高校電子檔案管理芻議

武建明

摘要：電子檔案是隨著時(shí)代發(fā)展而產(chǎn)生的新型檔案形式，在大部分高校處于起步階段，發(fā)展尚不成熟。本文闡述了高校電子檔案管理的重要性，分析了管理工作中存在的問(wèn)題，并提出加強(qiáng)管理的若干舉措，以期對(duì)我國(guó)高校電子檔案管理工作提供有益參考。

關(guān)鍵詞：高校；電子檔案；管理；問(wèn)題；舉措

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）031-000-01

隨著高等學(xué)校事業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理越來(lái)越不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，也在一定程度上影響了高校各項(xiàng)工作的開(kāi)展。信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，催生了電子檔案管理的產(chǎn)生。在高校中推行電子檔案管理，將會(huì)大大促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展，同時(shí)也會(huì)給高校其他管理工作帶來(lái)極大的便利。

一、高校電子檔案

高校電子檔案是指高校在開(kāi)展教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理等各類(lèi)工作中產(chǎn)生的形式多樣、具有一定保存價(jià)值和再利用價(jià)值的電子文件及相關(guān)的電子軟件，如電子公文、電子報(bào)刊、電子音像等等。

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具備以下幾個(gè)特性：一是與載體的可分離性，電子檔案可在保持內(nèi)容不變的情況下被復(fù)制、修改或刪除。二是對(duì)設(shè)備的高度依從性，電子檔案依附于計(jì)算機(jī)等設(shè)備存在。三是保存條件的特殊性，電子文檔易受磁場(chǎng)、濕度、溫度等物理?xiàng)l件影響。

二、高校電子檔案管理的意義

電子檔案是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展而產(chǎn)生的新型檔案種類(lèi)，高等學(xué)校啟動(dòng)并逐步推行電子檔案管理工作，勢(shì)在必行。

1.有利于提高檔案管理效率。隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，各項(xiàng)事業(yè)不斷發(fā)展，學(xué)校各級(jí)各類(lèi)檔案數(shù)量逐步增加，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作耗費(fèi)越來(lái)越多的勞動(dòng)量，檔案的歸檔和查詢利用等各環(huán)節(jié)都不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。電子檔案的出現(xiàn)，能夠有效破解檔案管理遇到的發(fā)展瓶頸，大大提高工作效率，更好為學(xué)校發(fā)展保駕護(hù)航。

2.有利于實(shí)現(xiàn)檔案快捷利用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案依附于紙質(zhì)載體，存儲(chǔ)需要實(shí)地空間，對(duì)其分類(lèi)歸檔不能達(dá)到理想化狀態(tài)，查詢利用也過(guò)多依靠人工。電子檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案更加精密化的分類(lèi)，查詢利用環(huán)節(jié)也更快更高效，使得檔案的利用更為方便快捷。

3.有利于提高檔案管理的穩(wěn)定性。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案主要利用基于計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)、u盤(pán)、內(nèi)存卡等設(shè)備儲(chǔ)存和傳遞信息，外界對(duì)其干擾性較小，使得電子檔案存儲(chǔ)的穩(wěn)定性大為增強(qiáng)。

三、高校電子檔案管理存在的問(wèn)題

1.缺乏管理意識(shí)

高校電子檔案作為新生事物，對(duì)管理模式、管理隊(duì)伍及技術(shù)條件都有一定程度的要求，很多高校特別是一些落后地區(qū)的高校在短時(shí)間內(nèi)還不能接受，對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)還欠缺，重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

2.服務(wù)對(duì)象受限

很多高校雖開(kāi)始推行電子檔案管理工作，但多局限于個(gè)別部門(mén)，如黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室等核心行政部門(mén)，而對(duì)業(yè)務(wù)量大的師生業(yè)務(wù)口卻難以啟動(dòng)。一是這部分電子檔案的歸檔工作龐雜，在短期內(nèi)難以上線，二是對(duì)師生的宣傳力度也不夠，沒(méi)有形成迫切需求。

3.技術(shù)水平落后

由于高校對(duì)電子檔案的重視程度不夠，絕大部分高校檔案管理人員對(duì)電子檔案管理缺乏清晰的認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的相關(guān)技能培訓(xùn)。而有的高校還未引進(jìn)設(shè)備和軟件用以支撐電子檔案管理，或引進(jìn)的設(shè)備不夠先進(jìn)，不能滿足實(shí)際需求。

4.歸檔工作不科學(xué)

大部分高校雖已開(kāi)始著手進(jìn)行電子檔案管理，但是歸檔工作頗為毛糙，缺乏科學(xué)性。往往把歸檔文件一鍋端式的存儲(chǔ)到既有設(shè)備中，期間不進(jìn)行有效整理與鑒別。如此操作，容易將沒(méi)有價(jià)值的檔案予以歸檔，造成資源浪費(fèi)，也會(huì)給查詢利用帶來(lái)諸多不便。

5.安全性有待提高

由于載體的特殊性，電子檔案存在被復(fù)制、篡改甚至盜竊的潛在隱患，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，其安全性有待提高。如電子檔案使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，信息被攔截、竊取的可能性會(huì)更高?？梢?jiàn)，電子檔案的安全性急需引起高度重視，在管理環(huán)節(jié)應(yīng)采取必要措施予以防范。

四、加強(qiáng)高校電子檔案管理的舉措

1.提高管理意識(shí)

工作推行，意識(shí)先行。高校的領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門(mén)應(yīng)大加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的重視程度，出臺(tái)電子檔案管理相關(guān)制度及配套實(shí)施辦法，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案管理的制度化、常態(tài)化。同時(shí)要配齊電子檔案管理相關(guān)設(shè)施設(shè)備，成立專(zhuān)門(mén)的管理隊(duì)伍進(jìn)行運(yùn)作，從人力、物力、財(cái)力諸方面有力保障電子檔案管理。

2.提高服務(wù)效能

服務(wù)效能是檢驗(yàn)服務(wù)工作的重要標(biāo)尺。提高電子檔案管理服務(wù)效能，一是從服務(wù)主體入手，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)創(chuàng)新服務(wù)理念，提高服務(wù)意識(shí)，真正讓電子檔案管理工作入腦、上手。二是從服務(wù)內(nèi)容著手，管理人員要對(duì)服務(wù)對(duì)象的需求進(jìn)行全面的調(diào)查了解，并不斷創(chuàng)新服務(wù)類(lèi)型，通過(guò)多樣化的服務(wù)滿足多樣化的需求，著力提升電子檔案管理服務(wù)的實(shí)效性。

3.提高隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)是加強(qiáng)電子檔案管理的關(guān)鍵。管理人員不僅要對(duì)電子檔案管理的重要性有充分的認(rèn)識(shí)，同時(shí)還要具備良好的業(yè)務(wù)能力，包括計(jì)算機(jī)知識(shí)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)及創(chuàng)新能力。一是管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，不斷拓展知識(shí)領(lǐng)域，提高綜合素質(zhì)。二是高校也應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)或提供進(jìn)修機(jī)會(huì)。

4.提高歸檔科學(xué)性

歸檔工作是電子檔案管理工作的先鋒和關(guān)口，把好這一關(guān)，可以大大提高電子檔案管理的科學(xué)性和實(shí)用性。在歸檔過(guò)程中，應(yīng)避免“眉毛胡子一把抓”，要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行有效鑒定和甄別，真正提取有價(jià)值的檔案，再對(duì)備選文檔根據(jù)其使用價(jià)值進(jìn)行分類(lèi)，以利于更好地查詢利用。

5.提高管理安全性

安全性是檔案工作的生命線。提高電子檔案管理安全性的首要任務(wù)就是保證存儲(chǔ)設(shè)備的安全，為此，一是存檔計(jì)算機(jī)要做到專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用，切勿摻和其他工作，并定期更新系統(tǒng)，確保其始終處于安全狀態(tài)；二是要對(duì)檔案進(jìn)行備份，以備丟失后替代。三是要對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行高級(jí)加密，防止檔案在傳輸過(guò)程中丟失或被竊取。四是采取有效措施對(duì)電子檔案的管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)。

電子檔案的出現(xiàn)是高校檔案管理工作中的一次大變革，也是高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。電子檔案管理，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。只有高校自上而下逐步推行，并從人力、物力、財(cái)力等方面予以充分保障，才能促使電子檔案管理工作更加高效的開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁海斌.電子文件與電子檔案管理[M].遼寧大學(xué)出版社，2000.

[2]楊大偉.淺談高校電子檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2014（4）：97.

[3]關(guān)芳.淺議信息時(shí)代高校電子檔案管理[J].經(jīng)濟(jì)視野，2013（15）.