房地產(chǎn)檔案的規(guī)范化管理研究

文/吉林省四平市房產(chǎn)鐵西經(jīng)營管理處　舒燕

房地產(chǎn)檔案的規(guī)范化管理研究

文/吉林省四平市房產(chǎn)鐵西經(jīng)營管理處舒燕

文章針對(duì)房地產(chǎn)檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的有效途徑，旨在為房地產(chǎn)檔案管理人員提供一定的參考。

房地產(chǎn)；檔案；規(guī)范化管理

現(xiàn)階段，房地產(chǎn)業(yè)迅猛發(fā)展，隨之房地產(chǎn)檔案資料的種類和數(shù)量不斷地增加，如果不能做好房地產(chǎn)檔案管理工作，勢(shì)必會(huì)引發(fā)各種產(chǎn)權(quán)糾紛，為了保證公民以及房地產(chǎn)開發(fā)商的合法權(quán)益，就必須加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的規(guī)范化管理。因此，文章針對(duì)房地產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的研究具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、房地產(chǎn)檔案管理過程中存在的問題分析

（一）房地產(chǎn)檔案管理職能定位不準(zhǔn)確。現(xiàn)階段，我國房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展速度非常快，房地產(chǎn)檔案資料的數(shù)量不斷地增加。雖然，我國房產(chǎn)管理部門內(nèi)部職能劃分越來越細(xì)化，但是在細(xì)分時(shí)并不重視管理職能的劃分，導(dǎo)致出現(xiàn)管理職能定位不清、尺度把握不準(zhǔn)等問題，難以發(fā)揮房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)有的價(jià)值。

（二）檔案管理人員素質(zhì)水平有待提高。隨著數(shù)字化管理模式的推廣和應(yīng)用，對(duì)房地產(chǎn)檔案管理人員素質(zhì)水平的要求不斷地提高，為了保證向客戶提供更加準(zhǔn)確、高品質(zhì)的檔案信息，不僅要求檔案管理人員具備良好的專業(yè)素質(zhì)，還需要涉獵和掌握檔案管理各個(gè)方面的綜合知識(shí)。但是，通過對(duì)我國現(xiàn)狀進(jìn)行分析，我國房地產(chǎn)檔案管理人員這方面的能力相對(duì)較低，綜合素質(zhì)水平有待提高。

（三）檔案利用程度相對(duì)較低。通過科學(xué)、合理的應(yīng)用房地產(chǎn)檔案，能夠給房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展注入新的活力，給社會(huì)公民以及房地產(chǎn)行業(yè)合法權(quán)益的維護(hù)提供可靠的保障，這就要求創(chuàng)建一套科學(xué)、完善的房地產(chǎn)檔案，并對(duì)上述信息資源進(jìn)行科學(xué)、有效地利用。通過對(duì)我國現(xiàn)狀進(jìn)行分析，房地產(chǎn)檔案資料的使用程度、開放程度相對(duì)較低，檢察機(jī)關(guān)查閱相關(guān)房產(chǎn)資料的難度相對(duì)較高，更不用說普通的人民群眾了。

二、實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的有效途徑

（一）制定可行、科學(xué)以及統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范。為了實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的規(guī)范化管理，首先應(yīng)該制定可行、科學(xué)以及統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，具體做好以下方面：其一，加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)檔案規(guī)范的學(xué)習(xí)和研究，不斷地提高房地產(chǎn)檔案管理人員的創(chuàng)新能力。其二，相關(guān)行政主管部門應(yīng)該盡快地制定與實(shí)施房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理實(shí)施辦法，在相關(guān)制度的約束下，不斷地提高檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。其三，制定每項(xiàng)業(yè)務(wù)所需檔案的范圍，文件材料的規(guī)格、鑒定制度、保管期限以及銷毀制度等，并且檔案管理人員必須嚴(yán)格地按照相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，在接收檔案時(shí)必須按照上述規(guī)范進(jìn)行保存，以此保證檔案有據(jù)可查，不斷地實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（二）強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育。必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，具體包括兩個(gè)方面：其一，行政主管部門以及檔案主管部門，應(yīng)該聯(lián)合對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)和教育，保證所有的檔案管理人員能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地了解新程序、新政策以及新知識(shí)等，不斷地更新、豐富以及完善檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，創(chuàng)建一支既具有檔案管理知識(shí)，又懂房地產(chǎn)管理、計(jì)算機(jī)知識(shí)的綜合性檔案管理人才隊(duì)伍。其二，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理人員自身應(yīng)該不斷地加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的研究和分析，同時(shí)加強(qiáng)與房地產(chǎn)權(quán)屬檔案文件形成單位的聯(lián)系，如司法部門、拆遷部門以及測(cè)繪部門等，及時(shí)、準(zhǔn)確地了解相關(guān)檔案產(chǎn)生的背景，對(duì)所辦業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)都能做到了如指掌和手到擒來，保證房地產(chǎn)檔案資料的完整性、真實(shí)性。

（三）梳理流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化。通過對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行全面、細(xì)致的調(diào)查和研究，形成所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的檔案資料，這是制定歸檔范圍的首要步驟，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案合理、規(guī)范管理的必要條件，特別是在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的辦公環(huán)境下，更應(yīng)該對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，按照形成→整理→鑒定→歸檔→再整理→保管→利用→銷毀的流程，科學(xué)、規(guī)范地做好各個(gè)業(yè)務(wù)流程的管理工作，保證各個(gè)環(huán)節(jié)之間能夠相互制約和校對(duì)，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題并糾正，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，全面提高檔案服務(wù)能效。

隨著電子技術(shù)、信息技術(shù)的快速發(fā)展，其在檔案管理工作中的應(yīng)用已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。房地產(chǎn)檔案資料種類和數(shù)量眾多，通過實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，不斷地提高檔案資料的信息化水平和共享程度，通過聯(lián)網(wǎng)辦公，能夠強(qiáng)化業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門之間的聯(lián)系，有利于實(shí)現(xiàn)檔案資料的統(tǒng)一收集和管理。因此，這就要求房地產(chǎn)檔案管理人員必須緊緊圍繞“檔案信息化、數(shù)字化”的目標(biāo)，采用數(shù)碼攝影技術(shù)、電腦存儲(chǔ)技術(shù)等進(jìn)行檔案資料的采集、儲(chǔ)存和整理，創(chuàng)建數(shù)字化檔案，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的永久化保存，還能夠提高檔案的查詢和管理效率，并且普通大眾也能夠通過數(shù)字化檔案便捷、快速地查詢房地產(chǎn)檔案資料，打破傳統(tǒng)工作模式的桎梏，全面提高檔案服務(wù)能效，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（五）加強(qiáng)評(píng)估和優(yōu)化管理，提高檔案管理的規(guī)范化水平?；谌尜|(zhì)量管理理論，為了提高房地產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化水平，就應(yīng)該不斷地對(duì)管理進(jìn)行評(píng)估和檢查，這樣能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理過程中存在的問題，并對(duì)評(píng)估、檢查結(jié)果進(jìn)行改進(jìn)和完善。因此，檔案管理部門應(yīng)該定期或者不定期地聽取業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案管理工作的意見和建議，并進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)和完善，這樣能夠有效地提高檔案管理的規(guī)范化水平，為實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)勁的動(dòng)力。

[1]杜艷敏.淺談房地產(chǎn)檔案的規(guī)范化管理[J].赤子，2015（11）：164.