圖書館歷史檔案情報信息保密性與開放性的均衡化

文 / 陳清

圖書館歷史檔案情報信息保密性與開放性的均衡化

文 / 陳清

當前圖書館歷史檔案情報信息保密性與開放性的均衡化存在諸多問題，主要表現(xiàn)為重視程度不足、技術水平限制及管理模式傳統(tǒng)。各級圖書館需要加強檔案分級與制度建設，嚴格落實宣傳與監(jiān)督工作，強化基礎管理并推動管理理念和監(jiān)督手段的創(chuàng)新。

圖書館；歷史檔案情報信息；保密性；開放性；均衡化

檔案是對歷史信息的忠實記錄。它對于了解歷史真相并獲取歷史資料有著重要的作用。近年來，隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，我國檔案資源的利用率不斷提高，圖書館檔案管理理念與模式亦不斷進步。歷史檔案情報信息作為圖書館重要的檔案資源，本身具有一定的特殊性，做好歷史檔案情報信息的保密工作意義重大。長期以來，我國檔案鑒定開放工作始終滯后，現(xiàn)有各級圖書館的館藏檔案開放數(shù)量占比極低，絕大多數(shù)的館藏檔案信息資源長期沉睡，尤其是歷史檔案情報信息更甚，致使這些館藏檔案信息資源價值大打折扣，極大限制了圖書館知識服務水平。為此，圖書館必須在確保歷史檔案情報信息保密性的同時，通過相應的監(jiān)督機制賦予其開放性，通過保密性和開放性的均衡化，發(fā)揮歷史檔案情報信息的應用價值，提高圖書館的知識服務水平。

一、均衡圖書館歷史檔案情報信息保密性與開放性的必要性

做好圖書館歷史檔案情報信息保密工作的必要性主要體現(xiàn)于兩個方面。其一，歷史檔案情報信息內(nèi)容豐富，不僅有對史實的記錄，而且涉及到科學、文衛(wèi)、政治等方面。在對這些信息進行處理的過程中難免涉及到隱私權、著作權、知識產(chǎn)權等方面的問題，更可能牽涉到國家安全與國家利益。一旦歷史檔案情報信息外泄，很有可能導致相關方利益受到侵害，甚至可能對國家經(jīng)濟建設、公共安全等造成嚴重不良影響[1]。可見，做好歷史檔案情報信息的保密性工作，實為避免不良影響并維護各方利益的根本舉措。其二，歷史檔案情報信息反映的是真實、客觀的信息資料，包含了大量的真實案例、客觀憑證、原始資料等。這些信息的存在，既能夠?qū)^往事實提供依據(jù)，又可以對未來提供參考，增加實踐經(jīng)驗的積累，對事件的走向往往起著決定性的作用。若保密工作不到位，則可能導致一些絕密歷史檔案情報信息外泄進而被有心篡改，偏離事實，打破競爭的公平性。

歷史檔案情報信息作為圖書館重要的檔案資源，其存在自有相應的價值。然而，知識經(jīng)濟的發(fā)展對于各類檔案信息的依賴程度越來越高，成為推動社會檔案事業(yè)良好發(fā)展的主要動力。檔案管理工作的根本目的是為了更好地服務于社會的發(fā)展。問題在于，我國檔案鑒定開放工作長期滯后，絕大多數(shù)的館藏檔案信息資源長期沉睡，大大限制了圖書館知識服務水平。尤其是歷史檔案情報信息，更關乎科學、文衛(wèi)、政治等多方面，做好保密工作意義重大。但僅重視“保密”而忽視開放機制建設，勢必會將這些信息“封死”，難以在相應領域發(fā)揮出其應有的利用價值。只有通過開放機制的完善并輔以有效監(jiān)督，兼顧保密性和開放性，才是實現(xiàn)歷史檔案情報信息價值的必然選擇。

二、圖書館歷史檔案情報信息保密性與開放性的不均衡現(xiàn)狀

（一）缺乏正確認識，人員素質(zhì)欠缺

隨著檔案資源開發(fā)程度的不斷加深，圖書館檔案信息保密方面的問題也愈發(fā)嚴重，很多弊端在檔案資源開發(fā)過程中逐漸暴露[2]。首先，忽視檔案保密的重要性，對歷史檔案情報信息價值缺乏明確的認識。很多館員表示自己沒有意識到歷史檔案情報信息的重要性，不清楚檔案信息外泄可能產(chǎn)生的后果，且不熟悉保密條款，甚至不了解檔案的保密等級。其次，圖書館檔案管理工作對員工的知識儲備有著較高的要求，歷史檔案情報信息保密工作需要相關工作人員熟悉法律法規(guī)、掌握行業(yè)知識并具備管理技能。但實際上能夠達到要求的工作人員很少。再次，責任意識是影響保密工作的關鍵，工作人員只有在思想上樹立高度的責任意識，才能在實際工作中更有效地約束自己的行為。

（二）情況層出不窮，技術難度增加

圖書館實施信息化改革已取得了較為顯著的成果，帶動了檔案管理工作的發(fā)展，提升了檔案管理的效率，深化了檔案資源的利用率。與此同時，這又增加了檔案信息外泄的風險，加大了檔案安全保障的難度。首先，信息化本身即存在天然的安全性缺陷，網(wǎng)絡環(huán)境的不穩(wěn)定性眾所周知，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，不法分子即能夠找到攻擊途徑甚至直接進入數(shù)據(jù)庫對信息進行非法操作，弱化歷史檔案情報信息安全性。其次，當前圖書館很多信息化系統(tǒng)都需要依靠第三方支持，然而多數(shù)圖書館卻缺乏技術支持且沒有專業(yè)的人才從事該方面的工作，技術層面的短板極容易留下被黑客、病毒襲擊的隱患。最后，圖書館對絕密檔案的保護力度不足，無法保證技術操作的針對性，一旦出現(xiàn)問題將無法對該部分檔案進行特殊保護[3]。受此牽制，我國圖書館歷史檔案情報信息的開放機制建設長期受阻。開放機制技術層面的建設始終落后于問題的出現(xiàn)，開放機制的構建勢必會進一步擴大檔案信息泄露的風險。

（三）管理模式陳舊，缺乏有效監(jiān)督

隨著數(shù)字化圖書館的普及，信息技術對檔案管理工作的支持力度有了明顯的提升，如今線上檔案管理成為主流。但在實際工作中，仍不能忽視實體檔案資料的保存與管理。這些實體檔案資料在學術、歷史、政治等方面仍具有重要的意義，很多歷史檔案已經(jīng)成為文物，肩負巨大的歷史使命。如果僅注重線上檔案資源的維護而忽視實體檔案的管理，無疑會增加歷史檔案情報信息外泄的概率?，F(xiàn)存的主要問題在于，很多圖書館對于歷史檔案情報信息的管理依然采用傳統(tǒng)的實體資源管理模式，即便能夠順應時代的需求而通過信息化技術逐步開放，但相關監(jiān)督機制卻一直不夠完善，不利于歷史檔案情報信息的保密性建設，更無法對信息架構開放渠道的安全性負責，其結果要么是信息利用率極低，要么是傳播泄露范圍不斷擴大，形成極端狀況，難以有效均衡信息的保密性和開放性。

三、圖書館歷史檔案情報信息保密性與開放機制的均衡化策略

（一）實施檔案分級，強化制度建設

實現(xiàn)圖書館歷史檔案情報信息保密性和開放性的均衡化，關鍵在于強化制度建設，通過新制度的完善來彌補圖書館保密工作的不足，提高監(jiān)督工作的規(guī)范性和可操作性。首先，圖書館要對檔案資料進行梳理分級，無論是線上管理還是線下管理，都要明確不同檔案資料的保密等級，并以此為依據(jù)對歷史檔案情報信息進行針對性保密處理。為保證制度的順利建設與完善，圖書館應設置專門的監(jiān)督團隊對工作進行核查，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理出現(xiàn)問題就及時指出，根據(jù)制度條款對責任人員進行處理。其次，設立監(jiān)督制度，明確監(jiān)督內(nèi)容及范圍，并賦予監(jiān)督人員以更大的權利，確保問題解決的時效性。需要注意的是，監(jiān)督對象和監(jiān)督內(nèi)容都不應局限于圖書館內(nèi)部，而應涉及圖書館工作的各個環(huán)節(jié)，圖書館工作人員和服務對象等都應成為監(jiān)督的目標，并將監(jiān)督工作延伸到閱讀、外借、復制等多方面。最后，要根據(jù)國家法律法規(guī)，在合理范圍內(nèi)設置懲處制度，對竊取、篡改、外泄等行為進行嚴肅處理，如涉及到法律問題則提交相關部門解決。

（二）落實宣傳工作，實現(xiàn)全員監(jiān)督

保護圖書館歷史檔案情報信息安全，兼顧保密性和開放性，是當今圖書館全員的責任。在完善開放機制的過程中，圖書館除了要從制度方面加強建設并打造專業(yè)化監(jiān)管隊伍外，還要重點做好保密思想的宣傳，鼓勵圖書館內(nèi)所有工作人員都參與到監(jiān)督工作的實踐之中。首先，圖書館應組織內(nèi)部員工展開學習，普及保密工作的方法和重要性，讓工作人員知曉歷史檔案情報信息外泄可能產(chǎn)生的不良后果以及要承擔的法律責任，提高工作人員對保密工作的重視程度。其次，建立內(nèi)部監(jiān)督渠道，鼓勵工作人員通過監(jiān)督渠道向監(jiān)督部門積極反饋各類問題，以此提升發(fā)現(xiàn)問題的主動性。對為歷史檔案情報信息保護做出重大貢獻的工作人員應給予獎勵。再次，創(chuàng)設良好的監(jiān)督氛圍，深化工作人員對監(jiān)督制度的了解，為檔案情報信息開放機制建設提供可靠依據(jù)，同時做好普法宣傳工作，保證內(nèi)部工作人員懂法、守法[4]。

（三）強化基礎管理，搞好檔案存放

圖書館檔案資料眾多，囿于館員素質(zhì)與工作能力等限制，部分圖書館檔案管理較為混亂，檔案隨意放置問題可見于大部分圖書館當中，檔案丟失不全等問題也屢見不鮮。在這種情況下，圖書館為了完善開放機制，有必要從基礎管理入手。首先，要對實體檔案進行統(tǒng)一化整理，細化分類、編碼、排列等工作，無論是線上還是線下，都要保障檔案信息的完整性和準確性，以便于管理人員在管理的過程中能夠快速找到目標檔案，并對檔案信息進行核實。其次，要提高對實體檔案存放的重視程度，在監(jiān)督管理機制中增加對原始檔案存放的監(jiān)督內(nèi)容，包括存放空間的安全性、科學性等，最大程度降低原始檔案存放過程中損毀、泄密等問題的發(fā)生率。

（四）創(chuàng)新監(jiān)督手段，革新管理理念

信息技術的進步催生了監(jiān)督手段的現(xiàn)代化，也對圖書館歷史檔案情報信息開放機制的構建提出了更高的要求。圖書館在實際工作中除了依靠人力監(jiān)督外，還應當依托信息技術做好開放性的監(jiān)督管理工作。例如，在檔案存儲室安裝攝像頭并聯(lián)網(wǎng)；針對絕密檔案設置報警裝置，如果有非工作人員進入或工作人員進行違規(guī)操作則自動報警等。此外，針對線上保密工作，圖書館應在技術應用方面下功夫，或細分保密檔案的防護等級，針對歷史檔案情報信息進行加密處理；或設置預警系統(tǒng)，對線上檔案信息安全全面監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)非法操作、病毒襲擊、黑客入侵等情況則及時有效攔截并發(fā)出警報。為了順應現(xiàn)代化監(jiān)督管理模式的要求，圖書館應對自身監(jiān)督管理理念進行革新，將信息化與監(jiān)督管理工作融為一體，彌補傳統(tǒng)人力監(jiān)管模式的不足，拓寬監(jiān)管范圍，以此兼顧圖書館歷史檔案情報信息的保密性和開放性。

[1]符昌慧.基于數(shù)據(jù)采集的互聯(lián)網(wǎng)檔案服務個性化轉(zhuǎn)變[J].山西檔案,2015(3).

[2]王小華.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代圖書館信息服務淺析[J].出版廣角,2016(2).

[3]李青.檔案安全監(jiān)督管理工作解析[J].中國檔案,2017(9).

[4]于丹.略談在檔案提供利用工作中如何加強保密[J].蘭臺內(nèi)外,2017(4).

（責任編輯：虞志堅）

G255；G275

A

1005-9652（2017）05-0113-03

陳清（1969-），男，江西南昌人，江西省圖書館副研究員，研究方向：數(shù)字圖書館建設、云計算服務、讀者服務。