談醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理

摘要：隨著醫(yī)院的發(fā)展，文書檔案資源在醫(yī)院管理中的作用越來越大，其管理的質(zhì)量體現(xiàn)了醫(yī)院的基礎(chǔ)管理水平。而目前文檔管理面臨著許多亟待解決的問題。只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。因此，文書檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程勢在必行，我們要加大力度，創(chuàng)造條件改革現(xiàn)行的文書檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；現(xiàn)代化；管理

醫(yī)院文書檔案主要由公文轉(zhuǎn)化而來，擔(dān)負(fù)著各級公文分類、轉(zhuǎn)遞歸檔以及醫(yī)院重大事件、重要活動原始資料記載、收集等工作，是檔案管理體系中的重要組成部分，是醫(yī)院管理歷程的見證和有效憑證。隨著醫(yī)院的發(fā)展，文書檔案資源在醫(yī)院管理中的作用越來越大，其管理的質(zhì)量體現(xiàn)了醫(yī)院的基礎(chǔ)管理水平。本文探討了醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理，現(xiàn)報告如下。

1 文書檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)管理的重要性

與時俱進(jìn)，科學(xué)管理，讓文書檔案管理工作緊跟時代步伐。信息化檔案管理對于文書檔案工作而言是信息化發(fā)展的必然要求，當(dāng)代檔案管理的過程就是逐步走向信息化的過程。利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理文書檔案。利用計算機等現(xiàn)代化手段整理文書檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機將以前手動檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛嬎銠C檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會。還能擴擴寬了服務(wù)范圍，檔案管理的計算機化，信息成果可以多份拷貝。由于人們工作、學(xué)習(xí)及其它活動的日益增強，生成了大量的行政文件、技術(shù)資料以及圖紙、圖片和音像資料，隨之而來的是檔案入庫數(shù)量的劇增，一張普通的光盤可存儲兀.千萬的文字信息，這將極大地藏少檔案占用的空間及存儲價值的投入。利用現(xiàn)代化手段淵案管理，使檔案的修改、補充、輸出、復(fù)制工作更加靈活方便。更主要的是為將來“信息高速路”打下堅實基礎(chǔ)，檔案管理計算機化，可使檔案信息與最新技術(shù)接軌，與世界同步。文書檔案要科學(xué)管理。要嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和立卷歸檔管理工作。樹立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理手段來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

2 文書檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)的具體措施

2.1大力宣傳，提高醫(yī)院工作人員對檔案管理的認(rèn)識。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提。文書檔案管理人員應(yīng)主動向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)匯報工作開展情況，及時將文書檔案管理的最新動態(tài)及文書檔案管理相關(guān)政策法規(guī)傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)。此外還要努力做好檔案服務(wù)工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，完成和整理機關(guān)和檔案部門的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識到檔案工作的重要性。

醫(yī)院管理者要通過院內(nèi)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)講座的形式提高全院工作人員對文書檔案管理的認(rèn)識，增強法制觀念，使中層干部、每位員工充分認(rèn)識文書檔案的重要性，自覺形成參與文書檔案管理的意識。

2.2完善制度，確保管理工作有序開展。醫(yī)院各項工作的有序、高效開展必須以完善的規(guī)章制度作為保障。醫(yī)院要以《中華人民共和國檔案法》《山西省檔案管理條例》等為依據(jù)，結(jié)合醫(yī)院實際，建立健全文書檔案管理相關(guān)制度，包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱制度等，確保文書檔案的收集、整理、歸檔、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的運行均有章可循。另外，醫(yī)院要制定詳細(xì)的文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，包括案卷組織的方式和格式、分類規(guī)則、檔案著錄和標(biāo)引規(guī)則、檔案文獻(xiàn)編纂規(guī)則等，確保文書檔案收集、整理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，提高文書檔案管理的質(zhì)量。

2.3加強培訓(xùn)，提高文書檔案管理人員的素質(zhì)。醫(yī)院要有計劃地加強文書檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高其職業(yè)素養(yǎng)。如醫(yī)院要鼓勵文書檔案管理人員參加檔案管理專業(yè)學(xué)歷教育，提高學(xué)歷層次和專業(yè)水平；提供機會讓他們外出學(xué)習(xí)和進(jìn)修，了解檔案管理的最新進(jìn)展，掌握新理論、新技能；引導(dǎo)他們自學(xué)英語、計算機、法律知識，不斷拓展知識面，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要通過錄用檔案管理專業(yè)優(yōu)秀畢業(yè)生來提高文書檔案管理隊伍的素質(zhì)，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，打造一支職業(yè)品德高、精通業(yè)務(wù)的管理隊伍。

2.4強化服務(wù)，提高檔案人員工作效率。檔案人員要了解、關(guān)注黨和國家大事，積極主動地開展檔案工作，不斷增強服務(wù)意識，有高度責(zé)任心，變“被動等材料”為“主動收集材料”；“變給多少收多少”為“該收多少就收多少”；變“給什么就收什么”為“缺少什么就收什么”[1]。在工作中牢固樹立主動服務(wù)意識和奉獻(xiàn)精神，既堅持原則、照章辦事，又有改革創(chuàng)新的精神。

2.5加大投入，推動文書檔案管理的現(xiàn)代化。加強資金投入、引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件。首先，醫(yī)院要保證文書檔案管理所需基本設(shè)施的使用條件。對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，特別是關(guān)鍵設(shè)備，要廢舊換新，要具備完善的防火、防潮、防盜等專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜，添置空調(diào)、監(jiān)控設(shè)備，建立專用辦公室并配備計算機、打印機、掃描儀等基本辦公設(shè)備。再者，醫(yī)院要推動醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，建立信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)計算機對檔案信息的采集、記錄、檢索、傳輸?shù)确?wù)，提高工作效率。

2.6更新觀念，充分利用文書檔案資源。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用。因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源[2]，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。檔案管理人員要提高認(rèn)識，全方位地利用檔案資源，對有價值的檔案資料進(jìn)行深加工，通過統(tǒng)計、分析、歸納，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效參考。另外，通過編寫各種專題匯編，如編輯大事記匯編、院志，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息[3]，讓檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮重要作用，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位，為促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展服務(wù)。

總之，為適應(yīng)文書檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展需要，醫(yī)院只有加強文書檔案管理的軟硬件建設(shè)，建立健全相關(guān)管理制度，不斷創(chuàng)新服務(wù)意識，進(jìn)行科學(xué)化管理，才能充分發(fā)揮文書檔案資源的社會效益和經(jīng)濟效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]賀燕南.文書檔案的現(xiàn)代化管理策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，01.

[2]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報，2011， 03.

[3]楊虹.論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011，4.編輯/趙恒德