淺談檔案管理信息平臺的深化與應用

文/河南省遂平縣人民檢察院 李紅 潘恒亮

淺談檔案管理信息平臺的深化與應用

文/河南省遂平縣人民檢察院 李紅 潘恒亮

信息時代的到來使得紙質檔案遭到電子檔案的沖擊，電子檔案的使用率越來越高，并且不斷替代紙質檔案，檔案管理也日益從常規(guī)的手工管理過渡到數(shù)字化以及信息化的管理模式，并且成為檔案管理的主要方法。

檔案管理；信息平臺；概述；作用；應用

檔案管理可以說是社會發(fā)展的重要組成內(nèi)容，對社會活動當中的各種信息進行具體的記載，并且為人們對檔案的應用提供便利。檔案管理是單位常規(guī)管理工作之一，管理質量以及管理措施對單位的形象會產(chǎn)生一定程度的影響。

一、檔案管理概述

隨著信息化以及網(wǎng)絡化時代的來臨，信息技術廣泛應用到各行各業(yè)當中，并且成為必不可少的一種技術資源。在這一背景下，信息技術為檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供了新的方式。檔案管理的信息化程度日益提高，逐漸發(fā)展成為各個行業(yè)各個單位最為常用的檔案管理方式。檔案管理的信息化可以說是當代社會經(jīng)濟發(fā)展的趨勢?，F(xiàn)代化的檔案管理工作當中，檔案收集、檔案保存以及檔案整理都已經(jīng)逐漸實現(xiàn)信息化，從而在各個工作環(huán)節(jié)可以最大限度發(fā)揮人力、財力以及物力的價值，以最低的成本換取最理想的工作效益。

檔案管理平臺作為一個綜合性的平臺，可以實現(xiàn)各種檔案資料的集成、整合以及分享。在應用數(shù)字化檔案管理平臺后，有利于實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡化、管理自動化以及在線使用，最大限度發(fā)揮檔案的作用，這樣一來才可以實現(xiàn)文件管理并且應用現(xiàn)代化的管理理念。在檔案管理的時候，還需要參考世界標準，創(chuàng)新理念的同時不斷創(chuàng)新管理方法，從而提高利用檔案資料的水平與質量，為單位的管理以及生產(chǎn)決策提供信息支撐。不過在檔案管理信息平臺的建設過程當中還存在一些問題，檔案管理設備以及軟件不夠現(xiàn)代化，并且軟件管理系統(tǒng)的數(shù)字化和智能化水平較低。除此之外，因為靈活性不夠，無法有效適應機構改變給檔案管理提出的要求，用戶在查詢使用檔案信息過程當中的效率較低。部分單位使用的軟件質量較差，在具體應用環(huán)節(jié)容易導致檔案數(shù)據(jù)的丟失。

二、檔案管理信息平臺的應用

（一）已有檔案信息的信息化。在檔案管理信息系統(tǒng)當中應當引進文件模型，把檔案管理的核心轉移到檔案文件生成以及管理的時候，要提高檔案管理的質量與效率。這就要求工作人員做好各個環(huán)節(jié)的工作，尤其是要做好文件壽命周期當中的全面管理，直到檔案文件歸檔保存或者是銷毀。為真正實現(xiàn)這一點，各個單位需要從以下幾個環(huán)節(jié)著手開展。首先是保證單位或者是企業(yè)自己開發(fā)或者購買的各種管理軟件可以滿足檔案管理的要求。其次是企業(yè)單位需要改造已有的各種管理軟件，從而保證同檔案平臺的對接，確保檔案平臺能夠系統(tǒng)獲取檔案文件，最大限度發(fā)揮檔案管理的監(jiān)控職能。再次是在檔案文件管理過程環(huán)節(jié)，需要確定各個部門檔案管理的具體內(nèi)容、范圍以及職責，尤其是要提供檔案收集以及管理的接口，從而實現(xiàn)檔案文件的綜合性管理。最后是要做好工程項目檔案還有機械設備檔案的管理，特別是需要在工程項目施工的時候就明確檔案管理的范圍以及內(nèi)容、整理的規(guī)則，從而盡可能避免人為因素產(chǎn)生的不良影響，確保檔案管理的同步進行。

（二）樹立新型檔案管理理念。在檔案管理的過程當中需要樹立新型的管理理念，其中最為主要的是知識管理。這是現(xiàn)代化管理的新理念。在這一理念的指導下，單位需要把檔案當作知識資源，檔案管理工作的中心也從文件管理過渡到檔案信息的管理，綜合使用各種現(xiàn)代化的知識管理措施，不斷改進文件檔案收集、鑒定、整理以及服務等活動。所以檔案文件的信息平臺需要具備以下幾個方面的功能。首先是資源應當實現(xiàn)全面具體的覆蓋。一些檔案在傳統(tǒng)上并沒有引起工作人員的重視，但是這些檔案同樣擁有有價值的資料、數(shù)據(jù)還有信息，需要加以整理，才可以實現(xiàn)企業(yè)單位各種知識資源的共享。其次是要豐富檔案管理技術，比如訂閱檔案、推送檔案、收藏檔案以及其他的服務。推送檔案可以為用戶提供所需要的各種檔案資料，確保用戶可以及時獲取所需要的各種檔案治療。訂閱檔案則是讓用戶訂閱特定主題的檔案，信息平臺上出現(xiàn)用戶訂閱主題的檔案，就給用戶發(fā)送消息提醒。收藏檔案同專題檔案有一定程度的類似，將特定主題的檔案統(tǒng)一到一個文件夾里面。其他檔案服務主要是為用戶提供檔案的查詢，這樣一來用戶就能夠在不同的使用場景便捷地查詢自己需要的檔案資料。再次是實現(xiàn)檔案管理的智能化。在采集檔案資料后，信息平臺就需要分析檔案資料，從而不斷豐富平臺檔案內(nèi)容，也滿足用戶的需要做好準備。

（三）紙質檔案的轉變。各個企業(yè)或者是單位，需要使用各種掃描設備實現(xiàn)紙質檔案的轉化，通過數(shù)字化技術進行處理、錄入、歸檔、掛接以及質量審查等作業(yè)流程，實現(xiàn)掃描文件的糾偏、去污以及格式轉換。通過一系列的處理措施，將紙制文檔轉化成為能夠供用戶瀏覽使用的數(shù)據(jù)。

綜上所述，在檔案管理持續(xù)改進的進程中，數(shù)字化信息平臺的使用可以說是提高檔案管理質量的要求。信息平臺的應用有著不可替代的長處，有利于提高檔案管理的效率，因此需要引起人們的重視。

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