依法管理醫(yī)院檔案助力醫(yī)療改革

文/唐山市中醫(yī)醫(yī)院辦公室 劉昌嶺

依法管理醫(yī)院檔案助力醫(yī)療改革

文/唐山市中醫(yī)醫(yī)院辦公室 劉昌嶺

依法管理醫(yī)院檔案是醫(yī)改工作的必然要求，也是深化醫(yī)改的重要內(nèi)容。醫(yī)院檔案管理工作要適應(yīng)改革需要，圍繞建設(shè)法治社會的要求，積極探索，不斷創(chuàng)新，從多種途徑實現(xiàn)新的突破。在醫(yī)院的各項工作安排中從根本上重視檔案工作，建立健全檔案管理制度，提高檔案人員素質(zhì)，明確工作目標，實現(xiàn)檔案工作與醫(yī)院日常管理工作的有效對接與相互促進。

檔案管理；依法管理；醫(yī)院；醫(yī)改

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷推進和深入，醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院行政管理的重要組成部分，內(nèi)容更加豐富，作用愈發(fā)重要。從醫(yī)院行政管理、醫(yī)學學術(shù)研究，到醫(yī)院運行數(shù)據(jù)采集、質(zhì)量效益評估，無不依賴于醫(yī)院檔案資料的支持，醫(yī)院檔案的依法管理任務(wù)更加艱巨，內(nèi)涵更加豐富。

一、依法管理醫(yī)院檔案的意義

（一）依法管理檔案是法治社會的必然要求。黨的十八屆四中全會對全面推進依法治國的戰(zhàn)略部署，作為與人民群眾切身利益息息相關(guān)的特殊行業(yè)，依法管理、依法行醫(yī)是醫(yī)院各項工作的行為準則。醫(yī)院檔案管理工作亦要遵循這一基本要求。在依法治國這個總要求下，檔案部門及其工作人員必須依據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關(guān)檔案工作的法規(guī)、條例來開展醫(yī)院的檔案管理工作。同時，醫(yī)院的檔案管理部門還要適應(yīng)醫(yī)療體制改革的發(fā)展，認真執(zhí)行國家檔案局、衛(wèi)計委所頒布的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案暫行管理辦法》和《醫(yī)學科學技術(shù)檔案管理辦法》，通過合法手段和方式，對符合規(guī)定要求的檔案資料、各種形式的文件載體進行規(guī)范化、合理化、科學化管理，避免在檔案管理過程中違法行為的發(fā)生。同時，聯(lián)系醫(yī)療改革體制，制定出本單位的檔案管理規(guī)章制度，使醫(yī)院的檔案管理工作有法可依、有章可循。

（二）依法管理檔案是檔案工作發(fā)展的必然要求。檔案工作有法可依，使人們對檔案及其利用過程都要以法律法規(guī)為標準，規(guī)范了使用，保護了檔案的安全與完整。首先，檔案內(nèi)容合法是醫(yī)院檔案工作的基礎(chǔ)。在我國法律允許的情況下，檔案工作人員應(yīng)對檔案的真實性進行審核和甄別。對一些具有非法性質(zhì)和有損社會公共利益的信息資源一定要依據(jù)法規(guī)進行改正。保證涉及醫(yī)院的設(shè)備采購、基建項目、人事財務(wù)以及與醫(yī)務(wù)活動相關(guān)的操作規(guī)范、病歷等檔案資料都必須符合行業(yè)規(guī)范標準要求。其次，檔案管理模式合法是醫(yī)院檔案事業(yè)的關(guān)鍵。實行統(tǒng)一領(lǐng)導、集中管理的醫(yī)院檔案管理模式可以保證醫(yī)院檔案管理順應(yīng)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展，服務(wù)患者需求的目的。醫(yī)院建立檔案室統(tǒng)一集中管理醫(yī)務(wù)、護理、財務(wù)、總務(wù)等部門的資料。利用信息化手段提升檔案收集、利用，在保密的前提下實現(xiàn)資源共享。再次，檔案管理程序合法醫(yī)院檔案事業(yè)的保障。檔案材料的收集、鑒定、編目、保管和利用等環(huán)節(jié)中必須堅持程序合法。在收集、鑒定階段要把好質(zhì)量關(guān)，因地制宜；在編目、保管階段要整齊有序，依法行事；在查找利用階段要依法登記，詳盡細致，同時在對外交流時也要掌握科學性、可行性，嚴防遺失。對于機密，秘密，絕密級的檔案，要嚴格控制使用權(quán)限，不能違法公開，任意傳播，更不能利用所掌管的機密，秘密，絕密級的檔案為個人謀取非法利益。

（三）依法管理檔案提高醫(yī)院工作效率的必然要求。作為城市公立醫(yī)院綜合改革試點醫(yī)院之一，定期上報，科學采集醫(yī)院運行監(jiān)測指標必須依靠完整、齊全的檔案資料。醫(yī)院管理、財務(wù)、醫(yī)療、教學、科研等工作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件利用頻率明顯增加，檔案資料的合法性、完整性成為影響決策的重要因素之一。醫(yī)院檔案工作成為支持醫(yī)院各部門高效運行，提高工作效率的關(guān)鍵。能否依法管理檔案直接關(guān)系到醫(yī)院綜合改革的成敗和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的進度。醫(yī)院檔案部門依法履職能力的提高同時帶動了檔案法律法規(guī)體系和檔案工作規(guī)章制度的建設(shè)，可以把經(jīng)過實踐證明成熟的、職工反應(yīng)好的工作方法通過法規(guī)、制度固定下來。這樣就可以在最大程度上使醫(yī)院的工作有法可依、有章可循，保障醫(yī)院醫(yī)改工作揚帆遠航。

二、依法管理醫(yī)院檔案的途徑與實踐

（一）檔案管理工作目標要明確。檔案工作要認真落實中央部署，按照黨的十八屆四中全會對全面推進依法治國的總要求，依法履職，主動作為，努力為建設(shè)法治中國做貢獻。要緊密聯(lián)系醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，緊緊圍繞醫(yī)院工作中心，創(chuàng)新工作方法，使各個科室人員能夠充分了解有關(guān)的檔案法律知識，能夠依法利用各種檔案資料，充分發(fā)揮檔案的作用，更好地為臨床醫(yī)療工作服務(wù)。

（二）檔案管理工作制度要健全。依法管理檔案的重要措施就是要堅持檔案管理工作的制度化和程序化。以《中華人民共和國檔案法》為檔案工作的基本法，依據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《醫(yī)院衛(wèi)生檔案暫行管理辦法》開展醫(yī)院檔案管理工作，制定醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度。我院先后出臺和實施的檔案工作規(guī)章制度有：《醫(yī)院檔案崗位責任制度》《醫(yī)院檔案立卷歸檔制度》《醫(yī)院檔案安全保管制度》《醫(yī)院檔案借閱利用制度》《醫(yī)院檔案保密制度》《醫(yī)院檔案鑒定、銷毀制度》等。只有嚴格按照檔案制度進行工作才能保證檔案內(nèi)容的合法性。一要嚴格檔案資料的鑒定審查，從源頭杜絕非法和不符合要求的檔案材料歸檔。二要嚴密檔案資料的行業(yè)對標，重點關(guān)注病歷、處方等書寫是否符合要求；醫(yī)療設(shè)備、器械檔案資料是否齊全；醫(yī)院基建項目的圖紙和手續(xù)等是否完整等。只有嚴格按照檔案制度進行工作才能保證工作程序的合法性。檔案材料的收集、整理、移交、編目、統(tǒng)計、保管和利用等環(huán)節(jié)必須依法依規(guī)進行。檔案工作主管人員要定期進行檢查，確保相關(guān)人員在執(zhí)行程序上做到了相關(guān)要求。

（三）檔案管理工作方法要創(chuàng)新。推進醫(yī)院檔案依法管理，將醫(yī)院檔案管理提升到一個前所未有到高度和重要位置，檔案工作必須積極探索，努力創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理新境界。一是觀念創(chuàng)新。由過去檔案部門一家主抓檔案工作，變成現(xiàn)在全院共同重視檔案管理工作。首先醫(yī)院成立了以院長為首的依法管理檔案工作領(lǐng)導小組全面領(lǐng)導和督導醫(yī)院檔案工作。其次依靠醫(yī)院中層干部宣傳和落實依法管理檔案的觀念和措施。再次定期或不定期對醫(yī)院相關(guān)科室人員進行檔案知識培訓。二是服務(wù)創(chuàng)新。檔案部門只有樹立起良好的服務(wù)意識，檔案的價值才有可能最大限度地發(fā)揮其作用。利用信息手段不斷擴大服務(wù)范圍，拓展服務(wù)領(lǐng)域，力求面向全院職工，最大限度地開發(fā)利用檔案信息。在傳統(tǒng)閱覽設(shè)施的基礎(chǔ)上，加強網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，建立電子閱覽室，利用網(wǎng)絡(luò)終端使檔案利用者享受到方便、快捷、直觀的服務(wù)。三是科技創(chuàng)新。加快檔案存儲的數(shù)字化。按照清輕重緩急，挑選出急需利用和重點保護的檔案先行數(shù)字化。使檔案工作從傳統(tǒng)的收集、分類、編目等工作方式中走出來，從手工操作中脫離出來，將所有館藏中的原始記錄轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)，存入數(shù)據(jù)庫，運用計算機進行管理。對新型載體的檔案，如聲像檔案、電子檔案等，研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內(nèi)容的安全性、真實性與完整性。

（四）檔案工作人員素質(zhì)要提高。實現(xiàn)檔案依法管理的重要途徑就是要建立一支素質(zhì)過硬的檔案工作隊伍。首先，要設(shè)立檔案專業(yè)技術(shù)人員崗位。檔案管理專業(yè)化是做好醫(yī)院檔案管理的重要舉措。通過設(shè)立檔案專業(yè)技術(shù)崗位，在醫(yī)院內(nèi)部開展公開競聘，擇優(yōu)聘任優(yōu)秀的人員充實到檔案管理專業(yè)隊伍。暢通檔案技術(shù)人員晉升通道，允許符合條件的檔案人員評聘技術(shù)職務(wù)最高至研究館員崗位。其次，要加強檔案人員的專業(yè)技術(shù)培訓。鼓勵檔案人員在工作中學習、在學習中工作，積極參加檔案專業(yè)繼續(xù)教育學習，不斷積累工作經(jīng)驗。組織他們參加上級檔案行政管理部門舉行的各種培訓班，到省市內(nèi)先進檔案館（室）參觀學習。再次，要經(jīng)常灌輸依法管理檔案的觀念。檔案工作人員要樹立依法管理檔案的思想觀念，檔案管理的整個過程都要嚴格執(zhí)行法律法規(guī)規(guī)定。明確檔案管理獎懲制度。對堅持原則，責任心強，工作突出的人員給予相應(yīng)的獎勵；對素質(zhì)較低，缺乏責任心，出現(xiàn)違規(guī)違紀的人員要采取必要的懲罰措施，直至淘汰。

（五）檔案管理工作要服務(wù)全局。一要服務(wù)于醫(yī)院文化建設(shè)。醫(yī)院檔案從不同的角度，全面、客觀地反映醫(yī)院不同歷史時期、不同背景條件下所發(fā)生的事件、活動、成績等，是歷史的見證，具有重要價值。檔案可以最真實、可靠地反映醫(yī)院的文化積淀，揭示醫(yī)院發(fā)展方向，特別是文化演變的軌跡，因此檔案作為歷史的記憶，在醫(yī)院發(fā)展中提高醫(yī)院文化品位具有不可替代的作用。我國中醫(yī)文化源遠流長，我院在充分挖掘檔案資料的基礎(chǔ)上，成立組建了多個名中醫(yī)工作室，復活和創(chuàng)新了多種中醫(yī)藥膏方制劑。在中醫(yī)傳承方面，檔案具有獨特而不可替代的作用。二要服務(wù)于醫(yī)院的日常管理工作。檔案管理工作要與人事、財務(wù)、設(shè)備、總務(wù)、醫(yī)療、護理、教學、科研及藥學等部門密切聯(lián)系。一方面屬于文書檔案材料要及時歸檔，不能遺漏任何有價值的材料，建立醫(yī)院信息資源的寶庫。另一方面要為檔案使用者提供最方便快捷的服務(wù)，使檔案部門成為各部門檢索資料信息首選，為他們順利完成工作任務(wù)提供有力支持。三要服務(wù)于各類達標評審工作。醫(yī)院作為特殊行業(yè)每年需要接受檢查、評審、評價的項目眾多。多數(shù)情況下都會涉及查閱檔案資料或需要提供檔案資料以作證明。比如國家中醫(yī)藥管理局對我院進行“三級甲等中醫(yī)醫(yī)院”評審，檔案室依據(jù)《檔案法》以及《中醫(yī)院檔案管理條例》，積極主動地為各相關(guān)科室快捷準確的提供評審所需的檔案資料，為醫(yī)院順利通過國家中醫(yī)藥管理局組織的“三級甲等中醫(yī)醫(yī)院”評審做出了積極地貢獻。又如現(xiàn)階段正在推進的城市公立醫(yī)院綜合改革，在我院被納入試點醫(yī)院之后，醫(yī)院檔案室積極配合醫(yī)改工作領(lǐng)導小組，依法提供醫(yī)院真實的文件材料，使我院實際運行與管理情況完整體現(xiàn)，為省市醫(yī)改工作正確決策提供有力的例證與數(shù)據(jù)。