如何做好企業(yè)文書檔案工作

張潔珺哈爾濱地鐵集團(tuán)有限公司 黑龍江哈爾濱 150000

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如何做好企業(yè)文書檔案工作

張潔珺
哈爾濱地鐵集團(tuán)有限公司 黑龍江哈爾濱 150000

【摘要】檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，可以說文件是檔案的前身，而檔案是文件的歸宿。企業(yè)檔案是對企業(yè)各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是企業(yè)得以健康持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，不僅具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)作用，而且還能夠?yàn)椴榭細(xì)v史提供重要的憑證。因此在當(dāng)前企業(yè)發(fā)展過程中，需要重視文書檔案工作，有效的提高文書檔案管理水平，確保文書檔案信息的準(zhǔn)確性和長效性，使其更好的服務(wù)于企業(yè)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；文書檔案；制度建設(shè)；管理現(xiàn)代化；歸檔

文書檔案是企業(yè)發(fā)展過程中形成的具有保存價(jià)值的重文件，對于企業(yè)發(fā)展具有重要的參考作用。近年來，文書檔案工作模式發(fā)生了較大的變化，因此需要重視文書檔案管理，保證文書檔案信息的有效性和及時(shí)性，使其能夠更好的與企業(yè)的發(fā)展需求相適應(yīng)，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮出重要的作用。

一、爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提

要想取得領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案的重視，需要文書檔案管理人員要努力提高自身的專業(yè)素質(zhì)，熱愛本職工作，能夠忠于職守，吃苦耐勞，在工作中充分的發(fā)揮主觀能動(dòng)性，從而讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時(shí)還要加強(qiáng)文書檔案的宣傳，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。在日常工作中，檔案人員需要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書檔案的各項(xiàng)工作，同時(shí)做好文書檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使其意識(shí)到文書檔案工作的重要性。

二、加強(qiáng)檔案制度建設(shè)

企業(yè)在文書檔案工作中，需要進(jìn)一步建立健全檔案規(guī)章制度，遵循檔案法及企業(yè)的實(shí)際情況來制定與企業(yè)檔案工作相適應(yīng)的規(guī)章制度，進(jìn)一步對檔案工作制度進(jìn)行完善，確保各項(xiàng)制度的有效落實(shí)，為文書檔案收集、整理和保管等工作制定一系列辦法，及時(shí)對原始檔案進(jìn)插收集，并理順歸檔程序，避免檔案資料出現(xiàn)丟失和毀損的問題。

三、重視文書檔案資料的收集工作

企業(yè)無論是專職檔案人員還是兼職檔案人人員都需要對檔案資料收集工作給予充分的重視，擴(kuò)大檔案收集范圍，特別是對于一些重要會(huì)議、重大事件、重要研究成果、科研項(xiàng)目等檔案資料更要及時(shí)進(jìn)行收集。同時(shí)還要增加信息收集渠道，提高資料鑒別能力。在文書檔案收集工作中，各部門之間還要加強(qiáng)協(xié)作，檔案人員要做到嘴勤、腳勤和腦勤，確保檔案收集信息渠道的通暢性，側(cè)重于收集能夠體現(xiàn)企業(yè)發(fā)展階段的資料，從而為企業(yè)各項(xiàng)工作的順利實(shí)施提供重要的參考，更好的發(fā)揮檔案部門在企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要參謀作用。

四、做好收發(fā)文的登記工作

在實(shí)際工作中，需要根據(jù)收發(fā)文件的不同種類來分別進(jìn)行登記，單獨(dú)使用一個(gè)收文登記本，對于紅頭文件，在收文時(shí)需要對收文日期、收文號、機(jī)密等級、來文單位及文件號、標(biāo)題及數(shù)量等進(jìn)行列明，最后還需要分別交各主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱示，對于需要在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行宣傳的文件，需要對承辦單位、收件人及歸檔時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)記錄，為全程跟蹤提供有效的便利。另外，還需要做好備案登記，備案可以在每季度或是半年做一次，并在年終時(shí)將備案表裝訂成冊，使其形成一本檔案明細(xì)賬。

五、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化

當(dāng)前文書檔案管理中已普遍運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，而且文件形成、運(yùn)行、積累及轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)都與自動(dòng)化辦公有效的實(shí)現(xiàn)了銜接，這就需要文書檔案管理人員要有效的掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，并與自已的崗位工作有效的結(jié)合，確保業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升。一直以來紙質(zhì)檔案整理工作都較為繁瑣，檔案人員勞動(dòng)強(qiáng)度較大，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來對文件進(jìn)行整理，有效的提高了工作效率，而且計(jì)算機(jī)檢索更為方便快捷，使文件歸檔工作中人為因素影響較小，實(shí)現(xiàn)了整理的真正簡化，并進(jìn)一步深化了檢索的目的。

六、遵循歸檔原則

就企業(yè)日常管理來說，其往往要面對不同形式的文檔資料，每種文件涉及到的內(nèi)容也是各不一樣的，如：工程文件、財(cái)務(wù)文件等等，若不及時(shí)分類處理則會(huì)給企業(yè)的文件管理帶來很大的困難。因而，對文檔資料歸檔管理則是不可缺少的工作。雖然電子文件與紙質(zhì)文件有著很多的不同，但二者都是文件，因而歸檔時(shí)可以參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍來確定電子文件歸檔范圍，并根據(jù)單位的具體情況和電子文件的特點(diǎn)適當(dāng)調(diào)整歸檔范圍。在歸檔過程中要遵守相應(yīng)的原則，以保證文件資料保存其原有的使用價(jià)值。一般情況下，歸檔需要堅(jiān)持的具體原則主要有：將電子文件歸檔提前介入到系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)前段控制；在電子文件的歸檔時(shí)保證文件信息保持不變，保證文件信息的真實(shí)性；歸檔時(shí)保證電子文件沒有缺損，其相關(guān)文件也保證齊全；在歸檔后，要保證電子文件借助必要的工具能夠可讀以及有效的利用。

七、提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案工作的質(zhì)量與文書檔案管理人員的素質(zhì)具有直接的關(guān)系，因此在文書檔案管理工作中，還應(yīng)該全面提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。所謂的綜合素質(zhì)，主要就是指文書檔案管理人員不僅應(yīng)該具有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，還應(yīng)該具備積極向上的思想意識(shí)，較全面的前瞻意識(shí)等。另外，還需要加強(qiáng)對現(xiàn)有的工作人員的繼續(xù)教育，也就是需要加強(qiáng)對現(xiàn)有文書檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不僅培訓(xùn)檔案管理人員的素質(zhì)，還需要對檔案管理人員的其他方面進(jìn)行培養(yǎng)，像對工作的熱情、責(zé)任意識(shí)等等。文書檔案人員還應(yīng)該不斷地進(jìn)行自我學(xué)習(xí)，進(jìn)一步拓寬視野，并且全面了解文書檔案管理工作的發(fā)展前景，根據(jù)文書檔案管理工作的發(fā)展趨勢，努力提高自身的專業(yè)素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)文書檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變，不斷推進(jìn)文書檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理進(jìn)程。

八、結(jié)束語

目前文書檔案管理工作加快向科學(xué)化和現(xiàn)代化的進(jìn)程，這不僅有效的提高了文書檔案工作的效率和準(zhǔn)確性，而且進(jìn)一步提升了文書檔案管理的水平。在這種情況下，文書檔案管理人員更需要不斷充實(shí)自已的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)，在工作中勇于奉獻(xiàn)，提高檔案服務(wù)意識(shí)，在文書檔案工作中不斷進(jìn)行創(chuàng)新，從而使檔案更好的服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。

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