提高檔案查閱效率的幾點(diǎn)思考

摘 要：本文主要對(duì)如何提高檔案查閱效率進(jìn)行了討論。首先對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行了簡(jiǎn)單的介紹；然后分析了檔案查閱工作中存在的問(wèn)題，包括對(duì)查閱工作不夠重視、查閱方式單一等；并針對(duì)存在的問(wèn)題，著重討論了提高檔案查閱效率的措施。

關(guān)鍵詞：檔案；查閱；效率

1 引言

傳統(tǒng)的檔案管理工作由于其制度和管理人員素質(zhì)等原因，檔案查閱效率低下，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的改進(jìn)可以實(shí)現(xiàn)檔案查閱效率的提高。

2 人事檔案管理內(nèi)容及現(xiàn)狀

人事檔案管理是指本行為提高員工人事檔案的管理質(zhì)量和利用效率，而從檔案資料的收集、整理、鑒別、分類、歸檔以及查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)實(shí)施一系列規(guī)范化管理的過(guò)程。人事檔案是指組織人事部門按照黨的干部政策，在人員培訓(xùn)、選拔、任用等工作中形成的記載員工經(jīng)歷、政治、思想、品德、作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)，可分為檔案正本和檔案副本。

人事檔案管理的目的是為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，使之更科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。同時(shí)為了更有效的對(duì)員工人事檔案進(jìn)行妥善的保護(hù)和利用，維護(hù)人事檔案材料的完整，使人事檔案的建立、整理與管理工作有所依據(jù)，特制定本管理制度。

人事檔案管理的范圍是員工人事檔案是企事業(yè)單位在人員招聘、調(diào)配、任免、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等工作中形成的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的有關(guān)材料，是歷史地、全面地考察了解員工和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。

我國(guó)人事檔案管理現(xiàn)狀可以概括為兩句話，一是大都采用傳統(tǒng)分散式管理方式，導(dǎo)致效率低、信息不流通、部門繁亂；二是現(xiàn)階段我國(guó)人事檔案改革起來(lái)比較困難，來(lái)自各方的阻力比較大。

3 檔案查閱工作中存在的問(wèn)題

3.1 對(duì)檔案查閱不夠重視

雖然人事部門對(duì)于檔案管理投入了人力、物力、財(cái)力，但是受到傳統(tǒng)觀念的影響，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的工作還是不夠重視，他們把精力大多投在辦公室里，雖然配備了檔案室，但是也只是流于形式，對(duì)于檔案管理人員的安排也很隨意，大多數(shù)是由兼職人員來(lái)管理。加之檔案室的位置往往處在樓層的角落內(nèi)，附屬于辦公室，工作環(huán)境比較封閉，和外界交流較少，容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視，檔案查閱效率自然上不去。

3.2 檔案管理人員素質(zhì)不高

在檔案管理人員你的選擇上，管理者受重視程度的影響，往往喜歡把那些沒(méi)有一技之長(zhǎng)、非檔案管理專業(yè)、文化程度不高的人員安排在檔案管理工作上去，他們認(rèn)為檔案管理工作比較簡(jiǎn)單，不需要太多的專業(yè)知識(shí)。但是在實(shí)際的工作中，檔案管理工作比較繁瑣，有時(shí)還要利用計(jì)算機(jī)去檢索、查詢，信息量比較大，這就要求檔案管理工作人員要有吃苦耐勞的精神，而且還要具備一定的專業(yè)知識(shí)。

3.3 檔案查閱方式單一

在檔案管理工作中，并不是所有的企業(yè)都有一套完整而獨(dú)立的人事檔案管理軟件，很多中小型企業(yè)還是依靠手工來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行查閱，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時(shí)以及資料遺漏的現(xiàn)象。

3.4 檔案管理制度不健全

檔案管理工作缺乏一套完整的管理系統(tǒng)，管理尚未達(dá)到規(guī)范的程度，檔案管理中心不能及時(shí)、完整的收集、歸檔、整理各個(gè)科室的資料，每個(gè)科室的資料都分布在自己的科室。加之，檔案管理部門對(duì)收集上來(lái)的資料不能進(jìn)行規(guī)范化的管理，在擺放、查詢流程中出現(xiàn)諸多的問(wèn)題。比如在使用檔案時(shí)，往往需要大量的人力去查找，影響檔案的使用效率。

3.5 檔案管理的信息化水平低

傳統(tǒng)的人事檔案管理，還是使用一些硬件比較落后的設(shè)備，跟不上現(xiàn)代化的要求。配套的軟件也跟不上人事檔案管理的要求，軟硬件配套設(shè)置急需改進(jìn)。在人事檔案錄入上，有時(shí)為了趕進(jìn)度只是錄入了最基本的信息，導(dǎo)致人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)不完整，這就造成了日后對(duì)人事檔案的篩選和管理的不便。信息數(shù)據(jù)庫(kù)更新的不及時(shí)也會(huì)導(dǎo)致人事檔案的一系列問(wèn)題。以上情況都會(huì)降低檔案查閱的效率。

4 提高檔案查閱效率的建議

4.1 提高對(duì)檔案查閱的重視度

一項(xiàng)工作能否順利開(kāi)展與領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度密切相關(guān)。因此，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該更加重視檔案查閱工作，給予財(cái)政支持和人力支持，必須的時(shí)候提供軟硬件的支持。檔案查閱工作的是一項(xiàng)非常重要的工作，它是對(duì)過(guò)去工作的記錄和反映，以供人們參考、利用。是以后工作得以順利開(kāi)展的強(qiáng)大支撐。

4.2 提高檔案管理人員素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理員的素質(zhì)培養(yǎng)迫在眉睫。對(duì)檔案員要定期培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識(shí)和對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，并進(jìn)行專業(yè)繼續(xù)教育。除此之外，檔案管管理人員還要學(xué)會(huì)檔案的立卷與編訂。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，檔案管理工作逐漸從手工操作過(guò)渡到了信息化的操作，數(shù)字化不斷升級(jí)，電子文檔等信息化文件為檢查提供了便利，檔案員要不斷提升自己的業(yè)務(wù)知識(shí)，還要提升自己的信息處理能力，從而提高檔案管理工做的服務(wù)質(zhì)量。

4.3 引入電子化檔案查閱方式

電子化檔案查閱方式要做到軟硬件的保障。在硬件方面，計(jì)算機(jī)相比傳統(tǒng)人事檔案的紙質(zhì)錄入有著效率高、保存時(shí)間長(zhǎng)、成本低、更新快等優(yōu)點(diǎn)。由于人事檔案的特殊性，對(duì)計(jì)算機(jī)的性能和穩(wěn)定性要求比較高，因此應(yīng)加大對(duì)計(jì)算機(jī)硬件的投入；在軟件方面，由于人事檔案的機(jī)密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩(wěn)定的實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問(wèn)題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來(lái)進(jìn)行軟件的更新與維護(hù)，確保軟件的平穩(wěn)安全運(yùn)行。

4.4 健全檔案管理制度

建立科學(xué)合理的檔案管理體系，目的就在于將各類信息進(jìn)行有序的劃分，歸檔保存，提高檔案的使用效率。在建立管理體系時(shí)，要充分的考慮職能和分工，提升管理的效率。首先，檔案員要按嚴(yán)格的程序和規(guī)范對(duì)資料進(jìn)行歸檔、整理、保存。其次就是制定相應(yīng)的安全保密級(jí)別，對(duì)于重要的文件要加強(qiáng)管理的級(jí)別。最后就是要做到清楚的標(biāo)注，做到有據(jù)可查。對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以適應(yīng)工作要求。招聘素質(zhì)較高的人員。此外，政府還可以與高校進(jìn)行合作，針對(duì)檔案崗位的特點(diǎn)培養(yǎng)專門的高校人才，畢業(yè)以后政府為其提供實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)或就業(yè)崗位。

4.5 提高檔案管理的信息化水平

人事檔案部門首先要制定出檔案信息化管理的規(guī)章制度，保障具體工作的充分落實(shí)；其次要建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，例如在檔案的信息化錄入時(shí)規(guī)定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護(hù)操作等。在法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的制定時(shí)一方面要邀請(qǐng)相關(guān)專家以座談會(huì)的形式進(jìn)行討論，另一方面也要通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷，實(shí)地調(diào)查等手段收集民眾的意見(jiàn)，以此建立起一個(gè)科學(xué)、有效、規(guī)范的信息化檔案運(yùn)行機(jī)制。

建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)顯得非常必要。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立要滿足一下幾個(gè)方面的要求，一是實(shí)現(xiàn)的信息的準(zhǔn)確錄入和刪除操作、二是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)更新、三是實(shí)現(xiàn)人事檔案更新的及時(shí)性、四是實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存、五是保證檔案數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的安全性。人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時(shí)更新，使數(shù)據(jù)管理起來(lái)更加方方便。

5 總結(jié)

本文就我國(guó)人事檔案管理中檔案查閱效率這一問(wèn)題給出了一些改進(jìn)措施，包括：提高對(duì)檔案查閱的重視度、提高檔案管理人員素質(zhì)、引入電子化檔案查閱方式、健全檔案管理制度、提高檔案管理的信息化水平。通過(guò)對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題給出一些針對(duì)性的意見(jiàn)，希望能對(duì)我國(guó)檔案管理工作有所幫助。

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作者簡(jiǎn)介

孫暢暢（1984-），女，山東濟(jì)南，本科，畢業(yè)于山東財(cái)政學(xué)院，助理館員，研究方向：檔案管理。