探析教育系統(tǒng)干部人事檔案管理質(zhì)量提升策略

摘 要：現(xiàn)階段，我國信息化水平已經(jīng)達(dá)到一個(gè)新的高度，在人員信息的管理與存儲(chǔ)方面發(fā)揮著重要的意義，尤其需要重點(diǎn)關(guān)注教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的開展進(jìn)度，真正做到堅(jiān)持從檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，采取多樣化、科學(xué)化的措施優(yōu)化教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作，使檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)不斷提高，為新形勢下檔案管理工作的完善與發(fā)展貢獻(xiàn)力量，不斷提升教育系統(tǒng)干部人事檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：教育系統(tǒng)；干部人事；檔案管理；策略

教育系統(tǒng)檔案管理工作涉及每一名教師的社會(huì)關(guān)系、個(gè)人經(jīng)歷、工作業(yè)績等，是對(duì)教師過往經(jīng)歷的最真實(shí)、最客觀的記錄，也是人才信息的重要載體。但是，仍然有相關(guān)部門對(duì)教育系統(tǒng)干部人事檔案管理不夠重視，甚至認(rèn)為檔案管理工作就是簡單對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行記錄，沒有什么實(shí)質(zhì)性的意義，忽視了教育系統(tǒng)干部人事檔案可以對(duì)教師的職務(wù)、考核甚至是人事任命與選拔都會(huì)起到十分重要的作用。因此，需要改變傳統(tǒng)觀念重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作，尤其需要從思想以及實(shí)踐操作中提起重視，并通過科學(xué)規(guī)劃檔案管理工作，使教育系統(tǒng)干部人事檔案管理制度得到進(jìn)一步優(yōu)化，同時(shí)利用先進(jìn)的科技手段，高效、高質(zhì)地為教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作提供保障。

一、教育系統(tǒng)干部人事檔案管理的意義

1.有利于提高決策依據(jù)的可靠性

教育系統(tǒng)干部人事檔案信息是非常重要的資料，學(xué)校管理層在對(duì)干部進(jìn)行管理的過程中，需要參考檔案管理中的內(nèi)容，并將其作為工作決策的重要依據(jù)，從而能夠在開展教師的任命、職稱考核等方面提供數(shù)據(jù)支持，使人員管理變得更加科學(xué)化、有序化。

2.有利于準(zhǔn)確記錄教師信息

教育系統(tǒng)干部人事檔案管理的有效開展有利于準(zhǔn)確記錄教師信息，提高對(duì)教師管理的效率。通常情況下，學(xué)校教師的各種信息、資料等都會(huì)錄入教育系統(tǒng)中，并歸納、整理、建檔，這些資料包括教師的個(gè)人簡歷、學(xué)科專業(yè)、教學(xué)評(píng)估、職業(yè)證書以及獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)等，通過將這些信息、資料進(jìn)行收集，能夠更好地反映出教師的專業(yè)能力、教學(xué)能力以及發(fā)展?jié)摿?，從而加深?duì)其了解。

3.有利于提升對(duì)教師的管理水平

教育系統(tǒng)是選拔、考核以及任免教職工的重要系統(tǒng)，而檔案管理能夠使教育系統(tǒng)在人員管理時(shí)更加合理化，有利于促進(jìn)教育系統(tǒng)內(nèi)部人才隊(duì)伍的建設(shè)。教學(xué)質(zhì)量的高低在很大程度上受到教師教學(xué)水平的影響，而加強(qiáng)對(duì)教師的管理能夠進(jìn)一步優(yōu)化教學(xué)水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)教師的系統(tǒng)化、科學(xué)化管理，真正實(shí)現(xiàn)教師人才隊(duì)伍的建設(shè)。

4.有利于約束教職工行為

教育系統(tǒng)干部人事檔案管理部門主要負(fù)責(zé)教職工、干部的信息收集、存儲(chǔ)、分析以及管理，并準(zhǔn)確記錄教育系統(tǒng)內(nèi)每一名教職工的社會(huì)關(guān)系、歷史表現(xiàn)，并將這些資料存儲(chǔ)于教育系統(tǒng)干部人事檔案管理部門，能夠使教育系統(tǒng)的所有教職工產(chǎn)生歸屬感。同時(shí)，也是對(duì)教職工的一種無形的約束，使其能夠時(shí)刻保持良好的工作狀態(tài)，為教育事業(yè)貢獻(xiàn)力量，促進(jìn)教育工作的順利開展。

二、教育系統(tǒng)干部人事檔案管理的原則

1.規(guī)范統(tǒng)一化原則

在檔案管理的過程中，無論是采用傳統(tǒng)的檔案管理模式還是采用檔案管理信息化模式，都需要堅(jiān)持遵循檔案管理規(guī)范統(tǒng)一化原則。尤其現(xiàn)階段，教育系統(tǒng)干部人事檔案管理越來越重視信息化、數(shù)字化建設(shè)，需要檔案管理負(fù)責(zé)人更加深刻認(rèn)識(shí)到規(guī)范統(tǒng)一原則的價(jià)值。在教育系統(tǒng)干部人事檔案管理部門開展信息化建設(shè)，是對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息資料進(jìn)行信息化處理，檔案管理人員需要在進(jìn)行檔案管理的過程中，按照檔案資料的標(biāo)識(shí)、格式等進(jìn)行規(guī)范化、統(tǒng)一化處理，并在進(jìn)行檔案信息資源共享時(shí)科學(xué)、規(guī)范地應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及相關(guān)軟件，從而有效避免后期出現(xiàn)因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或軟件不同而導(dǎo)致信息不可用等問題。

2.真實(shí)、安全性原則

現(xiàn)階段，教育系統(tǒng)干部人事檔案管理部門不斷開展信息化建設(shè)，以往沿用的檔案管理模式已經(jīng)相對(duì)落后，在很多方面都已無法跟上現(xiàn)代化發(fā)展的腳步，尤其無法滿足檔案管理的需求，但是仍需要繼承傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，即傳統(tǒng)檔案管理在對(duì)檔案資料原件進(jìn)行保管的基礎(chǔ)上，能夠最大限度地保障教育系統(tǒng)檔案信息的真實(shí)與安全。

3.高效實(shí)用性原則

現(xiàn)階段，教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作正處于調(diào)整、優(yōu)化的關(guān)鍵時(shí)期，其中與傳統(tǒng)檔案管理最主要區(qū)別就是其具有一定的高效性。在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，不是為了完成管理工作而工作，而是為之后有效解決提取檔案信息等工作為出發(fā)點(diǎn)。基于此，應(yīng)該將檔案管理工作的高效實(shí)用性作為現(xiàn)階段教育系統(tǒng)檔案管理工作的重中之重。

三、教育系統(tǒng)干部人事檔案管理存在的不足

1.缺乏對(duì)干部人事檔案管理的重視

在大部分人眼中，教育系統(tǒng)干部人事檔案管理是一項(xiàng)簡單、枯燥、相對(duì)乏味的工作，不需要較強(qiáng)的能力就能夠勝任，該工作只是簡單地將檔案信息、資料進(jìn)行歸納、整理、保存，因此，教育系統(tǒng)內(nèi)部存在缺乏檔案管理的正確思想理念，在很大程度上忽視了檔案管理工作，以至于在實(shí)際的人事安排過程中，沒有在檔案管理部門配置足夠的人手，而且配置的工作人員大部分都沒有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，缺乏檔案管理工作所必需的專業(yè)性與責(zé)任心，在較大程度上影響了教育系統(tǒng)人事檔案管理工作開展的科學(xué)性、合理性、有序性。一般情況下，我國對(duì)教育系統(tǒng)干部人事檔案管理的條件相對(duì)固定，需要檔案管理人員具有一定的政治素養(yǎng)、信息化能力以及檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，如果單位無法滿足崗位人員數(shù)量的要求，會(huì)在很大程度上降低檔案管理工作效率，出現(xiàn)檔案信息積壓甚至丟失的情況，無法充分發(fā)揮檔案管理工作在教育系統(tǒng)干部人事管理中的作用。

2.工作人員素質(zhì)有待提升

現(xiàn)階段，教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的開展還存在著內(nèi)部員工綜合素質(zhì)無法達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)的問題，因?yàn)楝F(xiàn)在的教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作突破了傳統(tǒng)的工作模式，不再是原來以紙質(zhì)檔案為主要工作內(nèi)容的管理模式，而是轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂?jì)算機(jī)錄入為主的工作方式，面對(duì)這一轉(zhuǎn)變，許多工作人員沒能及時(shí)自我調(diào)整，仍然習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作方式，使檔案管理工作效率無法達(dá)到預(yù)期效果。同時(shí)，還存在部分員工信息化素養(yǎng)較低，不能在短時(shí)間內(nèi)學(xué)習(xí)和理解信息化管理模式，導(dǎo)致在實(shí)際的檔案管理工作開展中無法發(fā)揮信息化檔案管理的價(jià)值。

3.檔案管理模式不完善

現(xiàn)階段，檔案管理模式不完善是亟須改善和解決的問題，這一問題的嚴(yán)重性與緊迫性主要體現(xiàn)在管理內(nèi)容方面，比如，教育系統(tǒng)干部人事檔案在實(shí)際的工作中并沒有標(biāo)準(zhǔn)化的歸類模式，與實(shí)際工作存在很大的區(qū)別。從檔案管理工作內(nèi)容來看，大部分工作內(nèi)容都是圍繞教師的思想政治表現(xiàn)，但隨著教學(xué)改革的不斷推進(jìn)，教育系統(tǒng)干部人事檔案管理的工作內(nèi)容逐漸向教學(xué)、科研以及人才選拔方面調(diào)整，較為關(guān)注教師的思想政治、教學(xué)水平以及科研能力等。同時(shí)，教育系統(tǒng)干部人事檔案管理在管理方式上也存在著一定的不足，使得檔案管理工作量較大，并且準(zhǔn)確性得不到提升，不利于教育系統(tǒng)干部人事檔案管理的長遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展。

4.檔案的收集、整理不到位

現(xiàn)階段，在教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作中還存在著檔案收集、整理不到位的問題，由于教育系統(tǒng)干部人事檔案管理制度存在一定的落后性，且沒有得到及時(shí)更新，導(dǎo)致檔案管理部門的崗位職責(zé)出現(xiàn)混亂，嚴(yán)重制約檔案管理工作效率的提升。同時(shí)，教育系統(tǒng)干部人事檔案管理部門缺乏科學(xué)化、專業(yè)性的資料收集方式，各個(gè)部門彼此獨(dú)立，經(jīng)常出現(xiàn)重復(fù)收集、整理的情況，再加上檔案管理人員的積極性較低，工作熱情不足，從而無法對(duì)教師、干部的簡歷資料、學(xué)術(shù)成果等進(jìn)行高效的收集、整理，在很大程度上影響人事的選拔與任命。

5.信息共享水平較低

教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作中信息共享水平較低也是亟須解決的問題，因?yàn)?，教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的內(nèi)容較多，且信息資料的種類多樣，而各個(gè)部門之間的溝通較少，彼此之間的信息傳遞嚴(yán)重不足，無法實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的信息共享交流，而檔案管理工作的有效開展則需要與各個(gè)部門實(shí)現(xiàn)對(duì)接，這種信息共享程度低的現(xiàn)狀嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率。同時(shí)，由于內(nèi)部數(shù)據(jù)信息交流的閉塞，也使得檔案數(shù)字化管理工作的效率得不到提升，檔案資源的利用率下降。

四、教育系統(tǒng)干部人事檔案管理質(zhì)量提升策略

1.提高重視，加大資金投入

教育系統(tǒng)干部人事檔案管理質(zhì)量的提升離不開上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視以及資金的支持，需要上級(jí)部門提高對(duì)檔案管理部門的重視，保障檔案管理部門新技術(shù)、新人才的引進(jìn)，使教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作效率得到顯著的提升。同時(shí)，加大資金投入，將重點(diǎn)資金用于先進(jìn)數(shù)字化設(shè)備的引進(jìn)和采購，為檔案管理信息化建設(shè)提供完善的基礎(chǔ)性設(shè)施，從而使檔案管理工作能夠得到快捷、便利、高效地開展。

2.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的開展，人才是不可或缺的關(guān)鍵一環(huán)。首先，必須從教育檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)條件出發(fā)，通過科學(xué)管理、合理配置現(xiàn)有的教育檔案管理工作人員，以實(shí)現(xiàn)教育檔案管理質(zhì)量的提高；其次，通過制定培訓(xùn)方案，強(qiáng)化培訓(xùn)力度，加強(qiáng)信息化技術(shù)方面的專業(yè)指導(dǎo)與培訓(xùn)，使檔案管理人員的信息化理論與實(shí)踐操作能力不斷進(jìn)步，使其能夠更好地開展檔案管理信息化建設(shè)，滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求；最后，在檔案管理部門內(nèi)部建立檔案聯(lián)絡(luò)員制度，因?yàn)榻逃到y(tǒng)干部人事檔案管理需要處理大量的檔案資料和信息，為了能夠?qū)崿F(xiàn)高效收集、歸檔資料，需要由各個(gè)學(xué)校建立聯(lián)絡(luò)員隊(duì)伍，負(fù)責(zé)本學(xué)校教師檔案信息的收集以及上傳，從而提高教育系統(tǒng)檔案管理的全面性與準(zhǔn)確性。

3.創(chuàng)新檔案管理方式

傳統(tǒng)的教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作模式固化，需要通過不斷創(chuàng)新檔案管理方式才能夠改善。首先，建設(shè)數(shù)字檔案室，充分利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將各個(gè)學(xué)校、部門的檔案信息共享，并設(shè)置不同的查閱權(quán)限，提高檔案信息的使用效率；其次，建立檔案審核機(jī)制，通過檔案審核機(jī)制，可以將不同方式收集的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一審核，從而做到教育系統(tǒng)干部人事檔案信息的真實(shí)性，為人員的任命與選拔提供保障；最后，以重新構(gòu)建考核方式為起點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行重新評(píng)價(jià)，將平時(shí)工作中消極怠工、效率低下、能力不足的員工進(jìn)行整體培訓(xùn)，將培訓(xùn)成績不合格的員工剔除檔案管理隊(duì)伍，而對(duì)于能力突出、工作熱情的員工給予精神與物質(zhì)的獎(jiǎng)勵(lì)，通過這種考核模式的重新制定能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作質(zhì)量的提升。

4.規(guī)范檔案管理工作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)

只有嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作，才能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作質(zhì)量的提升。首先，需要重新設(shè)定檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，這樣既可以方便以后檔案信息的查詢，又能夠明確工作流程，提高工作效率；其次，要進(jìn)一步細(xì)化檔案管理工作，將教育系統(tǒng)干部人事檔案信息資料一一核對(duì)，實(shí)現(xiàn)教師檔案資料的全面性；最后，要在提升教育系統(tǒng)干部人事檔案管理質(zhì)量方面下功夫，定期開展檢查工作，使檔案信息的準(zhǔn)確性與完整性得到保障。通過規(guī)范檔案管理工作，能夠發(fā)現(xiàn)其中的不足，及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)與優(yōu)化。

5.推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

現(xiàn)階段，教育系統(tǒng)干部人事檔案信息化建設(shè)是檔案管理升級(jí)的必經(jīng)之路，盡管信息化檔案管理不會(huì)完全替代紙質(zhì)檔案管理，但信息化建設(shè)能夠進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，能夠有效開展人員檔案信息分析，提高檔案信息的利用效率，因此，需要不斷完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)教育系統(tǒng)干部人事檔案管理向電子化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)教師信息的數(shù)據(jù)化、電子化。

具體來看，現(xiàn)階段我國科學(xué)技術(shù)水平迅速提升，計(jì)算機(jī)技術(shù)在持續(xù)更新升級(jí)，教育系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大對(duì)其資金支持，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上積極引進(jìn)各種新型的管理技術(shù)和硬件設(shè)備，不斷完善人事檔案管理信息化系統(tǒng)，使其與當(dāng)前社會(huì)發(fā)展要求相適應(yīng)?；诖?，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，深入開展軟件開發(fā)工作，促使人事檔案管理人員都能夠積極參與到培訓(xùn)活動(dòng)當(dāng)中，不斷吸收各種先進(jìn)的設(shè)備管理知識(shí)和理念，助力其檔案管理水平的提高。

除此以外，管理者還應(yīng)當(dāng)高效落實(shí)對(duì)于人事檔案信息的開發(fā)，確保檔案管理可以真正同人力資源開發(fā)的要求相適應(yīng)。相關(guān)部門需要招聘在信息化建設(shè)方面有一定水平的工作人員，為檔案管理信息化建設(shè)成效的提升提供人才支持。從本質(zhì)上看，人事檔案信息的收集最主要的目的在于高效利用，以達(dá)到資源共享的效果，教育系統(tǒng)需要圍繞著信息系統(tǒng)構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)的檔案管理模式，及時(shí)有效地實(shí)現(xiàn)工作調(diào)配。直觀全面的數(shù)據(jù)可以為檔案管理工作效率的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，真正發(fā)揮出各種信息數(shù)據(jù)資源的應(yīng)用價(jià)值，為教育系統(tǒng)干部人事資源的科學(xué)分配和合理調(diào)動(dòng)提供參考。

五、結(jié)語

現(xiàn)階段，教育系統(tǒng)越來越重視對(duì)檔案資料的管理工作，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，滿足不了教育系統(tǒng)對(duì)于人才信息的需求，因此，必須順應(yīng)時(shí)代潮流，采取多樣化的方式，提升檔案管理工作效率，促進(jìn)檔案信息管理質(zhì)量的提升。

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（作者單位：山東省菏澤市教育事業(yè)發(fā)展中心）

作者簡介：李春強(qiáng)（1990—），男，漢族，山東菏澤人，碩士，檔案館員，研究方向：教育檔案管理。