高職院校低值易耗品采購的科學(xué)管理＊

□ 林選煌

高職院校低值易耗品采購的科學(xué)管理＊

□ 林選煌

（黎明職業(yè)大學(xué)，福建 泉州 362000）

低值易耗品有專屬于自身的特點(diǎn)，像種類繁多、單價(jià)不高、總的應(yīng)用量較大等等。研究高職院校低值易耗品采購的重要性，并指出在理念、流程、信息、人員、監(jiān)督等諸多方面存在的問題，給出相應(yīng)的解決策略。

高職院校；低值易耗品；采購；科學(xué)管理

低值易耗品指的是在應(yīng)用過程中容易消耗，而且難以用固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)來衡量的物品，通常它們的單價(jià)不足千元，且使用年限較短。這部分用品的管理因?yàn)閱蝺r(jià)較低，而且采購程序相對簡便，一般來講都是高職院校資產(chǎn)管理過程中的薄弱環(huán)節(jié)，可是如果把握不善，亦極易造成總價(jià)值的無謂消耗。所以針對低值易耗品采購進(jìn)行系統(tǒng)管理，應(yīng)當(dāng)成為提升高職院校管理能力，避免財(cái)產(chǎn)浪費(fèi)的一項(xiàng)關(guān)鍵性措施。

一、高職院校低值易耗品采購管理優(yōu)化必要性

對于高職院校而言，低值易耗品采購管理優(yōu)化有下述幾方面益處。（1）提升物資利用率。高職院校低值易耗品有較大的使用量，其中一個(gè)重要原因在于采購和需求相脫離，從而造成無謂的浪費(fèi)。而合理的采購管理方案，能夠提升這部分用品的使用效率，避免浪費(fèi)情況的過多出現(xiàn)，培養(yǎng)師生的良好應(yīng)用習(xí)慣，同時(shí)亦將反映出院校管理水平的進(jìn)步。（2）確保教學(xué)工作開展。高職院校的低值易耗品在數(shù)量需求上很大，而且所涉及的品種很多、范圍較廣，在采購周期上又相對較短，有較強(qiáng)的變化可能性。而具體教學(xué)科研過程中，它們又存在使用參與人員眾多、損壞可能性突出、易于遺漏丟失等問題。由此造成了常購常損的情況發(fā)生，影響到正常教學(xué)工作。因此，對這部分用品加以精細(xì)化管理，尤其是增加采購環(huán)節(jié)的管理力度，將會讓物品補(bǔ)充得到保證，物品與需求的匹配度變得更高，為教學(xué)工作完善提供必要基礎(chǔ)。（3）避免經(jīng)濟(jì)腐敗行為。在物品采購過程中，經(jīng)濟(jì)腐敗行為屢有出現(xiàn)，而因?yàn)楝F(xiàn)代化辦公方式的推動，低值易耗品有越來越大的應(yīng)用空間，其采購過程中的徇私舞弊問題如果不加制止，會對高職院校的資源造成極大損害。利用管理方式的優(yōu)化，可以形成規(guī)范、公開的采購制度，保證腐敗行為不再出現(xiàn)。

二、高職院校低值易耗品采購管理的突出問題

通過分析高職院校在低值易耗品采購方面的實(shí)際情況，可以發(fā)現(xiàn)存在理念、流程、信息、人員及監(jiān)督幾個(gè)方面的突出問題。

1．理念上不夠重視?，F(xiàn)今的高職院校在進(jìn)行資產(chǎn)管理時(shí)，往往過于關(guān)注固定資產(chǎn)方面的管理，卻明顯未能注意到低值易耗品的問題。由于固定資產(chǎn)都是單獨(dú)一件即有很高價(jià)值，一次性采購成本突出，亦兼之其往往代表了教學(xué)與科研方面的軟實(shí)力，受到校方與上級的普遍關(guān)注，因此在采購上反而不容易出現(xiàn)問題。相比較來說，低值易耗品則因?yàn)閱蝺r(jià)不高不受重視，而其快速消耗、種類繁多的問題就會被校方管理者所忽視。在這種理念的催生下，相關(guān)人員的管理意識弱化，采購比較隨意，很多高職院校依然利用原始的分散購買形式，使下屬單位分別采購，增加了采購成本，導(dǎo)致了質(zhì)量上的不統(tǒng)一、不如意。

2．流程上不夠規(guī)范。長期以來，高職院校對低值易耗品采購流程疏于管理，很多物品的采購都處在會計(jì)核算還有審計(jì)管理的視野之外，造成了具體管理過程中的漏洞百出，如在購置時(shí)用次品充代良品、虛高價(jià)格等。同時(shí)對于這部分用品在采購以后的具體流向可管可不管，后期領(lǐng)用與維修處在混亂狀態(tài)，由于此種流程管理的松懈問題，造成了資源的浪費(fèi)和流失。

3．信息管理不先進(jìn)。很多高職院校在進(jìn)行低值易耗品采購管理過程中，管理模式失之于簡單化，有些依然利用單版機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，極端者還在采取手工記錄的形式。由最初的采購申報(bào)，到后期的匯總存量物品等，過程太過繁瑣，耗費(fèi)的時(shí)間較多，這就必然導(dǎo)致采購和應(yīng)用兩個(gè)方面的不相統(tǒng)一，無法隨時(shí)滿足院校內(nèi)部的教學(xué)與科研需求。與此同時(shí)，這種類似于賬薄的管理手段，在后期查詢、統(tǒng)計(jì)時(shí)非常麻煩，不但易于導(dǎo)致錯(cuò)誤，而且時(shí)間和精力的耗費(fèi)也足以引起警示。

4．人員能力不專業(yè)。因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)思維習(xí)慣的固化影響，很多低職易耗品采購管理具體工作依然處在初級發(fā)展階段，人員所要做的工作內(nèi)容瑣碎、工作環(huán)境不夠理想，工作人員自身被視如一般的體力勞動者。他們在學(xué)歷、專業(yè)技能、年齡、職務(wù)安排方面都有結(jié)構(gòu)不盡如人意之處。特別是校方?jīng)]能注意到激勵(lì)機(jī)制的引入，使得很多專職人員對這項(xiàng)工作不夠滿意，積極性差。

5．監(jiān)督機(jī)制不完善?，F(xiàn)今的高職院校在進(jìn)行低值易耗品采購制度管理方面的努力程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，無論是事前安排，還是事中監(jiān)督，或者是事后的追查，都缺少必要的機(jī)制手段。像采購入口切入、過程登記、損壞賠償?shù)确矫?，均無法在系統(tǒng)管理機(jī)制內(nèi)找到解決方案。有些監(jiān)督流于形式，漏洞較多，像那種部門自行采購，采購時(shí)隨報(bào)隨銷的做法，便過于隨意。

三、高職院校低值易耗品采購管理的解決途徑

（一）優(yōu)化管理理念

從本質(zhì)上講，低值易耗品和高職院校的其他固定資產(chǎn)一樣，皆屬于教學(xué)研究的重要組成部分，在管理理念上予以優(yōu)化，可以促進(jìn)這部分用品的采購失誤與應(yīng)用浪費(fèi)問題發(fā)生，對于節(jié)約本校資金、減少教學(xué)成本有極大幫助，會最終帶動高職院校的良性發(fā)展。因此若想從基礎(chǔ)上變革輕視此一環(huán)節(jié)的情況，即需要努力提升管理者及相關(guān)部門的思維意識，將其視為一項(xiàng)重要工作來做，否則所有的行為優(yōu)化計(jì)劃皆屬空談。在此基礎(chǔ)上，高職院校要做好用品采購的全程制度優(yōu)化，對于采購計(jì)劃安排、采購過程統(tǒng)籌、入庫合理登記等項(xiàng)內(nèi)容給予精細(xì)化管理，同時(shí)要保證管理內(nèi)容的簡要清晰，方便具體人員的操作。

（二）規(guī)范采購流程

對于采購低值易耗品而言，不同高職院校所應(yīng)用的采購流程是存在或多或少差別的，主要包括下述兩種。

1．招標(biāo)采購與詢價(jià)采購兩取其一，這和政府集中采購有相類似之處，首先對欲行采購的物品種類、數(shù)量、規(guī)格等加以了解，邀請多家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，再借助詢價(jià)或者招標(biāo)的辦法，最終確定供貨渠道。對于這種方式來說，其全程需要有院校內(nèi)部的相關(guān)部門相配合，像資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門、用品需求部門等等，同時(shí)要符合公平、公正、公開的原則。

2．審批采購，當(dāng)存在下述幾種情況時(shí)，有些院校采取了審批采購的辦法，一是數(shù)量需求不多，二是專用物品，三是急需物品，可以采取部門申請、財(cái)務(wù)審核加領(lǐng)導(dǎo)審批的流程加以采購。該形式有較大的自由發(fā)揮空間，采購隨意性很強(qiáng)，同時(shí)流程監(jiān)督難度很大，所以采購過程中，需要和市場價(jià)格加以認(rèn)真對比，利用多人共同采購、相互制約的辦法進(jìn)行。

不管借助何種采購辦法，都要求考慮到實(shí)際情況，積極避免漏洞出現(xiàn)的可能性。其中制定倡導(dǎo)節(jié)約的采購預(yù)算，是避免浪費(fèi)及資產(chǎn)流失的前提條件，一定要嚴(yán)格遵循既定教學(xué)計(jì)劃及科研要求，按照用多和采購多少的原則實(shí)施，同時(shí)強(qiáng)化事前、事中以及事后多個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督。

（三）提倡信息管理

國家倡導(dǎo)的“互聯(lián)網(wǎng)＋”時(shí)代的來臨，高職院校的各項(xiàng)工作皆已經(jīng)步入到信息化管理的層面，這是一種必然的發(fā)展趨勢，其中低值易耗品的采購管理亦須以網(wǎng)絡(luò)化為契機(jī)，做出相應(yīng)的調(diào)整變革。在具體實(shí)施過程中，借助優(yōu)勢化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，再加上先進(jìn)的管理模式應(yīng)用，使二者達(dá)到有機(jī)結(jié)合效果，搭建形成規(guī)范化的網(wǎng)絡(luò)空間，能夠產(chǎn)生對高職院校內(nèi)部各個(gè)部門全部低值易耗品的信息化綜合管理效果，形成低值易耗品采購數(shù)據(jù)庫。該管理系統(tǒng)通常包含下述幾大功能模塊。

1．系統(tǒng)配置及管理應(yīng)用模塊，里面涵蓋了系統(tǒng)應(yīng)用者的基礎(chǔ)信息，以及角色管理的內(nèi)容、權(quán)限、采購數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出細(xì)節(jié)等。2．采購業(yè)務(wù)的具體處理模塊，里面涵蓋了院校各個(gè)部門的采購計(jì)劃安排，上級有關(guān)部門的信息審核，以及采購需求的發(fā)出信息等。3．采購信息綜合統(tǒng)計(jì)與查詢平臺，里面涵蓋了低值易耗品存量，采購后的領(lǐng)用信息，還有供應(yīng)商的實(shí)時(shí)報(bào)價(jià)等項(xiàng)內(nèi)容。

總而言之，這種基于先進(jìn)信息技術(shù)手段進(jìn)行管理的方法，不但可以達(dá)到對低值易耗品的采購全程分析，同時(shí)避免了采購時(shí)的漏洞和空白發(fā)生可能性，為節(jié)約資源提供了寶貴的實(shí)施平臺。

（四）關(guān)注專業(yè)培訓(xùn)

國家有關(guān)部門對高職院校持續(xù)性的投入增加，學(xué)生面臨越來越豐富的實(shí)習(xí)和實(shí)訓(xùn)機(jī)會，不同專業(yè)也因此增加了教學(xué)與科研的低值易耗品應(yīng)用數(shù)量及種類，相關(guān)管理者所面臨的采購管理任務(wù)無疑日漸繁重。在這種情況下，若想達(dá)到理想的科學(xué)管理效果，就一定要保證管理者具務(wù)足夠的專業(yè)技術(shù)水平，以及更強(qiáng)的綜合應(yīng)用能力。因此，高職院校需要充分創(chuàng)造各種條件，給管理者提供學(xué)習(xí)與自我學(xué)習(xí)的機(jī)會，使之努力提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)。為此，各高職院校一方面需要注意到增進(jìn)交流溝通的必要性，使院校間得以互通有無、相互學(xué)習(xí)，持續(xù)性提升采購管理者的業(yè)務(wù)技能，另一方面，還需要在培訓(xùn)方面做足功夫，既使有關(guān)專業(yè)的人才投入到管理崗位中來，增加管理人才基礎(chǔ)素質(zhì)，也要按照低值易耗品采購管理的實(shí)際情況，找準(zhǔn)突破口，給予其科學(xué)且行之有效的培訓(xùn)。

（五）做好監(jiān)督管理

高職院校的各個(gè)部門需要定期對本部門所管理的低值易耗品加以摸排，明確基本使用情況及庫存情況，使得內(nèi)部控制從具體部門開始落實(shí)。另外，院校整體亦應(yīng)在一定時(shí)間內(nèi)做出全面清查行動，對賬目和物品認(rèn)真核實(shí)，保證賬實(shí)相符。無論是盈與虧，皆需要如實(shí)做好記錄，填寫清單，說明出現(xiàn)這些情況的原因，并依校方管理規(guī)定給予處理。與此同時(shí)，高職院校管理部門還要在采購原始憑證方面做好審核管理，保證采購計(jì)劃的提出、落實(shí)、入庫、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)均處在有效控制之內(nèi)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都能得到科學(xué)合理的監(jiān)督。

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F234．9

A

1008－4614－（2017）05－0032－03

2017－9－21

林選煌（1967— ），男 ，福建泉州人，供職于福建省黎明職業(yè)大學(xué)，研究方向 ：高校后勤管理。