民國檔案文件級目錄制作方法研究

■ 楊健生 李孔燕

民國檔案文件級目錄制作方法研究

■ 楊健生 李孔燕

民國檔案文件級目錄制作是當(dāng)前國家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開發(fā)的重要基礎(chǔ)工作。當(dāng)前，民國檔案目錄建設(shè)總體上仍處于手工管理思維延續(xù)期及計算機(jī)輔助管理檔案實體的階段。隨著計算機(jī)檔案管理技術(shù)的興起，檔案管理的效率得到了提升，目錄信息的著錄更加全面，查詢更加便捷。在信息化發(fā)展和大數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用的背景下，檔案工作者應(yīng)秉承多角度、多方位充分利用的導(dǎo)向，對民國檔案文件級目錄進(jìn)行體系化的重新架構(gòu)，規(guī)范相關(guān)著錄項目，以更好地滿足檔案管理、保護(hù)和開發(fā)的需求。

在實際操作中，省檔案館通過在外包公司的運(yùn)用實踐中發(fā)現(xiàn)，依托計算機(jī)輔助提取目錄，可以更加快速、規(guī)范、準(zhǔn)確題名，也重點(diǎn)解決了公司新招錄青年人員快速學(xué)習(xí)入門的問題，現(xiàn)在每人每日平均200條以上，并且錯誤率低，檢索有效性得到了提高。經(jīng)實踐研究發(fā)現(xiàn)，對民國檔案文件級目錄制作方法探析主要有以下幾點(diǎn)：

一、對題名結(jié)構(gòu)進(jìn)行規(guī)范

因為我們制作的目錄是給現(xiàn)代人使用，所以需要使用現(xiàn)代公文語言對其進(jìn)行規(guī)范。現(xiàn)代公文語言的題名基本結(jié)構(gòu)為：“責(zé)任者+關(guān)于（或虛詞“就”）+事由+的（介詞）+文種”。在這一題名結(jié)構(gòu)中，獨(dú)立的統(tǒng)計表、登記簿等沒有文種的文件材料無需著錄文種信息。題名是對檔案內(nèi)容的歸納概括，但并不是憑空想象出來的，擬寫題名包括兩個過程，一是內(nèi)容信息采集過程，即閱讀檔案，從中采集反映檔案材料內(nèi)容信息；二是將采集到的信息組成一句通順、規(guī)范的語言，即擬寫題名。對題名結(jié)構(gòu)的規(guī)范主要從三方面展開：

1.規(guī)范“事由”的語言表述

題名擬寫的難處在于其中的“事由”采集和表述，因人而異的語言表述習(xí)慣使得“事由”的規(guī)范看似不可能。通過研究，我們發(fā)現(xiàn)“事由”規(guī)范化擬寫的難度其實是人為的，是人為設(shè)定的“體現(xiàn)時代特征”的規(guī)定使之變得困難。用現(xiàn)代公文語言去表述“事由”，語言平實、表述準(zhǔn)確、語句結(jié)構(gòu)規(guī)范。這種平實的“說明文”用語，為我們規(guī)范“事由”的表述提供了基本條件，而且民國檔案文件級目錄是敘述過去的事情，講清楚檔案主要內(nèi)容是唯一目的，不需要表達(dá)“情緒”及藝術(shù)修飾。因此民國檔案文件級目錄“題名”中的“事由”，可以僅僅是平鋪直敘的敘事文字和詞匯，其語法結(jié)構(gòu)單一，具有規(guī)范化表述的語言基礎(chǔ)。

2.規(guī)范組成“事由”的信息元素

規(guī)范表述“事由”，首先要明確“事由”的信息組成?！笆掠伞睔w根到底就是對一份檔案中包含的歷史事件或者歷史行為進(jìn)行歸納和說明。民國檔案目錄中的“事由”即對民國歷史上發(fā)生的“事情”說明，而每一件“事情”的信息，一定是由時間、地點(diǎn)、機(jī)構(gòu)、人物、事項名稱或事件主題等要素等構(gòu)成，具體到每一份檔案材料，它所包含的信息內(nèi)容也不會超出以上內(nèi)容。因此，規(guī)范“事由”表述，就是圍繞這幾個“事由”組成元素進(jìn)行信息采集，并將采集的信息組織成通順語言予以表述的工作。在開展這項工作時，只要遵循有這些元素信息的則采集，沒有的不創(chuàng)造，就能實現(xiàn)準(zhǔn)確、完整歸納檔案內(nèi)容的目的。

3.規(guī)范“事由”組成元素的表述邏輯

“事由”的信息能否用規(guī)范的文字表述，是決定信息傳達(dá)是否精確的關(guān)鍵。對于歷史事件或事物，有了“天、地、人”這三個元素才具備了前提和主題，通過這三個元素的相互作用最終才產(chǎn)生了“事”?！笆隆笔侵敢唤M關(guān)系、一個行為、一個過程或一個具體的物，可以歸納、概括為一個特定的事件主題或事項名稱。目錄是檔案材料的“內(nèi)容提要”或信息“線索”，并不是研究歷史的報告或敘述歷史的詳細(xì)內(nèi)容或摘要，因而在描述“事”時，不用講述事情的前因后果，細(xì)枝末節(jié)，僅需將其主題內(nèi)容或名稱闡述清楚即可。因此，我們認(rèn)為在使用現(xiàn)代公文語言的情況下，對于民國檔案文件級目錄“題名”中的“事由”，能夠用結(jié)構(gòu)化的方式組織信息并進(jìn)行規(guī)范表述，即將各組成元素按照：時間→地名→人物（包含機(jī)構(gòu)、職銜信息）→事件主題或事項名稱的通用邏輯順序組織描述語言，這樣的語言合乎漢語描述事物的一般表述方法，能夠表達(dá)清楚事情。其中時間、地名、機(jī)構(gòu)、人物是指與事項直接相關(guān)的特定對象，應(yīng)視檔案情況采集，如果檔案中有這些內(nèi)容則采集，如無則不需刻意拼湊。同時，由于檔案材料事無巨細(xì)，為提高目錄制作工作效率，避免累贅和語句重復(fù)，凡是在責(zé)任者著錄項目中已經(jīng)有的地名、機(jī)構(gòu)、人名的內(nèi)容，及與文件時間著錄項目相同的時間等，無需在“事由”中重復(fù)敘述。

二、利用計算機(jī)進(jìn)行輔助著錄

經(jīng)過規(guī)范后，一個完整民國檔案文件級目錄“題名”可用現(xiàn)代語言，按以下結(jié)構(gòu)組織：責(zé)任者+關(guān)于+事由（按時間→地名→機(jī)構(gòu)、職銜、姓名→事件主題或事項名稱，排序組成）+的+文種。使用這個結(jié)構(gòu)表達(dá)題名，看起來比過去要求的項目更多，內(nèi)容更復(fù)雜，似乎加大了目錄制作難度。確實，如果純粹手工制作是比較復(fù)雜，著錄人員很難將信息采集齊全，并迅速組織成一個題名。但如果放到整個民國檔案基礎(chǔ)目錄體系中，并且在使用計算機(jī)著錄的條件下看，情況就大不一樣，在計算機(jī)輔助著錄條件下，不需要著錄人員記憶采集到信息，其組織題名語句花費(fèi)的精力和時間也將大大減少，擬寫題名反而比手工著錄簡單。

題名中的大部分元素在目錄制作時，已進(jìn)行了采集和著錄，且題名是按照固定結(jié)構(gòu)進(jìn)行表述的，所以完全可以使用計算機(jī)的自動化性能，將已有的各個項目自動組織起來，自動形成一個“參考題名”，著錄人員只需對照檢查這個“參考題名”，對其中表達(dá)不夠順暢的語言進(jìn)行局部修改，很多情況下甚至不用修改，就能形成符合規(guī)范結(jié)構(gòu)、內(nèi)容完整準(zhǔn)確、表達(dá)通暢的“題名”。使用計算機(jī)輔助著錄方法，采集各個項目著錄信息的過程，就是題名的擬寫過程。完成各項目的信息采集，就自動完成“參考題名”擬寫，而有一個可視化的“參考題名”，對于提高題名擬寫質(zhì)量和效率有極大的幫助。

三、對各種民國檔案歸類分析

制作民國檔案文件級目錄的第二個困難是快速、準(zhǔn)確地從檔案中采集到著錄信息。只有對民國檔案進(jìn)行歸類，才能提高著錄信息采集的效率。民國檔案文件級基礎(chǔ)目錄分為保管類著錄項目、基礎(chǔ)利用類著錄項目，實現(xiàn)著錄項目“模塊化”，在一定的技術(shù)條件下，甚至有可能按“流水線”方式，組織一個團(tuán)隊分工配合進(jìn)行信息采集，提高工作效率。

1.文件解構(gòu)法

在制作目錄時，根據(jù)著錄項目的信息需求，按照民國文書的結(jié)構(gòu)，到相應(yīng)的位置快速查找和提取著錄元素信息，逐個錄入到計算機(jī)，經(jīng)計算機(jī)輔助工作，形成完整的著錄信息。因此，搞清楚民國公文結(jié)構(gòu)，對于民國檔案文件級基礎(chǔ)目錄著錄至關(guān)重要。

2.保管類著錄項目信息采集方法

保管類著錄項目主要有：檔案館代碼、檔案館名稱、檔案編號（電子文件名）、頁數(shù)（電子畫幅數(shù)）、語種、政權(quán)標(biāo)識、載體形態(tài)、破損狀況、破損數(shù)量、附注等項目。這些項目的著錄信息有一個共同特點(diǎn)，即都與檔案內(nèi)容無關(guān)，屬于檔案的外在屬性，在著錄時一般不需要進(jìn)行比較復(fù)雜的分析加工。

3.利用基礎(chǔ)類著錄項目信息采集方法

基礎(chǔ)利用類著錄項目主要有：題名（也屬于保管類著錄項目，為表述方便放置到此）、責(zé)任者（發(fā)文者）、受文者、文種、文件日期、事件時間（著錄事件所針對的時間，如與文件日期相同，則無需在此著錄）、事件地名（檔案事項內(nèi)容所針對的地點(diǎn)，由省、縣兩個項目組成，錄入檔案形成時的歷史地名）、機(jī)構(gòu)（檔案內(nèi)容直接涉及機(jī)構(gòu)，不含發(fā)文者和受文者，錄入機(jī)構(gòu)全稱）、人物（由職銜、姓名組成，不含發(fā)文者和受文者）、控制使用等項目。主要的采集方法有：

（1）文種著錄項目信息采集方法

民國公文的文種在不同的年代有一些變化，而且由于民國公文規(guī)范性不足，文種名稱較多，有的符合規(guī)范，有的是書寫者的習(xí)慣，有的沿用清代的文種，由于制作民國檔案文件級基礎(chǔ)目錄不是研究民國公文，而且文種本身并不直接具有“檢索、利用”價值（需與題名等項目配合查看才具有使用價值，是屬于利用者的工作），因此，在著錄文種信息時，不用進(jìn)行所謂規(guī)范，既增加著錄工作的復(fù)雜性，也無益于提高目錄的使用價值，在采集著錄信息時，只需照錄原文書寫的文種即可。

（2）責(zé)任者（發(fā)文者）、受文者著錄項目信息采集方法

責(zé)任者（發(fā)文者）、受文者是民國檔案文件級基礎(chǔ)目錄中兩個很重要的著錄項目，是反映檔案內(nèi)容和歷史事件關(guān)系的重要信息。這兩個著錄項目的信息在民國正式公文中，一般都在文頭、落款及正文末尾位置，但在不同類型公文中的具體位置略有不同，根據(jù)公文類型在固定的位置查找，一般都能方便找到著錄信息。需要強(qiáng)調(diào)的是，這兩個項目信息應(yīng)該著錄其全稱。

（3）文件日期著錄項目信息采集方法

文件日期即民國檔案文件材料的形成日期或“文件日期”。民國文件材料的“文件日期”一般在文件“落款”處，規(guī)范的民國公文要求，在落款蓋發(fā)文機(jī)構(gòu)的印章（官印、關(guān)防）時，必須“騎年蓋月”，因此，一般來說，其“文件日期”就是發(fā)文機(jī)構(gòu)落款印章下書寫的文件日期。

（4）“事由”構(gòu)成元素信息采集的一般方法

題名由：“責(zé)任者”關(guān)于“事由”的“文種”的結(jié)構(gòu)組成，“事由”的實質(zhì)就是對一份民國檔案主題內(nèi)容的歸納，是民國檔案文件級基礎(chǔ)利用類目錄的關(guān)鍵信息，直接影響檔案查找利用的效率，是目錄的主要信息內(nèi)容。關(guān)于怎樣歸納和敘述“事由”，在前面的研究中我們已經(jīng)找到“分別著錄事由組成元素，依托計算機(jī)自動生成參考題名，并修改為正式題名”的解決方法。具體來講，就是要按照文件結(jié)構(gòu)，按其信息元素分布規(guī)律，快速采集檔案內(nèi)容中記錄的、與所述主題事項相關(guān)的、不寫明不足以區(qū)別與其他同一主題事項的時間、地名、機(jī)構(gòu)、人名以及事件主題或事項名稱等信息。

通過對民國檔案文件級目錄制作方法的全面探索研究，提出了全新的民國檔案文件級目錄架構(gòu)，根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范題名結(jié)構(gòu)，使用人工結(jié)合計算機(jī)輔助擬寫題名，實現(xiàn)目錄制作與數(shù)據(jù)庫建設(shè)一體化的工作方法，將民國檔案文件級目錄規(guī)范化提高到一個新的水平。將過去的民國檔案文件級目錄制作中“歸納擬寫”題名的方法，深化為“準(zhǔn)確提出內(nèi)容構(gòu)成元素信息”，然后按照“通用表述結(jié)構(gòu)”組織所采集信息，最后略加修飾表述語言的方法，從而實現(xiàn)民國檔案文件級目錄表述的規(guī)范化，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性，并便于現(xiàn)代人閱讀理解。

云南省檔案局