淺談基層電大檔案管理存在的問題及對(duì)策

劉玉華

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淺談基層電大檔案管理存在的問題及對(duì)策

劉玉華

（遼寧廣播電視大學(xué)東港學(xué)院，丹東 118300）

基層電大檔案管理工作是一項(xiàng)關(guān)系到學(xué)生切身利益、關(guān)系到電大自身發(fā)展且專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各個(gè)基層電大要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理和培訓(xùn)，健全檔案管理相關(guān)制度的建設(shè)，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問題，在人員配置、設(shè)施配置、信息化配置等方面要給予大力支持；此外，基層電大的檔案管理，不僅僅是對(duì)教育教學(xué)、教務(wù)管理、學(xué)籍畢業(yè)等工作材料的保存，在一定程度上對(duì)基層電大辦學(xué)理念、辦學(xué)模式、辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)的進(jìn)一步提升有著非常重要的作用。

基層電大、檔案管理、存在問題、 解決對(duì)策

當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)處于快速發(fā)展時(shí)期，基層電大檔案管理面臨前所未有的挑戰(zhàn)；加強(qiáng)管理，提高工作人員素質(zhì)，應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段等，是目前提高檔案管理效率的重要任務(wù)。

一、基層電大檔案管理工作中存在的問題

（一）在思想上缺乏對(duì)檔案管理工作的重視。近些年來，基層電大的檔案管理人員包括部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在這樣一些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)：所謂的檔案工作就是將相關(guān)材料進(jìn)行登記、保管的瑣碎工作，不具有技術(shù)性和科學(xué)性，相對(duì)于教學(xué)、教務(wù)管理等工作來講，只是一項(xiàng)簡單的不能再簡單的工作，檔案管理工作既不能給電大創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，也不能帶來社會(huì)效益。只要“看好攤”，不弄丟材料，不造成內(nèi)容泄密，能查檔就行了。不重視檔案工作的思想充分體現(xiàn)了一部分人對(duì)檔案工作缺乏了解，加上基層電大的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作也是很少督促，致使檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

（二）檔案資料收集、整理、移交工作不規(guī)范?；鶎与姶蠊ぷ鳂I(yè)務(wù)多，許多部門、班主任在工作中往往只重視業(yè)務(wù)質(zhì)量，文書檔案資料的歸檔、存檔意識(shí)不強(qiáng)。比如大多數(shù)班主任對(duì)帶班資料、教學(xué)管理資料不夠重視，不愿意歸檔，當(dāng)多年后因?qū)W生學(xué)歷認(rèn)證時(shí)卻難以找到相關(guān)佐證資料。年終檔案工作人員整理文書檔案時(shí)，常常出現(xiàn)資料、文件的附件找不到的情況，導(dǎo)致該份文件無法歸檔。

（三）檔案借閱制度落實(shí)不嚴(yán)格。檔案室雖然制 定了查借閱、移交等多項(xiàng)制度，但這些管理制度并沒能嚴(yán)格執(zhí)行，在違反制度造成檔案資料丟失時(shí)不能及時(shí)追究責(zé)任。還有，檔案借閱管理制度的執(zhí)行不夠嚴(yán)格，致使有些借出檔案不能在規(guī)定期限內(nèi)歸還；借閱人和借閱檔案資料信息填寫不詳細(xì)，遺失檔案后不能及時(shí)追查檔案，甚至沒有任何信息能證明材料、檔案的去向；更為嚴(yán)重的是，出現(xiàn)私下轉(zhuǎn)借、無借閱手續(xù)等現(xiàn)象。

（四）檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)不高，檔案管理水平低下，檔案管理手段相對(duì)落后?；鶎与姶蟠蟛糠謾n案管理人員人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)或?qū)W習(xí)，對(duì)檔案工作的重要性、管理檔案要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不是很精通，各種檔案收集、整理的意識(shí)淡薄。而且，大多數(shù)基層電大的檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理工作精力投入有限，在日常的檔案管理工作中，常常是只將材料放入檔案盒，沒能及時(shí)整理歸檔，從而嚴(yán)重影響了基層電大的檔案管理水平。

（五）檔案室相關(guān)設(shè)施不齊全、不配套，導(dǎo)致檔案保存存在諸多問題。個(gè)別基層電大沒有固定的檔案室，有的電大有檔案室，但檔案室基本上都設(shè)置在偏僻或者是閑置多年的房間，房間面積小、潮濕等不利條件會(huì)引起檔案材料霉變、蟲蛀，直接影響檔案的美觀整潔及完整。

（六）檔案管理現(xiàn)代化水平不高。隨著計(jì)算機(jī)以及多媒體信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的手段和方式發(fā)生了改天換地的變化，從以往的全是紙質(zhì)檔案，逐漸向朝電子檔案、紙質(zhì)檔案共同存在的方向發(fā)展，有些基層電大在檔案管理的現(xiàn)代化方面的工作仍然不能趕上時(shí)代要求，沒有購買、引進(jìn)檔案管理中必須使用的現(xiàn)代化的管理軟件，這種現(xiàn)狀嚴(yán)重阻礙了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

二、基層電大檔案管理工作的對(duì)策

（一）基層電大要提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理的優(yōu)或劣，往往取決于檔案管理工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。身為檔案管理人員，不僅要熟悉、掌握檔案工作的相關(guān)環(huán)節(jié)和基本要求，更要努力掌握檔案管理的原則和方法，提高工作效率，要通過崗位培訓(xùn)和專業(yè)學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案管理的基本知識(shí)和專業(yè)技巧，多學(xué)習(xí)檔案管理理論，通過實(shí)踐來提升檔案管理水平?；鶎与姶髾n案管理人員要積極探索與電大實(shí)際相結(jié)合的檔案管理手段和模式，讓檔案工作適應(yīng)學(xué)校、學(xué)生、社會(huì)的要求，為開放教育的進(jìn)一步發(fā)展做好服務(wù)。

（二）基層電大要健全檔案管理的相關(guān)制度。檔案的管理工作繁瑣而且涉及學(xué)生、老師的切身利益，如果工作不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)將導(dǎo)致非常嚴(yán)重的后果。因此，必須建立相關(guān)的制度來保證各項(xiàng)工作的完成。建立、健全檔案管理制度必須滿足以下要求：第一，所建立的規(guī)章制度要與電大的實(shí)際相結(jié)合。第二，制度的操作性必須強(qiáng)。制度的建立應(yīng)該實(shí)用、簡便容易操作，從而可以更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，制定制度應(yīng)體現(xiàn)多面性。建立的制度不僅能約束領(lǐng)導(dǎo)又能規(guī)范一般職工。第四，建立的制度在執(zhí)行時(shí)必須嚴(yán)肅。既然是制度、規(guī)章，就必須要求檔案管理人員、領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生嚴(yán)格遵守，在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有錯(cuò)必糾、有錯(cuò)必罰，要充分體現(xiàn)制度的嚴(yán)肅性。

（三）要采用現(xiàn)代化管理手段來進(jìn)行基層電大的檔案管理工作。利用計(jì)算機(jī)、多媒體進(jìn)行檔案管理是當(dāng)今檔案管理的一大趨勢，要盡可能地運(yùn)用計(jì)算機(jī)、多媒體等新手段，逐步提升基層電大的檔案管理質(zhì)量和水平，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

（四）要強(qiáng)化基層電大管理人員的服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)?；鶎与姶髾n案管理人員在工作中必須要樹立檔案工作就是服務(wù)工作的觀念。要把增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)作為工作的出發(fā)點(diǎn)和動(dòng)力。要明確服務(wù)對(duì)象，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí),提高服務(wù)質(zhì)量。

（五）基層電大要不斷加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。一是要不定期開展檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，努力提高基層電大檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平，檔案管理的工作人員本身要不斷學(xué)習(xí)，以此來提高自身素質(zhì)；二是要培養(yǎng)基層電大檔案管理人員的愛崗敬業(yè)精神。通過國家法律法規(guī)政策的學(xué)習(xí)，使檔案管理人員具有高度的責(zé)任心、嚴(yán)明的政治紀(jì)律,以及愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的精神，在做好檔案收集和保管工作的同時(shí)，為老師、學(xué)生提供最優(yōu)質(zhì)的、最方便的檔案服務(wù)；三是要充實(shí)檔案管理工作隊(duì)伍。除檔案室配足專職人員外，各業(yè)務(wù)科室也要選配一名兼職檔案人員，定期搞好資料的收集、整理、歸檔、移送工作。

在新的時(shí)代背景下，基層電大應(yīng)當(dāng)客觀的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中所存在的問題，從而緊跟時(shí)代的發(fā)展潮流，積極探索解決檔案管理工作中存在問題的策略，不斷建立健全檔案管理制度，為檔案管理工作的開展配備相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備，并加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)而促使檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，提升檔案管理水平，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序開展。

[1]李多;市場經(jīng)濟(jì)下的信用檔案及其管理和利用[D];安徽大學(xué);2005年

[2]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].科技風(fēng)，2008（24）

（責(zé)任編輯： 李冬青）

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