做好企業(yè)地質(zhì)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

袁秀云

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）09-000-01

摘 要 檔案是記載歷史，傳承文明、資鑒后人的原始憑證。借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來(lái)，它是具有其他圖書資料無(wú)法代替的作用，因此，加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理工作，不斷提高地質(zhì)人員管理意識(shí)。

關(guān)鍵詞 地質(zhì) 檔案管理 思考

對(duì)地質(zhì)檔案的認(rèn)識(shí)，將會(huì)隨著檔案管理機(jī)制的不斷深入，逐漸得到提高，并越來(lái)越引起人們的關(guān)注。所以，正確認(rèn)識(shí)地質(zhì)檔案的重要性，準(zhǔn)確地把握地質(zhì)檔案工作的特殊性，使地質(zhì)檔案的管理符合自身的規(guī)律，并有效地為企業(yè)服務(wù)，也是做好今后地質(zhì)檔案工作的根本所在。本文就結(jié)合地質(zhì)檔案管理工作談幾點(diǎn)的認(rèn)識(shí)。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立管理體系

首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予多方面的支持和提供資源保障，用規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理體系?！皟?nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強(qiáng)檔案意識(shí)，注重收集與及時(shí)移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與主管部門、設(shè)計(jì)、施工等單位負(fù)責(zé)人及檔案人員通力協(xié)作，以保證檔案資料完整、準(zhǔn)確。因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事，在單位規(guī)章制度體系中將單位檔案工作以文字的形式寫下來(lái)，作為檔案人員應(yīng)有針對(duì)性地列出所需收集的檔案資料名稱，自始至終參與到項(xiàng)目管理中去，保質(zhì)保量地獲取第一手資料。

二、建立制度，有章可循

只有完善科學(xué)的管理制度做指導(dǎo)，按標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質(zhì)數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量問題。制度要健全，執(zhí)行要堅(jiān)決。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，還包括地質(zhì)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)檔案、施工檔案和竣工檔案等。應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定本單位地質(zhì)管理實(shí)施細(xì)則，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，數(shù)據(jù)文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。立卷要做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰，同時(shí)根據(jù)內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，使檔案數(shù)據(jù)做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、方便管理，方便利用。并將立整理好的檔案按規(guī)定移交檔案管理部門，認(rèn)真檢查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整、準(zhǔn)確。

三、做好檔案信息化及數(shù)字化工作

檔案資料信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，根據(jù)行業(yè)不同，信息化管理模式也不同。面對(duì)信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，油田單位與其它企業(yè)一樣面臨市場(chǎng)化和國(guó)際化競(jìng)爭(zhēng)的挑戰(zhàn)。為提高企業(yè)單位的整體素質(zhì)，推動(dòng)企業(yè)單位的改革與發(fā)展，充分利用好信息化這個(gè)武器，走出一條適合自己的信息化建設(shè)之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過(guò)程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于存儲(chǔ)查找和利用，既是地質(zhì)管理工作現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理工作必然要求。

四、地質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀

（一）地質(zhì)檔案實(shí)體管理模式單一

很多地質(zhì)檔案部門在地質(zhì)檔案管理上局限于科技檔案實(shí)體的收集、整理、保管和利用工作，而對(duì)地質(zhì)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理很少涉及，不能凸現(xiàn)出地質(zhì)檔案信息化管理的重要性。隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，各種種樣的信息系統(tǒng)紛紛建立、運(yùn)行，地質(zhì)檔案類別、內(nèi)容、載體、信息的不斷增加，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案實(shí)體管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)下地質(zhì)檔案信息化管理的需要，也無(wú)法收集和管理流動(dòng)的電子文件。

（二）服務(wù)手段滯后

地質(zhì)檔案部門運(yùn)用計(jì)算機(jī)]、網(wǎng)絡(luò)、掃描儀等設(shè)備對(duì)實(shí)體進(jìn)行分類歸檔的少，只能簡(jiǎn)單地編制地質(zhì)案卷目錄，不能運(yùn)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)對(duì)地質(zhì)成果轉(zhuǎn)讓和信息交流，影響了地質(zhì)檔案信息資源泉的開發(fā)和利用。

（三）服務(wù)方式被動(dòng)

地質(zhì)檔案部門服務(wù)方式被動(dòng)，服務(wù)內(nèi)容、范圍和方式比較單一，服務(wù)對(duì)象有局限性，主要是為企業(yè)內(nèi)部提供借閱和復(fù)制檔案資料，缺乏與外界的溝通和交流。

（四）專職檔案人員少

在企業(yè)過(guò)程中，檔案部門受到?jīng)_擊最大，大多數(shù)檔案專職工作人員少，有的甚至身兼數(shù)職，只能應(yīng)付日常文件資料和收集整理工作，很難對(duì)地質(zhì)資料信息進(jìn)行再加工。

五、地質(zhì)資料格式及要求

（一）成果地質(zhì)資料應(yīng)齊全完整，包括封面、正文、附表、附件、多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)和軟件、插圖文件、電子文件登記表、載體外標(biāo)簽。

（二）文字報(bào)告應(yīng)有封面、扉頁(yè)和目錄，頁(yè)碼必須連續(xù)。不同尺寸的圖件要折疊成統(tǒng)一圖幅，規(guī)格為A4，標(biāo)題欄朝外，附圖應(yīng)編頁(yè)號(hào)。

（三）報(bào)告編寫和圖件制作要符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，審查手續(xù)完備，加蓋評(píng)審鑒定單位的公章，封面加蓋匯交單位的公章。

（四）根據(jù)《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司秘密信息分級(jí)保護(hù)目錄（試行）》，匯交的地質(zhì)資料以“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)定密”的原則進(jìn)行定密。凡密級(jí)資料，應(yīng)在文本首頁(yè)右上角第一行用方正3號(hào)黑體字標(biāo)注，標(biāo)注方式分為三種：頁(yè)面直接打印、加蓋密級(jí)印章、粘貼密級(jí)標(biāo)簽。

（五）資料裝訂整齊，裝訂材料符合檔案保管要求。

（六）資料交接目錄由集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)（E6）輸出打印一式2份，雙方簽字后各存1份，以備查用。

（七）通過(guò)郵寄方式匯交資料的，應(yīng)按機(jī)要信件郵寄，接收單位收到后一周內(nèi)返還回執(zhí)，不得積壓。若發(fā)現(xiàn)缺損、模糊不清等，應(yīng)將資料退回，報(bào)送單位若2個(gè)月后未收到回執(zhí)的，應(yīng)及時(shí)追查。

六、做好地質(zhì)檔案資料的安全與保密

地質(zhì)資料產(chǎn)生、匯交、保管、利用要嚴(yán)格按照國(guó)家和中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。若發(fā)生丟失、損壞等事件，應(yīng)及時(shí)采取有效措施進(jìn)行補(bǔ)救并迅速上報(bào)有關(guān)部門。

綜上所述，地質(zhì)檔案在服務(wù)資源和工程建設(shè)中也發(fā)揮了巨大的作用，對(duì)地質(zhì)檔案的管理不能只重視地質(zhì)檔案的收集、整理和保管，更應(yīng)該重視地質(zhì)檔案的開發(fā)和利用，為地質(zhì)檔案管理創(chuàng)造更多的價(jià)值。