探析直管公房檔案管理存在的問題及對策

許傳平

吉林省通化市公有房屋安全維修中心

探析直管公房檔案管理存在的問題及對策

許傳平

吉林省通化市公有房屋安全維修中心

隨著改革的不斷深化，人們對檔案的認(rèn)識發(fā)生了很大的變化，直管公房檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化，從領(lǐng)導(dǎo)到檔案工作者，對直管公房檔案管理越來越重視，從過去的只有紙質(zhì)檔案到現(xiàn)在的電子檔案，可以說直管公房檔案得到了迅猛發(fā)展，本人在房產(chǎn)檔案崗位工作了十多年，有經(jīng)驗也有教訓(xùn)，下面我就直管公房檔案存在的問題以及如何應(yīng)對談一下自己的看法。

直管公房；檔案管理

1、當(dāng)前直管公房管理面臨的突出問題

1.1 傳統(tǒng)管理觀念落后，脫離市場經(jīng)濟規(guī)律

隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，社會主義市場經(jīng)濟體制發(fā)揮了超乎想象的爆發(fā)力，這是計劃經(jīng)濟時代所不能比擬的。而隨著計劃經(jīng)濟轉(zhuǎn)為市場經(jīng)濟，面對著住房制度的改革和住房保障制度的建立，直管公房的基本屬性也發(fā)生變化，可是我們的直管公房管理思路卻沒有太大的變化，依然在堅守著過去的傳統(tǒng)落后觀念，堅持著計劃經(jīng)濟時代落后的做法，和當(dāng)前社會主義市場經(jīng)濟規(guī)律相脫離，因此，在直管公房管理問題上邁向新時期的第一步便是對傳統(tǒng)落后的管理觀念進行更新。

1.2 直管公房收益旁落，管理秩序遭遇破壞

通常情況下，政府住宅類直管公房的租金與市場上其他房屋的租金相比有著較大的差距，而一些個人或者單位為了獲取不正當(dāng)利益，私自將直管公房轉(zhuǎn)租出去，從中賺取差價，從而使得直管公房成為了某些個人單位的斂財工具。同時，很多直管公房承租人租住了公房，就取得了長期“飯碗”，租賃關(guān)系成了“終身居住制”，老人逝世后，后代繼續(xù)住，甚至轉(zhuǎn)租出去，租住公房變成了增加收入的渠道。

1.3 直管公房面積萎縮，管理維護成本過高

當(dāng)前，隨著經(jīng)濟發(fā)展和城市化進程的加快，直管公房面積萎縮成為一個明顯的事實，而且這種趨勢還在不斷加快，突出的現(xiàn)象便是隨著市政建設(shè)的加快，很多位于老城區(qū)內(nèi)的直管公房大量被拆，承租戶在拆遷安置中獲利，公房管理部門利益卻無保障。加之近年來，原使用直管公房的部分企業(yè)進行股份制改造，直管公房也被列入改制資產(chǎn)而隨之出讓。直管公房賴以生存發(fā)展的資源逐步喪失，從而陷入捉襟見肘的困境。還有一個突出的現(xiàn)象便是直管公房的租金和市場租金差異過大，以租難以養(yǎng)維，再加上有很多直管公房都是老舊房屋，維修成本過高，當(dāng)前人工、物資等維修成本也在不斷攀升，給管理維護帶來了較大的難題。

2、如何做好直管公房的檔案管理

2.1 充分認(rèn)識直管公房檔案管理的重要性

直管公房檔案和房產(chǎn)一樣是國有財產(chǎn)，應(yīng)得的重視和保護，各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者必須重視直管公房的檔案管理工作，把檔案管理工作列入議事日程，充分發(fā)揮主觀能動性，使其完整、準(zhǔn)確、安全，并不斷更新檔案管理觀念，敢于探索和嘗試新的管理手段，使直管公房檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.2 建立健全直管公房檔案管理的各項規(guī)章制度

俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，規(guī)矩也就是規(guī)章制度，是各項事業(yè)成功的重要保障。直管公房檔案管理制度建設(shè)是直管公房檔案收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、按時歸檔的重要保證。

因此，要做好直管公房檔案管理必須建立健全各項規(guī)章制度，如直管公房檔案的收集制度、直管公房檔案的整理制度、直管公房檔案的歸檔制度、直管公房檔案查閱制度、檔案室安全制度、檔案管理人員崗位責(zé)任制、檔案管理人員培訓(xùn)制度等。

2.3 加強直管公房檔案的數(shù)字化工作

實現(xiàn)直管公房檔案數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的主要趨勢。由于這是一項技術(shù)活，管理人員需要事先做好材料調(diào)查和搜集，對房產(chǎn)檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內(nèi)容要精確簡潔，減去檔案中不必要的內(nèi)容。最后，必須保證檔案資料中內(nèi)容的清晰，排序也必須符合規(guī)定。數(shù)字化后，還應(yīng)對數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進行檢查，保證萬無一失。

2.4 實行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套并存

直管公房檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容，也是新的發(fā)展，但我們還有許多問題需要解決，如數(shù)字化檔案中信息歸納問題，檔案的執(zhí)行憑證問題，數(shù)字化檔案的安全訪問和安全管理問題，或者信息的規(guī)范化、存儲等方方面面的問題。所以，我們必須根據(jù)實際，在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，對檔案管理實行雙保險，就是在使用電子計算機保存的同時，還做好紙張檔案儲存，這樣就能保證直管公房檔案的安全可靠了。在現(xiàn)代化管理中，我們首先要做好數(shù)字化管理，建立相關(guān)的檔案信息搜索平臺，可以方便的搜索到信息。在直管公房檔案提供利用過程中，只要是關(guān)于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的，都應(yīng)使用電腦查看等科學(xué)技術(shù)，這樣也能減少檔案過多的與外界接觸，保證其安全。

2.5 加強前期資料的收集

根據(jù)我國相關(guān)法律，房產(chǎn)檔案必須是真實、準(zhǔn)確的，不得與事實相違背，如果直管公房檔案本身存在一些記錄錯誤或者其它誤差，那么檔案的法律效力就會大大降低，在發(fā)揮憑證作用的過程中就會出現(xiàn)證據(jù)錯誤和證據(jù)不足的問題。為了避免這一問題的發(fā)生，直管公房檔案必須做好事前控制，在檔案歸檔前，應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān)，一是加強文件資料審核的管理，相關(guān)人員在搜集資料時，一定要做到真實、完整，并保證所有資料都是合法有效的，只有做好資料的事前審查工作，才能為后期的檔案管理打下基礎(chǔ)；二是檔案資料移交的管理，這是檔案資料管理中最重要的環(huán)節(jié)，檔案在交接過程中，管理人員必須對檔案資料再一次進行檢查，如果發(fā)現(xiàn)錯誤或不足的資料文件，檔案管理人員可以拒收，但要說明原因，以便當(dāng)事人及時采取補救措施。

結(jié)束語：

綜上所述，加強在新時期直管公房的管理具有非常重要的現(xiàn)實意義，因此，在實踐中，一方面要求我們能夠緊跟時代的步伐，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的觀念，注重采用新的管理手段，另一方面需要我們將管理轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)職能，以更好地為廣大人民群眾服務(wù)，促進社會和諧，人民安居樂業(yè)，助力我國社會主義建設(shè)偉大目標(biāo)的早日實現(xiàn)。

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[3]林玲玲.探析直管公房檔案管理存在的問題及對策[J].科技致富向?qū)В?013，35：95.