談檔案工作中的責任心

夏啟芝

責任心是職業(yè)精神的核心元素。檔案工作默默無聞，帶來的是長遠的效益，有時工作是看不見，摸不著，因此，責任心是做好檔案工作的首要前提。我在十堰市中醫(yī)院創(chuàng)建省級先進檔案室、國家二級標準檔案室、AAA級檔案室的過程中，深刻領(lǐng)悟到，只有在檔案工作中抱有高度的責任心，擁有良好的職業(yè)素養(yǎng)才能真正做好檔案工作。

心懷責任，才能做好檔案的收集工作

做好檔案工作的第一步是檔案資料的收集工作，沒有檔案資料，檔案管理是無水之源、無本之木。因此，一個單位的檔案資料收集是否完整，檔案管理工作人員發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，直接反映出檔案工作人員的責任心問題。責任心表現(xiàn)在對檔案工作的熱愛上，要樹立干一行、愛一行的事業(yè)心，認真做好本職崗位工作，崗位沒有高低貴賤之分，只有工作成效好壞之分，任何工作做好了，都會出成果，都會促進個人成長和事業(yè)進步。同時，只有工作出成效，才能得到單位領(lǐng)導的重視，才會讓領(lǐng)導更加關(guān)注和支持檔案工作。責任心體現(xiàn)在檔案的資料收集上，就是要時時刻刻關(guān)注檔案收集這件事兒。我們除了發(fā)揮專職檔案人員作用外，每個科室還配備了兼職檔案員，保證各科室檔案資料的及時歸檔。將科室的檔案管理納入綜合目標管理，提高科室人員參與檔案管理的積極性與責任心。在科室人員的調(diào)動與交接時，注重交接過程中檔案資料的收集，避免人員交接產(chǎn)生資料的遺失和管理漏洞。在收集檔案資料的過程中，避免就重避輕，嚴格按照檔案的歸檔范圍歸檔。在檔案的資料收集中，尤其要注重平時的收集，以免臨時抱佛腳，時間長了資料遺失。我們的做法是凡是到辦公室蓋章的文件和材料必須留存一份；凡是醫(yī)院辦文、辦會、辦事過程中產(chǎn)生的文字材料必須當時歸檔；凡是重大活動檢查結(jié)束時，總結(jié)匯編資料必須歸檔案室；凡是設備開箱驗收、基建竣工驗收、科研課題鑒定等重大活動，檔案人員必須同步參加。要注重科技檔案的收集，比如設備檔案、基建檔案、藥品檔案等，這些檔案資料有的是跨年度，因此要做好資料的跟蹤管理。責任心表現(xiàn)在檔案的歸檔鑒定上，就是檔案管理人員要堅持客觀性、嚴肅性、主觀能動性，該存檔的一定存檔，不能根據(jù)自己的個人感覺對材料破舊的不想歸檔、對利用價值判斷有誤的不歸檔、對整理有難度的不歸檔，這些都是不負責任的表現(xiàn)。這樣僥幸心理，雖然在短時間內(nèi)體現(xiàn)不出來，但是對檔案管理工作來說，是極其不利的，這都是責任心的表現(xiàn)。

忠于責任，才能做好檔案的整理工作

檔案的整理工作反映了一個單位規(guī)范化管理水平。檔案整理工作環(huán)節(jié)多、細節(jié)繁瑣，一份文件從使用到歸檔往往要在檔案人員手上過很多遍。忠于責任，就是在檔案整理工作的每一個環(huán)節(jié)中，始終嚴格按照有關(guān)的檔案整理制度去做。在整理上年度的檔案時，首先要總體回顧一下上年度的重大活動、重大事件、工作亮點，做到心中有數(shù)，統(tǒng)領(lǐng)檔案整理過程，而不是“就湯下面”，應付了事，糊里糊涂整理檔案。在整理檔案時還要做到勤動手、勤登記，發(fā)現(xiàn)一份資料不完整要登記、有需要補充完善的要登記，有需要科室提供的要登記，有需要進一步歸納整理的要登記，有暫被別人借閱的要登記，然后按照登記情況逐條落實，補充完善，這樣既保證了檔案的完整性，又提高工作效率。要嚴格按照檔案的管理標準整理檔案，尤其要分清文書檔案、實物檔案、電子檔案、照片檔案、會計檔案、基建檔案等不同整理的方法，不能囫圇吞棗，眉毛胡子一把抓。包括分類、立卷、標號、書寫、索引、錄入等都要符合不同類型標準，如電子檔案需要雙份備存，照片說明要素要齊全，圖紙疊放要整齊，實物檔案要有規(guī)范說明、病歷檔案室如何編號索引，醫(yī)德醫(yī)風檔案、專業(yè)技術(shù)檔案是如何分類管理等等，都要注重每一個細節(jié)。忠于責任還要創(chuàng)新工作思路，反映出自己單位檔案管理工作的特色和亮點。為了反映我們中醫(yī)院的中醫(yī)藥特色，我們結(jié)合院慶活動，建立了實物檔案陳列室，有聲像，有解說，有圖片展示，有實物陳列，生動而真實地反映了醫(yī)院的發(fā)展歷程。陳列室還補充了職工撰寫的字畫及獎牌獎杯。特別是針對行業(yè)特點，在實物檔案中單獨設立了醫(yī)院名醫(yī)成果展、醫(yī)院文化建設成果展、醫(yī)院發(fā)展建設成果展，成為醫(yī)院實物檔案陳列的特色。醫(yī)院紙質(zhì)檔案、實物檔案、電子檔案成為醫(yī)院一部活的歷史。

擔當責任，才能做好檔案的利用工作

檔案是要通過開發(fā)和利用來發(fā)揮效益的。擔當責任，就是要我們檔案管理人員主動去承擔檔案的開發(fā)、利用工作。保持高度的責任感、使命感，不是一時的新鮮感，而是持之以恒挖掘、利用開發(fā)檔案。檔案編研工作要充分考慮單位性質(zhì)和特點，選題科學，既要符合當前的發(fā)展實際，又具有前瞻性，最好選擇成熟的主題、單位成系統(tǒng)的工作來開展編研。檔案編研除了常規(guī)的發(fā)文、簡報、院報、專題創(chuàng)建匯編成冊，撰寫全宗介紹、組織機構(gòu)沿革、大事記、干部任免、業(yè)務發(fā)展簡介、科研成果簡介、基本建設簡介、數(shù)據(jù)匯編等，還要根據(jù)行業(yè)特色，編寫高水平的編研材料。如我們醫(yī)院在編研工作中發(fā)揮員工積極性，對編研出版專著的員工給予獎勵和加分，員工先后編研了《跨越》、《院志》、《百花與中藥》、《名醫(yī)傳》、《文化手冊》、《劉吉善文化中醫(yī)論集》、《趙和平臨床經(jīng)驗集》、《常見肝病中醫(yī)特色診治與護理研究》、《實用神志病手冊》、《常見風濕病中醫(yī)特色診治》、《實用中醫(yī)?？谱o理健康指導》等多部編研成果，既反映了中醫(yī)藥特色文化，又總結(jié)了工作經(jīng)驗，成為醫(yī)院編研文化的亮點。擔當責任，還表現(xiàn)在熱心主動的提供檔案利用服務上，我們經(jīng)常深入科室了解業(yè)務開展情況，如學術(shù)活動、文化活動、創(chuàng)建活動，為活動提供參考的文字材料，有價值的藍本。如我們醫(yī)院近幾年基本建設任務多，檔案室為項目建設提供了大量詳實的原始資料，為土地爭取、手續(xù)辦理起到了積極服務作用，受到一致好評。尤其是在員工專業(yè)技術(shù)職稱晉升上，檔案室為他們提供大量的原始文件、資料、憑證，受到員工好評。

（作者單位：湖北省十堰市中醫(yī)院）