淺談高校報(bào)銷方式的革新

楊薇

摘要：報(bào)銷難已經(jīng)成為很多高校普遍存在的問(wèn)題，引起各方的不滿和矛盾的激化。本文將著重談一談傳統(tǒng)面對(duì)面報(bào)銷的劣勢(shì)、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)較傳統(tǒng)報(bào)銷方式的優(yōu)勢(shì)以及實(shí)施過(guò)程中可能遇到的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)。

關(guān)鍵詞：高校；傳統(tǒng)面對(duì)面報(bào)銷；網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）031-000-01

由于現(xiàn)在高?？蒲薪?jīng)費(fèi)的多樣化和“報(bào)賬難”現(xiàn)象日趨嚴(yán)重等原因，傳統(tǒng)面對(duì)面報(bào)銷方式已經(jīng)很難滿足各方的需求。各個(gè)高校紛紛采取措施，有的實(shí)行叫號(hào)機(jī)制，有的實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷，有的采取網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的運(yùn)用勢(shì)在必行，從根本上解決了傳統(tǒng)面對(duì)面報(bào)銷方式的缺陷。下面將要詳細(xì)談一談傳統(tǒng)面對(duì)面報(bào)銷的劣勢(shì)、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)和傳統(tǒng)報(bào)銷方式相比的優(yōu)勢(shì)和實(shí)施過(guò)程中可能遇到的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)。

一、傳統(tǒng)面對(duì)面報(bào)銷的劣勢(shì)

1.等待時(shí)間長(zhǎng)、報(bào)賬人員和財(cái)務(wù)人員矛盾激化

大部分高校教師通常精力放在教學(xué)、科研上，很難抽出時(shí)間去學(xué)習(xí)報(bào)銷制度，處理瑣碎的報(bào)銷事宜。由于報(bào)賬人員會(huì)計(jì)知識(shí)的匱乏和對(duì)會(huì)計(jì)制度的不了解，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)手續(xù)不全，不符合要求不能報(bào)銷的情況，這時(shí)候就容易出現(xiàn)報(bào)賬人員和財(cái)務(wù)人員的矛盾。并且在課題經(jīng)費(fèi)結(jié)題或者年前等特殊時(shí)間段都容易出現(xiàn)排長(zhǎng)龍的局面。

2.領(lǐng)導(dǎo)審批的時(shí)間和空間限制

由于領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，出差、會(huì)議較多，加之報(bào)賬人員如果對(duì)審批流程不熟悉，傳統(tǒng)的簽名審批需要報(bào)賬人員在不同分管領(lǐng)導(dǎo)處來(lái)回奔波。從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的角度，同樣大量耗費(fèi)審批人的工作時(shí)間。一旦領(lǐng)導(dǎo)出差，會(huì)出現(xiàn)無(wú)法審批的情況，不利于處理緊急情況。

3.高負(fù)荷工作影響財(cái)務(wù)人員工作效率

高校財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)量大、高強(qiáng)度工作。尤其面對(duì)排長(zhǎng)龍的環(huán)境和報(bào)賬人員不理解的情況下，心理承受巨大的壓力。財(cái)務(wù)人員根據(jù)會(huì)計(jì)制度和學(xué)校報(bào)銷制度審核原始資料，不符合的情況下退回，容易產(chǎn)生沖突。在這種環(huán)境下工作，出錯(cuò)的幾率較大。

4.原始票據(jù)、附件歸檔后不易查閱

內(nèi)外部審計(jì)人員、財(cái)務(wù)人員和有經(jīng)費(fèi)的老師需要查看歷史某個(gè)時(shí)間段原始票據(jù)的時(shí)候，需要到檔案館調(diào)閱，掃描、復(fù)印需要大量的時(shí)間，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

二、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

1.大大節(jié)約報(bào)賬人員的時(shí)間

網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)運(yùn)用之后，報(bào)賬人員無(wú)須再排隊(duì)。只需要在自己方便的時(shí)間登陸賬號(hào)，按照系統(tǒng)提示輸入有效信息之后，將原始發(fā)票等附件上傳提交，然后隨時(shí)可以在系統(tǒng)中查詢審批進(jìn)度。

2.解除領(lǐng)導(dǎo)審批的時(shí)間和空間限制

在新的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)下，系統(tǒng)根據(jù)既定的批準(zhǔn)流程自動(dòng)傳輸給相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)審批，有效防止報(bào)賬人員找領(lǐng)導(dǎo)審批混淆。實(shí)施網(wǎng)上審批之后，領(lǐng)導(dǎo)可以自由選擇合適的時(shí)間進(jìn)行審批，電子簽名。而且即使是出差在外，只要有網(wǎng)絡(luò)，也可以進(jìn)行審批。

3.大大提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率

在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)下，財(cái)務(wù)人員可以直接提取會(huì)計(jì)信息，核對(duì)上傳的原始資料和報(bào)賬人員提供的紙質(zhì)原始資料。并且憑證可以自動(dòng)生成，財(cái)務(wù)人員也不需要再?gòu)?fù)核審批流程是否正確，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)審批已經(jīng)提前在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)設(shè)置好。在這種情況下，財(cái)務(wù)人員可以大大的提供工作效率，將更多的時(shí)間放到管理上去。

4.原始票據(jù)、附件電子存檔后，方便查閱

在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)下，電子的原始票據(jù)、附件已經(jīng)存儲(chǔ)下來(lái)，會(huì)計(jì)人員可以建立附件臺(tái)帳進(jìn)行管理，方便隨時(shí)查閱。在對(duì)高校審計(jì)要求越來(lái)越嚴(yán)格的當(dāng)下，節(jié)約了內(nèi)部會(huì)計(jì)人員和外部審計(jì)人員大量的時(shí)間精力。

三、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中可能遇到的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)

1.報(bào)賬人員心理上的抵觸

面對(duì)新興事物時(shí)，人容易產(chǎn)生抵觸情緒。有些報(bào)賬人員可能已經(jīng)習(xí)慣了面對(duì)面的傳統(tǒng)報(bào)賬方法，心理上抵觸新興的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)。并且報(bào)賬人員需要填寫(xiě)一些詳細(xì)的報(bào)銷信息，上傳原始發(fā)票、附件等，尤其是有大量的合同和發(fā)票時(shí)候，需要一定的時(shí)間。這種情況下，高校財(cái)務(wù)處需在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)施前進(jìn)行大量的宣傳、培訓(xùn)，采取課堂形式，PPT，宣傳欄等詳細(xì)介紹網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的操作方法。至于大量的原始發(fā)票、附件上傳，我們可以利用一體機(jī)或者高拍儀便于報(bào)賬人員上傳。

2.溝通不及時(shí)

新的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)下，財(cái)務(wù)人員如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，需要電話聯(lián)系報(bào)賬人員，有的不符合報(bào)銷要求的可能會(huì)被退回，一切程序又需要重新來(lái)一遍。有的學(xué)校實(shí)施短信平臺(tái)，讓財(cái)務(wù)人員把問(wèn)題寫(xiě)下來(lái)以短信形式發(fā)給報(bào)賬人員，防止出現(xiàn)電話不能及時(shí)聯(lián)系到報(bào)賬人員的情況。

3.原始單據(jù)遺失、被盜

關(guān)于原始紙質(zhì)單據(jù)如何給財(cái)務(wù)人員，不同學(xué)校有不同的做法。有的學(xué)校設(shè)置了投遞信箱，用專門的信封裝起來(lái)投遞進(jìn)信箱。這種方法如果出現(xiàn)原始單據(jù)遺失的情況，很難說(shuō)清楚是財(cái)務(wù)人員報(bào)賬人員的過(guò)失，風(fēng)險(xiǎn)較大。而且一些不可預(yù)測(cè)的，比如惡意破壞，被盜等突發(fā)狀況的出現(xiàn)。所以一些學(xué)校仍然采取報(bào)賬人員親自將原始紙質(zhì)單據(jù)送給財(cái)務(wù)人員，財(cái)務(wù)人員現(xiàn)場(chǎng)審核的方法。

4.領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)批復(fù)

為了防止出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)太久不審批的情況，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)需要對(duì)管理者進(jìn)行要求定期審批，例如設(shè)定每一天的某一個(gè)時(shí)段。也可以設(shè)置短信提醒審批，防止遇到緊急情況。

網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)有傳統(tǒng)面對(duì)面報(bào)銷系統(tǒng)無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，但是無(wú)可避免的也有一些缺陷，我們?cè)趯?shí)施之前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備，在實(shí)施的過(guò)程中盡最大的努力解決出現(xiàn)的問(wèn)題。例如可以在一些部門先行實(shí)施網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，之后再在全校實(shí)行。相信在不斷的改進(jìn)之中，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)一定能發(fā)揮它最大的作用，服務(wù)廣大教職員工。

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