提高檔案管理科學(xué)化管理水平的路徑選擇

摘 要：隨著檔案數(shù)量的不斷加強(qiáng)，為加強(qiáng)檔案管理、提高利用效率，檔案科學(xué)化建設(shè)也迫切地?cái)[在檔案工作者面前。本文主要討論如何實(shí)現(xiàn)檔案完整的收集、科學(xué)的分類、妥善的保管工作，最終達(dá)到充分的利用，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，以最大化的發(fā)揮檔案的價值。

關(guān)鍵詞：檔案；科學(xué)化；研究

1 引言

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、改革的深入，檔案管檔案管理工作面臨著很多的問題。檔案管檔案工作，對新形式下人才隊(duì)伍的培養(yǎng)以及建設(shè)有著非常重要的作用。它是公司、機(jī)關(guān)選拔人才、任用人才的重要依據(jù)。也是了解檔案人員的重要信息的來源。目前，檔案管檔案管理工作呈現(xiàn)出許多弊端，舊的管理方式已經(jīng)不能適用于新形勢下的發(fā)展需要。產(chǎn)生了一些擅自建檔、扣檔等不正常現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案管理工作。

2 檔案的特點(diǎn)

檔案的建立是一項(xiàng)長期性的基礎(chǔ)工作，針對時間長、環(huán)節(jié)多、部門多這些不利條件，怎樣才能有效地建立起一套完善的檔案，它涉及的問題比較多。一是宣傳建檔意義，確立檔案的重要地位。二是作為相關(guān)部門，除了在部門內(nèi)部加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，確立建檔重要性外，還需向相關(guān)部門宣傳建檔意義，在各部門間形成建檔共識，使建檔工作引起部門領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，僅靠建檔單位自己是不夠的。

3 檔案管理存在的問題

3.1 理解性差，認(rèn)識達(dá)不到一定的高度

目前，許多人認(rèn)為檔案管理工作沒有實(shí)質(zhì)上的意義，它只是保管一類額工作，沒有多大的技術(shù)含量，認(rèn)為只要保管好資料即可，只要需要的時候可以查詢的到員工的個人資料就可以了。對檔案管檔案管理工作覺悟性差，忽視了它在企業(yè)人力資源管理中的重要作用，造成人員、經(jīng)費(fèi)等情況沒有足夠的保障。

3.2 檔案管理工作方式單一落后

在檔案管理工作中，并不是所有的企業(yè)都有一套完整而獨(dú)立的檔案管理軟件，很多檔案管還是依靠手工編輯和檢索來管理的，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時以及資料遺漏、造成資料收集的不完整。

3.3 多頭管理影響檔案管檔案的完整性

檔案管人員受到多頭的領(lǐng)導(dǎo)，由于人員在政府或企業(yè)不同工作崗位的流動，致使檔案管檔案的多頭管理跟不上員工移動的節(jié)奏，這樣就容易造成記錄收集的不完整，檔案管檔案管理的信息未隨著員工的流動而跟進(jìn)記錄，影響檔案管檔案管理工作的進(jìn)程。此外，隨著企業(yè)的破產(chǎn)、內(nèi)部裁員、員工失業(yè)、再就業(yè)導(dǎo)致勞動管理部門、社會保險部門等無法及時的跟進(jìn)信息，造成了管理工作的遺漏，比如“丟檔”“斷檔”等問題的出現(xiàn)，影響了檔案管檔案管理的完整性。

3.4 管理檔案工作的人員緊張

我國檔案管檔案管理工作有著專業(yè)性、機(jī)密性等特點(diǎn)。需要專人去保管，但是在實(shí)際的操作中，檔案管管理人員編制不夠充足，政府對這方面的管理工作也不是太重視，很少去培養(yǎng)專業(yè)人員去從事檔案管理工作，認(rèn)為沒有必要大費(fèi)周章的培養(yǎng)這樣一個專業(yè)人才，大多數(shù)的檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調(diào)”，毫無一絲技術(shù)含量可言。即使購買了檔案管理軟件，但是由于缺乏專業(yè)的技術(shù)人才，沒有充分的發(fā)揮大數(shù)據(jù)知識的應(yīng)用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

4 檔案科學(xué)化的建設(shè)與對策

4.1 強(qiáng)化檔案管理的法律法規(guī)，建立檔案科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)

檔案部門首先要制定出檔案科學(xué)化管理的規(guī)章制度，保障具體工作的充分落實(shí)；其次要建立檔案科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)，例如在檔案的科學(xué)化錄入時規(guī)定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護(hù)操作等。在法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的制定時一方面要邀請相關(guān)專家以座談會的形式進(jìn)行討論，另一方面也要通過調(diào)查問卷，實(shí)地調(diào)查等手段收集民眾的意見，以此建立起一個科學(xué)、有效、規(guī)范的科學(xué)化檔案運(yùn)行機(jī)制。

4.2 健全和完善檔案科學(xué)化相關(guān)法律制度

建立、健全和完善檔案科學(xué)化相關(guān)法律制度，是實(shí)施依法治國方略的要求，也是建設(shè)法治政府不可或缺的重要組成部分。檔案科學(xué)化法制建設(shè)，既是對檔案科學(xué)化成果上升到法律制度層次的規(guī)范和確認(rèn)，也是以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度面對檔案事業(yè)發(fā)展和檔案利用者需求的具體體現(xiàn)，對提升檔案工作和檔案管理水平，拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域和提高檔案服務(wù)能力具有積極深遠(yuǎn)的意義。

4.3 加大檔案科學(xué)化軟硬件設(shè)施的投入

在硬件方面，計(jì)算機(jī)相比傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優(yōu)點(diǎn)。由于檔案的特殊性，對計(jì)算機(jī)的性能和穩(wěn)定性要求比較高，因此應(yīng)加大對計(jì)算機(jī)硬件的投入；在軟件方面，由于檔案的機(jī)密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩(wěn)定的實(shí)現(xiàn)檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進(jìn)行軟件的更新與維護(hù)，確保軟件的平穩(wěn)安全運(yùn)行。

4.4 建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫

由于檔案的數(shù)據(jù)都是百萬量級的，因此建立檔案數(shù)據(jù)庫顯得非常必要。檔案數(shù)據(jù)庫的建立要滿足一下幾個方面的要求，一是實(shí)現(xiàn)的信息的準(zhǔn)確錄入和刪除操作、二是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的動態(tài)更新、三是實(shí)現(xiàn)檔案更新的及時性、四是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的長期保存、五是保證檔案數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中的安全性。檔案數(shù)據(jù)庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時更新，使數(shù)據(jù)管理起來更加方方便。

4.5 建立檔案資源共享機(jī)制

在具體的實(shí)現(xiàn)方式上，單位檔案管理部門內(nèi)部資源共享主要是通過局域網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)的，通過軟件的對接可以實(shí)現(xiàn)檔案的共享。此外還可以建立檔案信息網(wǎng)站，為外部人員提供查詢平臺，這方面可以學(xué)習(xí)美國的經(jīng)驗(yàn)，為申請者提供檔案查看和修改服務(wù)。在建立科學(xué)化共享平臺上建立技術(shù)規(guī)范和網(wǎng)絡(luò)信息安全管理的制度，依法查閱、利用和共享資源。

4.6 提升網(wǎng)站建設(shè)水平，構(gòu)建信息交流平臺

在內(nèi)部局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和對接軟件的基礎(chǔ)上建立綜合的檔案服務(wù)網(wǎng)站。把過去靜態(tài)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的檔案管理，利用該網(wǎng)站的建設(shè)實(shí)現(xiàn)對局決策、檔案管理、對外服務(wù)等方面的幫助。網(wǎng)站的開發(fā)工作既可以自己招聘組建專門的開發(fā)團(tuán)隊(duì)，也可以把開發(fā)建設(shè)工作整體外包給第三方軟件開發(fā)單位，并且要定期對網(wǎng)站進(jìn)行檢查，確保其運(yùn)行穩(wěn)定，最終形成一個完善的科學(xué)化檔案管理綜合服務(wù)網(wǎng)站。

4.7 建立部門立卷制

領(lǐng)導(dǎo)重視、加強(qiáng)管理，使檔案管理部門和產(chǎn)生檔案的部門協(xié)同配合，使用統(tǒng)一的檔案管理軟件，產(chǎn)生的檔案就地轉(zhuǎn)化成可被檔案管理軟件識別兼容的電子檔案并上傳到檔案管理部門。改變檔案管理人員費(fèi)時費(fèi)力的手工勞動，只需通過管理軟件進(jìn)行網(wǎng)上接收、鑒定、分類、歸檔，這樣既提高了檔案的準(zhǔn)確性、成套性，又提高了檔案收集保管的效率。這種部門立卷、網(wǎng)絡(luò)上傳接收的工作方式還適用文書、教學(xué)、科研、出版等多種檔案管理。

5 結(jié)語

總之，檔案科學(xué)化建設(shè)，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。在軟硬件設(shè)施具備的前提下，檔案科學(xué)化成為可能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲、檢索、查閱、提供利用，建立檔案網(wǎng)絡(luò)化共享平臺，實(shí)現(xiàn)檔案查閱的快捷化，是科學(xué)化的最終目的。

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作者簡介

季偉（1983-），女，煙臺市福山區(qū)檔案館。