高校檔案工作績效考核機(jī)制建設(shè)的探索與實(shí)踐

文/中原工學(xué)院 劉學(xué)健

高校檔案工作績效考核機(jī)制建設(shè)的探索與實(shí)踐

文/中原工學(xué)院 劉學(xué)健

在學(xué)校改革發(fā)展新形勢(shì)下，二級(jí)部門檔案資料和未歸檔檔案在實(shí)際工作中體現(xiàn)出重大價(jià)值，必須加強(qiáng)對(duì)這部分檔案資料的管理。針對(duì)二級(jí)部門檔案管理普遍薄弱的現(xiàn)狀，中原工學(xué)院將檔案管理引入績效考核體系，在機(jī)制建設(shè)、規(guī)范制定、指標(biāo)更新、考核實(shí)施和結(jié)果運(yùn)用方面進(jìn)行了多年探索，引導(dǎo)二級(jí)部門加強(qiáng)檔案工作，走出一條下移檔案工作重心、創(chuàng)新檔案工作方法之路，期盼對(duì)同行有所啟發(fā)。

高校；檔案；考核；機(jī)制

檔案工作是反映學(xué)校辦學(xué)水平的重要標(biāo)志。在上世紀(jì)末國家開始推行的各種教學(xué)評(píng)估中，專家均將抽查檔案資料列入實(shí)地考察的主要工作內(nèi)容。同時(shí)，申報(bào)國家各層面與資源配置相關(guān)的教學(xué)質(zhì)量工程、協(xié)同創(chuàng)新計(jì)劃、重大科研項(xiàng)目等，都離不開檔案資料的支撐。因此，檔案工作也越來越受到高校的重視，實(shí)現(xiàn)了較快的發(fā)展。在實(shí)踐中，我們認(rèn)識(shí)到很多“有用的材料”并不是集中保存在檔案部門的檔案，而是校內(nèi)二級(jí)部門自存的“資料”和正在生成的“檔案”。針對(duì)這種新情況，中原工學(xué)院（以下簡稱“學(xué)?！保目冃Э己藱C(jī)制建設(shè)入手，在強(qiáng)化部門檔案工作、提升檔案管理水平方面做了積極探索。

首先，納入績效考核體系，強(qiáng)化檔案工作地位。檔案工作具有滯后性、煩瑣性，很容易被基層部門忽視。必須采取有力措施，引導(dǎo)二級(jí)部門在檔案管理方面下功夫。從2003年開始，學(xué)校把檔案工作納入工作績效考核體系，在對(duì)二級(jí)部門的年度考核中，把檔案工作作為重要觀測(cè)點(diǎn)，規(guī)定“檔案工作質(zhì)量差，扣1～3分”“檔案工作業(yè)績突出，加1～3分”。對(duì)檔案工作觀測(cè)點(diǎn)的考核，由綜合檔案室具體組織實(shí)施，有效地提升了檔案部門的執(zhí)行力。由于年度績效考核實(shí)行百分制，檔案工作在整個(gè)考核體系中的分量就顯得舉足輕重，各部門加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的主動(dòng)性得到空前提高。

其次，加強(qiáng)工作規(guī)范建設(shè)，完善檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。檔案資料的齊全完整和科學(xué)管理，必須建立制度保障。學(xué)校綜合檔案室將工作重心前移，協(xié)調(diào)有關(guān)職能部門，出臺(tái)相關(guān)的工作規(guī)范。與教務(wù)處一起，對(duì)照教育部教學(xué)工作水平評(píng)估體系，制定了《中原工學(xué)院教學(xué)院、系（部）檔案資料管理辦法》，進(jìn)一步明確了各院、系（部）檔案資料的收集范圍、歸檔類目、整理和考核辦法。與學(xué)院辦公室一道，根據(jù)學(xué)校日常管理工作的需要，對(duì)二級(jí)部門基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、會(huì)議記錄、大事記撰寫等制定了具體的工作規(guī)范。與研究生處一道，出臺(tái)了研究生教育檔案的一系列管理規(guī)定，對(duì)二級(jí)教學(xué)院系保存的研究生教育檔案的形成、分類、保管期限等做出具體規(guī)定。此外，還與組織部、科技處等部門一起，建立了黨員發(fā)展、科研項(xiàng)目檔案資料的管理辦法，著重對(duì)不向?qū)W校檔案室移交的檔案資料的管理提出了具體要求。各種工作規(guī)范的完善，為檔案工作考核明確了標(biāo)準(zhǔn)，更為檔案資料的積累和管理提供了制度依據(jù)。

其三，及時(shí)調(diào)整考核內(nèi)容，有效引導(dǎo)檔案工作?？己耸侵笓]棒，考核指標(biāo)是方向盤。檔案工作考核指標(biāo)的設(shè)置必須體現(xiàn)“學(xué)校提倡什么，反對(duì)什么”，體現(xiàn)檔案部門的工作導(dǎo)向。學(xué)校根據(jù)檔案工作發(fā)展情況，堅(jiān)持每年更新考核指標(biāo)體系，保持指標(biāo)體系的開放性。目前，考核工作已經(jīng)從關(guān)注組織領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)展到關(guān)注部門檔案資料的完整性，再發(fā)展到關(guān)注檔案資料管理的質(zhì)量和水平。例如，最初將檔案工作是否有分管領(lǐng)導(dǎo)、是否有兼職檔案員，檔案裝具是否齊備，歸檔材料字跡、紙張、用印是否規(guī)范等，列為重要觀測(cè)指標(biāo)。隨著檔案工作水平的提高，將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、案卷質(zhì)量、特色材料的形成和整理、檔案資料的信息化管理等列為重要觀測(cè)點(diǎn)。在制定考核辦法時(shí)，以有用、有效為目標(biāo)，不追求檢查指標(biāo)體系的完整、系統(tǒng)，確?？己艘蠛啙嵜髁?、易于執(zhí)行。在設(shè)置工作指標(biāo)時(shí)，注重征求教務(wù)、教學(xué)評(píng)估中心、科研、研究生處等業(yè)務(wù)部門的意見，聽取二級(jí)教學(xué)院系的意見，使考核方案既有利于規(guī)范工作行為，又不脫離基層部門的工作實(shí)際。堅(jiān)持以評(píng)促建，年度考核辦法確定后，提前兩個(gè)月下發(fā)給各個(gè)部門，由部門對(duì)照自查。學(xué)校綜合檔案室結(jié)合考核體系，舉行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)工作指導(dǎo)，有針對(duì)性地解決問題。同時(shí)，熱情接待來訪的部門兼職檔案員，回答他們的問題，或者深入部門具體指導(dǎo)，形成了部門積極改進(jìn)檔案工作的良好態(tài)勢(shì)。

其四，加強(qiáng)績效考核組織，構(gòu)筑教育交流平臺(tái)。一是建立權(quán)威的考核組織，確?？己私Y(jié)果的權(quán)威。學(xué)校綜合檔案管理人員是檔案工作的權(quán)威，是考核的成員。同時(shí)，為了彌補(bǔ)專業(yè)檔案工作者在教學(xué)、科研等專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)方面的欠缺，吸收教務(wù)處、科技處、研究生處、學(xué)生處、組織部等部門的人員參加考核組。有時(shí)，還邀請(qǐng)河南省檔案局業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)蒞臨指導(dǎo)，直接參與學(xué)校的檔案工作考核。二是簡化考核程序，注重工作效果。學(xué)校在檔案工作考核中，簡化程序，注重實(shí)效，最大限度地減少對(duì)基層工作秩序的沖擊。在實(shí)地考察環(huán)節(jié)，不要求部門領(lǐng)導(dǎo)參與，取消領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，直接查閱檔案資料。在實(shí)地考察過程中，考察組成員發(fā)現(xiàn)問題，隨時(shí)向部門兼職檔案人員反饋，不僅指出需要改進(jìn)的地方，而且告訴他們?nèi)绾胃倪M(jìn)。由于兼職檔案員一般是由教學(xué)秘書或行政秘書兼任，更換比較頻繁，檔案工作考核中的交流其實(shí)就成為一種很有效的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，較好地發(fā)揮了以查代訓(xùn)的作用。三是集體民主討論，客觀公正評(píng)分。在考核中，學(xué)校考核組成員分塊負(fù)責(zé)，兼顧全局，分別對(duì)部門評(píng)分。在實(shí)地考察階段完成以后，考核組成員召開會(huì)議，集體匯總成績，對(duì)于一些特殊情況，如得滿分或者扣分較重的還要說明原因，以負(fù)責(zé)任的態(tài)度完成計(jì)分工作?？己私M的科學(xué)評(píng)分，得到了所有部門的認(rèn)同，檔案工作考核也贏得了各部門的尊重。

最后，合理運(yùn)用考核結(jié)果，充分調(diào)動(dòng)人員積極性。樹立典型，帶動(dòng)一般，是提高檔案管理實(shí)效的有效手段。一是兌現(xiàn)激勵(lì)政策。根據(jù)檔案工作考核的得分情況，評(píng)定先進(jìn)個(gè)人和先進(jìn)集體，給予物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。召開隆重的表彰大會(huì)，請(qǐng)省檔案局領(lǐng)導(dǎo)和校領(lǐng)導(dǎo)為獲獎(jiǎng)人員頒獎(jiǎng)，同時(shí)，報(bào)請(qǐng)學(xué)校工作績效考核委員會(huì)，分別對(duì)先進(jìn)和落后部門提出加減分建議。對(duì)工作開展比較好的部門，為兼職檔案員提供公費(fèi)業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)會(huì)。二是共享先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。在表彰大會(huì)上，邀請(qǐng)先進(jìn)單位介紹工作經(jīng)驗(yàn)。舉辦檔案工作業(yè)績展，把來自部門的優(yōu)秀檔案案卷集中展示，為各部門樹立標(biāo)桿，對(duì)落后部門也產(chǎn)生了強(qiáng)烈的鞭策作用。

學(xué)校十多年來的實(shí)踐證明，檢查評(píng)比機(jī)制對(duì)檔案工作的促進(jìn)作用非常顯著。在校內(nèi)，二級(jí)部門的檔案意識(shí)普遍增強(qiáng)，干好檔案工作的內(nèi)在動(dòng)力充足。有的部門還結(jié)合工作實(shí)際，進(jìn)行了大膽的嘗試。如，教務(wù)處針對(duì)部門大、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，在兼職檔案員之下，以科室為單位分別設(shè)立檔案執(zhí)行員，進(jìn)一步完善檔案工作網(wǎng)絡(luò)。有的部門作出規(guī)定，把向部門移交檔案情況作為影響職稱晉升和個(gè)人收入的重要因素。二級(jí)部門參加檔案工作交流的主動(dòng)性大大增強(qiáng)，部門之間互相參觀、互相學(xué)習(xí)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)常態(tài)化。同時(shí)，檔案工作已經(jīng)成為教師開展學(xué)術(shù)研究的一個(gè)重要方向，作為沒有檔案學(xué)專業(yè)的工科院校，學(xué)校每年都有省級(jí)檔案項(xiàng)目立項(xiàng)，2012年還有1項(xiàng)成果獲得河南省科技進(jìn)步二等獎(jiǎng)。學(xué)校檔案工作也獲得了上級(jí)部門的肯定，學(xué)校綜合檔案工作水平達(dá)到“部（?。┘?jí)”標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)校干部人事檔案工作目標(biāo)管理達(dá)到國家一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)單位。