淺談數(shù)字檔案館在企業(yè)當(dāng)中的應(yīng)用

宋景妍

【摘 要】在互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展和全球信息化建設(shè)的國(guó)際環(huán)境下，對(duì)信息資源的開發(fā)利用程度成為衡量一個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和綜合國(guó)力的重要標(biāo)志之一，數(shù)字化建設(shè)的程度也決定了國(guó)家信息基礎(chǔ)的水平高低。檔案館作為社會(huì)信息資源系統(tǒng)的重要組成部分，也面臨著數(shù)字時(shí)代的挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的檔案管理手段較為落后，且檔案的數(shù)量種類繁多、工作量較大，導(dǎo)致檔案工作較為落后且檔案利用率低。所以，數(shù)字檔案管的研究和建設(shè)成為國(guó)家、企業(yè)、高校檔案工作的重中之重。數(shù)字檔案館相對(duì)于傳統(tǒng)檔案館，悠著豐富的數(shù)字化資源、信息的共享 、海量的存儲(chǔ)、快速的傳輸、便捷的檢索、高度的開放等優(yōu)點(diǎn)。數(shù)字檔案館在企業(yè)中應(yīng)用，有效的減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，促進(jìn)了各部門之間的檔案共享，提高了檔案資源的利用效率。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案；企業(yè)；數(shù)字檔案館

一、數(shù)字檔案館

（一）數(shù)字檔案館的概念

數(shù)字檔案館是指“用二進(jìn)制編碼的數(shù)字方式存儲(chǔ)、處理檔案信息內(nèi)容，應(yīng)用計(jì)算機(jī)、通訊和多媒體技術(shù)，提供電子網(wǎng)絡(luò)檢索和服務(wù)的檔案信息系統(tǒng)”。從資源共享角度來(lái)看，數(shù)字檔案館“是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享”。

何謂數(shù)字檔案館：就是運(yùn)用數(shù)字化方式，在現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛使用的基礎(chǔ)上，用網(wǎng)絡(luò)的方式將零散的信息進(jìn)行整合及連接，將所有資源進(jìn)行全方位、分布式、大規(guī)模的共享，并且利用的是不受時(shí)間和空間限制的檔案信息的一種方式。

（二）數(shù)字檔案的屬性

數(shù)字檔案館的應(yīng)用可以使用到公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)、管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)當(dāng)中，數(shù)字檔案館屬于國(guó)家數(shù)字信息基礎(chǔ)工程建設(shè)中的一部分，它是由檔案數(shù)字資源及分布式文件構(gòu)成的具有強(qiáng)大為人類服務(wù)的不分機(jī)構(gòu)地域的一種信息系統(tǒng)。

數(shù)字檔案館的建設(shè)涉及到數(shù)字資源建設(shè)、人才隊(duì)伍培養(yǎng)、應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)、硬件軟件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)的一系列操作方式的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的法律規(guī)則的規(guī)范和制定，它會(huì)將計(jì)算機(jī)工程、信息組織工程、軟件工程、網(wǎng)絡(luò)工程進(jìn)行全面整合的全方位系統(tǒng)工程，他的建設(shè)不僅僅包含著以往的檔案館的數(shù)字化，也包含著現(xiàn)代的檔案管理工作的計(jì)算機(jī)化，甚至更為強(qiáng)大的信息整合。

（三）數(shù)字檔案館的分類

根據(jù)當(dāng)前國(guó)內(nèi)外的數(shù)字檔案館的現(xiàn)狀和以后態(tài)勢(shì)，按照不同的分類方法，我們可以將他分類為一線幾種：

根據(jù)管理機(jī)構(gòu)的方式，可以將其分為：個(gè)人使用、團(tuán)體機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位及各種國(guó)家機(jī)構(gòu)。根據(jù)不同層次的分類，它可以根據(jù)不同的規(guī)模大小使用到鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣市、各省乃至國(guó)家的代行檔案館。

（四）數(shù)字檔案館的基本特種

數(shù)字檔案館里的檔案信息必須擁有原始的并有價(jià)值的原始信息，并滿足技術(shù)規(guī)范和具有標(biāo)準(zhǔn)的檔案館和檔案信息的特殊要求，它與以前的數(shù)字中心、網(wǎng)絡(luò)公司和數(shù)字檔案圖書館等傳統(tǒng)數(shù)字化信息系統(tǒng)的現(xiàn)代信息系統(tǒng)。

數(shù)字檔案館的廣泛運(yùn)用可以很好地滿足人們?nèi)粘５木W(wǎng)絡(luò)信息查詢，通過(guò)多媒體、超文本技術(shù)所獲取的信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，它可以實(shí)現(xiàn)多數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)信息共享、實(shí)現(xiàn)各種文件的存儲(chǔ)方式、可開發(fā)性能強(qiáng)、并實(shí)現(xiàn)多種數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、信息同步瀏覽和互聯(lián)網(wǎng)信息聯(lián)網(wǎng)同步查詢，它的優(yōu)點(diǎn)更是顯爾易見，它具備可視性強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、普遍應(yīng)用性強(qiáng)及安全可靠性高等優(yōu)點(diǎn)，它會(huì)更方便人們對(duì)信息的享有。

（五）數(shù)字檔案管的基本功能

數(shù)字檔案館的建設(shè)因?yàn)閷⒏鞣N資源信息進(jìn)行了融合將更大程度的方便了用戶的使用，為人們提供更好的信息查詢，因?yàn)樗鼘⒁郧暗膫鹘y(tǒng)館藏的各種檔案和人們查詢利用率較高的射界文化、技術(shù)、科學(xué)、經(jīng)濟(jì)甚至軍事等檔案的信息以文本和圖像的方式發(fā)布到了信息系統(tǒng)中，在這個(gè)過(guò)程中它又?jǐn)U大了檔案館的影響覆蓋面。它的主要使用方面包括：數(shù)字檔案信息檢索功能；數(shù)字檔案信息傳播中介功能；數(shù)字檔案信息聚集功能，將以前傳統(tǒng)館藏紙質(zhì)聲音、文本和圖像等類檔案進(jìn)行數(shù)字化整合的橋梁功能。數(shù)字檔案館還應(yīng)擁有傳統(tǒng)檔案館的大量信息的功能，還能提供基礎(chǔ)檔案信息的安全保管服務(wù)。

二、企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)

（一）數(shù)字檔案館建設(shè)的前期準(zhǔn)備

數(shù)字檔案館的建設(shè)需要進(jìn)行全企業(yè)范圍的合理布局。檔案部門要從全企業(yè)的高度出發(fā)，根據(jù)企業(yè)的具體情況，指定檔案館數(shù)字化建設(shè)的總體規(guī)劃和實(shí)施細(xì)則，才能有計(jì)劃的開展檔案館的數(shù)字化工作，使檔案工作有章可循。

（二）做好電子文件的收集歸檔工作

數(shù)字檔案館的檔案信息資源建設(shè)有兩個(gè)方面：一是對(duì)館藏檔案的數(shù)字化處理，這是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)；二是做好電子文件的收集歸檔，這是今后工作的重點(diǎn)。

（三）技術(shù)手段的應(yīng)用

首先是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通信設(shè)施的建設(shè)，其次要加大檔案管理軟件的開發(fā)力度，再次做好檔案綜合信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，最后要投入相應(yīng)的軟件、硬件，選用現(xiàn)金的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、光盤刻錄機(jī)、激光掃描儀、激光打印機(jī)和大屏幕彩色顯示器等裝置設(shè)備。

三、企業(yè)數(shù)字檔案館的現(xiàn)狀

（一）現(xiàn)階段對(duì)“企業(yè)數(shù)字檔案館”的認(rèn)識(shí)

數(shù)字檔案館建設(shè)是當(dāng)前我國(guó)信息化建設(shè)發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)重要任務(wù)。建立數(shù)字檔案館必須對(duì)其有一個(gè)較為清晰的認(rèn)識(shí)，企業(yè)數(shù)字檔案館是依托企業(yè)高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，利用數(shù)字化手段，對(duì)企業(yè)形成的檔案信息資源進(jìn)行收集、處理、實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源自動(dòng)化管理、存儲(chǔ)和利用，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的分布式數(shù)字信息管理系統(tǒng)。

（二）企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的原則

在檔案館建設(shè)的一般原則基礎(chǔ)上，企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)還應(yīng)遵循如下原則：

1.標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范統(tǒng)一的原則。這是企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的支柱，標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)應(yīng)具有超前性，應(yīng)該考慮未來(lái)技術(shù)的發(fā)展，在數(shù)據(jù)庫(kù)選擇上選擇能與未來(lái)開發(fā)的系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一。

2.總體設(shè)計(jì)、統(tǒng)籌規(guī)劃、逐步完善的發(fā)展原則。企業(yè)數(shù)字檔案館的設(shè)計(jì)與籌劃應(yīng)納入企業(yè)信息化建設(shè)的總體設(shè)計(jì)中，它不是獨(dú)立存在的，企業(yè)數(shù)字檔案館正處在起步階段，數(shù)字檔案館需要技術(shù)、政策、環(huán)境等的依托和保障。

3.服務(wù)與保密安全機(jī)制結(jié)合原則。數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了企業(yè)提供快捷、有效的服務(wù)，提高企業(yè)的效益，但檔案信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的運(yùn)轉(zhuǎn)也給檔案信息的安全帶來(lái)了危險(xiǎn)，因此服務(wù)與保密安全機(jī)制相結(jié)合，才能使檔案信息為企業(yè)提供安全有效服務(wù)。

（三）企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容

企業(yè)數(shù)字檔案館將實(shí)現(xiàn)企業(yè)形成的電子文件及時(shí)歸檔，使企業(yè)檔案收集在時(shí)限上提前成為可能。通過(guò)與OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，各專業(yè)分散獨(dú)立的軟件系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接，以及對(duì)企業(yè)內(nèi)各立襠單位、機(jī)關(guān)各職能部門形成的電子文件實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程監(jiān)控，實(shí)時(shí)接收，及時(shí)捕獲。用數(shù)字化手段對(duì)檔案業(yè)務(wù)各流程進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)真正意義上的文檔一體化管理。因此，企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)主要完成的任務(wù)是標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定、數(shù)字信息資源的建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)。

四、總結(jié)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)，必須堅(jiān)持以用戶為導(dǎo)向的檔案信息資源服務(wù)理念，不斷拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域、豐富服務(wù)內(nèi)容、創(chuàng)新機(jī)制、改善服務(wù)條件、提高服務(wù)質(zhì)量，滿足用戶的檔案信息利用需求，全面提升檔案信息資源服務(wù)水平。檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)的重要方向，是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。