中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)控制度的構(gòu)建與評估

孫曉鳴

摘要：對于中小企業(yè)而言，銷售是其實現(xiàn)利潤的最終環(huán)節(jié)，是保證企業(yè)生存和發(fā)展的重要手段，但如果企業(yè)只以提高銷售業(yè)績?yōu)槟繕?，而缺乏良好的?nèi)控控制企業(yè)風(fēng)險，將對企業(yè)的長遠發(fā)展造成不利的影響。本文針對中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)中存在的內(nèi)控問題，構(gòu)建了中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)控制度和評估體系，以保證企業(yè)運營的良好效率和效益。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè) 銷售環(huán)節(jié) 內(nèi)控制度 評估

在現(xiàn)代商業(yè)環(huán)境競爭中，中小企業(yè)要想獲得優(yōu)勢，已經(jīng)不能采取傳統(tǒng)意義上的惡意降低產(chǎn)品價格的方式。中小企業(yè)想要提升自身的發(fā)展能力、提高在市場上的適應(yīng)能力和競爭能力，則必須構(gòu)建完善的銷售內(nèi)控制度，如何加強其管理，是中小企業(yè)非常關(guān)注的問題。因此，加強對銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制和評價，規(guī)避風(fēng)險，防患于未然，對保障企業(yè)運營的效率和效果是非常重要的。

一、中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)控存在的問題

（一）缺乏銷售價格的管理

中小企業(yè)由于為了節(jié)約成本等因素大多缺乏完整的銷售計劃和銷售價格體系，或是銷售計劃與銷售價格體系執(zhí)行不到位，在價格體系制定的時候缺少與財務(wù)部門的協(xié)調(diào)，價格折扣和折讓缺乏控制，致使競爭對手或客戶獲取了需要保密的信息。

（二）合同簽訂缺乏規(guī)范

在實際執(zhí)行中，部分中小企業(yè)因為法律意識缺乏，在合同的簽訂過程中往往不考慮細節(jié)問題，對雙方或多方的權(quán)利義務(wù)界定不清，合同文本的撰寫也不夠規(guī)范，這影響了合同本身的效力，也容易引起經(jīng)濟糾紛。一旦發(fā)生上述情況，則企業(yè)的銷售必然直接受到影響，進而影響企業(yè)利潤，甚至?xí)蛊髽I(yè)聲譽受損。

（三）發(fā)貨管理存在漏洞

由于發(fā)貨的過程涉及到銷售、財務(wù)、倉儲、運輸?shù)榷鄠€部門，造成了很多企業(yè)再發(fā)貨過程中，由于信息傳遞失誤或者庫存管理不善而造成發(fā)貨錯誤或混亂。具體表現(xiàn)在遭遇欺詐提貨；發(fā)貨未經(jīng)授權(quán)審批；發(fā)貨不符合信用政策；發(fā)貨延遲；重復(fù)發(fā)貨或是發(fā)給錯誤的客戶；未留提貨人簽收證據(jù)等。

（四）應(yīng)收賬款回收難度大

應(yīng)收賬款的回收是保證企業(yè)流動資金充足的重要保證，而在具體實施過程往往因為在應(yīng)收賬款產(chǎn)生初期沒有對銷售客戶的資信情況進行認真審查，導(dǎo)致壞賬比例增加，具體表現(xiàn)為，缺乏信用評價標準或信用標準判斷失誤；信用條件的發(fā)放主依靠銷售經(jīng)理的主觀判斷作出；應(yīng)收賬款后期會計處理工作跟不上；未采取恰當催收措施；缺乏合理的獎懲制度。

（五）整個業(yè)務(wù)流程不相容職責(zé)未有效規(guī)避

銷售業(yè)務(wù)流程中有很多職責(zé)不可兼容，這些職責(zé)如果不分離就可能導(dǎo)致舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，具體表現(xiàn)有：銷售訂單或合同的簽訂與審批不分離；銷售業(yè)務(wù)執(zhí)行與信用控制不分離；接受客戶定單與最后核準付款不分離；客戶對賬與銷售業(yè)務(wù)執(zhí)行不分離；發(fā)貨通知的編制與執(zhí)行存貨的提取不分離；填制發(fā)票與承擔(dān)發(fā)票的復(fù)核工作不分離；辦理退貨實物驗收工作與退貨賬務(wù)記錄工作不分離等。

二、中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)控制度的構(gòu)建

（一）優(yōu)化銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)控環(huán)境

內(nèi)部環(huán)境對企業(yè)實施內(nèi)控的至關(guān)重要，也是企業(yè)執(zhí)行內(nèi)部控制的保障條件。內(nèi)部控制的整體效果直接受企業(yè)銷售環(huán)內(nèi)部控制環(huán)境好壞的影響，銷售人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的提高也需要優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)控環(huán)境，從而保證更好地發(fā)揮工作職能。同時也必須注意到銷售業(yè)務(wù)流程是否規(guī)范，相關(guān)部門的設(shè)置是否合理，人員的分工是否采取權(quán)責(zé)分離，例如銷售業(yè)務(wù)人員不能接觸銷售貨款。

（二）銷售定價的控制

銷售定價會直接影響企業(yè)利潤，定價失誤會使輕則減少利潤，重則會減少企業(yè)市場競爭力，銷售定價的控制主要有：

（1）綜合考慮企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)成本、銷售成本、管理成本，并參考市場同類產(chǎn)品的定價，做出正確的定價策略。

（2）在產(chǎn)品投入市場前確定銷售價格，同時，根據(jù)市場的變化調(diào)整產(chǎn)品價格。

（3）商業(yè)信用的執(zhí)行需要相關(guān)責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)批準，然后還要進行市場調(diào)研，判斷折扣是否對企業(yè)有利，并給往后的折扣政策提供參考。

（三）對訂單及合同的控制

銷售部門應(yīng)將業(yè)務(wù)談判、合同訂立、合同審批、銷售運行四個環(huán)節(jié)進行分離，建立一套規(guī)范化的銷售合同管理制度。銷售人員首先應(yīng)對訂單進行審核與記錄，之后應(yīng)對客戶進行的累計的信用評級，當客戶累計的信用等級上升后，經(jīng)上級批準，可給予一定的商業(yè)信用。對于新客戶、普通客戶和信用不是很高的客戶，可以不給予分期或延期付款信用，若其每次還款情況均良好，則可提升信貸額度，反之則降低，任何賒銷訂單都需要信用部門或相應(yīng)授權(quán)人批準方可通過。另外，應(yīng)該建立合同審計制度，通過內(nèi)部審計可以使減少合同風(fēng)險的發(fā)生，從而達到理想的銷售結(jié)果。

（四）銷售通知單與銷售發(fā)票的控制

企業(yè)銷售部門應(yīng)當按照經(jīng)批準的銷售合同，向發(fā)貨部門下達銷售通知單，同時編制銷售發(fā)票通知單，并經(jīng)審批后下達給財務(wù)部門，由財務(wù)部門或經(jīng)授權(quán)的有關(guān)部門在開具銷售發(fā)票前對客戶信用情況及實際出庫記錄憑證進行審查無誤后，根據(jù)銷售發(fā)票通知單向客戶開出銷售發(fā)票。

銷售發(fā)票的控制主要有以下幾點，一是授權(quán)控制，二是制定發(fā)票管理和領(lǐng)用制度，三是依據(jù)控制，四是復(fù)核控制，五是發(fā)票總額控制，六是使用和保留連續(xù)編號的發(fā)票，含己作廢的發(fā)票。

（五）信用與應(yīng)收賬款管理

（1）建立信用標準。首先制定客戶信用調(diào)查表；其次根據(jù)客戶信用調(diào)查表的內(nèi)容確定客戶信用狀況，然后進行信用評級，判斷信用的大小，最后決定是否給予信用政策。

（2）確立信用額度。信用額度需要定期動態(tài)評估，時常檢查，做必要的變動。

（3）確定信用條件。信用條件主要包括信用期間和現(xiàn)金折扣兩個方面，在確定信用期間長短和現(xiàn)金折扣大小時，要考慮現(xiàn)金折扣成本的大小，如果現(xiàn)金折扣成本大于因使用信用條件帶來的收益，則應(yīng)放棄該信用條件。

（4）分析應(yīng)收賬款賬齡。首先編制應(yīng)收賬款回收情況表，其次從回收情況表提取有關(guān)數(shù)據(jù)，編制應(yīng)收賬款賬齡分析表，借以了解應(yīng)收賬款在各個顧客之間的金額分布情況及其拖欠時間的長短，對不同的顧客可酌情作出采取放寬或緊縮商業(yè)信用政策，并可作為衡量負責(zé)收款部門和資信部門工作效率的依據(jù)。

（5）制訂收賬政策。以“誰經(jīng)辦、誰追款，誰審批、誰負責(zé)”的原則，催收各項應(yīng)收款，對不同的客戶所欠款項應(yīng)采取不同的收款方法，例如對信用好的客戶和新增加的資信度較好的客戶，即使暫時超期，在催收時不需要過多地打擾，以免將來失去這客戶。

（6）建立壞賬準備制度。建立壞賬準備金制度，每期提取一定比例的壞賬準備金，對無力用現(xiàn)金償還債務(wù)而需要以物抵債的，應(yīng)把握抹賬原則。

（六）提高內(nèi)部銷售信息的傳遞效率

大部分的中小企業(yè)的信息化水平還較低，甚至很多企業(yè)未引進ERP系統(tǒng)，這樣很難跟上現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展的步伐，使得企業(yè)的銷售信息在企業(yè)內(nèi)部的傳遞效率過低。因此，中小企業(yè)必須加速發(fā)展信息化，提高銷售信息傳遞的多樣化和快速性，拓展銷售信息傳遞的渠道，并保證這些信息在傳遞的過程中不發(fā)生失真等意外情況，以便讓銷售信息能夠在企業(yè)內(nèi)部順利流通與共享。

中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)控流程圖如下所示：

三、建立銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制評估體系

要對銷售業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行風(fēng)險評估，首先是識別風(fēng)險、然后是對風(fēng)險進行分析，最后對風(fēng)險采取相對應(yīng)的措施。風(fēng)險評估的兩大要素是評估事件發(fā)生的概率和可能隨之可能產(chǎn)生的影響程度。風(fēng)險分析中，企業(yè)可以根據(jù)對風(fēng)險的容忍程度和具體情況，設(shè)計風(fēng)險評估表，根據(jù)金額大小和發(fā)生頻率判斷風(fēng)險的高低，然后決定采用相應(yīng)的控制措施。也可以可以根據(jù)具體的事項，歷史發(fā)生的概率，自己的經(jīng)驗，進行主觀的判斷，選擇控制點，進行控制。

當中小企業(yè)發(fā)展到一定程度時，必須要有規(guī)范的銷售內(nèi)控制度，對銷售的各個環(huán)節(jié)進行控制，各部門與人員之間相互約束，相互監(jiān)督，降低個人情感與主觀判斷，才能使企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險與成本降到最低，達到企業(yè)效益最大化。當然，最關(guān)鍵問題是內(nèi)控制度建立后的執(zhí)行，否則等于一紙空文。

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