試論大數據環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理

文/ 山東省監(jiān)獄　馬紅梅

試論大數據環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理

文/ 山東省監(jiān)獄馬紅梅

信息技術高速發(fā)展，大數據已經成為企業(yè)提升競爭實力的關鍵。加強企業(yè)文書檔案的信息化管理，是確保檔案完整、真實的有效途徑，對企業(yè)發(fā)展有著深遠意義。本文對大數據環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化管理相關內容進行分析，提出信息化管理的對策。

大數據環(huán)境；文書檔案管理；信息化；企業(yè)發(fā)展

企業(yè)在發(fā)展中各項管理活動增多，必然會生成非常多的企業(yè)文書檔案，是對企業(yè)經營、管理各項信息記錄的保存與管理。在信息化時代下，企業(yè)發(fā)展離不開信息技術，不管是企業(yè)還是機關單位，均構建了信息化管理平臺，文書檔案管理信息化趨勢也加強。信息技術為載體的管理方法比起傳統(tǒng)文書檔案管理存儲數量增大，檔案信息瀏覽與查詢更加便捷，檔案儲存時間更長，但是依然受到以下因素限制，出現一些管理上的問題，仍面臨挑戰(zhàn)。

一、大數據環(huán)境與企業(yè)文書檔案信息化管理

（一）大數據概述。人類社會不斷發(fā)展中以及網絡行為日漸增多的背景下，作為一種信息記錄與數據保存下來的內容就是大數據，其中不僅包含了生產信息、數據，還包括其他涉及企業(yè)發(fā)展的隱私。在網絡逐漸普及下，大數據應用日漸普遍，儲存容量不斷增大，期間會產生非常多的難以加工與應用的數據，為應用與管理帶來難度。在數據容量不斷增大的背景下，很多用戶可以通過查詢、文件檢索、下載、加工、復制等方法應用這些數據，使數據復雜與繁瑣程度進一步增大，為管理帶來了阻礙。

在信息技術不斷發(fā)展的背景下，各種信息數據獲取也更加有難度，激烈的市場競爭中誰最先獲得了這些信息，誰就獲得了發(fā)展機會，增加了搶占市場的籌碼，對于數據資產的保護任何企業(yè)都沒有懈怠過。大數據獲取不僅體現在數據源獲得上，更體現在借助這些數據源，對真正有價值的數據進一步發(fā)掘，增加數據潛在價值。當前，網絡應用體量大幅度增加，大數據成為人們生活不可缺少的信息。

（二）企業(yè)文書檔案與信息化管理概述。企業(yè)文書系統(tǒng)地記錄了企業(yè)成立到發(fā)展期間各項經營與管理活動，比如，財務管理、人事管理、外事管理等，都是企業(yè)有顯著價值的資源，通常，文書信息由企業(yè)專門部門負責，包括對文書的收集、整理、排列以及轉送、開發(fā)、處理等。在大數據環(huán)境下，企業(yè)文書檔案信息化管理在信息技術下會大大提高管理效率，發(fā)揮其內在的服務價值。

二、大數據環(huán)境下企業(yè)文書檔案信息化管理的主要內容

（一）企業(yè)文書檔案的數字化管理。企業(yè)文書檔案以紙質為主，其中記錄著各項文字信息，錄入信息的過程較為漫長，考驗著工作人員的耐心，需要付出一定勞動，如果信息量龐大，容易出現錄入錯誤等，查詢信息時也較為困難。但是大數據下企業(yè)文書檔案可以實現信息化管理，應用計算機的自動篩選技術可以有效節(jié)省人力、物力，提高工作效率。大數據環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理一個顯著特點就是可以對紙質檔案進行數字處理，且不改變檔案中的信息內容，更加利于保存、查詢等，這就是電子檔案價值的體現，也是大數據環(huán)境下企業(yè)文書檔案信息化管理的重要內容之一。

（二）企業(yè)文書檔案網絡化管理。經過從紙質到數字化的轉換后，還需要對數字化檔案進行管理，依據互聯(lián)網可以進行不分時間、不分地點的修改與添加，使電子檔案更加細化、具體，用戶查詢更加方便，體現了檔案網絡化管理的便捷性。企業(yè)文書檔案利用功能很多，包括網絡檢索、借閱、歸檔、復制、分類等。

三、大數據環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化利用

企業(yè)文書不僅為企業(yè)發(fā)展提供了支持，體現了生產與經營的價值，比如，人事管理、財務管理、科研成果等，為企業(yè)發(fā)展積累了寶貴經驗，也是企業(yè)發(fā)展成果的體現。由此，企業(yè)文書檔案參考價值也很顯著，實施檔案化管理，可為用戶提供更多、更全面的檔案資源服務。企業(yè)發(fā)展中還能對文書檔案進行重建，依據不同需求提供不同功能的服務，也是大數據環(huán)境下企業(yè)文書檔案信息化服務的一種體現。與此同時，借助不同地域下的網絡可供用戶隨時下載、查詢，使用戶對企業(yè)文化、產品等的了解更加全面、細致，還能對某個文書檔案進行跟蹤服務，體現開放式服務的優(yōu)勢。

四、結語

總之，大數據環(huán)境下，企業(yè)文書檔案在信息技術基礎上可以為用戶提供更為全面、周到的服務。在企業(yè)生產日益增多的前提下，人力、物力成本會逐漸提高，由此，信息化檔案的應用可節(jié)省成本與資源，為用戶在查詢、應用、下載檔案信息中提供了便利。

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