中小企業(yè)采購內(nèi)部控制的研究

文/劉倩如

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中小企業(yè)采購內(nèi)部控制的研究

文/劉倩如

摘要：采購成本的高低直接決定著企業(yè)總體運(yùn)行成本的高低并極大的影響企業(yè)利潤的獲得，采購物資的效率和質(zhì)量直接決定著企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品的效率和質(zhì)量。科學(xué)完善的采購業(yè)務(wù)管理能為企業(yè)的平穩(wěn)運(yùn)行提供重要保障。本文通過對(duì)中小企業(yè)在采購過程中存在的問題進(jìn)行分析，提出完善采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的建議。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；采購；內(nèi)部控制

采購是企業(yè)從外部取得生產(chǎn)原料的最重要方式，是企業(yè)從事生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的起點(diǎn)。企業(yè)內(nèi)部控制制度的完善程度直接影響著企業(yè)的生存和發(fā)展，內(nèi)部控制的無效是造成大多數(shù)企業(yè)的經(jīng)營失敗的重要原因。

目前,許多中小企業(yè)采購的內(nèi)部控制體系都或多或少地存在一些問題，不利于企業(yè)采購成本、質(zhì)量的有效控制和經(jīng)營效益的提高。規(guī)范和完善的采購內(nèi)部控制體系能有力增強(qiáng)企業(yè)采購活動(dòng)的高效性和廉潔性，控制企業(yè)的采購品質(zhì)和采購成本，提高企業(yè)的利潤水平和整體市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。本文通過對(duì)中小企業(yè)在采購過程中存在的問題進(jìn)行分析，提出完善采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的建議。

一、內(nèi)部控制存在的問題

（一）采購制度不規(guī)范

許多中小企業(yè)的采購制度不夠規(guī)范，采購活動(dòng)效率低下，難以及時(shí)提供質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的采購物資保證企業(yè)活動(dòng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。比如企業(yè)采購崗位的設(shè)置沒有嚴(yán)格執(zhí)行不相容職位相分離制度，職能交叉重疊，不利于各職位相互監(jiān)督；缺乏完善的監(jiān)督體系，物資采購容易出現(xiàn)利益博弈或道德風(fēng)險(xiǎn)；缺乏有效的績(jī)效考核、激勵(lì)、監(jiān)督體系，不利于提高采購人員的積極性；缺乏完善的采購預(yù)算, 采購工作缺乏科學(xué)性和計(jì)劃性。

（二）采購品質(zhì)不達(dá)標(biāo)

1.忽視采購人員素質(zhì)管理

企業(yè)招聘采購人員時(shí)過于關(guān)注采購人員工資成本的高低，忽略了對(duì)采購專業(yè)素養(yǎng)和思想道德素質(zhì)評(píng)估，采購人員綜合素質(zhì)不高，法律意識(shí)淡薄，加上平時(shí)缺乏定期的職業(yè)技能培訓(xùn)，不利于采購人員采購能力的提高，不利于采購人員對(duì)先進(jìn)的采購方式的運(yùn)用和先進(jìn)的采購技巧的掌握，不利于企業(yè)對(duì)采購成本和品質(zhì)的有效控制。

2.成本制約，缺乏專門質(zhì)檢部門

劣質(zhì)材料的成本低廉是采購品質(zhì)不到位的根本性原因。某些企業(yè)只注重短期利益，缺乏長遠(yuǎn)戰(zhàn)略規(guī)劃，采購時(shí)過多看重采購物資的價(jià)格，對(duì)其質(zhì)量和售后服務(wù)則關(guān)注較少。缺乏專門的質(zhì)檢部門和質(zhì)檢人員，不利于對(duì)采購質(zhì)量的監(jiān)控。

（三）采購成本高

1.采購批量小，缺乏規(guī)模優(yōu)勢(shì)

企業(yè)通過批量生產(chǎn)、集中采購形成規(guī)模優(yōu)勢(shì)能夠有效降低采購成本。然而中小企業(yè)受到生產(chǎn)規(guī)模和資金的限制，通常只進(jìn)行小批量采購。零散的采購沒有歸集起來形成采購規(guī)模，不僅會(huì)導(dǎo)致較高運(yùn)輸成本，并且在價(jià)格談判時(shí)缺乏話語權(quán)，很難得到供應(yīng)商的優(yōu)惠價(jià)格，導(dǎo)致較高的采購成本。

2.采購經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏詢價(jià)技巧

由于采購產(chǎn)品的種類繁多，采購方式多樣，采購人員采購經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏必要的詢價(jià)技巧、專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致高采購成本。企業(yè)缺乏有效管理采購物資和服務(wù)的采購的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，使整個(gè)采購環(huán)節(jié)處于被動(dòng)的狀態(tài)，采購成本過高。

（四）采購方式落后，缺乏供應(yīng)商詢價(jià)和管理系統(tǒng)

隨著我國信息化和電子商務(wù)的迅速發(fā)展，企業(yè)的采購方式和途徑更加豐富，但許多中小企業(yè)沒有充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，缺乏供應(yīng)商詢價(jià)和管理系統(tǒng)，對(duì)比價(jià)采購、電子商務(wù)、招標(biāo)采購等現(xiàn)代采購方式相對(duì)運(yùn)用較少。企業(yè)采購手段和途徑單一,多采用傳統(tǒng)的手工操作方式，信息化程度較低，比如電話詢價(jià)、親赴廠家，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)中的專業(yè)網(wǎng)站、招標(biāo)公告和行業(yè)刊物中可能隱藏的大量?jī)?yōu)質(zhì)供應(yīng)商信息發(fā)掘和利用不夠。企業(yè)傳統(tǒng)的人工采購方式，表面上節(jié)省了軟硬件的投資成本，實(shí)際上卻造成了商品采購效率低下，采購周期長，采購成本較高、采購成本難以監(jiān)管等問題，難以適應(yīng)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。［1］

二、完善企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的措施

采購是企業(yè)運(yùn)營中最重要的環(huán)節(jié)，也是最薄弱的環(huán)節(jié)。［1］企業(yè)要想改善目前采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)的各種問題，必須加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，將采購由業(yè)務(wù)操作型向采購管理型轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作。

（一）完善采購人員素質(zhì)控制

內(nèi)部控制的成效關(guān)鍵在于職工的素質(zhì)的分格程度。［2］企業(yè)應(yīng)完善職工素質(zhì)控制，改變用人觀念，補(bǔ)充新鮮血液，提高員工職業(yè)技能。通過引進(jìn)符合采購崗位要求的年輕、高素質(zhì)人才，提高企業(yè)采購分析和風(fēng)險(xiǎn)控制能力。通過輪崗制度，讓員工和企業(yè)一同發(fā)展。定期組織采購人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使采購人員能夠更加深入全面的了解企業(yè)采購過程用可能遇到的問題，掌握有效的解決措施，學(xué)習(xí)相關(guān)的采購專業(yè)知識(shí)，使采購人員重視對(duì)采購成本的控制，提高對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)的敏感度，提高員工的專業(yè)技能和商務(wù)談判技巧。通過制定科學(xué)合理的績(jī)效評(píng)價(jià)體系，加強(qiáng)對(duì)采購人員的管理和監(jiān)督，合理的獎(jiǎng)懲體系，調(diào)動(dòng)員工積極性。

（二）規(guī)?；少?，降低采購成本

中小企業(yè)受到自身市場(chǎng)規(guī)模和資金狀況的制約，一般很難實(shí)現(xiàn)規(guī)?；少?，在采購中常處于劣勢(shì)。因此，中小企業(yè)可以通過集體聯(lián)合以及行業(yè)協(xié)會(huì)平臺(tái)的采購方式，集小單為大單，實(shí)現(xiàn)批量采購，增強(qiáng)話語權(quán)，降低采購成本；其次企業(yè)可以通過與供應(yīng)商直接交易，減少中間環(huán)節(jié)，擺脫代理商的轉(zhuǎn)手成本，提高采購效率，縮減流通成本，降低由于多次中轉(zhuǎn)帶來的采購風(fēng)險(xiǎn)。

（三）構(gòu)建嚴(yán)格規(guī)范的采購制度

中小企業(yè)應(yīng)優(yōu)化采購組織架構(gòu)、明確崗位職責(zé)、梳理流程制度。建立更符合企

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