OA辦公系統(tǒng)發(fā)展現(xiàn)狀與實踐困惑

文/北京教育科學研究院 姜麗萍 劉慧媛

OA辦公系統(tǒng)發(fā)展現(xiàn)狀與實踐困惑

文/北京教育科學研究院 姜麗萍 劉慧媛

本文用文獻綜述的形式對比了現(xiàn)代辦公環(huán)境和辦公系統(tǒng)軟件之間的關(guān)系，梳理了OA發(fā)展過程中硬件配置、個體辦公、協(xié)同辦公、知識管理、決策支持5個階段的主要特征，以及OA具有資源管理、流程管理、協(xié)同管理、知識管理和文化管理的五大功能，提出了OA目前存在著信息孤島、技術(shù)與管理不能同步、人腦與電腦結(jié)合不到位、以及傳統(tǒng)和現(xiàn)代管理理念之間存在沖突等諸多困惑。

OA系統(tǒng)；發(fā)展歷程；OA功能；OA困惑

OA是Office Automation的縮寫，是指辦公室自動化或自動化辦公。OA系統(tǒng)是采用網(wǎng)絡技術(shù)，基于工作流的概念，使管理人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理的應用管理系統(tǒng)。

一、 關(guān)于OA系統(tǒng)

OA本身的概念是動態(tài)的，不論是其外延還是內(nèi)涵，十幾年間都發(fā)生了很大的變化，在發(fā)展的過程中，它的稱謂也隨著功能的演變而變化。上世紀70年代末，我國的辦公環(huán)境主要依賴手動操作，辦公效率的不高使“自動化”這個當時較為新穎的理念受到人們的廣泛關(guān)注。所以，在OA的最初應用過程中，因為可以初步解決人們手動處理工作的特性又被稱之為“OA自動化”；隨著技術(shù)的不斷進步和管理理念的變革，研究工作流程中不同部門、不同工作的協(xié)同辦公成為如何提高工作效率的重點。OA在保留原有功能的基礎(chǔ)上，技術(shù)上實現(xiàn)了協(xié)同辦公功能，所以這一時期的OA系統(tǒng)也被稱為“協(xié)同OA”；21世紀的今天，手機、筆記本電腦等移動終端的普及改變了人們的生活、工作模式，允許您在任何時間任何地點以任何方式處理任何事情是目前OA的發(fā)展方向，其理念也從Office Autom ation轉(zhuǎn)變?yōu)镺ffice Anywhere/ Anytim e/Anything，“移動OA”的概念深入人心。

但不論是“OA自動化”“協(xié)同OA”還是“移動OA”都只是OA（辦公自動化Office Automation）在發(fā)展過程中每個階段不同的叫法，不同的認識主體基于不同的認識角度，反映出OA不同的定義。

廣義上的OA是指一種現(xiàn)代辦公環(huán)境，是利用計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學、管理科學等先進的科學技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備中，利用科學的管理方法，最大限度地提高辦公效率和改進辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，縮短辦公周期。借助于各種先進技術(shù)，輔助決策，提高管理和決策的科學化水平，以實現(xiàn)辦公活動的科學化和自動化。

狹義的OA是指OA辦公系統(tǒng)軟件，是指利用計算機科學技術(shù)搭建協(xié)同辦公門戶和管理平臺，幫助組織實現(xiàn)協(xié)作管理、審批管理、資源管理、知識管理、文化管理、公文管理等功能。能有效幫助組織解決文化建設(shè)、規(guī)范管理、資源整合、運營管控等問題。

二、OA的發(fā)展歷程

上世紀50年代，由于計算機和先進辦公設(shè)備的流行和普及，人們的辦公效率也得以提高。以微機為實施基礎(chǔ)的辦公自動化系統(tǒng)開始在世界各國得到較快的發(fā)展。OA的發(fā)展歷程與管理水平的提高緊密相連，企業(yè)管理理念的不斷革新，使人們在不同發(fā)展階段對影響辦公效率的因素有著不同的認識和需求，OA為了適應這些認識和需求也不斷進行適應和調(diào)整。

（一）第一階段：硬件型OA——硬件配置階段（1960年-1979年）。伴隨著辦公過程中開始使用電腦、傳真機、打印機、復印機等現(xiàn)代辦公設(shè)備，以辦公設(shè)備為主、以實現(xiàn)個人事務處理為目的的第一代辦公自動化系統(tǒng)開始興起。這一階段的OA以大規(guī)模采用復印機等辦公設(shè)備為標志，辦公自動化的理念尚處萌芽階段。

（二）第二階段：文件型OA——個體辦公階段（1980年-1999年）。這個階段辦公自動化的概念正式提出。該階段主要關(guān)注個體的工作行為，主要提供文檔電子化等服務，解決個人文件存檔/檔案管理等問題。這階段的OA開始利用單機版的辦公應用軟件，例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等軟件，“無紙化辦公”的理念起源于這個時期。

（三）第三階段：流程性O(shè)A——協(xié)同辦公階段（2000年-2005年）。90年代末期開始，隨著協(xié)同管理思想（Co llabo ratio n）的興起，旨在實現(xiàn)項目團隊協(xié)同、部門之間協(xié)同、業(yè)務流程與辦公流程協(xié)同、不同場所間的協(xié)同，以工作流程為主導的協(xié)同型OA開始興起。該階段從關(guān)注個體、以辦公文件/檔案管理為核心的文件型OA，到這一時期成為應用主流的流程性O(shè)A，以工作流為中心，實現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、文檔管理、制度管理、會議管理、車輛管理、新聞發(fā)布等眾多實用的功能。

（四）第四階段：知識型OA——知識管理階段（2005年-2010年）。這代OA的核心是注重知識的收集、積累與繼承，維系組織文化，最終目標是要實現(xiàn)企業(yè)及員工的協(xié)同發(fā)展，而不是關(guān)注辦公事務本身與企業(yè)本身的短期利益。只有實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展，員工的發(fā)展才有空間；只有實現(xiàn)員工的發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展才有潛力。而“知識管理”正是實現(xiàn)兩者協(xié)同發(fā)展的橋。以“知識管理”為思想、以“協(xié)同”為工作方式、以“門戶”為技術(shù)手段，整合組織內(nèi)的信息和資源發(fā)展出來的系統(tǒng)，即我們通常所說的“知識型OA”。

（五）第五階段：智能型OA——決策支持階段（2010年至今）。決策是執(zhí)行的前提，企業(yè)中正確的行為來源于正確的決策。而隨著組織流程的固化和改進、知識的積累和應用、技術(shù)的創(chuàng)新和提升，OA是否可以實現(xiàn)簡單的決策，是現(xiàn)階段OA研究的重點。全新的“智能型OA”成為未來的發(fā)展方向，該階段OA更關(guān)注組織的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等服務。

三、OA的功能

傳統(tǒng)的管理方式造成整個單位辦公環(huán)境的混亂、無序、推諉、低效等問題時有發(fā)生，一套規(guī)范化的管理系統(tǒng)，可以讓所有的工作不但能有條不紊，還能節(jié)省時間、成本并提高效率。OA辦公系統(tǒng)功能的實現(xiàn)是隨著人們的需求層次的變化而不斷革新的。從簡單的希望將文件電子化到簡化辦公流程，從希望協(xié)調(diào)不同部門間合作辦公的程序到知識的分享、利用、創(chuàng)新，OA辦公系統(tǒng)在為了不斷滿足使用者的需求而不斷發(fā)展著。發(fā)展至今，OA辦公系統(tǒng)主要可實現(xiàn)以下幾點功能：

（一）資源管理功能。傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。OA辦公系統(tǒng)的使用讓各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。

（二）流程管理功能。OA辦公系統(tǒng)可以進行工作流轉(zhuǎn)過程中的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個部門都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，可以規(guī)范各項工作，提高部門之間協(xié)同工作的效率。

（三）協(xié)同管理功能。OA辦公系統(tǒng)可以支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在來講，各辦公機構(gòu)的地域分布越來越廣，移動辦公和協(xié)同辦公成為一種很迫切的需求，OA可以使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。并且，通過OA辦公系統(tǒng)進行審批、預定等工作的進行時，留下的電子數(shù)據(jù)痕跡為組織數(shù)據(jù)統(tǒng)計、決策提供了強有力的支持。

（四）知識管理功能。如果信息是以單純的文檔或靜態(tài)數(shù)據(jù)等形式存在，信息的覆蓋面和覆蓋深度十分有限，難以將其凝練成知識，更無法建立很好的知識管理體系。OA辦公系統(tǒng)可以將得到的信息整理、轉(zhuǎn)化、利用、分發(fā)，并且在這些信息的利用實踐過程中，又可以創(chuàng)新成為新的信息、新的知識，達到了利用組織的無形資產(chǎn)創(chuàng)造了新的價值的目的。

（五）文化管理功能。組織文化的推動力不容忽視，對于經(jīng)驗、人際關(guān)系、組織文化等隱性知識，OA辦公系統(tǒng)中的社區(qū)論壇、工作日志、電子期刊等都是很好的工具，組織可以激勵職工把自己的經(jīng)驗和心得記錄下來，鼓勵大家去探討和碰撞，并把有價值的信息整理出來，讓人在知識分享中對其集體的知識與技能進行捕獲與運用。這些功能OA系統(tǒng)實現(xiàn)起來很簡單，但是達到了組織文化的管理與傳承，促進了組織文化的發(fā)展，蘊含著巨大的價值。

四、OA系統(tǒng)應用過程中存在的困惑

（一）信息“孤島”現(xiàn)象依然存在。OA辦公系統(tǒng)中，各個兼容系統(tǒng)相對獨立，例如財務管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等。這些功能性較強、專業(yè)性較強的工作模塊，有特定標準及規(guī)則的工作內(nèi)容，有專門的管理系統(tǒng)。目前的OA辦公系統(tǒng)僅能起到為這些管理系統(tǒng)提供簡單鏈接的功能，并不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息上的互通，信息孤島、應用孤島、數(shù)據(jù)孤島也隨之出現(xiàn)。這樣的OA辦公系統(tǒng)，并不能整合供組織內(nèi)部的有效信息和數(shù)據(jù)，各個系統(tǒng)、應用間的信息并不連通，使得大量的信息資源不能充分發(fā)揮應有的作用，效率較為低下。信息數(shù)據(jù)間的不連通，使得決策程序受到影響，長此以往，容易造成組織管理問題。

（二）技術(shù)與管理還不能同步。技術(shù)的革新是隨著人們的需求不斷提高的，OA辦公系統(tǒng)的誕生就是為了人們希望可以更有效率、更便捷的辦公。目前大部分OA辦公系統(tǒng)是以辦公事務的計算機自動化管理為基礎(chǔ)的，實現(xiàn)日常工作方方面面的管理。但目前技術(shù)和管理的關(guān)系面臨著“兩張皮”的困惑：管理中無法將先進的技術(shù)手段執(zhí)行下去，兩者運作起來并非那么緊密。管理是組織發(fā)展的推動力，現(xiàn)代的管理方式需要更先進的技術(shù)支撐，技術(shù)的更新促進現(xiàn)代管理進步，所以一定要結(jié)合技術(shù)手段與管理方式，使管理思想和技術(shù)執(zhí)行保持同步，才能確保OA辦公系統(tǒng)的有效性和實用性。

（三）人腦與電腦結(jié)合不夠到位。目前主要依靠人進行管理決策，而決策是管理的基礎(chǔ)，是引導組織正確發(fā)展的重要因素，應該利用OA辦公系統(tǒng)對現(xiàn)有知識進一步挖掘，現(xiàn)階段OA的研發(fā)重點就是開發(fā)出可以幫助組織長足發(fā)展的決策功能。OA發(fā)展至今，已經(jīng)可以實現(xiàn)知識儲備和知識管理的功能，理論上可以通過選用決策數(shù)字模型，結(jié)合內(nèi)部和外部的條件，由計算機執(zhí)行程序，做出相應的決策，人進行判斷的選用，最終達到人腦與電腦的有機結(jié)合。但目前，OA辦公系統(tǒng)僅能實現(xiàn)簡單的信息支持，決策程序還達不到由計算機主動進行執(zhí)行決策。如何使OA進行有效決策而不僅僅是決策支持，實現(xiàn)人腦與電腦的有機結(jié)合，還有探索的空間。

（四）傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理理念之間存在沖突。在現(xiàn)代管理理念中，任何現(xiàn)代管理方式都需要組織內(nèi)部各單位合作進行，需要建立一套有效的管理體系，使組織內(nèi)部能夠協(xié)調(diào)一致。而管理者和被管理者都需要按程序、按規(guī)劃工作，不能有隨意性。而在中國傳統(tǒng)文化中，往往都是以“人管”為核心，以“仁、義、禮、智、信”的道德傳統(tǒng)觀念為支撐，提倡做事“以和為貴”，缺少標準性，常以“模糊化”的方式處理人際關(guān)系，避免人際交往中的矛盾沖突，體現(xiàn)了中國社會中人與人交往的準則。這種中國式人際化的管理方式與現(xiàn)代管理理念中推崇的以嚴格的制度形式控制組織行為的方式是明顯沖突的，這種傳統(tǒng)的管理理念導致各種管理手段無法有效實施。如何正確處理傳統(tǒng)觀念和現(xiàn)代管理理念下的管理方式的沖突是推行OA辦公系統(tǒng)必須要攻克的問題。

總之，OA系統(tǒng)的應用改變了過去復雜、低效的手工辦公及人為管理的方式，具有減少紙張浪費、提高辦公效率、規(guī)范管理流程、快速共享信息、方便相互溝通、有助相互監(jiān)督、提供決策依據(jù)等優(yōu)點。但OA系統(tǒng)實現(xiàn)從“知識管理”到“協(xié)同辦公”，在技術(shù)、管理和理念上還存在很多問題，OA是個動態(tài)的概念，OA辦公將一直在路上。

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