淺談公證文書立卷歸檔工作

馬楠

摘 要：公證處檔案工作的最重要內(nèi)容之一就是公證文書檔案工作。它是檔案管理中不可或缺的一部分。只有認真的做好公證檔案的立卷和 歸檔，嚴格規(guī)定借調(diào)和查閱制度，妥善地保管和利用公證文書，才能讓公證檔案更好地服務(wù)于社會主義事業(yè)。本文就公證文書立卷歸檔工作中存在的問題以及解決方案進行了一系列的分析。

關(guān)鍵詞：公證文書檔案；管理工作；問題分析；解決措施

在1988年，國家檔案局就制訂了《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》兩個專門性文件，它們成功的規(guī)范了公證檔案的收集，整理，立卷和歸檔。這就表明了公證文書的立卷歸檔工作是有法可依的。然而，我們在檢查和指導(dǎo)公證文書立卷歸檔時卻發(fā)現(xiàn)，由于公證員和兼職檔案員的對檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)并不透徹，導(dǎo)致在公證文書立卷歸檔工作中就出現(xiàn)了以下幾個方面的問題：

1.1 對文書材料的收集不齊全

根據(jù)《公證文書立卷歸檔辦法》規(guī)定，公 證機關(guān)受理申請后，公證事項的承辦人就應(yīng)開始收集各種證明材料，記錄并整理談話筆錄，調(diào)查材料，制作公證文書等，并著手立卷的準備工作。公證事項辦理結(jié)束或后，由承辦人檢查該公證事項的全部文書材料并且進行立卷歸檔工作。立卷時要補齊遺漏的證明材料，刪除不必要的立卷歸檔材料。但是在實際工作中，由于公證人員沒有養(yǎng)成良好的歸梢習(xí)慣，多數(shù)公證案卷都是在兼職檔案員的再三催促下才立卷歸檔的，往往是有便歸檔， 無便放棄。這樣就造成了主要文書材料能夠及時歸檔（如：公證文書，公證申請表，當事人的談話 筆錄，公證事項報批表等。）而有些證明材料則難以齊全（如：當事人應(yīng)提供的有關(guān)證明性材料， 公證處審查，調(diào)查所取得的證明材料等）這樣就形成了案卷內(nèi)檔案材料不能齊全完整，這和已形成的案卷與規(guī)范要求尚有差距。

1.2 公證檔案立卷的不規(guī)范

由《公證文書立卷歸梢辦法》得知，公證檔 案按年度和一證一卷，一卷一號的原則立卷， 同一當事人為同一目的而辦的數(shù)項公證，可 合并為一卷。而實際組卷中，并不是這樣的?，F(xiàn)實中存在著同一當事人為不同目的而辦的數(shù)項公證合為一卷；不同當事人為同一事由而辦的數(shù)項公證合為一卷。

1.3 檔案分類定位不精準

《公證文書立卷歸檔辦法》顯示，公證檔案的分類原則是：凡涉及公民個人的人 身關(guān)系，財產(chǎn)關(guān)系的公汪事項，包括保管遺囑和其他文件事項，均列為民事類；凡涉及經(jīng)濟 活動的公證事項，無論當事人是法人或自然人，均列為經(jīng)濟類；凡當事人或文書使用地有 涉外因素的公證事項，均列為涉外民事或涉 外經(jīng)濟類；其他則列為國內(nèi)民事類或國內(nèi)經(jīng)濟類。然而在我們的檢查中發(fā)現(xiàn)，公民個人的人身關(guān)系，財產(chǎn)關(guān)系，如遺囑公證，遺產(chǎn)公證等案卷，既被分為了國內(nèi)民事類，又被分為了國內(nèi)經(jīng)濟類的現(xiàn)象。

1.4 檔案的期限劃分不準

《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》強調(diào)， 公證檔案的保管期限劃分為永久，長期，短期 三種。永久保管的公證檔案，一般是變更人身權(quán)利，義務(wù)關(guān)系方面或涉及不動產(chǎn)所有權(quán)轉(zhuǎn) 移方面的，需要長遠利用，查考的公證事項。 長期保管的公證檔案，一般是涉及不動產(chǎn)事 務(wù)方面或合同履行超過十五年等公證事項的 檔案。在較短的時間內(nèi)查考，利用，作為證據(jù) 保存而無保存價值的，以及合同履行期限在 十五年以下的公證事項的檔案，均列為短期 檔案保管。但是我們在檢查中發(fā)現(xiàn)：同一事由同一承辦人員劃定出不同的期限；同一事由不同的承辦人劃定出兩種以上的期限；長期劃為 永久或短期劃為長期的現(xiàn)象較為常見。 此外，還存在著總登記簿登記不及時，造成公證發(fā)文號編制隨意性較大，出現(xiàn)了 重號 漏號等現(xiàn)象。而且，公證發(fā)文 號沒有確立固定的編制方法，造成公證文號 年度與年度編制不一致，無延續(xù)性。 存在以上問題主要原因：一是少數(shù)公證 人員對兩個《辦法》學(xué)習(xí)理解不深，不透，業(yè)務(wù) 水平尚不能滿足工作需求；主要承辦人對公 證文書立卷歸檔監(jiān)督，檢查的力度不夠。二是 公證及檔案部門組織開展公證檔案業(yè)務(wù)知識 學(xué)習(xí)，培訓(xùn)較少，對公證文書立卷歸檔工作檢 查，指導(dǎo)力度不夠。三是公證及檔案部門對公 證檔案出現(xiàn)新情況，新問題研究不夠，沒有根 據(jù)公證業(yè)務(wù)的拓展和變化，及時調(diào)整，修訂分 類方案等。

2 公證文書檔案工作中存在問題的解決

2.1 抓學(xué)習(xí)培訓(xùn)

學(xué)習(xí)，培訓(xùn)是公證人員提升檔案業(yè)務(wù)技能最基本的方法。公證文書制作以及公證檔 案的形成是由具體公證員操作完成的，公證 檔案的質(zhì)量與公證員的檔案業(yè)務(wù)知識密不可 分。因此，加強對公證人員檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué) 習(xí)，培訓(xùn)就顯得十分重要。公證部門因根據(jù)本單位工作特點，盡量多的組織安排檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。而公證人員也要自覺學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，來增強自己的理論基礎(chǔ)。尤其是新上崗的公證人員，應(yīng)及時安排檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就算沒有時間，也要發(fā)放公證檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，講清重要性，使其自學(xué)。只有加強對公證員檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，才能從根本上保證 公證檔案質(zhì)量。

2.2 抓檢查監(jiān)督

確保每一份 公證檔案規(guī)范，齊全，完整的有效措施是認真組織案卷質(zhì)量檢查。?！豆C 文書立卷歸檔辦法》規(guī)定，公證文書的立卷歸 檔由承辦人負責，歸檔前由公證事項的主要 承辦人負責立卷質(zhì)量的檢查。公證承辦人員 從公證事項辦理結(jié)束起就應(yīng)檢查，整理文件 材料，補齊遺漏的證明材料，去掉不必歸檔的 材料。主辦公證員必須履行職責，認真監(jiān)督檢 查，確保案卷質(zhì)量。部門檔案員平時要加強立 卷指導(dǎo)。檔案在移交進庫時，部門檔案員必須 對每一份檔案進行認真仔細地檢查，對質(zhì)量不合格的案卷，應(yīng)該退還重新整理。

2.3 抓整體協(xié)作

公證檔案應(yīng)該受到公證和檔案部門的高度重視。公證部門要經(jīng)常 與檔案部門相互聯(lián)系，取得檔案部門的支持；檔案部門也要主動為公證部門提供服務(wù)，共同做好檔案工作。并根據(jù)公證業(yè)務(wù)的變化，及時調(diào)整，修訂分類方案，及時的對公證人員進行專業(yè)培訓(xùn)；要做好立卷歸檔跟蹤指導(dǎo)工作，從一開始就嚴把案卷質(zhì)量關(guān)。

3 結(jié)束語

總而言之，國家重要的專業(yè)文書之一就是公證機關(guān)的公證文書，它是由公證機關(guān)進行公證活動和當事人從事民事活動的真實記錄所形成的，具有重要的考查價值，是國家檔案重要的組成部分。所以公證和檔案部門要加強公證人員的檔案專業(yè)教育，提高公證人員檔案意識，使公證檔案工作再上新的高峰。