房地產(chǎn)歷史檔案的修復(fù)、整理與數(shù)字化

嚴(yán)蔚希

2013年以來，成都市開始對(duì)房地產(chǎn)歷史檔案進(jìn)行整理。為確保房地產(chǎn)歷史檔案得到科學(xué)、合理的修復(fù)與整理，成都市制定了適宜的工作原則、流程方案及實(shí)施策略，既能使檔案的受損情況得到及時(shí)控制和治理，又能避免檔案在修復(fù)和整理的過程中因不當(dāng)修復(fù)而遭受人為的二次損壞。

一、房地產(chǎn)歷史檔案修復(fù)整理流程

成都市房產(chǎn)信息檔案館現(xiàn)開展的房地產(chǎn)歷史檔案修復(fù)整理工作主要按下述流程進(jìn)行實(shí)施。

（1）檔案的清點(diǎn)、交接、出庫。

（2）檔案的除塵：要求拆除文件上原有的釘書釘、回形針，用干凈的羊毛軟刷或排筆刷去檔案表面的灰塵。

（3）檔案的消毒殺蟲：要求采用純物理的消毒殺蟲方法，不產(chǎn)生二次污染，不污染環(huán)境，不傷害人體、不損傷檔案。

（4）檔案的脫酸：要求采用純天然產(chǎn)物進(jìn)行脫酸，脫酸過程中不能產(chǎn)生化學(xué)成分的殘留，不污染環(huán)境，不危害人體健康，對(duì)紙張、字跡無影響。

（5）檔案的修補(bǔ)、托裱：存在局部殘缺，有孔洞的檔案，應(yīng)采取補(bǔ)缺、接邊、挖補(bǔ)等技術(shù)方法進(jìn)行修補(bǔ)；對(duì)檔案整體強(qiáng)度較差，出現(xiàn)霉?fàn)€、脆化、支離破碎現(xiàn)象的檔案，必須進(jìn)行整體托裱。

（6）檔案的排序、編目：按照房地產(chǎn)歷史檔案整理排序規(guī)范對(duì)卷內(nèi)文件資料進(jìn)行清理、實(shí)體排序、編制頁碼。

（7）制作檔案目錄、卷皮和備考表。

（8）檔案的整理裝訂。

二、房地產(chǎn)歷史檔案的數(shù)字化

（一）開展房地產(chǎn)歷史檔案數(shù)字化工作的重要性和必要性

房地產(chǎn)歷史檔案因其稀缺性和珍貴性，應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化工作。開展數(shù)字化工作以后，一方面可確保數(shù)字信息的永久保存，即使在實(shí)物檔案因各種意外因素不能繼續(xù)保存時(shí)，也能通過其數(shù)字信息還原檔案原貌；另一方面通過數(shù)字化工作，可使檔案信息資源更加準(zhǔn)確、方便、快捷地進(jìn)行檢索，滿足社會(huì)各方面及檔案編研工作對(duì)檔案利用的需求。

（二）房地產(chǎn)歷史檔案數(shù)字化工作內(nèi)容及要求

房地產(chǎn)歷史檔案數(shù)字化工作應(yīng)包括對(duì)檔案信息進(jìn)行案卷級(jí)及文件級(jí)的著錄和對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。

1.著錄

案卷級(jí)著錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案類型、房屋地址、案卷號(hào)、參考案件號(hào)、房屋面積等，文件級(jí)著錄內(nèi)容應(yīng)包括權(quán)利人、義務(wù)人、相關(guān)責(zé)任人、文件形成時(shí)間、文件類型、房屋詳細(xì)地址、房地產(chǎn)登記類型、房屋用途等。

2.數(shù)字化掃描

（1）掃描儀：房地產(chǎn)歷史檔案掃描應(yīng)采用冷光彩色平板掃描儀進(jìn)行掃描，不得采用滾筒或其他高速掃描儀，以免對(duì)檔案資料進(jìn)行破壞。

（2）存儲(chǔ)格式：存儲(chǔ)格式既可采用TIFF格式，可采用JEPG格式保存。

（3）分辨率：分辨率可參考以下選擇——文字和圖紙不低于300dpi、照片不低于600dpi，也可根據(jù)卷內(nèi)文件情況作適當(dāng)調(diào)整，保證掃描后的影像清晰。

（4）圖像：所有檔案資料建議均采用彩色方式進(jìn)行掃描；A3幅面以內(nèi)的資料形成的圖像文件大小原則上不低于3M；所有A0幅面以內(nèi)（包括A0幅面）的檔案資料要求按原幅面一次掃描完成，不允許分幅掃描再拼接圖像。

（5）拼接：對(duì)于超大幅面（A0幅面以上檔案文件），可選用大幅面圖像掃描儀，也可以采用小幅面掃描后對(duì)圖像進(jìn)行拼接，但拼接后應(yīng)與原件一致，以確保圖像閱覽的完整性。

三、成都市房地產(chǎn)歷史檔案修復(fù)、整理與數(shù)字化工作經(jīng)驗(yàn)

成都市房產(chǎn)信息檔案館自2013年起開始實(shí)施房地產(chǎn)歷史檔案修復(fù)、整理及數(shù)字化工作以來，截至2016年6月底，已成功完成了近69萬頁檔案（折合A4幅面95萬頁）的修復(fù)及數(shù)字化掃描工作、5.5萬卷檔案的整理裝訂工作和35萬條檔案數(shù)據(jù)的著錄工作。在此項(xiàng)工作的調(diào)研、評(píng)審、立項(xiàng)、啟動(dòng)及具體實(shí)施過程中，為確保工作科學(xué)、順利地開展，成都市房產(chǎn)信息檔案館主要把握了以下幾方面工作重點(diǎn)。

（一）制定規(guī)范、專家評(píng)審

為開展好房地產(chǎn)歷史檔案修復(fù)和數(shù)字化工作，檔案館成立了專項(xiàng)工作小組，由館長(zhǎng)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，檔案保管科負(fù)責(zé)具體實(shí)施。之后，檔案館派人先后前往成都市檔案館、四川西部文獻(xiàn)修復(fù)中心、杭州市房產(chǎn)檔案館、廣州市房地產(chǎn)檔案館等全面考察調(diào)研歷史檔案修復(fù)及數(shù)字化工作。針對(duì)調(diào)研考察結(jié)果，結(jié)合館內(nèi)實(shí)際和國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定了《成都市房產(chǎn)信息檔案館歷史檔案整理及數(shù)字化規(guī)范》（下稱《規(guī)范》），該《規(guī)范》對(duì)歷史檔案整理、修復(fù)、數(shù)字化、珍貴檔案的甄別和保護(hù)、工作流程、成果驗(yàn)收、涉密管理等方面內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)的要求。隨后，檔案館邀請(qǐng)了成都市檔案局、成都市文化局、成都市圖書館、成都市博物館和四川大學(xué)的多位領(lǐng)導(dǎo)和專家，對(duì)《規(guī)范》內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審，確?！兑?guī)范》內(nèi)容詳實(shí)、標(biāo)準(zhǔn)合理、流程可行。《規(guī)范》的確定，為檔案館具體開展歷史檔案的修復(fù)、整理及數(shù)字化工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）實(shí)施外包、專業(yè)實(shí)施

因房地產(chǎn)歷史檔案的修復(fù)、整理及數(shù)字化工作對(duì)專業(yè)化要求很高，特別是檔案的修復(fù)，需要經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的技術(shù)人員具體實(shí)施。本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，成都市房產(chǎn)信息檔案館選擇通過招標(biāo)、以服務(wù)外包的形式，具體推進(jìn)此工作。為確保每年歷史檔案修復(fù)、整理及數(shù)字化工作任務(wù)的順利完成，外包公司配置了超過20人的專業(yè)團(tuán)隊(duì)常駐檔案館，他們提供專業(yè)化的技術(shù)及服務(wù)，檔案館負(fù)責(zé)根據(jù)《規(guī)范》要求進(jìn)行成果審核及驗(yàn)收，日常工作推進(jìn)順利。此工作模式解決了檔案館自行開展此工作不專業(yè)、進(jìn)展慢的問題，使檔案館工作人員能從繁復(fù)的整理、數(shù)字化日常工作中解放出來，著力參與檔案的質(zhì)檢和日常管理工作。

（三）細(xì)致管理、明確責(zé)權(quán)

為加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)歷史檔案修復(fù)、整理及數(shù)字化日常工作的細(xì)致化管理，檔案館主要做了以下幾方面工作：一是每卷檔案建立《修復(fù)日志》，《修復(fù)日志》主要通過對(duì)出、入庫檔案的清理和拍照，記錄歷史檔案在檔案館和外包公司交接前后以及檔案進(jìn)行修復(fù)前后的實(shí)際情況，以確保內(nèi)容的一致性和安全性，同時(shí)記錄本卷檔案的修復(fù)方案和修復(fù)后檔案的質(zhì)檢情況；二是加強(qiáng)對(duì)外包公司的日常管理，檔案館制定了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，對(duì)外包場(chǎng)所、人員、數(shù)字加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等方面的安全管理進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，并嚴(yán)格管理實(shí)施，同時(shí)檔案館還與外包公司簽訂《保密協(xié)議》，確保檔案在外包服務(wù)工作中和完成服務(wù)后的檔案及數(shù)據(jù)安全；三是加強(qiáng)成果驗(yàn)收，檔案館對(duì)外包公司完成修復(fù)、整理及數(shù)字化的檔案實(shí)行100%的質(zhì)檢，之后再進(jìn)行5%的抽檢，如發(fā)現(xiàn)不合格檔案或數(shù)據(jù)，由外包公司及時(shí)重新加工，如發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案造成損壞的，按《規(guī)范》內(nèi)容進(jìn)行扣罰。通過這些工作的開展，對(duì)房地產(chǎn)歷史檔案修復(fù)、整理及數(shù)字化工作進(jìn)行細(xì)致管理，盡量做到萬無一失。

（四）加強(qiáng)歷史檔案信息管理

成都市房產(chǎn)信息檔案館歷來重視檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，2012年上線并正式運(yùn)行的房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中，專門設(shè)計(jì)了“歷史檔案管理”版塊，主要功能包括歷史檔案的數(shù)字化著錄、掃描影像的存儲(chǔ)和查詢、著錄及掃描影像的質(zhì)檢等。通過歷史檔案管理版塊中的查詢功能，檔案利用人可以根據(jù)多條件對(duì)歷史檔案進(jìn)行檢索，比如通過檔案生成的時(shí)間和檔案的類型，直接查詢乾隆年間的紅契有哪些，為檔案的多元化利用提供了便利。另外，鑒于歷史檔案管理的特殊性，歷史檔案的系統(tǒng)管理模塊使用單獨(dú)的服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和記錄，只有指定權(quán)限的工作人員才能對(duì)歷史檔案進(jìn)行管理和利用，也滿足了歷史檔案對(duì)涉密管理方面的要求。

對(duì)于歷史檔案的修復(fù)、整理及數(shù)字化工作，從當(dāng)前來看可能不會(huì)產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，甚至還會(huì)投入一定的人、財(cái)、物，但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，此項(xiàng)工作的開展一定是“功在當(dāng)下、利在千秋”。歷史檔案如果不進(jìn)行科學(xué)的搶救、保護(hù)和利用，它就是一份“死檔案”，會(huì)隨著時(shí)間的推移慢慢消逝，更不會(huì)產(chǎn)生任何價(jià)值，但是如果將其進(jìn)行合理保護(hù)，對(duì)檔案中存在的信息進(jìn)行分析和利用，它就是寶貴的“資源庫”，就能產(chǎn)生出“活思想”“新思路”。檔案管理人應(yīng)該對(duì)歷史檔案的管理工作加以重視，管好、用好這個(gè)“資源庫”，為檔案事業(yè)的發(fā)展盡到自己應(yīng)盡的職責(zé)。

李求軍/責(zé)任編輯