淺談基層電大檔案管理存在的問題及對策

劉玉華

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淺談基層電大檔案管理存在的問題及對策

劉玉華

（遼寧廣播電視大學東港學院，丹東 118300）

基層電大檔案管理工作是一項關系到學生切身利益、關系到電大自身發(fā)展且專業(yè)性較強的工作，各個基層電大要充分認識到檔案管理工作的重要性。加強對檔案管理人員的管理和培訓，健全檔案管理相關制度的建設，及時解決檔案管理工作中存在的問題，在人員配置、設施配置、信息化配置等方面要給予大力支持；此外，基層電大的檔案管理，不僅僅是對教育教學、教務管理、學籍畢業(yè)等工作材料的保存，在一定程度上對基層電大辦學理念、辦學模式、辦學經驗的進一步提升有著非常重要的作用。

基層電大、檔案管理、存在問題、 解決對策

當今社會和經濟處于快速發(fā)展時期，基層電大檔案管理面臨前所未有的挑戰(zhàn)；加強管理，提高工作人員素質，應用現(xiàn)代化管理手段等，是目前提高檔案管理效率的重要任務。

一、基層電大檔案管理工作中存在的問題

（一）在思想上缺乏對檔案管理工作的重視。近些年來，基層電大的檔案管理人員包括部分學校領導對檔案工作的認識都存在這樣一些錯誤認識：所謂的檔案工作就是將相關材料進行登記、保管的瑣碎工作，不具有技術性和科學性，相對于教學、教務管理等工作來講，只是一項簡單的不能再簡單的工作，檔案管理工作既不能給電大創(chuàng)造經濟效益，也不能帶來社會效益。只要“看好攤”，不弄丟材料，不造成內容泄密，能查檔就行了。不重視檔案工作的思想充分體現(xiàn)了一部分人對檔案工作缺乏了解，加上基層電大的領導對這項工作也是很少督促，致使檔案工作已無法適應現(xiàn)在的管理需求。

（二）檔案資料收集、整理、移交工作不規(guī)范?；鶎与姶蠊ぷ鳂I(yè)務多，許多部門、班主任在工作中往往只重視業(yè)務質量，文書檔案資料的歸檔、存檔意識不強。比如大多數(shù)班主任對帶班資料、教學管理資料不夠重視，不愿意歸檔，當多年后因學生學歷認證時卻難以找到相關佐證資料。年終檔案工作人員整理文書檔案時，常常出現(xiàn)資料、文件的附件找不到的情況，導致該份文件無法歸檔。

（三）檔案借閱制度落實不嚴格。檔案室雖然制 定了查借閱、移交等多項制度，但這些管理制度并沒能嚴格執(zhí)行，在違反制度造成檔案資料丟失時不能及時追究責任。還有，檔案借閱管理制度的執(zhí)行不夠嚴格，致使有些借出檔案不能在規(guī)定期限內歸還；借閱人和借閱檔案資料信息填寫不詳細，遺失檔案后不能及時追查檔案，甚至沒有任何信息能證明材料、檔案的去向；更為嚴重的是，出現(xiàn)私下轉借、無借閱手續(xù)等現(xiàn)象。

（四）檔案管理隊伍綜合素質不高，檔案管理水平低下，檔案管理手段相對落后?；鶎与姶蟠蟛糠謾n案管理人員人員沒有經過專業(yè)的檔案管理培訓或學習，對檔案工作的重要性、管理檔案要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不是很精通，各種檔案收集、整理的意識淡薄。而且，大多數(shù)基層電大的檔案人員身兼數(shù)職，對檔案管理工作精力投入有限，在日常的檔案管理工作中，常常是只將材料放入檔案盒，沒能及時整理歸檔，從而嚴重影響了基層電大的檔案管理水平。

（五）檔案室相關設施不齊全、不配套，導致檔案保存存在諸多問題。個別基層電大沒有固定的檔案室，有的電大有檔案室，但檔案室基本上都設置在偏僻或者是閑置多年的房間，房間面積小、潮濕等不利條件會引起檔案材料霉變、蟲蛀，直接影響檔案的美觀整潔及完整。

（六）檔案管理現(xiàn)代化水平不高。隨著計算機以及多媒體信息技術的發(fā)展，檔案管理的手段和方式發(fā)生了改天換地的變化，從以往的全是紙質檔案，逐漸向朝電子檔案、紙質檔案共同存在的方向發(fā)展，有些基層電大在檔案管理的現(xiàn)代化方面的工作仍然不能趕上時代要求，沒有購買、引進檔案管理中必須使用的現(xiàn)代化的管理軟件，這種現(xiàn)狀嚴重阻礙了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

二、基層電大檔案管理工作的對策

（一）基層電大要提高檔案管理人員素質。檔案管理的優(yōu)或劣，往往取決于檔案管理工作人員的素質和業(yè)務水平。身為檔案管理人員，不僅要熟悉、掌握檔案工作的相關環(huán)節(jié)和基本要求，更要努力掌握檔案管理的原則和方法，提高工作效率，要通過崗位培訓和專業(yè)學習，熟練掌握檔案管理的基本知識和專業(yè)技巧，多學習檔案管理理論，通過實踐來提升檔案管理水平?；鶎与姶髾n案管理人員要積極探索與電大實際相結合的檔案管理手段和模式，讓檔案工作適應學校、學生、社會的要求，為開放教育的進一步發(fā)展做好服務。

（二）基層電大要健全檔案管理的相關制度。檔案的管理工作繁瑣而且涉及學生、老師的切身利益，如果工作不規(guī)范、不嚴謹將導致非常嚴重的后果。因此，必須建立相關的制度來保證各項工作的完成。建立、健全檔案管理制度必須滿足以下要求：第一，所建立的規(guī)章制度要與電大的實際相結合。第二，制度的操作性必須強。制度的建立應該實用、簡便容易操作，從而可以更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，制定制度應體現(xiàn)多面性。建立的制度不僅能約束領導又能規(guī)范一般職工。第四，建立的制度在執(zhí)行時必須嚴肅。既然是制度、規(guī)章，就必須要求檔案管理人員、領導、教師、學生嚴格遵守，在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有錯必糾、有錯必罰，要充分體現(xiàn)制度的嚴肅性。

（三）要采用現(xiàn)代化管理手段來進行基層電大的檔案管理工作。利用計算機、多媒體進行檔案管理是當今檔案管理的一大趨勢，要盡可能地運用計算機、多媒體等新手段，逐步提升基層電大的檔案管理質量和水平，從而實現(xiàn)檔案信息化管理。

（四）要強化基層電大管理人員的服務意識、責任意識。基層電大檔案管理人員在工作中必須要樹立檔案工作就是服務工作的觀念。要把增強服務意識作為工作的出發(fā)點和動力。要明確服務對象，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識,提高服務質量。

（五）基層電大要不斷加強檔案管理隊伍的建設。一是要不定期開展檔案管理知識的學習、培訓，努力提高基層電大檔案管理人員的業(yè)務能力和專業(yè)水平，檔案管理的工作人員本身要不斷學習，以此來提高自身素質；二是要培養(yǎng)基層電大檔案管理人員的愛崗敬業(yè)精神。通過國家法律法規(guī)政策的學習，使檔案管理人員具有高度的責任心、嚴明的政治紀律,以及愛崗敬業(yè)、樂于奉獻的精神，在做好檔案收集和保管工作的同時，為老師、學生提供最優(yōu)質的、最方便的檔案服務；三是要充實檔案管理工作隊伍。除檔案室配足專職人員外，各業(yè)務科室也要選配一名兼職檔案人員，定期搞好資料的收集、整理、歸檔、移送工作。

在新的時代背景下，基層電大應當客觀的認識到檔案管理工作中所存在的問題，從而緊跟時代的發(fā)展潮流，積極探索解決檔案管理工作中存在問題的策略，不斷建立健全檔案管理制度，為檔案管理工作的開展配備相應的現(xiàn)代化設備，并加強檔案管理人才隊伍建設，進而促使檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，提升檔案管理水平，提高檔案管理人員的綜合素質，最終實現(xiàn)檔案管理工作的有序開展。

[1]李多;市場經濟下的信用檔案及其管理和利用[D];安徽大學;2005年

[2]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風，2008（24）

（責任編輯： 李冬青）

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