淺析機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/山東省博興縣湖濱鎮(zhèn)人民政府 孫麗萍

淺析機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/山東省博興縣湖濱鎮(zhèn)人民政府 孫麗萍

在機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)中，形成了大量檔案資料，作為機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄保存下來(lái)具有重要的參考和憑證作用。但是，當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理中還存在一些問(wèn)題，本文結(jié)合這些問(wèn)題對(duì)提升檔案管理水平進(jìn)行探究。

機(jī)關(guān)檔案；檔案管理；對(duì)策措施

一、當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）機(jī)關(guān)檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)體系不完善。雖然現(xiàn)在機(jī)關(guān)單位都將檔案管理工作列入年度工作計(jì)劃，也明確了相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，但工作開(kāi)展很不平衡，個(gè)別單位重視程度不夠、檔案管理意識(shí)薄弱、投入和支持力度不足，組織保障不夠。

（二）機(jī)關(guān)檔案利用率不高。機(jī)關(guān)檔案管理中收集、整理是重要工作內(nèi)容，但檔案利用更能凸顯檔案管理的價(jià)值，當(dāng)前受有關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)工作保密要求，部分檔案資料沒(méi)有列入政務(wù)信息公開(kāi)的范圍，主要對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)部服務(wù)，但受制于審批程序復(fù)雜煩瑣等原因，以及各方面利用限制和檔案利用意識(shí)較為淡薄等，造成檔案的利用率不高。

（三）機(jī)關(guān)檔案信息化管理水平不高。當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理中，特別是鎮(zhèn)級(jí)檔案管理工作受辦公經(jīng)費(fèi)等因素限制，管理精細(xì)化、信息化程度不高，雖然也開(kāi)展了電子檔案工作，但數(shù)字化檔案整理記錄不及時(shí)、電子檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理程序不規(guī)范，特別是缺乏統(tǒng)一的信息化檔案管理平臺(tái)，造成信息化建設(shè)層次不高。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的共享性等特點(diǎn)，使信息化檔案管理存在安全性問(wèn)題，制約了電子檔案利用水平的進(jìn)一步提升。

（四）機(jī)關(guān)檔案保管條件相對(duì)滯后。當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理特別是鎮(zhèn)級(jí)檔案管理中，有的單位沒(méi)有完全按照檔案管理規(guī)范要求進(jìn)行整齊、規(guī)范、有序的管理，個(gè)別單位甚至將檔案管理場(chǎng)所存放雜物，各類保管存放的設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)老化問(wèn)題，保管設(shè)施不齊全、檔案柜等設(shè)施比較凌亂、不統(tǒng)一，造成檔案存在一定的破壞或丟失等問(wèn)題。

（五）檔案管理隊(duì)伍建設(shè)亟待加強(qiáng)。檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性工作，還是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性、專業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)的工作，需要檔案管理人員具備較高的專業(yè)素養(yǎng)。在具體工作中，有的檔案管理人員身兼數(shù)職，承擔(dān)大量事務(wù)性工作，對(duì)檔案管理投入精力有限，影響了檔案管理高效高質(zhì)地開(kāi)展，甚至個(gè)別工作人員存在被動(dòng)應(yīng)付現(xiàn)象。有的單位檔案管理人員工作崗位變動(dòng)頻繁，對(duì)檔案管理工作不關(guān)心、不重視，影響了檔案管理的持續(xù)性和連續(xù)性。有的檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，在歸檔整理、分類保存和妥善保管等工作中不到位，特別是存在不按時(shí)立卷歸檔、不及時(shí)將檔案資料放置到檔案室保存等問(wèn)題，影響了檔案管理工作的有序開(kāi)展。

二、提升機(jī)關(guān)檔案管理工作水平的對(duì)策措施

（一）加強(qiáng)檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)。隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人們法制意識(shí)和檔案意識(shí)增強(qiáng)，對(duì)檔案查閱和利用觀念不斷改善，加強(qiáng)檔案管理工作，將為人們查閱和利用提供便利。因此，要嚴(yán)格按照《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)規(guī)定要求，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度和宣傳力度，完善組織領(lǐng)導(dǎo)體系，強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)和人員保障，引導(dǎo)全體工作人員樹(shù)立歸檔意識(shí)，健全檔案管理工作體系。同時(shí)，要根據(jù)機(jī)關(guān)工作特點(diǎn)和實(shí)際，健全完善檔案資料收集、整理、歸檔、保存、查閱、使用等一系列制度規(guī)范，明確檔案管理的各類工作流程，確定好檔案資料歸檔范圍、保管期限、分類標(biāo)準(zhǔn)、安全防護(hù)等標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)依法治檔，探索開(kāi)展目標(biāo)化檔案管理模式，提升檔案管理水平。要強(qiáng)化工作考核，倒逼工作人員按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和程序開(kāi)展立案歸檔和目錄匯編等工作，提升檔案管理工作效率。

（二）提升檔案利用水平。要強(qiáng)化工作人員檔案利用意識(shí)，在按照有關(guān)規(guī)定依法進(jìn)行政務(wù)信息公開(kāi)的基礎(chǔ)上，最大限度地公開(kāi)各類不涉密信息，鼓勵(lì)和引導(dǎo)社會(huì)公眾和工作人員查詢和使用有關(guān)資料。要在檔案管理中注意做好各類資料的編研工作，注意整合和挖掘檔案中的有用信息和資料，匯編成高質(zhì)量、有價(jià)值的檔案合集，為業(yè)務(wù)科室、工作人員和社會(huì)公眾提供信息參考。為提升利用水平，要做好立卷、組卷等檔案分類匯編基礎(chǔ)性工作，明確不同檔案資料的序號(hào)、保存期限等，為后期查閱使用提供便利。

（三）注重檔案信息化建設(shè)。檔案資料紛繁復(fù)雜，要借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，結(jié)合機(jī)關(guān)電子政務(wù)、自動(dòng)化辦公系統(tǒng)建設(shè)，強(qiáng)化信息化檔案管理平臺(tái)建設(shè)，明確電子檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和安全規(guī)范，實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)檔案資料的電子檔案和紙質(zhì)檔案同步歸檔管理，通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)收集、歸檔、編纂、保存、統(tǒng)計(jì)和使用。同時(shí)，要注意檔案管理的安全性，實(shí)現(xiàn)雙套備份等制度，防止檔案資料的流失。

（四）強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)設(shè)施投入力度。各類檔案基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案設(shè)施優(yōu)劣直接影響檔案保存的壽命和管理質(zhì)量。要按照《檔案法》有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，建設(shè)合格的檔案室，配套完善檔案保存設(shè)施，并按照檔案管理“八防”要求持續(xù)改善檔案保管條件，改善檔案保存場(chǎng)所臟亂差等問(wèn)題，打造統(tǒng)一有序、整齊規(guī)范的檔案管理場(chǎng)所。

（五）打造高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作專人負(fù)責(zé)制，落實(shí)崗位工作要求，并建立完善的崗位工作交接班制度，保證檔案管理崗位的穩(wěn)定性，實(shí)現(xiàn)崗位變動(dòng)的有序銜接。要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，綜合采取講座、外出參觀、定期脫崗培訓(xùn)等方式，使工作人員及時(shí)掌握新理念、新技術(shù)、新手段，提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。

三、結(jié)論

綜上所述，機(jī)關(guān)檔案管理工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，對(duì)各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)開(kāi)展具有重要意義，并能為公眾查閱有關(guān)信息提供服務(wù)。但是，當(dāng)前檔案管理工作中存在一些制約因素，要針對(duì)這些問(wèn)題采取有效措施予以改進(jìn)提升，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理工作更加高質(zhì)高效的開(kāi)展。