新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化路徑研究

李學(xué)艷

摘 要：在經(jīng)濟(jì)不斷快速發(fā)展的背景下，人們對(duì)檔案管理工作的要求越來越高，在這項(xiàng)工作上也逐漸摒棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，檔案管理工作開始傾向于信息化和多媒體化。檔案的管理工作對(duì)于社會(huì)發(fā)展而言有著重要的作用，檔案管理的規(guī)范化在很大程度上影響著人才的調(diào)動(dòng)和企業(yè)的管理，并且對(duì)于經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)也有一定的影響，本文就新形勢(shì)下的檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理工作；規(guī)范化路徑

1 新形勢(shì)下規(guī)范檔案管理工作的重要性和必要性

檔案的收集關(guān)系著企業(yè)的各種信息，是一個(gè)企業(yè)無形的資產(chǎn)，也是企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，如果檔案的收集工作沒有做好，則會(huì)有很多關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的重要信息會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，使得企業(yè)的整體發(fā)展出現(xiàn)嚴(yán)重的滯后。社會(huì)發(fā)展帶動(dòng)了信息化發(fā)展，因此對(duì)于檔案的管理工作要求就越來越高，在新形勢(shì)下，檔案的管理工作要做到規(guī)范化才能符合信息化現(xiàn)代化的建設(shè)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在一定程度上存在管理不方便，查找信息緩慢的缺點(diǎn)，而信息化建設(shè)下的檔案管理工作在查找以及使用信息中要方便地多，檔案工作的規(guī)范化能夠極大地促進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化并且使得管理功能得到最大程度的發(fā)揮。

2 新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化中存在的問題

2.1 對(duì)檔案管理工作規(guī)范化的不重視

檔案管理工作在現(xiàn)代化進(jìn)程中可以說是一項(xiàng)比較傳統(tǒng)的工作，很多人對(duì)其沒有具有的了解甚至可以說從來沒有接觸過這項(xiàng)工作，特別是在信息化時(shí)代人們對(duì)檔案管理工作的重視程度越來越低，更無法去深入探討其重要性。人們簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理工作就是對(duì)一些信息進(jìn)行采集并且進(jìn)行整理，沒有什么復(fù)雜的程序并且相對(duì)比較輕松，而這種錯(cuò)誤的認(rèn)知又使得相關(guān)檔案人員的工作積極性不高，工作不受重視導(dǎo)致其在工作中敷衍了事，檔案管理工作缺乏規(guī)范化的管理，使得檔案沒有被有效利用。

2.2 檔案管理工作體系的不完善

檔案管理工作對(duì)于時(shí)效性的要求一直都比較高，要將檔案管理工作的規(guī)范化落實(shí)到實(shí)際工作中就要從檔案管理工作的自身體系來開始對(duì)一些要求進(jìn)行逐步的加強(qiáng)和完善。在檔案管理工作中，檔案部門對(duì)工作人員的管理比較疏松，沒有認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔與立卷的過程中，沒有做到詳盡細(xì)致，使得部分檔案資料不完整。在一項(xiàng)工作中，工作本身的體系對(duì)工作的正常進(jìn)行是有一定的約束和促進(jìn)作用的，而檔案管理工作在體系的建立上并不成熟，使得員工在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)沒有做到規(guī)范整理，影響了檔案整理的時(shí)效性和質(zhì)量。對(duì)于檔案的查詢、瀏覽、統(tǒng)計(jì)、歸檔、借閱來說，完整的管理體系在這些文檔工作中有著重要的作用，而體系的缺失會(huì)導(dǎo)致檔案資料的丟失，嚴(yán)重破壞檔案管理的規(guī)范化。

2.3 檔案管理工作信息化程度不高

雖然大多數(shù)人認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，但實(shí)際上，檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜而又龐大，僅僅依靠人力對(duì)所有的文檔進(jìn)行整理和歸類是不可能的，因此，就要運(yùn)用到信息化建設(shè)對(duì)文檔進(jìn)行整理歸類并且保存。雖然目前信息化管理在檔案管理工作中已經(jīng)有了進(jìn)一步的開展，但是硬件設(shè)施設(shè)備并不齊全，在檔案管理工作中不能將信息化的作用完全發(fā)揮出來。在檔案管理工作中信息化程度不高影響著管理工作的進(jìn)行并且使得檔案管理工作跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，使得信息化管理嚴(yán)重滯后，影響檔案管理工作規(guī)范化的發(fā)展。

2.4 檔案管理人員綜合素質(zhì)不強(qiáng)

在新形勢(shì)下的檔案管理工作的開展中，雖然在一些方面都有了改善，但是規(guī)范化程度依舊還是比較低，其中一個(gè)重要的原因就是檔案管理人員的綜合素質(zhì)不強(qiáng)。檔案管理工作一直被認(rèn)為是一項(xiàng)不需要太多專業(yè)性知識(shí)技巧的工作，在工作過程中檔案管理人員也一直都顯得比較輕松，由于不受管理階層的重視，使得很多檔案管理人員在工作過程中沒有工作激情也缺少積極性。人們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)太流于表面，對(duì)管理的規(guī)范化也沒有較多的了解，使得管理人員在工作過程中比較懶散。新形勢(shì)下的檔案管理工作是需要運(yùn)用到計(jì)算機(jī)技術(shù)的，由于多媒體是近年來才開始逐漸發(fā)展的，有很多人對(duì)計(jì)算機(jī)運(yùn)用還不夠熟練，從事檔案管理工作的管理人員信息技術(shù)比較低下，自身的綜合素質(zhì)較低，很大程度上影響了檔案管理規(guī)范化的發(fā)展。

3 新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的路徑

3.1 提高對(duì)檔案管理工作規(guī)范化的重視

檔案工作的繁雜很容易讓管理人員對(duì)其產(chǎn)生厭煩的情緒，領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)管理工作的不重視更容易使得員工出現(xiàn)消極情緒，因此，在企業(yè)的管理中，領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，并且提出相應(yīng)的措施，實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，提高員工的上進(jìn)心并且將管理工作做的更好。檔案管理人員應(yīng)該對(duì)檔案的價(jià)值以及檔案管理的意義多一些了解，加深對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度，在工作過程中要端正態(tài)度，使得檔案管理的規(guī)范化落實(shí)到檔案管理的實(shí)際工作中去。

3.2 完善檔案管理工作體系

檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)就是其規(guī)章制度的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，完善的管理體系能讓員工在管理工作中按照具體的要求將檔案進(jìn)行規(guī)范的分類整理，這在很大程度上體現(xiàn)了檔案管理的規(guī)范化。完善檔案管理的工作體系可以將管理工作進(jìn)行有序地分配，讓負(fù)責(zé)不同工作部分的員工對(duì)自己的職責(zé)有明確的了解和認(rèn)識(shí)。特別是對(duì)于檔案管理中的保密工作來說，完善管理體系是很有必要的，對(duì)于一些一定期限內(nèi)就不應(yīng)該繼續(xù)存在的檔案進(jìn)行銷毀也應(yīng)該是管理體系中應(yīng)該完善的一個(gè)部分。在實(shí)際工作中對(duì)每個(gè)管理人員的工作分配，可以使得每個(gè)人的責(zé)任以及義務(wù)更加明確，從而使得管理人員的工作態(tài)度能夠加以擺正，讓檔案管理工作更加規(guī)范。

3.3 加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)首先就要將檔案管理工作的設(shè)備配備齊全，其中包括掃描儀、照相機(jī)、攝像機(jī)、速印機(jī)等，這些硬件設(shè)備的配備能給檔案管理工作提供很大程度上的便捷并且使得檔案能夠長(zhǎng)時(shí)間地保存和管理。在信息化建設(shè)的背景下，應(yīng)該將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分應(yīng)用到檔案管理工作中，強(qiáng)調(diào)信息化，可以在網(wǎng)上發(fā)布一般文件、工作動(dòng)態(tài)以及信息簡(jiǎn)報(bào)，開展電子檔案的建立豐富檔案資源。

3.4 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員

檔案管理工作人員的自身素質(zhì)決定了其檔案管理工作的水平，這也是影響檔案管理工作規(guī)范化的一個(gè)重要因素。就目前而言，要不斷提高管理人員的專業(yè)水平，讓其對(duì)檔案管理工作有更加深刻的認(rèn)識(shí)和了解，這樣才能推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)階層要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，增強(qiáng)管理意識(shí)和管理水平，重視管理人員的實(shí)際操作能力，管理人員只有將正確的管理理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際的管理操作中才能將專業(yè)素質(zhì)得到實(shí)質(zhì)性的提升。另外，要提升管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)，使得工作人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有更多的了解并且將其運(yùn)用到檔案管理中，提高管理的時(shí)效性。高素質(zhì)的檔案管理工作人員可以促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行并且使得檔案管理更加規(guī)范。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作對(duì)于社會(huì)的發(fā)展有著重要的意義，它可以從一定程度上提高管理部門的管理意識(shí)并且能夠使得管理人員在實(shí)際操作中提高自身的素質(zhì)，為社會(huì)的發(fā)展提供必要的服務(wù)。檔案管理工作的規(guī)范化在新形勢(shì)下的發(fā)展是必要的也是必然的，建立規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理制度可以使得檔案管理工作更好地服務(wù)于社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

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