國外公共檔案館災(zāi)害信息在線公共獲取服務(wù)簡析

劉彩云

（貴州財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館貴陽550025）

國外公共檔案館災(zāi)害信息在線公共獲取服務(wù)簡析

劉彩云

（貴州財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館貴陽550025）

災(zāi)害信息對災(zāi)害預(yù)防、應(yīng)急管理、災(zāi)后恢復(fù)重建等工作有著重要的作用，通過分析美國、加拿大、日本的國家級公共檔案館災(zāi)害信息的在線公共獲取服務(wù)現(xiàn)狀，從災(zāi)害信息獲取意識、災(zāi)害信息資源建設(shè)方案、災(zāi)害信息獲取保障、災(zāi)害信息共享機(jī)制等方面總結(jié)了國外公共檔案館在災(zāi)害信息在線公共獲取服務(wù)上取得的經(jīng)驗(yàn)。

國外公共檔案館災(zāi)害信息公共獲取在線公共獲取

G273

A

2017-07-17

一、引言

公共檔案館作為面向公眾的公益性信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，憑借其面向公眾開展信息服務(wù)的軟硬件資源優(yōu)勢開展災(zāi)害信息公共獲取服務(wù)，有助于為政府主導(dǎo)下的災(zāi)害信息公共獲取服務(wù)提供有益補(bǔ)充。美國、加拿大和日本均為較早關(guān)注政府信息公共獲取服務(wù)的國家，在災(zāi)害信息公共獲取服務(wù)方面開展了系列實(shí)踐。本文以美國國家檔案與文件管理署、加拿大國家圖書檔案館和日本國立公文書館三大國家級公共檔案館為例，分析國外公共檔案館開展災(zāi)害信息在線公共獲取服務(wù)的現(xiàn)狀和經(jīng)驗(yàn)，以期為我國綜合檔案館開展災(zāi)害信息公共獲取服務(wù)提供借鑒。

二、美國國家檔案與文件管理署

由美國國家檔案館改組而成的國家檔案與文件管理署（NARA）是保管美國總統(tǒng)、聯(lián)邦政府各機(jī)關(guān)、國會、聯(lián)邦法院等機(jī)構(gòu)檔案的部門，下設(shè)總統(tǒng)圖書館處負(fù)責(zé)管理總統(tǒng)圖書館，館藏豐富的檔案資源與圖書資料。憑借豐富的館藏，NARA對災(zāi)害信息在線公共獲取服務(wù)開展了探索。

1.重大災(zāi)害事件在線專題展覽。在線展覽專欄是NARA網(wǎng)站的一大特色，展出歷史災(zāi)害事件的圖文資料，不僅為學(xué)者提供了研究素材，也為公眾在線獲取歷史災(zāi)害事件提供了真實(shí)可信的渠道。例如，1906年舊金山大地震及火災(zāi)的在線展覽，由簡介、地震和火災(zāi)、災(zāi)后、重建四個模塊組成，展出了災(zāi)害期間由聯(lián)邦機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的、舊金山附近地區(qū)征集到的檔案，內(nèi)容包含災(zāi)害親歷者關(guān)于地震和次生災(zāi)害后荒涼景象的口述資料，在形式上以圖片格式在線展出檔案原件掃描件，此外，每個模塊、每份掃描件都附有相應(yīng)解說和簡短說明。關(guān)于1918年大流感的在線展覽展出了流感爆發(fā)時期全國各州形成的檔案以及新聞媒體、紅十字會等機(jī)構(gòu)提供的部分照片檔案，并附文字說明。

2.便捷的災(zāi)害信息檢索渠道。NARA的在線資源包括數(shù)據(jù)庫、在線指南、出版物、展覽等，具備檢索便捷、輔助功能完善的特點(diǎn)。網(wǎng)站提供的在線檢索入口有國家檔案館目錄、縮微膠片目錄、檔案數(shù)據(jù)庫入口、檔案圖書信息中心以及聯(lián)邦檔案指南。檢索工具有歸檔手冊、地區(qū)檔案館館藏資源指南、NARA出版物、最新開放檔案目錄，如表1所示。此外，網(wǎng)站提供關(guān)鍵詞、精確短語、通配符、截詞、擴(kuò)展以及高級檢索等多種方式。

3.災(zāi)害信息檢索結(jié)果輔助分析功能。NARA不僅提供多種檢索渠道，還具備檢索結(jié)果輔助分析功能。筆者借助網(wǎng)站的顯示擴(kuò)展搜索條件功能檢索國家檔案館目錄中有關(guān)災(zāi)害的信息，檢索結(jié)果共計(jì)59529條，時間跨度從1600年至2009年。橫向上，根據(jù)NARA網(wǎng)站輔助分析功能顯示，可在線獲取的災(zāi)害信息記錄為48513條、網(wǎng)頁信息為39974條、文件為2866條、圖片為46510條、視頻為78條。在縱向方面，NARA還提供了按數(shù)據(jù)來源、著錄程度、資料類型（如照片、文本記錄、網(wǎng)頁信息）、文件格式、文件所在地理位置、文件日期等多種分類。

三、加拿大國家圖書檔案館

加拿大于2004年將國家圖書館與國家檔案館合并為國家圖書檔案館（Library and Archives Canada，LAC），LAC網(wǎng)站的在線資源由圖書檔案館館藏和加拿大圖書館館藏組成，可同時檢索圖書館館藏或檔案館館藏中關(guān)于某一主題的相關(guān)信息。

1.LAC在線檢索功能。LAC提供初級、高級、圖像等多種在線檢索功能，可在線獲取的災(zāi)害信息數(shù)量大，內(nèi)容豐富。例如，筆者檢索有關(guān)災(zāi)害的信息，檢索結(jié)果顯示，圖書館館藏中有29261條記錄、檔案館有3386條記錄、照片檔案記錄644條。檢索到的災(zāi)害信息內(nèi)容包含了加拿大歷史災(zāi)害事件發(fā)生的經(jīng)過、受害者災(zāi)后生活、災(zāi)區(qū)重建進(jìn)展與現(xiàn)狀等大量災(zāi)后追蹤的相關(guān)信息。同時，可在線獲取關(guān)于歷史災(zāi)害事件的珍貴照片和完整的著錄信息、文件與資料。

2.LAC可在線獲取災(zāi)害信息資源的特點(diǎn)。從內(nèi)容上看，來自圖書館館藏的內(nèi)容主要為災(zāi)害醫(yī)學(xué)、災(zāi)害急救、災(zāi)害服務(wù)培訓(xùn)、國外防災(zāi)減災(zāi)等相關(guān)研究成果，檔案館館藏的內(nèi)容則主要為加拿大歷史災(zāi)害事件應(yīng)急救援、恢復(fù)重建等過程中各種文本、照片等類型的檔案。例如，可在線檢索到發(fā)生在1917年12月6日，加拿大史上重大船難之一的哈利法克斯海港（Halifax Harbour）大爆炸事件的大量照片檔案。此外，LAC網(wǎng)站還可在線獲取到1907年的魁北克大橋垮塌（Quebec Bridge Disaster）、1929年11月18日的紐芬蘭海嘯、1958年的溫泉坡礦難（The Mine Disaster in Springhill）等歷史災(zāi)害事件的相關(guān)信息。

四、日本國立公文書館

日本對災(zāi)害信息獲取的關(guān)注集中于參與應(yīng)急救援工作的多元主體間信息獲取與共享，日本國立公文書館作為國家行政檔案和圖書、古代文獻(xiàn)資料的保管部門，館藏了大量與災(zāi)害相關(guān)的檔案和資料。

1.日本災(zāi)害信息管理體系。日本的災(zāi)害管理體系是一個以中央政府為領(lǐng)導(dǎo)，下接地方政府和市政府的分級管理結(jié)構(gòu)，在該結(jié)構(gòu)下，信息輸入和匯總由受災(zāi)地區(qū)的當(dāng)?shù)卣畟鬟f給市級部門和國家級機(jī)構(gòu)，最后傳遞到內(nèi)閣辦公室。內(nèi)閣信息中心負(fù)責(zé)每天24小時不間斷地從各專業(yè)部門、當(dāng)?shù)毓矙C(jī)構(gòu)和其他組織采集信息，通過綜合性災(zāi)害管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)相關(guān)機(jī)構(gòu)之間的信息評估和共享。

表1 NARA在線檢索幫助

2.國立公文書館在線災(zāi)害信息資源的特點(diǎn)。經(jīng)檢索，日本國家檔案館網(wǎng)站可在線獲取的災(zāi)害信息有兩個特點(diǎn)：一是災(zāi)害信息來源主體廣泛，例如，行政檔案類分別來自于內(nèi)閣秘書處、內(nèi)閣法制局、首相府、內(nèi)閣官房、人事院、經(jīng)濟(jì)企劃廳、日本公平貿(mào)易委員會等機(jī)構(gòu)。二是災(zāi)害信息類型多樣，廣泛的來源主體決定了災(zāi)害信息類型的多樣性，從檢索結(jié)果可看出，在線獲取的災(zāi)害信息主要由行政檔案、司法檔案、企業(yè)檔案、捐贈的檔案以及內(nèi)閣文庫的資料五大類組成。此外，與美國國家檔案與文件管理署、加拿大國家圖書檔案館相似，日本公文書館也采取將檔案館信息資源與圖書館信息資源相結(jié)合提供災(zāi)害信息公共獲取服務(wù)的措施，內(nèi)閣文庫（Cabinet Library）是隸屬于日本國立公文書館的館內(nèi)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)日本總理府的圖書資料保管和史料編纂，公文書館可在線獲取的災(zāi)害信息資源中也有來自內(nèi)閣文庫的圖書資料。

五、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)及借鑒

與國外相比，我國呼吁數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)中應(yīng)引進(jìn)和推行“用戶免費(fèi)、無限使用、充分共享”的開放管理理念[1]，但檔案館卻面臨可供公共獲取的電子文件信息資源數(shù)量極少的尷尬境地[2]。在提供災(zāi)害信息在線公共獲取服務(wù)上應(yīng)充分借鑒國外的成功經(jīng)驗(yàn)。

1.日益普及的災(zāi)害信息公共獲取意識。面對災(zāi)害頻發(fā)的實(shí)際情況，災(zāi)害信息公共獲取對于防災(zāi)、減災(zāi)和災(zāi)后恢復(fù)重建的重要性日益突出。在應(yīng)急減災(zāi)的驅(qū)動下，美國和日本政府機(jī)構(gòu)、公益性組織、社會團(tuán)體以及公眾對災(zāi)害信息的獲取意識逐漸加強(qiáng)。政府機(jī)構(gòu)不斷出臺相關(guān)政策文件為災(zāi)害信息獲取提供政策支持，公益性組織積極開展災(zāi)害信息獲取的實(shí)踐與項(xiàng)目研究，為災(zāi)害信息獲取提供資源保障，社會團(tuán)體為有價值的災(zāi)害信息研究項(xiàng)目提供資金來源，公眾積極參與有關(guān)的災(zāi)害信息培訓(xùn)課程以及開發(fā)工具的體驗(yàn)，為災(zāi)害信息研究成果提供用戶體驗(yàn)反饋，充分體現(xiàn)了災(zāi)害信息獲取意識的加強(qiáng)。

2.以用戶為導(dǎo)向的災(zāi)害信息資源建設(shè)。首先，在災(zāi)害信息采集方面，檔案館采取主動出擊的策略，積極搜集災(zāi)害信息，整合館藏已有災(zāi)害信息資源。其次，在災(zāi)害信息組織方面采取多種方式，如按生物恐怖主義、化學(xué)緊急事故、地質(zhì)災(zāi)害、輻射應(yīng)急等不同的災(zāi)害類型對信息進(jìn)行加工處理，按字母順序進(jìn)行索引，對于從事災(zāi)害管理的工作人員、信息工作的專業(yè)人員或具備檢索能力的用戶而言較為便捷。最后，以用戶為導(dǎo)向組織災(zāi)害信息，將關(guān)于同一主題的災(zāi)害信息經(jīng)過組織后以更易于用戶獲取的形式呈現(xiàn)出來，整合了新聞、期刊論文、研究報告、會議文獻(xiàn)等不同形式的災(zāi)害信息資源。充分考慮不同職業(yè)用戶及特殊人群的信息需求，針對一線救援人員、醫(yī)療衛(wèi)生人員、圖書館工作人員以及老人、兒童、殘障人士等不同用戶提供專業(yè)化的信息整合服務(wù)。

3.與時俱進(jìn)的災(zāi)害信息獲取服務(wù)渠道。國外災(zāi)害信息的獲取渠道與政府信息資源的獲取類似，一方面可以通過傳統(tǒng)方式獲取紙質(zhì)文件，如美國的寄存圖書館計(jì)劃。另一方面，國外在災(zāi)害信息獲取中注重技術(shù)的應(yīng)用，電子政務(wù)網(wǎng)、社交媒體、移動終端工具等為公眾獲取災(zāi)害信息提供了多種選擇，例如，有關(guān)災(zāi)害信息的移動終端工具在災(zāi)害應(yīng)急響應(yīng)中可為災(zāi)害現(xiàn)場臨時的非專業(yè)救援人員提供專業(yè)的急救常識。此外，災(zāi)害信息管理系統(tǒng)的開發(fā)與改進(jìn)也與時俱進(jìn)，功能不斷完善。

4.合作共贏的災(zāi)害信息資源共享機(jī)制。國外各組織機(jī)構(gòu)對災(zāi)害信息的公共獲取高度重視，在災(zāi)害信息資源建設(shè)、共享以及開發(fā)利用等方面均建立了廣泛合作。公益性信息服務(wù)機(jī)構(gòu)、政府機(jī)構(gòu)、國際組織、教育機(jī)構(gòu)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)等之間的密切合作為災(zāi)害信息資源的采集、組織、加工與深度開發(fā)搭建了良好的平臺，為滿足災(zāi)害預(yù)防規(guī)劃、響應(yīng)以及恢復(fù)重建的信息需求提供了有力保障。此外，廣泛的合作為項(xiàng)目研究拓寬了資金渠道，有助于解決資金短缺問題。

[1] 楊霞.開放獲取:綜合檔案館數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的重要原則[J].檔案學(xué)通訊，2011（2）:53-56.

[2] 連志英.我國檔案館電子文件信息資源公共獲取現(xiàn)狀及策略研究[J].檔案學(xué)研究，2010（6）:43-47.

Analysis of the Online Public Access Service to Disaster Information in Foreign Comprehensive Archives

Liu Caiyun
(Archives of Guizhou University of Finance and Economics,Guiyang 550025,China)

Disaster information plays an important role in disaster prevention,emergency management,recovery and reconstruction work after disaster.This paper analyzes the status of online public access service to disaster information of national public archives in the United States,Canada and Japan,and summarizes the experiences gained by foreign public archives in the online public access service of disaster information from the aspects of disaster information acquisition consciousness,resources construction scheme,guarantee of information acquisition,and sharing mechanism.

foreign comprehensive archives;disaster information;public access;online public access

劉彩云，貴州財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館工作人員，四川大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)碩士研究生，研究方向?yàn)楝F(xiàn)代文件管理與電子政務(wù)。