固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目館藏檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/北京航天試驗(yàn)技術(shù)研究所 李瑋

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目館藏檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/北京航天試驗(yàn)技術(shù)研究所 李瑋

隨著國(guó)家對(duì)于航天領(lǐng)域固定資產(chǎn)投資力度的逐年加大，項(xiàng)目檔案數(shù)量迅猛增長(zhǎng)。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目館藏檔案的質(zhì)量與數(shù)量、容量與利用率間的矛盾日益突出，嚴(yán)重影響了館藏項(xiàng)目檔案的服務(wù)利用工作。通過(guò)對(duì)該部分檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，進(jìn)而提出了幾點(diǎn)建設(shè)性的對(duì)策，希望可以對(duì)改進(jìn)館藏項(xiàng)目檔案管理工作有所幫助。

館藏；項(xiàng)目檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

航天科研院所檔案館（室）館藏資源是為廣大科研技術(shù)人員提供服務(wù)的基礎(chǔ)。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案作為館藏資源的重要組成部分，在科研院所開(kāi)展項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中起到了不可替代的作用。因此，館藏項(xiàng)目檔案的總體質(zhì)量和利用價(jià)值對(duì)科研院所的發(fā)展具有重要的意義。然而隨著航天科研院所固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)數(shù)量的逐漸增多，館藏項(xiàng)目檔案數(shù)量越來(lái)越多，該部分項(xiàng)目檔案資料庫(kù)存管理工作中面臨的問(wèn)題越來(lái)越突出。如何正確地認(rèn)識(shí)、分析這些問(wèn)題，并采取合理有效的措施解決或改善，使館藏項(xiàng)目檔案資料更好地為項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)已經(jīng)成為檔案管理人員必須認(rèn)真思考的問(wèn)題。

一、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目館藏檔案現(xiàn)狀

（一）項(xiàng)目館藏檔案案卷質(zhì)量參差不齊。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案數(shù)量越來(lái)越多，館藏資源越來(lái)越豐富，但項(xiàng)目檔案的質(zhì)量卻參差不齊。部分案卷中圖紙破損、有卷無(wú)目、有目無(wú)卷、卷目不符或資料內(nèi)容不完整等，嚴(yán)重影響了館藏項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

（二）項(xiàng)目館藏檔案二次鑒定不足。項(xiàng)目檔案入庫(kù)后，檔案管理人員就很少進(jìn)行項(xiàng)目檔案二次鑒定工作，加之項(xiàng)目資料保管期限大多設(shè)定為長(zhǎng)期，沒(méi)有進(jìn)行保管期限的科學(xué)劃分，導(dǎo)致玉石雜糅、蕪菁并存的館藏檔案資料常年保持原狀。

（三）項(xiàng)目館藏檔案開(kāi)發(fā)利用率不高。由于檔案信息化程度推行緩慢，檔案的查閱和利用不便捷，且精品檔案編研缺少，導(dǎo)致大部分資料沉睡于檔案館內(nèi)，利用率不高。既占據(jù)了庫(kù)存空間，也浪費(fèi)了人力、物力等維護(hù)成本，還不能很好地滿足檔案利用者的需求。

二、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目館藏檔案現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理制度不健全，規(guī)范化程度不高，導(dǎo)致館藏項(xiàng)目檔案質(zhì)量良莠不齊。科研活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范來(lái)保護(hù)和利用。然而，隨著固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不斷提高，項(xiàng)目檔案的收集范圍雖然得到了統(tǒng)一確定，但在項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中，由于項(xiàng)目檔案管理制度不健全，缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)范，導(dǎo)致不同檔案管理人員負(fù)責(zé)不同項(xiàng)目的歸檔工作時(shí)，由于對(duì)歸檔范圍的理解不同，制定的歸檔清單不同，對(duì)歸檔資料的要求存在差異，且歸檔資料的整理方式不同，導(dǎo)致收集入館的檔案資料質(zhì)量參差不齊。

（二）檔案數(shù)量過(guò)快增長(zhǎng)，而專(zhuān)業(yè)檔案工作人員缺少，給檔案鑒定帶來(lái)壓力。由于軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目數(shù)量的逐漸增加，而專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目檔案管理人員有限，因此檔案管理人員的工作量迅速增加。項(xiàng)目檔案的收集、整理已經(jīng)讓管理人員不堪重負(fù)，檔案鑒定更讓管理人員無(wú)暇顧及，難以投入足夠的精力推進(jìn)開(kāi)展，因而鑒定工作停滯不前。

（三）檔案鑒定意識(shí)薄弱，且鑒定工作風(fēng)險(xiǎn)大，導(dǎo)致檔案鑒定被擱淺。一方面，很多檔案管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案鑒定工作的重要性，認(rèn)為檔案及時(shí)完整歸檔才是最重要的，是否鑒定影響不大，因此鑒定工作常常被忽略。另一方面，因?yàn)闄n案的不可再生性，銷(xiāo)毀后的檔案不能發(fā)揮其憑證作用，因此檔案管理人員往往擔(dān)心項(xiàng)目在上級(jí)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行“回頭看”的檢查中不能為項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程提供完整的記載和信息，故對(duì)檔案的“存”與“毀”充滿困惑。求穩(wěn)保守的思想就直接影響了館藏項(xiàng)目檔案資料的質(zhì)量和價(jià)值；

（四）檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，且檔案工作不被重視，檔案的綜合管理水平有待進(jìn)一步提高。由于單位普遍存在對(duì)檔案管理工作的不重視的情況，投入的財(cái)力、物力相對(duì)較少，配備的兼職檔案員也多未經(jīng)過(guò)檔案管理的專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。且隊(duì)伍不穩(wěn)定，流動(dòng)性很大，因此兼職檔案員隊(duì)伍總體管理水平相對(duì)不高、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)相對(duì)不足，從而致使檔案資料的收集處于放任狀態(tài)。而由于專(zhuān)業(yè)檔案管理人員工作負(fù)荷的超量，使得對(duì)兼職檔案員的監(jiān)督、指導(dǎo)缺少，從而使得檔案人員的綜合管理水平不高。

三、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案庫(kù)存管理的對(duì)策

（一）健全項(xiàng)目檔案管理制度，使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。檔案管理部門(mén)需要結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際需要，完善項(xiàng)目檔案管理制度，制定合理的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，使檔案的收集、鑒定、整理、歸檔、鑒定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。一方面，檔案管理人員要在檔案收集階段，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，對(duì)歸檔資料嚴(yán)格要求、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并確定合理的保管期限，確保入庫(kù)前檔案資料的總體質(zhì)量；另一方面，館藏檔案管理人員要對(duì)入庫(kù)后的資料按期進(jìn)行二次鑒定，對(duì)超過(guò)保存期限的資料及時(shí)處理，對(duì)破損、缺失的檔案資料及時(shí)聯(lián)系建設(shè)單位人員共同補(bǔ)救或補(bǔ)充，嚴(yán)格遵從館藏檔案的收集、整理、鑒定相關(guān)制度及流程，從而確保館藏檔案的利用價(jià)值。

（二）優(yōu)化項(xiàng)目檔案館藏結(jié)構(gòu)，使館藏資料更具有利用價(jià)值、實(shí)用價(jià)值。在館藏結(jié)構(gòu)的優(yōu)化過(guò)程中，必須對(duì)館藏的項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行全面鑒定，將利用價(jià)值極低甚至沒(méi)有的檔案資料及時(shí)處理。但檔案鑒定是檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)之一，是一項(xiàng)充滿復(fù)雜性和困惑性的工作，需要檔案部門(mén)、建設(shè)單位和管理決策層的共同參與，并從憑證價(jià)值、參考價(jià)值、史料價(jià)值和科研價(jià)值等多方面綜合考慮，用全面的、發(fā)展的、歷史的、效益的觀點(diǎn)來(lái)衡量每份檔案的價(jià)值，避免主觀、盲目、隨意判斷，確保檔案鑒定處置的準(zhǔn)確無(wú)誤，從而有效提高館藏項(xiàng)目檔案更具有的利用價(jià)值和實(shí)用價(jià)值。

（三）推進(jìn)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，使檔案利用服務(wù)更方便、更快捷。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備為檔案利用提供了更便捷的途徑。檔案信息化建設(shè)可以較快地實(shí)現(xiàn)檔案工作以手工管理向計(jì)算機(jī)管理的轉(zhuǎn)變，以管理檔案實(shí)體向管理檔案信息轉(zhuǎn)變，以檔案存儲(chǔ)、保管向檔案利用、服務(wù)為主轉(zhuǎn)變，更好地為檔案借閱者提供快捷、方便的信息服務(wù)。一方面，檔案信息化能最大限度地保護(hù)檔案實(shí)體安全，減少了對(duì)館藏檔案的調(diào)閱和復(fù)印次數(shù)，降低了檔案的老化速度，避免檔案原件受損。另一方面，檔案信息化可避免了檔案原件的“孤本”限制，資料可同時(shí)提供給不同的檔案借閱者，有效地實(shí)現(xiàn)了資源的共享，使檔案利用更便捷。

（四）加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案綜合管理水平。增強(qiáng)科研院所全體人員的檔案意識(shí)，提高項(xiàng)目檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平是提高館藏項(xiàng)目檔案質(zhì)量的保證。首先，檔案管理部門(mén)要加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，提高項(xiàng)目建設(shè)參與人員的檔案意識(shí)。檔案意識(shí)的高低直接決定了歸檔責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人的歸檔積極性和收集資料的完整性。其次，檔案管理部門(mén)要增加檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)不僅僅局限于檔案學(xué)、檔案管理學(xué)知識(shí)，還應(yīng)滿足項(xiàng)目建設(shè)以及檔案信息化的需要，包含項(xiàng)目管理的一般知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)等，將檔案管理人員培養(yǎng)成復(fù)合型檔案管理人才。再次，檔案管理部門(mén)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的監(jiān)督、指導(dǎo)。作為項(xiàng)目檔案資料的收集者，他們是確保檔案質(zhì)量的關(guān)鍵人物。因此，項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)與兼職檔案員多溝通、交流，并對(duì)其業(yè)務(wù)工作及時(shí)指導(dǎo)、檢查，從而提高檔案的綜合管理水平。

（五）加大館藏項(xiàng)目檔案開(kāi)發(fā)力度，強(qiáng)化服務(wù)功能。檔案是具有憑證作用的信息資源。檔案的存在價(jià)值不是為了保存，而是被檔案借閱者所利用。因此，館藏項(xiàng)目檔案管理人員需要加強(qiáng)對(duì)檔案資料的分析研究、綜合加工、深度開(kāi)發(fā)，從而提供深層次、高質(zhì)量的檔案編研等信息產(chǎn)品，并不斷挖掘檔案的價(jià)值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫(kù)”變成“思想庫(kù)”，將檔案服務(wù)方式升級(jí)為信息服務(wù)。此外，充分利用檔案系統(tǒng)管理平臺(tái)等了解檔案利用者的需求，積極把項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的各類(lèi)檔案及時(shí)整理、鑒定，并將有價(jià)值的信息快速、精準(zhǔn)地推送給用戶，滿足其多樣化和個(gè)性化的需求，更好地為檔案利用者提供資源服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)航天事業(yè)的快速發(fā)展，國(guó)家對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目投入的逐漸加大，對(duì)館藏項(xiàng)目檔案的管理工作也提出了更高的要求?？蒲性核鶛n案館（室）作為項(xiàng)目建設(shè)的服務(wù)平臺(tái)，要從了解檔案利用者需要入手，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)需要，進(jìn)一步提高館藏項(xiàng)目檔案質(zhì)量，推進(jìn)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，同時(shí)創(chuàng)新服務(wù)理念，合理充分開(kāi)發(fā)項(xiàng)目檔案資源，為后續(xù)項(xiàng)目建設(shè)做好服務(wù)保障工作。

[1]王新才.國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)思考[J].檔案學(xué)通訊,2013(2):86-87.

[2]張軍.試論“大數(shù)據(jù)”環(huán)境下檔案人應(yīng)有的思維方式[J].檔案管理,2014(3):50-51.