù)據(jù)的要求非常高，而且評(píng)估結(jié)果也都是建立在數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上的，所以數(shù)據(jù)的可靠性決定了結(jié)果的可靠性。

績(jī)效反饋應(yīng)用。這是將評(píng)估結(jié)果進(jìn)行應(yīng)用的過程，無論能否得出問題，科學(xué)真實(shí)的績(jī)效結(jié)果都是非常有價(jià)值的，它對(duì)于城建檔案信息資源利用的改進(jìn)具有重要影響。

城建檔案信息資源在電子政務(wù)環(huán)境下利用的績(jī)效評(píng)估，雖然只是作為檔案信息資源的一種績(jī)效評(píng)估，但其過程與所包含的指標(biāo)基本上適用于所有的檔案信息資源。

四、結(jié)論與探討

電子政務(wù)環(huán)境下，檔案信息資源利用的績(jī)效評(píng)估將會(huì)對(duì)提供者和中介者提出更高的要求，但同時(shí)獲得的是使用者更高的滿意度，這可以說是對(duì)等的價(jià)值，更多的付出更高的回報(bào)。而評(píng)估方法和績(jī)效反饋也充當(dāng)著必不可少的角色，評(píng)估方法的科學(xué)可靠性某種程度上決定了績(jī)效反饋的真實(shí)性?？?jī)效評(píng)估在電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源的利用過程中將會(huì)越來越受到重視，而對(duì)其的研究也將會(huì)進(jìn)一步發(fā)展。

[1] 郝艷秋.電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源管理的策略[J].黑龍江檔案,2012（1）.

[2] 宋恩梅.電子政務(wù)環(huán)境下政府信息資源管理結(jié)構(gòu)及發(fā)展趨勢(shì)[J].圖書情報(bào)知識(shí),2010（3）.

[3] 劉明.檔案信息服務(wù)績(jī)效評(píng)估初探[J].湖北檔案,2007（8）.

[4] 謝明.我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)中存在的問題及其分析[J].檔案學(xué)通訊,2003（3）.

[5] 王欣.浙江省網(wǎng)絡(luò)信息資源建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策[J].情報(bào)科學(xué),2002（8）.

[6] 安迪·尼利.企業(yè)績(jī)效評(píng)估[M].李強(qiáng),譯.北京:中信出版社,2004.

[7] 潘積仁.論建立檔案機(jī)構(gòu)績(jī)效評(píng)估體系[J.中國(guó)檔案,2005（6）.

[8] 章鴻,顏萍.論城建檔案信息服務(wù)績(jī)效評(píng)估[J].城建檔案,2012（2）.

The Exploration of Performance Appraisal About the Exploiting of the Archival Information Resources Under E-government Environment

Shen Dongfang,Nie Erhui
(South China Sea Branch of State Oceanic Administration,Guangzhou 510300,China;Shunfeng Express co.LTD,Shenzhen 518000,China)

This paper defines the connotation of archival information resources under E-government environment,summarizes the current situation and characteristics of the exploiting of the archival information resources under E-government environment,introduces the concept of performance appraisal,and puts forward that performance appraisal about the exploiting of the archival information resources under E-government environment should be carried out in following aspects:provider,user,mediator,appraisal procedure and appraisal feedback.On that basis,the paper analyzes and discusses the exploiting of archival information resources of the urban construction in detail under E-government environment.

E-government;archival information resources;performance appraisal

沈東芳，國(guó)家海洋局南海信息中心館員，研究方向?yàn)闄n案數(shù)字化；聶二輝，中山大學(xué)檔案學(xué)碩士畢業(yè)生，研究方向?yàn)闄n案學(xué)基礎(chǔ)理論、電子文件管理。