ERP環(huán)境下存貨內(nèi)部控制問題的探究

姜明遠(yuǎn)

摘要：本文在對(duì)企業(yè)的 ERP 實(shí)踐案例進(jìn)行分析，以存貨的對(duì)賬為中心，對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行完善，通過對(duì)這一系統(tǒng)的完善，進(jìn)行會(huì)計(jì)方面的存儲(chǔ)監(jiān)督控制體系的構(gòu)建，這樣就能將企業(yè)供應(yīng)鏈的信息實(shí)現(xiàn)共享，從而就能是數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量得到有效的保證，為最終的管理工作也能提供更有利的條件，此外，還可以為企業(yè)的決策提供依據(jù)準(zhǔn)確的存貨信息，使最終決策的可行性得到充分的保證。

關(guān)鍵詞：ERP；存貨內(nèi)控管理；商貿(mào)企業(yè)

ERP是企業(yè)資源計(jì)劃（enterprise resource planning）的英文縮寫，這一計(jì)劃主要應(yīng)用在制造行業(yè)的企業(yè)信息管理中，能夠?qū)⑿畔①Y源、物質(zhì)資源以及資金資源實(shí)現(xiàn)綜合管理，企業(yè)在運(yùn)行管理中使用這一系統(tǒng)，能夠有效的實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的人員、信息、貨物以及資金的統(tǒng)籌規(guī)劃和管理，是一種將制造、辦公、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目管理、供應(yīng)鏈管理、客戶服務(wù)等實(shí)現(xiàn)一體化的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，供應(yīng)管理是其中一個(gè)分支，是其中的一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)。在需求者以及供應(yīng)者之間形成一種資金、物流信息共享和經(jīng)營(yíng)協(xié)調(diào)的系統(tǒng)稱之為供應(yīng)鏈管理，這一系統(tǒng)能夠使供應(yīng)者和需求者之間的供需關(guān)系保證穩(wěn)定、高效的發(fā)展。

供應(yīng)鏈管理思想是基于物流管理之上的一種模式，不過從起涵蓋的內(nèi)容來說，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了物流的范圍，要想第一時(shí)間掌握客戶的需求，并且進(jìn)行相關(guān)資源的組織以及供應(yīng)，及時(shí)的為客戶提供服務(wù)，就必須對(duì)供應(yīng)鏈上的所有資源進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，供應(yīng)鏈上鎖包含的資源通常情況下包含資金流、物流以及信息流，除此之外，工作流、業(yè)務(wù)流、以及價(jià)值流等也是其中重要的組成部分，供應(yīng)鏈管理就是將這些內(nèi)容形成一個(gè)完整的系統(tǒng)。

作為企業(yè)運(yùn)運(yùn)營(yíng)中最重要的流動(dòng)資產(chǎn)——存貨，在實(shí)際的運(yùn)行過程中，企業(yè)要想保證正常的經(jīng)營(yíng)，就需要保證足夠的存貨，但是由于存貨勢(shì)必會(huì)造成資金的占用，這種情況下，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本就會(huì)相應(yīng)的增加，此外，對(duì)于存貨的管理以及儲(chǔ)存也會(huì)產(chǎn)生一定的成本。因此在企業(yè)為了在保證正常運(yùn)營(yíng)的情況下，有效的提高經(jīng)濟(jì)收益，就需要將存貨的收益以及成本進(jìn)行比較，在充分發(fā)揮存貨功能的同時(shí)降低成本、增加收益，實(shí)現(xiàn)收益與成本的最佳組合。

一、ERP環(huán)境下存貨管理的特點(diǎn)

ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)和應(yīng)用，強(qiáng)化了部門之間的連接，為所有部門構(gòu)筑了一個(gè)基于ERP統(tǒng)一運(yùn)作平臺(tái)，促進(jìn)了企業(yè)對(duì)存貨的管理，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）集成客戶訂單信息。所有的業(yè)務(wù)信息統(tǒng)一在單一的軟件系統(tǒng)而不是分散在許多不同的、不能相互通信的系統(tǒng)中，這樣企業(yè)能實(shí)現(xiàn)在同一時(shí)刻、不同地點(diǎn)對(duì)訂單的追蹤管理，并協(xié)調(diào)生產(chǎn)、庫存和調(diào)配。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化存貨編碼使每一種存貨編碼唯一。原始數(shù)據(jù)只需唯一的一次輸入，就能被有權(quán)限的人員共享，且一旦被錄入就不能隨意更改，更改就會(huì)留下記錄，大大減少存貨管理中的舞弊現(xiàn)象。

（三）降低庫存。ERP使得生產(chǎn)流程更加流暢，并盡可能提供訂單在企業(yè)處理流程中的可視化。這能減少用于生產(chǎn)的原料庫存及在產(chǎn)品庫存，并通過與客戶的協(xié)同，減少成品庫存。

（四） 集成財(cái)務(wù)信息。在實(shí)施ERP的企業(yè)中，由于每個(gè)人都在使用同一套系統(tǒng)，可以創(chuàng)建單一的、不會(huì)引起質(zhì)疑的財(cái)務(wù)信息。

二、ABC公司實(shí)施ERP存貨管理過程中的問題

ABC公司是某上市公司所屬全資子公司。注冊(cè)資本6.6億元人民幣。在職員工1500多人，公司主要從事國(guó)內(nèi)外建材貿(mào)易，大宗物資交易，住宅精裝修業(yè)務(wù)。范圍遍及華北、華東、東北、西北地區(qū)，在全國(guó)擁有廣泛的經(jīng)營(yíng)渠道。目前存貨管理中主要存在以下問題：

（一）供應(yīng)鏈結(jié)賬時(shí)間與財(cái)務(wù)結(jié)賬時(shí)間不一致，造成資產(chǎn)負(fù)債表中存貨項(xiàng)目的金額不真實(shí)。公司按業(yè)務(wù)類型分為五大事業(yè)部，各部門負(fù)責(zé)人主管本部經(jīng)營(yíng)管理工作，根據(jù)部門經(jīng)理的要求時(shí)間結(jié)賬。廚衛(wèi)事業(yè)部和新型建材部經(jīng)營(yíng)衛(wèi)浴產(chǎn)品，產(chǎn)品類別多型號(hào)復(fù)雜，盤點(diǎn)有一定難度，所以部門規(guī)定每月二十日盤點(diǎn)，二十日之后的單據(jù)則不再交財(cái)務(wù)做賬。而物流事業(yè)部和國(guó)際貿(mào)易部經(jīng)營(yíng)大宗商品，一般情況都是直運(yùn)業(yè)務(wù)，月末偶爾會(huì)有發(fā)出商品。根據(jù)以往習(xí)慣每月結(jié)賬到二十五日，二十五日之后單據(jù)則下月再交財(cái)務(wù)做賬。能源事業(yè)部全部都是直運(yùn)業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)結(jié)賬時(shí)間一致。各分公司的結(jié)賬時(shí)間由各分公司自行決定。

（二） 財(cái)務(wù)對(duì)存貨的監(jiān)督職能失效。供應(yīng)鏈中的存貨明細(xì)賬不與財(cái)務(wù)存貨明細(xì)賬對(duì)賬，甚至于季末、年末一次也沒有核對(duì)過。造成采購(gòu)發(fā)票和入庫單、銷售發(fā)票和出庫單的差異被忽略或由于串通舞弊使庫存商品流失。在存貨管理上明顯不足。

盤點(diǎn)是為了保證企業(yè)庫存資產(chǎn)的安全和完整，做到賬實(shí)相符，對(duì)存貨進(jìn)行定期或不定期的清查，查明存貨盤盈、盤虧、損毀的數(shù)量以及造成的原因，并據(jù)以編制存貨盤點(diǎn)報(bào)告表，按規(guī)定程序相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。批準(zhǔn)后做相應(yīng)調(diào)整單調(diào)整存貨賬的實(shí)存數(shù)，以達(dá)到賬實(shí)相符。

由于有期末存貨的兩部門都為二十日盤點(diǎn)，盤點(diǎn)報(bào)告出具后由部門經(jīng)理審批，自行制作調(diào)整單將供應(yīng)鏈存貨數(shù)量與實(shí)際數(shù)量調(diào)整一致，當(dāng)財(cái)務(wù)在系統(tǒng)中見到調(diào)整單時(shí)并不問其具體原因，只是按系統(tǒng)設(shè)置模版生成

借：主營(yíng)業(yè)務(wù)成本或借：庫存商品

貸：庫存商品貸：主營(yíng)業(yè)務(wù)成本

的憑證。這不僅造成部門人員串通舞弊無人監(jiān)督，還會(huì)造成采購(gòu)發(fā)票和入庫單、銷售發(fā)票和出庫單的差異被忽略。

（三）操作人員操作失誤致使數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，業(yè)務(wù)人員不會(huì)使用系統(tǒng)，管理人員一直等到財(cái)務(wù)人員的報(bào)表才看本月存貨的變化。這一切都說明對(duì)系統(tǒng)的培訓(xùn)工作不到位。

三、存貨內(nèi)部控制改進(jìn)策略

（一）統(tǒng)一各事業(yè)部和分公司結(jié)賬時(shí)間。統(tǒng)一各事業(yè)部及分公司供應(yīng)鏈中存貨系統(tǒng)的結(jié)賬時(shí)間和財(cái)務(wù)賬中存貨科目的結(jié)賬時(shí)間，在季度末和年末必須進(jìn)行盤點(diǎn)，并查明盤盈、盤虧或損毀原因后進(jìn)行調(diào)整。核實(shí)資產(chǎn)負(fù)債表中存貨科目的金額。將直采直銷業(yè)務(wù)錄入供應(yīng)鏈進(jìn)行管理，流程按直運(yùn)業(yè)務(wù)流程，不僅在各業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)能進(jìn)行控制，防止舞弊的發(fā)生，并且能為以后的業(yè)務(wù)分析積累數(shù)據(jù)。

（二）啟用系統(tǒng)中“庫存管理”中“盤點(diǎn)單”功能，盤點(diǎn)時(shí)系統(tǒng)提供多種盤點(diǎn)方式，如按倉(cāng)庫盤點(diǎn)、按批次盤點(diǎn)、按類別盤點(diǎn)、和對(duì)滯銷品盤點(diǎn)等，還可以對(duì)各倉(cāng)庫或批次中的全部或部分存貨進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)單是用來進(jìn)行倉(cāng)庫存貨的實(shí)物數(shù)量和賬面數(shù)量核對(duì)工作的單據(jù)，可以使用空盤點(diǎn)單進(jìn)行實(shí)盤，然后將實(shí)盤數(shù)量錄入系統(tǒng)，與賬面數(shù)量進(jìn)行比較。

盤點(diǎn)時(shí)庫房人員和采購(gòu)人員進(jìn)行盤點(diǎn)，財(cái)務(wù)人員進(jìn)行監(jiān)盤，有盤盈或盤虧財(cái)務(wù)人員要進(jìn)行復(fù)盤。對(duì)損毀的商品要明確責(zé)任人，經(jīng)庫房管理者確認(rèn)責(zé)任人賠償金額后，將其調(diào)入殘損庫。做如下分錄：借：其他應(yīng)收款（賠償） 庫存商品（殘損庫） 貸：庫存商品（正常庫）

出具的盤點(diǎn)報(bào)告由庫房人員、采購(gòu)人員和參加監(jiān)盤的財(cái)務(wù)人員共同簽字確認(rèn)后交由主管領(lǐng)導(dǎo)審批，做調(diào)整單。同時(shí)生成憑證時(shí)不能沖減主營(yíng)業(yè)務(wù)成本，要先進(jìn)入待處理資產(chǎn)損溢——待處理流動(dòng)資產(chǎn)損益科目，領(lǐng)導(dǎo)審批后盤盈沖管理費(fèi)用，盤虧走管理費(fèi)用或營(yíng)業(yè)外支出。有供應(yīng)商多發(fā)或少發(fā)商品，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商對(duì)賬，確認(rèn)后補(bǔ)發(fā)或退還商品，同時(shí)調(diào)整往來帳金額。

（三）啟用需求計(jì)劃模塊精準(zhǔn)采購(gòu)計(jì)劃。啟用物料需求計(jì)劃模塊，物料需求計(jì)劃是用友NC的重要組成部分，是供應(yīng)鏈的入口，根據(jù)預(yù)測(cè)單和銷售訂單，按供需平衡公式進(jìn)行運(yùn)算，確定企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃，解決企業(yè)采購(gòu)什么、采購(gòu)多少、什么時(shí)候下采購(gòu)訂單和需要什么時(shí)候到貨等問題。物料需求計(jì)劃不僅在采購(gòu)的數(shù)量上給予參考，還可以根據(jù)多種單價(jià)查看采購(gòu)計(jì)劃所需要的資金預(yù)算。在實(shí)際采購(gòu)入庫后，選擇“采購(gòu)計(jì)劃與實(shí)際采購(gòu)差額表”命令，系統(tǒng)列出查詢結(jié)果，列明計(jì)劃數(shù)量與實(shí)際數(shù)量、計(jì)劃金額與實(shí)際金額的差額，供采購(gòu)人員分析使用。

四、結(jié)論與展望

基于 ERP 系統(tǒng)的存貨內(nèi)部控制實(shí)際上是借助于強(qiáng)大的信息化手段，在過去手工傳統(tǒng)方式下無法實(shí)現(xiàn)的存貨內(nèi)部控制相關(guān)的問題有了解決的可能性，二者的結(jié)合，給存貨的管理工作帶來了改善。

（一）從企業(yè)對(duì)存貨的管理角度看，實(shí)現(xiàn)庫存實(shí)時(shí)信息的跟蹤，管理者可以跟蹤到業(yè)務(wù)的每一步操作，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，公司的管理成了一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)。

（二）從決策的角度看，能夠公正客觀的反映出存貨的庫存水平，為管理及決策層對(duì)存貨管理的評(píng)價(jià)及對(duì)存貨內(nèi)控管理的發(fā)展提供有益的參考。

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（作者單位：吉林市眾新醫(yī)藥有限公司）