國際貨運代理企業(yè)的內(nèi)部控制制度問題探析

陳韋光

國際貨運代理企業(yè)的內(nèi)部控制制度問題探析

陳韋光

環(huán)球金融危機以及歐洲債務(wù)危機的爆發(fā)，國際貿(mào)易行業(yè)遭受極大的創(chuàng)傷，作為依附于國際貿(mào)易而存在的國際貨運代理行業(yè)也面臨重新改革局面的情況下，國際貨運代理的內(nèi)部控制在企業(yè)的發(fā)展中日益重要。本文對加強貨代企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)出現(xiàn)的內(nèi)部控制環(huán)境、內(nèi)部風險評估、控制活動、信息溝通和內(nèi)部監(jiān)督五大內(nèi)部控制要素問題等，提出了相應(yīng)的解決方案。

國際貨運代理企業(yè) 內(nèi)部控制環(huán)境 內(nèi)部風險評估 控制活動 信息溝通 內(nèi)部監(jiān)督

自1950年以來，隨著國際經(jīng)濟貿(mào)易一體化發(fā)展，國際貨運行業(yè)得到了迅速發(fā)展，國際貨運代理人隊伍有如雨后春筍般壯大。國際貨運代理的空運貨物、集裝箱運輸貨物和雜貨運輸業(yè)務(wù)分別占領(lǐng)了世界市場的80%、70%以上和75%。但是，在國際貨運代理行業(yè)里，各國的發(fā)展并不均衡，總體上發(fā)達國家貨代起步較快、理論水平較高、制度較為完善、具有一套完善的執(zhí)行系統(tǒng)，所以發(fā)達國家占據(jù)著較大份額的市場。

本文擬借鑒國內(nèi)外相關(guān)研究成果，結(jié)合我國國際貨運代理現(xiàn)狀，探討一個更可行的內(nèi)控制度。全球性競爭愈發(fā)激烈，對于加強企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)、加強風險防范控制和擁有完善的控制活動體系等五大內(nèi)部控制要素也愈發(fā)重要。

一、貨代企業(yè)內(nèi)部控制五大要素制度建設(shè)存在的問題

（一）不完善的企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境

內(nèi)部控制環(huán)境是內(nèi)部控制體系的基礎(chǔ)，直接影響到內(nèi)部控制的貫徹執(zhí)行職能的發(fā)揮，更對貨代企業(yè)經(jīng)營風險和審計風險的影響起決定性作用。

1.管理者理念認識不足

有些貨代企業(yè)管理者對于內(nèi)部控制重要性認識不充分，沒能嚴格遵守內(nèi)部控制制度，存在嚴重的內(nèi)部人控制現(xiàn)象；有些管理者習慣用過去的經(jīng)驗來代替規(guī)范化管理措施，沒能對整個企業(yè)經(jīng)營過程起到科學控制；目前存在著多數(shù)管理者只是重視業(yè)務(wù)開發(fā)、輕流程管理的問題；甚至有些管理者提倡員工身兼多職，讓員工不僅是業(yè)務(wù)的授權(quán)者又是業(yè)務(wù)的執(zhí)行者，導致無人監(jiān)管其整個操作流程。

2.董事會未能全面行使應(yīng)有的權(quán)利

有些國際貨代公司只重視短期行為，董事會不能發(fā)揮應(yīng)有的監(jiān)督管理作用，一定程度上損害股東利益。

3.組織結(jié)構(gòu)不完善

國際貨運代理企業(yè)從事代理的涉及面廣、分支多，再加上人力、物力的局限性，容易導致部門職責不清，出現(xiàn)職能重疊和空白。

4.員工業(yè)績考核及激勵機制不健全

國際貨代行業(yè)屬于勞動密集型行業(yè)，內(nèi)部控制關(guān)鍵是對人員的控制?，F(xiàn)在許多國際貨運代理企業(yè)往往沒有認真地對業(yè)務(wù)進行分析，只是簡單地選取幾個業(yè)務(wù)考核標準，很容易導致員工的業(yè)績考核和企業(yè)的戰(zhàn)略目標不一致。

（二）風險評估體系不完善

貨代企業(yè)必須全面了解企業(yè)自身所處的風險，并進行風險評估，可以對相應(yīng)的風險采取不同的策略，保證組織高效運行。雖然風險評估日益受到企業(yè)重視，但整體上對風險評估的認識不充分，很多企業(yè)還停留在審計的概念上。特別是在風險識別和風險權(quán)衡方面，很多貨代企業(yè)缺乏識別風險的全面性和綜合性。

（三）控制活動不到位

很多國際貨運代理企業(yè)對內(nèi)部審計控制認識不足，只是把內(nèi)部審計當作應(yīng)付檢查的必需品、擺設(shè)品。內(nèi)部審計最重要的前提就是要保持相對的獨立性，對于機構(gòu)設(shè)置問題上的缺陷，導致有些領(lǐng)導的不放權(quán)和人為因素的干擾。特別是當內(nèi)部人員審計實施的過程中遇到領(lǐng)導者甚至是法人的違紀行為時，內(nèi)部審計很可能受到干擾。

（四）信息溝通不順暢

一個良好企業(yè)的信息溝通，是內(nèi)部控制的重要保證，也是提高管理能力的重要手段。但目前貨代企業(yè)存在著管理信息化觀念落伍，沒能及時進行知識更新；對信息與溝通高度集中化的信息化系統(tǒng)建立缺乏，同時企業(yè)信息溝通渠道單一。比如，有些企業(yè)強調(diào)的是下級對上級的服從、上級對下級的灌輸，缺乏有效的溝通；傳統(tǒng)的溝通方式主要是通過文件報告進行信息傳遞，其他溝通方式則很少派上用場。同時，企業(yè)內(nèi)部的信息溝通對橫向交流的溝通要求也很少。

（五）內(nèi)部監(jiān)督管理有漏洞

內(nèi)部監(jiān)督作為內(nèi)部管理的一個重要環(huán)節(jié)，但是在具體落實當中都主要依賴外部監(jiān)督的力量，忽略了內(nèi)部監(jiān)督的力量。缺乏有效的內(nèi)部審計系統(tǒng)，即使有些貨代企業(yè)有設(shè)立審計部門，但其審計部門的獨立性并未能得到保障。

二、內(nèi)部控制制度的改善

（一）內(nèi)部控制環(huán)境制度的完善

1.加強管理者理念

貨代企業(yè)管理者的理念就是企業(yè)的旗幟和方向，對于管理者對內(nèi)部控制環(huán)境認識不足的問題，可以重視企業(yè)文化的建設(shè)。把內(nèi)部控制環(huán)境知識加入企業(yè)文化當中，通過企業(yè)文化的宣傳，無形當中會改變企業(yè)所有參與的行為，加快內(nèi)部控制制度規(guī)范化進程。再加上管理者重視內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè)，從思想上意識到它的重要性，才能在實際行動中貫徹控制的政策、措施和程序，才會有助于內(nèi)部控制環(huán)境得到充分建設(shè)，起到內(nèi)部控制的作用。

2.董事會權(quán)利有效行使

嚴格按要求聘請獨立董事，保證董事會能夠起到正確的監(jiān)督管理作用，同時董事會也可以主動向其相關(guān)部門獲取企業(yè)相關(guān)消息。為了保證董事會職能的發(fā)揮，在一定的必要下，就得改變一些國有企業(yè)作為大股東的股權(quán)結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)其獨立性，保證董事會的有效監(jiān)督管理的權(quán)利行使。

3.組織機構(gòu)的完善

對于不同貨代企業(yè)應(yīng)該制作適合自己企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，然后應(yīng)根據(jù)各部門的特性進行編排。雖然國際貨運代理企業(yè)從事代理的涉及面廣、分支多，在崗位編排上要遵循業(yè)務(wù)不兼容原則，各部門職責和權(quán)限明了。對于審批的流程，要明確規(guī)定審批人、審批程序、審批人的權(quán)限。同時也要根據(jù)業(yè)務(wù)和市場的變動，適當?shù)馗淖儗徟绦颍瑢徟撕蛯徟鷻?quán)限，做到及時完善審批流程設(shè)計的控制體系和內(nèi)部控制制度。

貨代企業(yè)忽略了企業(yè)內(nèi)部的橫向交流，企業(yè)應(yīng)建立一個良好的信息流動與溝通系統(tǒng)，讓每個員工清晰地了解整個企業(yè)的運行情況、自己在實現(xiàn)組織目標中承擔什么樣的角色和職責、如何在企業(yè)中更有效地與其他相關(guān)的工作人員交流和溝通。

4.建立健全業(yè)績考核及激勵機制

首先，增加員工的工作態(tài)度、客戶評價和培訓次數(shù)的考核指標，結(jié)合通過在晉升、加薪和培訓力度加強，體現(xiàn)的人性化管理，使員工形成凝聚力。同時，要將人才培養(yǎng)作為企業(yè)管理者績效考核的重要指標。對于高級管理人員，要繼續(xù)教育，不斷更新現(xiàn)代企業(yè)管理知識；對普通員工，要實行在崗培訓，大力提升員工整體素質(zhì)。其次，人才靠的是實力，要打破論資排輩的傳統(tǒng)觀念，提高人才競爭的實效性。最后，企業(yè)可根據(jù)自身特點，因地制宜地對各類員工采取有效的激勵機制，從而構(gòu)建長期有效的激勵機制。通過建立健全崗位人員的考評機制，來保證內(nèi)控各控制點及時分解到企業(yè)內(nèi)部的各個相關(guān)崗位。

（二）提高企業(yè)風險防范體系

首先，目標設(shè)定要明確性，企業(yè)制定的風險評估目標必須得與企業(yè)生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等業(yè)務(wù)相關(guān)，同時設(shè)立可辨認、分析和管理相關(guān)風險的機制。其次，貨代企業(yè)在識別內(nèi)部風險后，還要識別企業(yè)存在的外部風險。最后，對于科學合理的風險分析要結(jié)合定性和定量的風險，通過初步風險評價，確定其是否需要風險。對于需要分析的風險，按照風險發(fā)生的可能性及其影響程度等，對識別的風險進行分析和排序，確定關(guān)注重點和優(yōu)先控制的風險。在確定風險項目的側(cè)重點過程中，風險系數(shù)的選擇要有科學依據(jù)，盡量采用客觀數(shù)據(jù)分析，減少人為因素。

（三）增強企業(yè)內(nèi)部控制

在企業(yè)內(nèi)控控制過程中，堅持不相容職務(wù)分離控制，使得不相容崗位和職務(wù)得到互相監(jiān)督和制約；堅持授權(quán)審批的制度，企業(yè)每項業(yè)務(wù)的進行都得經(jīng)過規(guī)定程序的授權(quán)批準，保證日常企業(yè)運行中，每項做法都有依據(jù)；建立科學合理的預(yù)算目標、程序、責任制人、授權(quán)人和被授權(quán)人、監(jiān)控、調(diào)整和考核。

（四）完善企業(yè)信息溝通

貨代企業(yè)想要在競爭激烈的市場中發(fā)展得更強大，內(nèi)部控制得到有效控制，就需要從信息溝通環(huán)境、渠道、方式和反饋四個方面有效結(jié)合，建立高效的信息溝通機制。

企業(yè)員工入職后對企業(yè)的認識大都是來源于企業(yè)文化。通過企業(yè)文化的理念把內(nèi)部控制知識傳播到企業(yè)員工的信念中，改變員工的行為特征、溝通方式、溝通風格，讓每個員工養(yǎng)成人人可以溝通、萬事都可以溝通的意識。與此同時，領(lǐng)導者做好模范作用，在工作中與上下級工作人員良好溝通，積極參加企業(yè)文化的學習，鼓勵下屬通過高效的溝通更好地解決企業(yè)工作中遇到的問題。

建立健全信息溝通的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，擴大信息溝通的范圍。首先，建立自下而上的信息溝通，可以真實地反映企業(yè)的運轉(zhuǎn)情況，同時也能培養(yǎng)下屬員工的溝通能力。其次，國際貨運代理企業(yè)由于其行業(yè)的特性，企業(yè)遍布范圍廣，橫向溝通交流效果并不是很好，所以要加強橫向之間的溝通。對于跨地區(qū)的企業(yè)，可以定期舉行企業(yè)內(nèi)部交流會和交換人員學習；對于各個部門間應(yīng)及時地、定期地進行信息傳遞和交流。

（五）加強內(nèi)部監(jiān)督管理

建立完善的內(nèi)部監(jiān)督制度。制度建立遵循“互相牽制、互相制約”原則，崗位分離制，每筆業(yè)務(wù)都需要經(jīng)過復(fù)核。組建獨立性的監(jiān)督部門，這就需要管理者放權(quán)和全力支持，讓各部門配合其監(jiān)督的進行。業(yè)務(wù)間還要進行周期性的檢查，及時把檢查結(jié)構(gòu)錄入系統(tǒng)并加密，防止信息被更改和檢查責任制。同時建立反舞弊機制，發(fā)揮舉報監(jiān)督的作用。反舞弊過程中要加強貨代企業(yè)資產(chǎn)管理，防止有人牟取不當利益；防止高層人員對職權(quán)的濫用；加強對財務(wù)資料的審核；設(shè)立多條舉報路線，對舉報人員和內(nèi)容加以保密和保護。

三、結(jié)束語

內(nèi)部控制制度的完善是有效內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，對內(nèi)部控制制度的完善是提高內(nèi)部控制效果的手段。國際貨代企業(yè)可以通過加強管理者的理念、保持獨立董事的獨立性、完善組織機構(gòu)和健全人員考核與激勵制度，提高企業(yè)風險評估的識別、分析、應(yīng)對能力，加強企業(yè)內(nèi)部控制，完善企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督，使貨代企業(yè)適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟社會，取得更好的可持續(xù)性發(fā)展。

（作者單位：太原工業(yè)學院）

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