企業(yè)檔案分類大流水的理論與實踐

劉士影　王峰章

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）10-000-01

摘要檔案管理是功夫在當下、受益在未來的工作。如何結合自身特點與條件，利用信息技術因需制宜地制定出企業(yè)檔案管理體系是企業(yè)檔案工作的首要任務，而檔案分類是其核心內(nèi)容。

關鍵詞檔案 大流水分類 實踐

一、檔案分類概述

（一）檔案分類的基本要求、標準

全宗內(nèi)檔案的分類要根據(jù)每一個立檔單位檔案的形成規(guī)律，選擇適合的分類方法，合理設置類目，準確歸類。所設置類別的總和要覆蓋全部檔案，既不能出現(xiàn)無實際檔案的“虛類”，也不允許存在未納入任何類別的“多余”檔案。分類標準的選用是檔案分類的關鍵步驟，要根據(jù)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、分類層次、實際工作需要、檔案管理的原基礎等進行具體分析、比較，選擇恰當?shù)姆诸悩藴省?/p>

（二）傳統(tǒng)分類

傳統(tǒng)的檔案分類一般將檔案逐級劃分為幾級類目，存在一級、二級、三級、四級或更多層級，檔案流水號小，在紙質(zhì)版目錄中查找信息快。有時，為體現(xiàn)檔案的保管期限，還在分類號中增加永久和長期的代碼，此種分類可以在檔案分類號（檔號）中直觀地反映出本年度的收檔數(shù)量，以及永久保管期限檔案的數(shù)量等信息。

（三）大流水分類

在信息化條件下，可以充分借助計算機信息技術，對檔案分類予以簡化，只分一級類目即文書檔案、建設項目檔案等，或分到二級類目后不再往下細分。這種分類以計算機軟硬件技術為基本平臺，流水號明顯偏大，檔案管理者與使用者不能從直觀的檔號中得到太多信息?？梢酝ㄟ^歸檔年份檢索出當年歸檔的檔案數(shù)量并形成目錄，從而快速查看年度收檔情況，也可通過多條件檢索，找出具體某一年永久保管檔案的全部檔案目錄信息，完成傳統(tǒng)分類中三級、四級下檔案分類中可以獲得的相關信息。

二、大流水分類的實踐及優(yōu)點

盡管檔案大流水分類不違背檔案分類的基本要求和標準，但它卻與傳統(tǒng)的檔案分類差別較大，在實踐中并不多見。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分類方式和某檔案管理軟件，應用已達10年，館藏突破了10萬卷（件），并于2013年11月順利通過了國家檔案局的專項驗收，檔案大流水分類由此得到了國家權威部門的首肯。對比傳統(tǒng)的分類方案，大流水分類方案有下列優(yōu)點。

（一）可用較少的人員完成大量繁瑣的工作

檔案管理人員從庫房整理中解放出來，僅用傳統(tǒng)分類模式下1/5左右的人員就可完成同規(guī)模的檔案管理工作；同時，可快速檢索，為一人多崗、精兵簡政的新型管理機制提供支撐。比如設備試壓記錄的原件（包括實體及程序）就是在網(wǎng)絡管理平臺中產(chǎn)生，并未走紙質(zhì)版審批流程，這既能保證檔案的全面、及時、高質(zhì)量地應歸盡歸，又能幫助技術人員直觀、方便、快捷、全面地獲取信息，并且在其管理范圍擴大時，也可以在一級類目內(nèi)查找到所需信息，不會在檔案檢索時產(chǎn)生跨類檢索的麻煩。

（二）可用較小的庫房面積，保管更多的檔案

檔案是逐漸積累而不斷增加的，與其相適應的檔案存儲空間就要求越來越大。在傳統(tǒng)檔案分類方式下，要求檔案室在建設之初就要預留足夠的空間，投資較大。隨著檔案的積累，檔案庫房會出現(xiàn)空間不足的問題，檔案人員即使不停地通過倒架來調(diào)整預留空間，也無法滿足歸檔的需求。采用分類大流水后可杜絕倒架工作，最大限度地利用檔案空間，同時也滿足多部門同時歸檔，或同部門歸檔多個裝置的技術檔案的要求，保證隨時可完成歸檔工作。

（三）可應用先進的檔案管理軟件支撐檔案管理工作

大流水分類為中油檔案管理系統(tǒng)的應用提供了條件，而中油檔案管理軟件的應用，又彌補了大流水不利于查找等方面的不足。中油檔案管理系統(tǒng)的推行使用，使中油檔案管理水平整體大幅提高，經(jīng)過幾年的運行，在檔案檢索及各部門間工作分工明確等優(yōu)勢體現(xiàn)得非常明顯，特別是通過系統(tǒng)可以制定各種報表及分類檢查目錄，并打印出相關企業(yè)檔案目錄則是以往檔案管理軟件無法做到的，為檔案查找提供了方便。

三、大流水分類的不足及應對措施

（一）影響檔案的連續(xù)性，破壞檔案的內(nèi)在聯(lián)系

檔案按事件收集或按項目歸檔，有一定的內(nèi)在連續(xù)性，而大流水分類盡管做到了隨時歸檔，但卻分類不細，導致檔案的連續(xù)性較差，破壞了部分檔案的內(nèi)存聯(lián)系。

（二）檔案檢索對計算機的依賴較大

使用計算機管理系統(tǒng)與大流水分類后，檔案室的館藏檔案只有通過計算機系統(tǒng)檢索出檔案號后方可查找利用，如果有朝一日網(wǎng)絡故障，則將無法正常工作。

（三）對管理環(huán)境要求較高

企業(yè)員工尤其是專業(yè)技術及管理人員要有使用電子文件的習慣，能夠熟練使用計算機，了解檔案管理的相關概念，可以正確使用檔案管理系統(tǒng)，反之，則會弄巧成拙，反而不利于工作。

針對不足，從以下方面改進：一是適當調(diào)整管理方式，加大檔案整理工作力度，如歸檔部門將事件收集完整或相對完成后再歸檔。二是在多部門共同完成一件事情的情況下，由檔案部門協(xié)調(diào)多部門同時歸檔。三是庫房位置確實無法保證連續(xù)性的，通過實現(xiàn)形成檔案連續(xù)性的檔案目錄來方便檢索，體現(xiàn)檔案間的關聯(lián)。四是在檔案盒標簽中，體現(xiàn)出檔案信息，為直接查找提供便利。