巧用“三步法”科學(xué)管理工作計(jì)劃 提升工作效率

張磊

【摘要】工作計(jì)劃是每個(gè)部門(mén)、每一位職工都會(huì)定期制定的是對(duì)即將開(kāi)展的工作的設(shè)想和安排，如提出任務(wù)、指標(biāo)、完成時(shí)間和步驟方法等；對(duì)于基層單位而言，全面的將全年重點(diǎn)工作任務(wù)分解到月和周，合理的將繁雜的工作任務(wù)按照重要層級(jí)進(jìn)行排序，對(duì)于已完成的工作定期做好總結(jié)，形成良好的工作習(xí)慣。

【關(guān)鍵詞】工作計(jì)劃 科學(xué)管理

一、部門(mén)（單位）簡(jiǎn)介

博州公司作為業(yè)務(wù)密集型單位，除了要做好電網(wǎng)方式安排、二次專(zhuān)業(yè)管理、電網(wǎng)事故搶修指揮、新能源廠站調(diào)度等業(yè)務(wù)工作，還要服從省調(diào)和公司其他生產(chǎn)管理部門(mén)的各項(xiàng)工作要求，工作量大、業(yè)務(wù)種類(lèi)繁多，稍有計(jì)劃不周，就會(huì)出現(xiàn)工作任務(wù)未按時(shí)完成，造成上級(jí)部門(mén)的考核；所以工作計(jì)劃制定是否得當(dāng)、科學(xué)，管理部門(mén)是否動(dòng)態(tài)跟蹤基層單位工作計(jì)劃完成情況，對(duì)完成情況是否進(jìn)行督辦，都是目前基層單位存在的問(wèn)題。

二、具體問(wèn)題描述

（一）工作計(jì)劃制定顆粒度不夠精細(xì)、全面，工作計(jì)劃制定流于形式

年度工作計(jì)劃的科學(xué)制定與否直接決定著來(lái)年各項(xiàng)工作任務(wù)的完成效率。基層單位的年度工作計(jì)劃應(yīng)總結(jié)本年度工作中存在的問(wèn)題和短板制定來(lái)年工作思路，再將上級(jí)部門(mén)下達(dá)的重點(diǎn)工作任務(wù)納入其中，這樣制定出的工作計(jì)劃才基本全面。可現(xiàn)實(shí)呢，往往是不結(jié)合自身實(shí)際提出下一年工作思路，等靠上級(jí)單位下發(fā)全年重點(diǎn)工作任務(wù)，從源頭上忽略了自身存在的短板，然而上級(jí)單位下發(fā)的重點(diǎn)工作往往具有廣泛性、代表性，這樣制定出的年度工作計(jì)劃不夠全面，流于形式。

目前，各部門(mén)上報(bào)的工作計(jì)劃大致有周、月、年度及專(zhuān)項(xiàng)工作計(jì)劃，除了少數(shù)部門(mén)需要上報(bào)日計(jì)劃外，工作計(jì)劃上報(bào)周期顆粒度已經(jīng)比較精細(xì)，就周工作計(jì)劃來(lái)說(shuō)，應(yīng)該是從年度、月度工作計(jì)劃及臨時(shí)工作計(jì)劃分解而來(lái)，但現(xiàn)實(shí)情況很難做到這一點(diǎn)，更多的是制定周工作計(jì)劃時(shí)，眼光只放在下周，甚至沒(méi)有將月度計(jì)劃體現(xiàn)出來(lái)，更不用說(shuō)臨時(shí)重點(diǎn)工作，周工作計(jì)劃是部門(mén)、單位的最小工作計(jì)劃顆粒，是能否完成全年重點(diǎn)工作任務(wù)的關(guān)鍵點(diǎn)，還是各部門(mén)單位進(jìn)行年終總結(jié)的重要資料；工作計(jì)劃制定沒(méi)有層次，未對(duì)省公司、地州公司工作以及部門(mén)日常工作重要性進(jìn)行劃分，造成基層單位工作沒(méi)有重點(diǎn)，沒(méi)有方向，表現(xiàn)為上報(bào)的工作計(jì)劃只有日常工作及不需要各部門(mén)配合完成的工作，這就是制定工作計(jì)劃時(shí)未提前謀劃引起的，在基層單位屢見(jiàn)不鮮，已經(jīng)嚴(yán)重影響工作效率。

（二）計(jì)劃完成情況未形成監(jiān)督、考核閉環(huán)管理

對(duì)于工作計(jì)劃的監(jiān)督和考核應(yīng)該是確保公司各項(xiàng)任務(wù)和指標(biāo)完成的重中之重，目前并未形成閉環(huán)管理機(jī)制，往往對(duì)于工作計(jì)劃都是缺少督辦，只注重考核，對(duì)于未完成工作任務(wù)引起的考核都是隨著考核的結(jié)束而結(jié)束，未對(duì)考核原因進(jìn)行分析評(píng)估，這些都是工作計(jì)劃完成情況監(jiān)督、考核閉環(huán)管理體系缺失造成的，是影響計(jì)劃制定剛性、影響工作效率的主要矛盾之一。

（三）工作計(jì)劃完成情況反饋、監(jiān)督處于托管狀態(tài)

工作計(jì)劃完成情況的監(jiān)督是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程?；鶎庸ぷ饔?jì)劃管理部門(mén)大多存在只注重工作安排，輕于工作任務(wù)過(guò)程管控的現(xiàn)象，往往造成工作計(jì)劃處于托管狀態(tài)，影響年度工作任務(wù)完成率，會(huì)對(duì)公司造成業(yè)績(jī)考核風(fēng)險(xiǎn)；工作計(jì)劃執(zhí)行單位大多存在等靠思想，不主動(dòng)上報(bào)、反饋工作計(jì)劃完成情況，久而久之形成了上級(jí)安排的工作只要沒(méi)人過(guò)問(wèn)，只要沒(méi)有考核沒(méi)干完也沒(méi)有太大影響，極大地破壞了工作計(jì)劃的執(zhí)行剛性，對(duì)形成好的工作習(xí)慣產(chǎn)生了非常不利的影響?；鶎庸芾聿块T(mén)對(duì)于工作計(jì)劃完成情況沒(méi)有進(jìn)行持續(xù)跟蹤，不了解重點(diǎn)工作完成進(jìn)度，沒(méi)有對(duì)未完成計(jì)劃工作的部門(mén)或單位進(jìn)行考核，或者是不了解工作未完成的原因，這些都是工作計(jì)劃處于托管狀態(tài)的體現(xiàn)。

三、解決問(wèn)題的思路和方法

（一）利用星級(jí)區(qū)分工作計(jì)劃重要層級(jí)

基層單位要在年初要對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行梳理，按照省公司重點(diǎn)專(zhuān)項(xiàng)工作、省公司一般工作、公司“兩會(huì)”或?qū)ｍ?xiàng)重點(diǎn)工作、公司一般工作或部門(mén)重點(diǎn)工作、部門(mén)或單位一般工作（臨時(shí)工作也按照以上等級(jí)區(qū)分），按照重要程度依次設(shè)置為五、四、三、二、一顆星，在制定計(jì)劃時(shí)就通過(guò)星級(jí)對(duì)工作的重要程度進(jìn)行區(qū)分，這樣有利于基層單位有的放矢、抓住重點(diǎn)，將工作計(jì)劃上報(bào)至管理部門(mén)，對(duì)于管理部門(mén)也是一種提醒，形成管理部門(mén)與基層單位良好的業(yè)務(wù)溝通體系。

（二）利用24“節(jié)氣”表分解月度重點(diǎn)工作

各單位可以利用24“節(jié)氣”表將上級(jí)和本公司年度重點(diǎn)工作分解至每月，加上上一年制定的重點(diǎn)工作思路，再將臨時(shí)下達(dá)的重點(diǎn)工作任務(wù)滾動(dòng)列入節(jié)氣表中，每一個(gè)“節(jié)氣”間根據(jù)實(shí)際情況安排2-3項(xiàng)重點(diǎn)工作，這樣全年的重點(diǎn)工作任務(wù)在年初基本制定完成，將制定好的月度工作計(jì)劃再分解到每周，這樣就達(dá)到了年度計(jì)劃分解至月、周度計(jì)劃的目的，形成了工作計(jì)劃閉環(huán)管理機(jī)制，避免了遺漏重點(diǎn)工作引起的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）加強(qiáng)工作計(jì)劃完成情況過(guò)程及考核監(jiān)督管理

管理部門(mén)對(duì)于未完成的工作任務(wù)要格外注意，一定要搞清楚工作未完成的原因，如果是由于人員責(zé)任心造成的一定要加重考核，并要求責(zé)任人限期完成工作計(jì)劃；對(duì)于少數(shù)確實(shí)由于不可抗力造成的可以不予考核，但事后一定要盡快制定后續(xù)工作措施，盡量將不利影響降到最低?；鶎訂挝?、部門(mén)要主動(dòng)向上級(jí)部門(mén)匯報(bào)工作進(jìn)展情況，按時(shí)上報(bào)工作完成情況的佐證材料，對(duì)于工作中存在的問(wèn)題要及時(shí)與上級(jí)部門(mén)溝通，爭(zhēng)取問(wèn)題解決的時(shí)間，盡量在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)完成工作，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。

四、效果分析和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

通過(guò)利用不同星級(jí)和24“節(jié)氣”表制定的工作計(jì)劃將更有針對(duì)性，各部門(mén)、單位在年底就開(kāi)始謀劃第二年的工作思路，同時(shí)結(jié)合公司下達(dá)的年度重點(diǎn)工作任務(wù)，制定出各專(zhuān)業(yè)年度重點(diǎn)工作計(jì)劃，再將年度重點(diǎn)工作任務(wù)分解到每一個(gè)月，再將上級(jí)管理部門(mén)和公司臨時(shí)安排的工作任務(wù)補(bǔ)充到計(jì)劃里，列為臨時(shí)工作，這樣以來(lái)從根本上解決了基層班組沒(méi)有重點(diǎn)、盲目性的工作，管理部門(mén)對(duì)于基層班組的管控也變得更有針對(duì)性，提升了年度工作任務(wù)完成率。

目前，博州公司實(shí)施工作計(jì)劃管理過(guò)程中，各部門(mén)、單位均能按照工作任務(wù)的重要層級(jí)進(jìn)行計(jì)劃編制工作，對(duì)于臨時(shí)工作也能按要求滾動(dòng)添加的計(jì)劃中，工作完成情況佐證材料能按時(shí)上報(bào)，對(duì)于不能按期完成的工作任務(wù)也會(huì)提前向分管領(lǐng)導(dǎo)和管理部門(mén)匯報(bào)；計(jì)劃管理部門(mén)積極跟進(jìn)各部門(mén)、單位工作任務(wù)完成情況，對(duì)于快要到期的或上級(jí)部門(mén)重點(diǎn)工作任務(wù)進(jìn)行定期督辦，同時(shí)對(duì)于工作任務(wù)未完成者進(jìn)行相應(yīng)的考核，形成了工作計(jì)劃閉環(huán)管理機(jī)制，截至2106年10月底已完成年初公司“兩會(huì)”下達(dá)的68項(xiàng)重點(diǎn)工作任務(wù)中的60項(xiàng)，剩余8項(xiàng)工作將在11月底全部完成。通過(guò)對(duì)工作計(jì)劃的科學(xué)管理，確保了公司年初制定和年中滾動(dòng)添加的各項(xiàng)工作任務(wù)都能按時(shí)完成。