基于供應鏈管理的高校辦公用品采購初探

唐于斯

【摘 要】隨著我國高校體制改革的逐步推進，高校管理工作既要兼顧效益，又要兼顧效率，將對高校采購工作提出更高的要求，本文以高校辦公用品采購管理工作為研究對象，闡述了基于供應鏈管理對高校采購工作進行分析，提出了提高高校采購管理工作效率的建議。

【關鍵詞】采購管理；供應鏈管理；高校采購；辦公用品采購

供應鏈管理是上世紀80年代在美國興起的一種有效的管理方法，至今已有30多年時間，并在企業(yè)管理中廣泛應用，取得了較好的經(jīng)濟效益。由于高校采購管理的特殊性，一直以來未能在高校采購中得以廣泛應用，但筆者認為，高校采購工作中某些領域是可以嘗試采用供應鏈管理的理念來實施的，有助于提高高校采購管理水平。

一、基于供應鏈管理辦公用品采購的意義

（一）有利于辦公用品提高采購數(shù)量和時間上的精確

供應鏈采購是一種基于需求的采購，需要多少就采購多少，什么時候需要就什么時候采購，并且采購回來的物品直接送到需求地點進行消費。[1]這樣可以減少貨物的倉儲成本，降低物品損耗，保證了物品的質(zhì)量，提高采購管理水平。在時間上，傳統(tǒng)采購也沒有在需要的時候采購，造成物品斷貨或庫存積壓的情況，會造高校采購效率的降低和成本的增加。所以實施了供應鏈管理的采購有利于高校在采購辦公用品時，對采購數(shù)量和時間上的準確把握。

（二）有利于提高高校辦公用品采購的效率

供應鏈采購是一種供應商主動型采購，供應鏈上需求者的需求信息隨時傳給供應商，使供應商能夠及時掌握用戶的需求信息，并根據(jù)用戶的需求狀況，變化趨勢，及時調(diào)整自己的生產(chǎn)計劃，補充貨物。[2]基于供應鏈管理，高校用戶的利益與供應商的利益成正比關系，他們是利益共同體，所以供應商所供應物品的及時性、準確性和可靠的質(zhì)量是有利于高校提高采購效率，降低采購成本，從而降低高校運營管理費用，所以供應鏈管理思想，需要進行信息共享，從而提高供應商的響應效率，也提高了高校采購效率。

（三）有利于高校與供應商實現(xiàn)供需雙方的雙贏

供應鏈采購是一種合作性采購，供需雙方的利益是相關的，供需雙方會在不同的角度相互配合，以提高采購的工作效率，降低采購成本，最好的保障供應，達到供需雙方的雙贏。[3]所以不僅能提高高校采購的效率，同時也有利于供應商合理規(guī)劃調(diào)配其貨源，保證高校對辦公用品的需求，提高供應效率，從而實現(xiàn)供需雙方的雙贏。

（四）有利于優(yōu)化高校內(nèi)部操作流程

因為供應鏈管理環(huán)境下的采購更加關注供應鏈整體運行效率的提高和成本的降低，所以往往需要高校改變自己原有的、不合理的內(nèi)部操作流程來適應整個供應鏈的運作，這就要求高校重新規(guī)劃其內(nèi)部操作流程，要求高校在采購管理方面能及時掌握供應商的相關信息和操作流程，以便保證整個供應鏈的高效運作，從而有利于優(yōu)化高校內(nèi)部操作流程，提高運作效率。

二、高校辦公用品采購中存在的問題

（一）辦公用品需求復雜多樣

隨著現(xiàn)代辦公用品越來越多樣，一方面提高了辦公效率，另一方面也為辦公用品的采購增加了難度。由于現(xiàn)在高校采購制度要求，越來越多的原來各個部門自行采購的辦公用品都需要集中采購，這樣就增加了集中采購的工作量；加之高校內(nèi)部部門較多，特別是一些綜合性大學，不僅采購量大，且部門與部門之間的需求品類也差異較大，這都會增加辦公用品采購的復雜性。

（二）各部門需求計劃性不強

由于需要集中采購，這就要求高校各部門在時間上需要有計劃性，但個別部門不按規(guī)定編報采購計劃，采購計劃中物資技術指標不能明確，比較含糊，給采購工作帶來困擾，一些工作程序預案形同虛設，采購規(guī)模小，數(shù)量少，頻率高，計劃期短，加大了采購成本，降低采購效率。

（三）供應商管理缺失

在傳統(tǒng)的高校采購過程中，高校一直將自己視為甲方，對供應商缺乏管理意識。即在供應商選擇方面過度強調(diào)價格而忽略服務，另外也缺少對供應商的過程監(jiān)控，同時缺乏對供應商的評估機制等，使得高校對供應商的了解不夠深入，這將勢必增加高校采購過程中的尋源成本，也很難找到適合高校自身的優(yōu)秀供應商進行長期合作，勢必會增加高校采購成本，降低采購效率。

（四）高校采購方式單一

現(xiàn)在大部分高校辦公用品采購中，選擇性招標是現(xiàn)在的主要方式，難以實現(xiàn)采購不同的物資使用不同的采購方式，而不能獲得質(zhì)優(yōu)價廉的產(chǎn)品。要實現(xiàn)高校采購利益最大化，服務滿意最大化，就必須針對高校辦公用品的需求，實時創(chuàng)新采購方式，提高采購效率。

（五）高校采購管理信息化程度低

目前很多高校都有自己的OA系統(tǒng)，推行無紙化辦公，提高管理效率。但在高校中真正推行有效的不多，更多的信息化系統(tǒng)的功能未能發(fā)揮出來。對呀高校采購來說，如果缺乏一個可靠的信息系統(tǒng)，采購人員難以查詢到相關商品歷史和市場信息，只能根據(jù)自己的經(jīng)驗和感覺辦事，容易造成價格失真，增加采購成本。沒有一個信息化程度高的信息系統(tǒng)，也會影響高校采購部門對學校所有采購物品的管理能力。

三、基于供應鏈管理提高高校辦公用品采購的建議

（一）實施分類采購

分類采購是根據(jù)物品的特性，把具有相似或相同特點的物品歸為一類，在采購時按照大類采購。由于高校內(nèi)部部門較多，各部門需求不一，存在較大差異，如果不實施分類采購，則會導致采購物品種類繁多，采購單位量較低，從而增加采購難度，增加采購成本和采購單價。如果在采購時，根據(jù)各部門提交的采購需求，再按照物品的相似性和特點進行歸類，按照大類進行采購，不僅可以降低采購成本，還可提高采購效率和談判議價的能力，從而降低單位采購成本，提高采購效率。

（二）選擇優(yōu)秀的供應商

優(yōu)秀的供應商即該供應商提供的物品質(zhì)量過關，沒有出現(xiàn)缺貨、斷貨的現(xiàn)象，并且能夠在規(guī)定的時間內(nèi)將所訂貨物送到目的地。優(yōu)秀的供應商對高校非常重要，只有供應商為高校提供優(yōu)質(zhì)、及時的貨源，高校才能夠保證正常的教學。選擇優(yōu)秀的供應商，有以下幾點要求：

（1）高品質(zhì)物品

物品質(zhì)量直接影響高校辦公、教學工作的順利開展，也是高校形象的保證。如果采購的物品存在較嚴重的質(zhì)量問題，將會直接影響行政人員的辦事效率，教師教學的質(zhì)量，更有甚者，會影響整個學校在同學和社會中的形象，所以高校在采購過程中，進行供應商選擇時，應對供應商提供物品質(zhì)量進行嚴格把控，保證供應物品的質(zhì)量。

（2）送貨準時

供應商配送物品的準時性是對供應商送貨時間上的要求。如果供應商送貨延遲，會影響到高校的正常運轉(zhuǎn)，直接影響高校的工作效率。相反，如果供應商送的物品提前到達，又會增加高校的庫存成本和物品損耗成本，同樣也會影響到高校的運營成本。所以供應商物品配送的準時性也是高校選擇供應商的關注點。

（3）貨源保證

①貨源充足保證了供貨的及時

如果供應商突然缺貨，高校又沒有該種物品的存貨，將會直接影響高校的正常運行。如果該種物品屬于辦公、教學的易耗品，缺貨不但影響高校運行效率，還會受到學生和教師的抱怨。擁有貨源充足的供應商，高校不會為物品的缺貨而增加高校的工作量，則不會因此增加高校的運行成本。

②貨源充足保證了訂貨數(shù)量的柔性

如果供應商貨源充足，高校則可以根據(jù)經(jīng)濟批量原則來確定單次采購量，如果供應商貨源不能保證，高校則會增加單次采購數(shù)量，訂貨數(shù)量將受到一定限制，缺乏柔性。所以在選擇優(yōu)秀供應商時，也需要考慮貨源的充足性。

（三）與供應商建立長期合作伙伴關系

與供應商建立長期的合作關系，有利于高校與供應商間的共同發(fā)展。良好的合作關系必須得到供應商和學校管理層的支持，要做到雙方之間的緊密合作，可以從以下幾個方面入手：

（1）高校和供應商可進行有關成本、作業(yè)計劃、質(zhì)量控制信息的交流和溝通，保持信息的一致性和準確性，通過提供信息反饋和教育培訓，促進供應商質(zhì)量改善和質(zhì)量的保證。通過交流和改進，還可以降低物品的生產(chǎn)成本和物流成本，通過降低成本使雙方獲得更多的利益。只有雙方的利益得到共同的增加，雙方之間的合作才能更加長遠。有了長遠的合作，才有利于雙方的長期發(fā)展。

（2）協(xié)調(diào)供應商的計劃。一個供應商也會同時為多個用戶供貨，在資源有限的情況下必然會造成多方需求爭奪供應商資源的局面。在這種情況下，高校應該改變原有慣性思維模式，應主動參與供應商的協(xié)調(diào)計劃。

應特別值得關注的事，要想維持長期的合作伙伴關系，相互間的信任是必不可少的。只有相互信任，雙方才能共同找到解決問題和分歧的方法，而不是重新尋找新的合作伙伴。相互信任比事先預測、依靠權威或進行談判等手段能更好地減少合作伙伴間的復雜性與不確定性，并能因此大大改善雙方的合作績效。

（四）實施JIT采購

JIT采購即準時采購。實施準時制采購，要做到：第一、選擇最佳的供應商，并對供應商進行有效的管理。第二、加強高校與供應商之間的緊密合作。第三、做好采購進程控制。

要做到以上三點，首先要有高素質(zhì)的采購團隊。團隊的成員不僅要對準時化采購管理有充分的認識和了解，同時還要對供應商進行評價，包括對供應商的信譽及能力等，并能與供應商談判簽訂有效的準時化訂貨合同，以保證準時采購的執(zhí)行。

其次，精選少數(shù)供應商建立伙伴關系。供應商的數(shù)量不在多，而在精。選擇供應商應考慮：產(chǎn)品質(zhì)量、供貨情況、應變能力、地理位置、企業(yè)規(guī)模、財務狀況、技術能力、價格與其他供應商的可替代性等。

第三，正確評價供應商，對供應商進行考核，將符合要求的供應商發(fā)放簽證，不符合要求的予以刪除，優(yōu)化供應商結(jié)構，逐步與供應商建立長期合作伙伴關系。

（五）加強供應鏈上的資源共享

實行高校與供應商之間的資源共享，有助于供應商了解高校物品使用和需求，制定自己的生產(chǎn)計劃。高校將自己的物品使用情況與供應商共享，供應商就會根據(jù)高校使用的情況制定生產(chǎn)計劃，以應對高校不同的需求。在高校各部門需求變動情況下，供應商能及時了解到這些信息，使供應商能夠提早做一些預測，不僅保證了高校能夠隨時訂到自己所需的物品，提高自己的采購效率，降低高校運行成本，也使供應商獲得更多的利益。

四、結(jié)論

在供應鏈管理環(huán)境下，需要運用現(xiàn)代的管理思想和方法，綜合利用供應鏈各環(huán)節(jié)中的力量，整合開發(fā)供應鏈各環(huán)節(jié)的資源；才能夠是物流采購過程中降低成本，才能夠為高校帶來更多的經(jīng)濟利益和社會價值。

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