關(guān)于做好文件歸檔工作的幾點(diǎn)思考

文/國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局機(jī)關(guān)服務(wù)中心 田宇

關(guān)于做好文件歸檔工作的幾點(diǎn)思考

文/國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局機(jī)關(guān)服務(wù)中心 田宇

文書(shū)檔案是部門(mén)檔案的重要組成部分，是文件經(jīng)過(guò)處理程序、歸檔程序后形成的，能夠準(zhǔn)確反映各機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位的黨政工作、行政管理活動(dòng)等。因此，了解文件處理程序，熟知并掌握文書(shū)檔案的歸檔程序和歸檔方法，對(duì)全面做好文書(shū)檔案管理工作具有重要意義。

文件；文書(shū)檔案；管理

文書(shū)檔案是檔案的重要組成部分。文書(shū)檔案的形成與文件緊密相關(guān)，是文件經(jīng)過(guò)處理程序、歸檔程序后轉(zhuǎn)化而成的，是文件材料的“靜態(tài)”存在形式。具體來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等組織，在日常工作過(guò)程中，通過(guò)特定活動(dòng)形成的有關(guān)組織工作的相關(guān)文件材料，在對(duì)這些文件材料經(jīng)過(guò)一定的處理程序后，將具有保存價(jià)值的文件作為文書(shū)檔案進(jìn)行歸檔保存。

一、文件及處理程序

廣義的文件是指法定機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等各類組織或個(gè)人在工作生活的各種活動(dòng)中，為方便聯(lián)系溝通、處理事務(wù)、接洽問(wèn)題等實(shí)際需要，用文字、圖表、聲像等多種方式直接記錄下來(lái)的信息材料，包括公務(wù)文件和私人文件。狹義的文件特指公務(wù)文件，即政府部門(mén)或公共機(jī)構(gòu)，形成的具有法律約束力、完整體式和固定處理程序的公務(wù)文件，如規(guī)章制度、指示性文件、公告通告等等。本文主要討論狹義范圍內(nèi)的文件形成的文書(shū)檔案。

公務(wù)文件具有區(qū)別于其他一般性文件的明顯特點(diǎn)，即由法定權(quán)力作者形成的，具有統(tǒng)一的格式要求，需要按照法定程序進(jìn)行處理的，能夠代表一級(jí)組織的法定權(quán)威實(shí)現(xiàn)執(zhí)行效用的文件材料。按照使用范圍，文件可以分為通用文件和專用文件。通用文件是指各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體在工作活動(dòng)中使用的文件，如規(guī)范性文件、指示性文件、公布性文件、呈請(qǐng)性文件、商洽性文件、證明性文件、綜合管理性文件等。專用文件是指在具體的專門(mén)業(yè)務(wù)內(nèi)的工作活動(dòng)中，根據(jù)特殊需要形成的具有特定作用的專業(yè)性文件，如，外交文件、司法文件、會(huì)計(jì)文件等。

從文件產(chǎn)生到形成文書(shū)檔案，需要由專門(mén)人員經(jīng)過(guò)發(fā)文、辦理、管理、整理、歸檔等一系列特定的相互關(guān)聯(lián)的工作程序。其中，文件運(yùn)轉(zhuǎn)程序中包括兩個(gè)階段：內(nèi)部發(fā)文制作和相關(guān)部門(mén)收文辦理。文秘人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖或?qū)π枰k理的工作意見(jiàn)起草公文文稿，辦公室或負(fù)責(zé)起草文稿的業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)公文草稿進(jìn)行審閱，主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已審閱的文稿進(jìn)行定稿，并簽署意見(jiàn)、姓名和日期，隨后印發(fā)。印制前，文秘部門(mén)要對(duì)定稿的相關(guān)處理程序、附件材料、文件格式等進(jìn)行復(fù)核，隨后進(jìn)行繕印核對(duì)、加蓋公章并按照分發(fā)范圍進(jìn)行文件登記分發(fā)。在收文辦理程序中，收發(fā)人員應(yīng)將所收文件信息在收文登記簿上進(jìn)行詳細(xì)登記，包括：序號(hào)、收文日期、來(lái)文機(jī)關(guān)文號(hào)、密級(jí)、標(biāo)題等。文秘部門(mén)對(duì)所收文件進(jìn)行審核，判斷是否屬于本部門(mén)業(yè)務(wù)辦理范圍后呈閱相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。辦公室或主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件要求，進(jìn)行簽批，提出應(yīng)由誰(shuí)或哪個(gè)部門(mén)辦理以及如何辦理的意見(jiàn)建議。具體部門(mén)或人員按照批示意見(jiàn)和文件要求展開(kāi)事項(xiàng)辦理工作。在辦理過(guò)程中，辦公室應(yīng)對(duì)文件辦理進(jìn)程進(jìn)行檢查和督促。辦理完畢后，承辦人需在文件處理單上注明文件辦理的情況和結(jié)果。

二、歸檔程序

文件真正轉(zhuǎn)化為文書(shū)檔案需要經(jīng)過(guò)歸檔程序，歸檔程序是文書(shū)處理的終點(diǎn)，也是檔案管理的起點(diǎn)。歸檔是文書(shū)處理部門(mén)在文件辦理完畢后，根據(jù)文件歸檔制度規(guī)定，對(duì)有考查保存價(jià)值的文件，按照形成過(guò)程中的自然規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行分類、排列、編目等，使之有序化，并向檔案室移交。

在實(shí)際歸檔的過(guò)程中，工作人員應(yīng)當(dāng)注意不能任意擴(kuò)大或縮小歸檔范圍。只有屬于歸檔主體和核心的文件才能作為歸檔文件，歸檔范圍主要是指本部門(mén)形成的文件材料。只有符合歸檔范圍的文件，才能最終變成文書(shū)檔案。通常公文的歸檔范圍，主要涉及四方面內(nèi)容：一是本部門(mén)產(chǎn)生的文件。反映部門(mén)職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)部門(mén)工作有見(jiàn)證價(jià)值或?qū)窈蠊ぷ饔醒芯坷脙r(jià)值的文件材料，如辦公會(huì)議紀(jì)要、本部門(mén)制發(fā)的文件材料、大事記、組織沿革、規(guī)章制度等等。重復(fù)文件、沒(méi)有參考價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件、文件的修改稿、校對(duì)稿、有關(guān)工作參考性質(zhì)的文件材料等不能夠作為歸檔文件。二是上級(jí)部門(mén)、同級(jí)部門(mén)產(chǎn)生的文件。本部門(mén)執(zhí)行上級(jí)部門(mén)、同級(jí)部門(mén)的文件材料，如上級(jí)或同級(jí)部門(mén)制發(fā)的，需要本部門(mén)執(zhí)行的，或關(guān)于本部門(mén)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免、人員編制等材料。這類文件無(wú)論是否屬于本部門(mén)主管業(yè)務(wù)范圍，只要需要貫徹執(zhí)行的，都屬于歸檔范圍。上級(jí)或同級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)性不需要辦理的文件、有關(guān)工作參考價(jià)值的抄送文件等不能作為歸檔文件。三是下級(jí)部門(mén)產(chǎn)生的文件。下級(jí)部門(mén)報(bào)送的重要文件材料，如報(bào)告總結(jié)、計(jì)劃預(yù)算、統(tǒng)計(jì)資料等。僅供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、抄報(bào)等文件材料不能作為歸檔文件。四是其他對(duì)部門(mén)工作具有查考價(jià)值的文件材料。

文件歸檔需要符合具體的歸檔要求。在歸檔過(guò)程中，需要滿足許多細(xì)節(jié)要求。為了確保文件歸檔的及時(shí)性、有效性，工作人員應(yīng)按照確定的歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔，通常在文件所屬年度的次年3月底之前全部完成。在實(shí)際工作中，也可以隨辦隨歸。但為了避免期限不準(zhǔn)確、件號(hào)排序不整齊、同一事件材料分散等問(wèn)題，應(yīng)做到平時(shí)錄入、集中定號(hào)，即在文件辦理完畢時(shí)，隨時(shí)錄入整理，在次年統(tǒng)一歸檔時(shí)，集中編制件號(hào)。其次，歸檔的文件必須做到齊全完整且為原件，發(fā)文稿紙、文件處理單應(yīng)與文件正本定稿一同歸檔。對(duì)于破損文件、字跡模糊或易褪色文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制修整后再行歸檔。在對(duì)文件進(jìn)行歸檔的過(guò)程中，要遵照文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分清主次，明確價(jià)值大小，為后續(xù)保管和利用提供便利條件。值得注意的是，為避免出現(xiàn)多重歸檔，對(duì)于聯(lián)合發(fā)文的文件，應(yīng)由主辦部門(mén)進(jìn)行歸檔，其他部門(mén)應(yīng)以復(fù)制件或副本歸檔。第三，注意對(duì)歸檔文件的處理，包括字跡、紙張、裝訂材料等要素。字跡要滿足耐久性；紙張尺寸要按照A4規(guī)格處理，大于A4的，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪；小于A4的，要進(jìn)行托裱；由于金屬物會(huì)產(chǎn)生生銹現(xiàn)象，因此，歸檔時(shí)文件材料上的所有金屬必須去除，若需要裝訂，應(yīng)選用線或者不會(huì)損害紙張的材料進(jìn)行裝訂。第四，對(duì)文件材料進(jìn)行單件歸檔。相對(duì)于立卷，單件歸檔更加依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，可以有效減少文件的積壓，為文檔一體化管理提供了便利條件。具體步驟包括：文件的收集、分類、排序、編頁(yè)號(hào)、編檔號(hào)、編目錄、裝盒等等。第五，明確責(zé)任，有效管理，認(rèn)真履行歸檔手續(xù)。各部門(mén)在向檔案部門(mén)移交檔案時(shí)，交接雙方必須根據(jù)案卷目錄清點(diǎn)檔案，在認(rèn)真核對(duì)并確認(rèn)無(wú)誤的前提下，按照要求，履行相應(yīng)的簽字移交手續(xù)。同時(shí)，移交目錄應(yīng)當(dāng)一式兩份，檔案部門(mén)和移交部門(mén)雙方各執(zhí)一份，并妥善保存，不應(yīng)忽略移交部門(mén)留存檔案目錄的作用。

三、歸檔方法

高質(zhì)量的文書(shū)檔案離不開(kāi)嚴(yán)格有效的歸檔方法。

首先，做到準(zhǔn)確登記?？梢赃x擇計(jì)算機(jī)登記，或者收發(fā)文登記簿進(jìn)行登記。無(wú)論采用何種方式，都應(yīng)清晰準(zhǔn)確記錄文件的題名、責(zé)任者、密級(jí)、收文編號(hào)、收文時(shí)間等。

其次，加強(qiáng)平時(shí)歸類管理，形成制度程序。要求文秘人員在公文辦畢后，及時(shí)將文件歸入應(yīng)歸類目中，能夠有效提高文件收集的完整性，確保文書(shū)檔案管理的質(zhì)量水平，利于文件的查找利用和安全保密?？梢蕴崆案鶕?jù)部門(mén)工作活動(dòng)和文件形成規(guī)律，對(duì)可能產(chǎn)生的文件按照歸檔要求預(yù)分分類類目。按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題分類；也可以按照部門(mén)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)分類，如處室、科室等，有幾個(gè)機(jī)構(gòu)就可以分為幾類。在確定歸檔類目后，文秘人員要按照文件屬性將其歸入相關(guān)類目。在歸檔的同時(shí)，需要注意對(duì)歸類文件進(jìn)行檢查，例如內(nèi)容是否完整、歸類是否正確、收集是否齊全等等。

第三，注意對(duì)非經(jīng)手文件的收集。非經(jīng)手文件是指沒(méi)有經(jīng)過(guò)文秘人員記錄在收發(fā)文登記簿上的文件。如部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)或參加活動(dòng)帶回來(lái)的文件、直接送到承辦部門(mén)的文件、各部門(mén)的內(nèi)部文件等等。

文書(shū)檔案能夠準(zhǔn)確反映機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的黨政工作、行政管理活動(dòng)等，因此，熟悉文書(shū)檔案歸檔程序，掌握文書(shū)檔案歸檔方法，對(duì)全面做好文書(shū)檔案管理工作具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

［1］吳廣平，向陽(yáng).檔案工作實(shí)務(wù)［M］.北京：北京大學(xué)出版社，2013：21-42.

［2］程彩琴.關(guān)于基層檔案室文書(shū)歸檔管理的思考［J］.科技風(fēng)，2015（16）：202-202.

［3］姜芳.文書(shū)檔案歸檔管理初探［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2013（3）：26-26.