試述建筑工程檔案資料的管理

文/昆明一建建設(shè)集團(tuán)有限公司　周曉敏

試述建筑工程檔案資料的管理

文/昆明一建建設(shè)集團(tuán)有限公司周曉敏

建筑工程檔案是建設(shè)過程中形成的具有歸檔保存價值的各種形式的信息記錄，由工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理資料、施工資料、竣工圖和工程竣工文件組成，做好建筑工程檔案管理意義重大。

建筑工程；檔案資料；管理

一、工程檔案資料的管理

工程開工前，工程檔案管理人員應(yīng)依據(jù)工程合同、設(shè)計圖紙等相關(guān)文件，對工程檔案資料的管理進(jìn)行策劃和準(zhǔn)備，針對建設(shè)工程資料的填寫、編制、審核、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔制定工作細(xì)則和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。

工程資料應(yīng)與工程建設(shè)同步形成，并真實反映施工過程和工程質(zhì)量的實際情況，工程竣工驗收后按規(guī)定及時移交、歸檔保存。相關(guān)單位應(yīng)依據(jù)工程進(jìn)度和歸檔要求，做好建設(shè)工程施工過程的照片、影像的拍攝工作。

二、各主責(zé)單位對工程資料的收集、整理與組卷

工程準(zhǔn)備階段文件和工程竣工文件由建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集、整理與組卷；監(jiān)理資料由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理與組卷；施工資料由施工單位負(fù)責(zé)收集、整理與組卷；竣工圖由建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織，也可委托施工單位或其他單位完成；上述工程資料應(yīng)收集齊全，檔案人員根據(jù)資料的性質(zhì)把資料進(jìn)行分類，分別建檔存放于不同的資料盒中，并在資料盒外貼上具體分類標(biāo)簽，以便規(guī)范管理和提供利用。

三、施工資料的收集、整理、分類

施工資料包括：施工管理資料、施工技術(shù)資料、進(jìn)度造價資料、施工物資資料、施工記錄、施工試驗記錄及檢測報告、施工質(zhì)量驗收記錄、竣工驗收資料。

在收集整理工程資料中應(yīng)注意幾點：一是及時收集整理設(shè)計變更、洽商記錄。設(shè)計變更、工程洽商是工程竣工圖編制工作的重要依據(jù)，對竣工圖的繪制質(zhì)量至關(guān)重要，因此要求：分專業(yè)整理；注明修改圖紙的圖號。若出現(xiàn)重新修改的情況，則須在已修改的條款上注明“作廢”字樣。收集時應(yīng)注意設(shè)計變更通知單需有建設(shè)（監(jiān)理）單位和設(shè)計專業(yè)負(fù)責(zé)人簽認(rèn)方可有效。二是做好施工試驗資料的收集、整理。在施工前，應(yīng)根據(jù)施工組織設(shè)計做好鋼筋、水泥、砼等原材料取樣試驗計劃。原材料送檢批量及留置組數(shù)應(yīng)符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求。進(jìn)口材料和設(shè)備應(yīng)有商檢證明和中文版的質(zhì)量證明文件、性能檢測報告以及中文版的安裝、使用、維修和試驗要求等技術(shù)文件。三是認(rèn)真做好施工記錄和隱蔽工程檢查記錄。施工記錄的填寫應(yīng)具可追溯性。隱蔽工程檢查記錄是對隱蔽工程進(jìn)行檢查，并用填寫表格的方式將隱檢內(nèi)容、質(zhì)量情況、檢查意見、復(fù)查意見等記錄下來。凡未經(jīng)隱蔽工程驗收或驗收不合格的工程，不得進(jìn)行下道工序施工，隱檢合格后方能進(jìn)行下道工序施工。四是認(rèn)真做好分部分項工程質(zhì)量驗收記錄。分部工程的質(zhì)量驗收是在分項工程質(zhì)量驗收基礎(chǔ)上進(jìn)行的。除了對該分部工程中所含各分項工程進(jìn)行評定外，還要檢查該分部工程中所涉及到的質(zhì)量控制資料、安全和功能檢驗（檢測）報告，對分部工程進(jìn)行觀感質(zhì)量驗收。五是做好技術(shù)交底和施工日志的記錄。技術(shù)交底作為一項技術(shù)性很強的工作，對保證工程質(zhì)量至關(guān)重要，技術(shù)交底必須滿足設(shè)計和施工規(guī)范、規(guī)程、工藝標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量驗評標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，所有技術(shù)交底必須為書面形式，并有交底人和被交底人的簽字，技術(shù)交底資料須列入工程技術(shù)檔案。施工日志是項目施工的真實寫照，是施工質(zhì)量驗收的原始記錄，也是竣工總結(jié)和工程施工質(zhì)量原因分析的依據(jù)。填寫施工日志要求：逐日記載，若施工過程有間斷，應(yīng)在日志中加以說明，可在停工最后一天或復(fù)工第一天進(jìn)行描述；施工記錄不能記流水賬；施工日志的記錄內(nèi)容應(yīng)有針對性。

四、施工竣工資料的收集、整理、組卷要求

參與工程建設(shè)的各單位及相關(guān)人員應(yīng)及時對工程資料進(jìn)行確認(rèn)，并確保工程資料真實有效、齊全完整。不得對工程資料隨意撤換、涂改、偽造。工程資料應(yīng)為原件。若為復(fù)印件時，應(yīng)加蓋申報單位公章，注明原件存放地，由經(jīng)手人簽字。工程資料可根據(jù)數(shù)量多少組成一卷或多卷；竣工圖可按專業(yè)分類組卷。工程資料應(yīng)經(jīng)工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)檢查，各單位對檢查提出的問題應(yīng)及時進(jìn)行整改、完善。編制竣工圖，在頁面空白處加蓋竣工圖章，并按竣工圖章的填寫要求逐張簽字完成竣工圖。

五、竣工資料的歸檔與移交

工程資料的歸檔文件必須是能反映工程建設(shè)活動全過程的文件材料，必須經(jīng)過分類整理，并組成符合要求的案卷。工程資料的移交：工程檔案一般不少于叁套，一套移交城建檔案館，一套由建設(shè)單位保管，一套由施工單位保管。應(yīng)確保移交城建檔案館的資料為原件，以便今后查閱。其中需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)單獨立卷歸檔。工程資料應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、真實、完整，符合竣工圖、資料的整理、編制要求：資料簽字齊全，字跡清晰，紙質(zhì)優(yōu)良，保持整潔；分類分項明確，封面、目錄清單齊全，排列有序。

六、工程竣工資料的質(zhì)量及管理中存在問題及原因分析

存在問題：一是施工技術(shù)管理文件原件不齊全。二是施工資料填寫不規(guī)范，字跡潦草或有錯別字。三是竣工資料移交不及時，甚至導(dǎo)致竣工資料丟失。

原因分析：一是檔案意識薄弱，存在重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象。二是檔案管理制度不健全。三是資料保管、移交手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)。四是過程控制不到位，資料員在資料編制過程中存在“閉門造車”現(xiàn)象。

七、提高工程資料質(zhì)量的措施與對策

一是加大宣傳力度，提高檔案意識。二是加強資料管理和整編方面的培訓(xùn)。三是建立和完善以檔案管理責(zé)任制為核心的工程資料管理辦法，明確職責(zé)，規(guī)范工程資料的管理；四是嚴(yán)格執(zhí)行工程資料編制工作“三同步”：即工程立項開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步。