市場經(jīng)濟下辦公室職能作用的提升＊

□ 李 芳

市場經(jīng)濟下辦公室職能作用的提升＊

□ 李 芳

（江蘇旅游職業(yè)學(xué)院，江蘇 揚州 225009）

市場經(jīng)濟下提升辦公室職能作用關(guān)系著企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，針對辦公室職能作用中的問題，從創(chuàng)新提效率、管理樹形象、完善激勵制度三個方面提出解決策略。

辦公室職能；作用提升

辦公室是企業(yè)、機構(gòu)的核心部門之一，就像企業(yè)、機構(gòu)的大腦，承擔(dān)著接收信息、處理信息、執(zhí)行決策等等重要任務(wù)，還肩負(fù)著企業(yè)、機構(gòu)對內(nèi)、對外的協(xié)調(diào)工作，因此，企業(yè)的生存和發(fā)展必須依賴辦公室職能作用的有效發(fā)揮，特別是在市場經(jīng)濟下企業(yè)的辦公室資源更要得到有效的開發(fā)和利用，大力提升其職能，只有這樣才能為企業(yè)在競爭激烈的環(huán)境中謀求更好地發(fā)展和壯大途徑。

一、市場經(jīng)濟下辦公室的職能分析

市場經(jīng)濟形勢下，辦公室職能發(fā)生了很大變化，其責(zé)任更加重大，任務(wù)更加艱巨。首先，辦公室是一個綜合工作部門，它要更好地肩負(fù)起上傳下達(dá)的責(zé)任，對下聯(lián)系群眾，對上能給企業(yè)高層提出真實的、可靠的、有效的建議和意見，以促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。其次，辦公室是企業(yè)的對外窗口，代表著企業(yè)的形象。因此，辦公室不僅要協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)部的各個部門之間的工作，使其更好地合作，促進(jìn)企業(yè)整體管理效益的提高。還要樹立企業(yè)對外的良好形象，協(xié)調(diào)好企業(yè)與外界的工作關(guān)系及負(fù)責(zé)好企業(yè)的策劃、宣傳等工作。再次，辦公室是企業(yè)文化產(chǎn)生和傳播的重要部門，企業(yè)文化又承載著企業(yè)的精神財富，因此辦公室有責(zé)任維護和創(chuàng)造企業(yè)文化，使企業(yè)員工更好地團結(jié)起來，更大地發(fā)揮其能力。所以，市場經(jīng)濟下辦公室職能的提升，首先要提升辦公室人員的綜合素質(zhì)，使其更好地為企業(yè)、為員工服務(wù)。第一，注重引導(dǎo)辦公室人員主動學(xué)習(xí)，積極充電。學(xué)政治、學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)，以便在工作中能夠抓住重點，提高辦公室人員解決問題的效率。第二，重視辦公室人員綜合品質(zhì)的提升。市場經(jīng)濟下，辦公室人員要有高尚的品質(zhì)，才能充分地發(fā)揮辦公室職能。例如，辦公室人員要虛心，只有虛心學(xué)習(xí)、虛心求實，才能適應(yīng)不斷變化的經(jīng)濟市場，對獲得的各類信息進(jìn)行準(zhǔn)確的判斷、篩選，并提出有效的解決方案，更好地為企業(yè)解決問題，贏得發(fā)展機遇。又如，辦公室人員要團結(jié)友愛，具有合作精神。辦公室一旦不團結(jié)，企業(yè)的各種工作、業(yè)務(wù)就會受到影響。例如，上級命令不能很好地傳達(dá)和執(zhí)行；廣大員工的意見不能及時地反應(yīng)、處理，以致拖延、積累成更大的麻煩?？傊?，市場經(jīng)濟下辦公室職能的提升需要辦公室人員具有更高尚的品質(zhì)，虛心、求實、謹(jǐn)慎、團結(jié)、謙遜、無私。第三，辦公室職能作用的提升要注重員工綜合能力的提升，在市場經(jīng)濟下，企業(yè)面對很多新的機遇和挑戰(zhàn)，這就需要辦公室人員有很強的溝通能力、協(xié)調(diào)能力、文字能力和語言表達(dá)能力，這些都是做好辦公室工作的根本。此外，企業(yè)相關(guān)的規(guī)章制度及這些制度的執(zhí)行等等也影響著辦公室職能作用的提升。

二、當(dāng)前辦公室職能作用發(fā)揮的現(xiàn)狀

1．工作效率不高。工作效率不高是當(dāng)前辦公室職能提升面臨的最大問題，可分兩種情況，一種情況是工作人員綜合素質(zhì)、綜合能力不足，辦公室工作大多時候在執(zhí)行命令、交換信息，對于信息的處理能力較差，不能在企業(yè)面臨決策出給出恰當(dāng)?shù)?、正確的建議。用通俗一點說，辦公室就像一個“小媳婦”，成為一兩個高層的附屬品，聽話干活，活干的好壞都無關(guān)緊要，責(zé)任能推脫就推脫，工作能干多少就干多少，這種情況下辦公室就如同虛設(shè)，辦公室的職能作用難以更好地發(fā)揮。另一種情況是辦公室的“能人”太多，有時間“互掐”，沒時間“真干”，這種現(xiàn)象在市場經(jīng)濟體制下的辦公室非常常見，在某些時候能夠激發(fā)辦公室員工的潛能，但同時也影響到了辦公室人員的工作效率，不利于辦公室職能作用的提升。

2．服務(wù)理念欠缺。辦公室是個特殊的部門，發(fā)展至今很多人還認(rèn)為它是企業(yè)的“清閑衙門”，辦公室一些人員缺少服務(wù)精神，總是坐等事情找上門，而不主動的把問題處理在萌芽階段。例如，企業(yè)的一些報表需要辦公室及時地統(tǒng)計、分析、匯總，如果負(fù)責(zé)這個工作的人員拖拖拉拉，認(rèn)為這是其他部門的事，每天都等著別人把所有的材料、文件送過來，自己再送出去，那么這些材料、文件所包含的信息數(shù)據(jù)就很難被有效利用，辦公室的職能作用并不能發(fā)揮到最好。又如，在處理一些事件上，辦公室人員缺少主動性，缺少主動尋找解決問題的責(zé)任心和熱情，那么事件的處理結(jié)果可能會受到影響，看似解決了，實際上并沒有最大限度維護企業(yè)的利益，也沒有最好地為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展考慮。這些都是傳統(tǒng)的工作理念帶來的負(fù)面的影響，很不利于企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新，也不利于辦公室職能作用的發(fā)揮和提升。

3．激勵制度不完善。激勵體制的不完善會影響到員工為企業(yè)服務(wù)的積極性，會導(dǎo)致其消極怠工，甚至產(chǎn)生對企業(yè)的仇視心理。辦公室是企業(yè)員工激勵體制的建設(shè)者、參與者和建議者，但他們也是企業(yè)的員工，如何協(xié)調(diào)好辦公室員工的獎懲制度，是當(dāng)前提升辦公室職能作用的關(guān)鍵。目前大多數(shù)企業(yè)面臨的問題就是對辦公室激勵制度的忽視或放縱。忽視導(dǎo)致的結(jié)果就是辦公室人員“沒干勁”，反正做事做好做壞一樣，何必那么費力，還容易得罪人，這就使一些人在處理事情上不積極、不主動，能拖就拖，能不干就不干。放縱導(dǎo)致的結(jié)果一樣嚴(yán)重，過于放縱的辦公室管理體制會讓員工覺得自己這樣做已經(jīng)很好了，抹殺了他們進(jìn)步的欲望和決心，辦公室人員的綜合素質(zhì)難以提升，辦公室職能作用的發(fā)揮就難以提升。同時，也可能導(dǎo)致辦公室人員工作狀態(tài)松散、紀(jì)律不嚴(yán)明、工作生活狀態(tài)懶散，這樣的員工怎么全心全意為企業(yè)工作，有怎能發(fā)揮他們的最大能力把事做好。因此，完善的激勵制度對于辦公室職能作用的提升一樣有著非常關(guān)鍵的影響。

三、市場經(jīng)濟下提高辦公室職能作用的策略

1．勇于創(chuàng)新，提高工作效率

創(chuàng)新是市場經(jīng)濟對企業(yè)的最基本要求，辦公室工作是企業(yè)工作的核心之一、重點之一，培養(yǎng)辦公室人員的創(chuàng)新精神是很有必要的。在市場經(jīng)濟形勢下提升辦公室職能的作用，一方面，要樹立辦公室人員的創(chuàng)新思想，增強他們的開拓進(jìn)取精神和服務(wù)精神。例如，在事情的處理上，我們通常是這樣做的，能不能有更好的方法，提出意見，討論、總結(jié)、反應(yīng)給高層，這將大大的提高辦公室工作的效益。社會在發(fā)展，市場經(jīng)濟也在不斷的變化，沒有創(chuàng)新意識那是不行的。例如，隨著電子商務(wù)的發(fā)展，辦公室對工作人員的各方面要求都在不斷提高，這種情況下，如果缺少創(chuàng)新意識，堅持原有的、固定的工作模式，工作效率怎么能提高。因此，市場經(jīng)濟下要重視員工創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，以便提升辦公室職能工作。另一方面，要注重辦公室工作過程創(chuàng)新方法的應(yīng)用。例如文件的起草，在動筆前我們不僅要對相關(guān)的資料進(jìn)行詳細(xì)的研究，還應(yīng)深入基層，對相關(guān)的事件進(jìn)行真實的體驗，與基層工作人員交換意見，這樣在文件起草過程中才能把問題看得更透徹、更明白，為企業(yè)高層提出更有價值的建議和意見?？傊?，經(jīng)濟市場下，辦公室工作不能按部就班，要不斷地創(chuàng)新和改進(jìn)，這樣才有利于辦公室職能作用的提升。

2．加強管理，樹立良好形象

辦公室管理是一門非常深奧的學(xué)問，在辦公室管理中一方面要培養(yǎng)員工的創(chuàng)新精神，另一方面又要引導(dǎo)員工繼承和發(fā)揚企業(yè)的優(yōu)秀文化；一方面要培養(yǎng)員工的開拓進(jìn)取精神，另一方面又要引導(dǎo)員工實事求是、虛心謹(jǐn)慎；一方面要培養(yǎng)員工果斷利落的處事精神，另一方面又要養(yǎng)成員工的服務(wù)精神。這就說明了一點，辦公室管理要適度，要有質(zhì)量。在辦公室工作實踐中，辦公室人員是企業(yè)一些制度決策制定的參與者和執(zhí)行者，同時也是企業(yè)規(guī)章制度所要約束的一個群體，要讓辦公室員工認(rèn)識到他們并沒有“特權(quán)”，和其他員工一樣都是企業(yè)的“主人翁”和“奉獻(xiàn)者”，他們也必須遵循企業(yè)優(yōu)勝劣汰的人才選拔制度，以此激發(fā)其潛力，使其忠心的、全心全意的為企業(yè)服務(wù)。同時，也要讓他們認(rèn)識到辦公室工作的重要性，激發(fā)他們的責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神。在管理中，要循序善誘，不斷地完善管理的方法和制度，使辦公室人員能夠主動地配合管理，樹立良好的企業(yè)形象，再以企業(yè)的良好形象影響自身、激勵自己，不斷地提高自己的學(xué)習(xí)能力、綜合素養(yǎng)和個人品質(zhì)，使辦公室職能作用的發(fā)揮有個新的高度。

3．完善辦公室工作激勵制度

辦公室激勵制度制定的目的就是提高員工的綜合素質(zhì)、綜合能力，培養(yǎng)他們的學(xué)習(xí)意識、優(yōu)秀品質(zhì)及綜合素養(yǎng)。因此，辦公室工作激勵制度的完善不僅是制定有效的規(guī)章制度，還要有可行的執(zhí)行方案。市場經(jīng)濟下提升辦公室職能作用就需要提高辦公室人員的工作狀態(tài)，提高他們的工作效率，提高他們的服務(wù)精神、創(chuàng)新精神等等。因此，辦公室工作激勵制度，首先，要讓辦公室人員認(rèn)清自己的崗位性質(zhì)，實行競聘上崗制度，對于企業(yè)而言每一個崗位都需要最優(yōu)秀的人才，對于人才而言，企業(yè)的崗位總有適合你的，不一定是辦公室，以此激勵辦公室人員更加奮進(jìn)，不斷地提升個人的工作主動性和工作能力，以便提升辦公室辦公的綜合水平，提升辦公室的職能作用。其次，重視辦公室各個崗位的業(yè)務(wù)考核，辦公室工作不是聊天、喝茶，也不是搶著去做別人的事，把自己該干的事扔到一邊。這就要求辦公室管理過程中明確辦公室各崗位的崗位職責(zé)，在辦公室激勵制度實施中注重對崗位工作能力和員工協(xié)作能力的考核，以此激發(fā)員工的潛力，使其更好地在自己的崗位上放光發(fā)熱，為企業(yè)、為員工多做貢獻(xiàn)。再次，采取優(yōu)勝劣汰制度，提高辦公室人員的危機意識和責(zé)任感，使其勇于承擔(dān)責(zé)任，積極履行職責(zé)。例如，員工的福利待遇管理中往往會出現(xiàn)各種各樣的問題，作為辦公室相關(guān)人員應(yīng)積極地了解現(xiàn)實情況，及時地協(xié)調(diào)員工之間的矛盾，并發(fā)現(xiàn)和處理可能存在的隱患，這就是盡職盡責(zé)。在這種積極的心態(tài)下，辦公室職能作用也能更好地發(fā)揮。第四，所謂激勵制度，不僅有罰，還要有獎，對于辦公室人員的管理單憑一些規(guī)章制度、條條框框是不夠的，還要注重對辦公室人員的引導(dǎo)，利用物質(zhì)獎勵和精神獎勵引導(dǎo)其自覺、自省，能夠積極地參與辦公室的相關(guān)培訓(xùn)，不斷地提高個人的綜合素質(zhì)和能力，這樣才是辦公室職能作用穩(wěn)定、持續(xù)提升的有效策略。

［1］高海燕，試論市場經(jīng)濟下辦公室職能作用的加強［J］，中國商貿(mào)，2015（4）：22－23．

［2］劉靜焱，卞國東，新形式下國有企業(yè)辦公室職能管理淺議［J］，改革與開放，2017（3）：118－119．

［3］劉延松，淺析辦公室職能作用的有效發(fā)揮［J］，辦公室業(yè)務(wù)，2012（A8）：89－90．

［4］任獻(xiàn)策，做好謀劃工作充分發(fā)揮辦公室職能作用［J］，辦公室業(yè)務(wù)，2014（1S）：7－8．

［5］趙敏靜，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室職能作用努力開創(chuàng)新常態(tài)下科普工作新局面［J］，科技創(chuàng)新與品牌，2016（1）：75－76．

C931．4

A

1008－4614－（2017）05－0041－03

2017－9－21

李芳 （1982— ），女，江蘇淮安人，碩士，江蘇旅游職業(yè)學(xué)院講師，研究方向：秘書、文檔管理。