淺談檔案管理工作的重要性及策略

楊希美

摘 要：不管是對事業(yè)單位還是對企業(yè)來說，檔案管理都是非常重要的，檔案資料中記錄的是企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，是企業(yè)發(fā)展過程中的無形資產(chǎn)。在企業(yè)發(fā)展過程中，管理人員一定要意識到檔案管理工作的重要性，分析檔案管理工作中存在的問題，進(jìn)而提出有效的策略促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；重要性；策略

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理意識薄弱

檔案從字面意思上可以解釋為“直接形成的歷史記錄”，因此，在很多領(lǐng)域內(nèi)，檔案所包含的信息量是巨大的，不管是在事業(yè)單位還是在企業(yè)內(nèi)，檔案的管理都可能會影響到其發(fā)展。單位人事調(diào)動后，檔案也會發(fā)生變化，為了更好的實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展，在日常工作中一定要做好檔案的管理。然而實際工作中，很多單位和企業(yè)的工作人員對檔案管理的意識比較薄弱，沒有意識到檔案管理工作的重要性。很多工作人員認(rèn)為檔案管理就是簡單的對檔案進(jìn)行整理、保管等，平時的工作內(nèi)容就是抄一抄、寫一寫，在工作中沒有必要投入過多的用心。另外，企業(yè)高層對檔案管理工作的不重視，表現(xiàn)在招聘檔案管理人員的不用心上，有的企業(yè)檔案管理人員跟圖書館的管理人員一樣，是年紀(jì)比較大而且不了解檔案管理的專業(yè)知識，因此導(dǎo)致檔案管理水平落后，在企業(yè)的發(fā)展中，檔案并沒有發(fā)揮其作用，相關(guān)人員一定要引起高度重視。

1.2 檔案管理不規(guī)范

檔案管理工作并不是一蹴而就的，隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作內(nèi)容會越來越多，但是不規(guī)范的檔案管理制度讓檔案管理工作停滯不前。在企業(yè)進(jìn)行某個項目的時候，檔案里面會記錄這個項目從開始到結(jié)束的左右情況，如果這個項目在后期運(yùn)行過程中出現(xiàn)問題的話，查閱檔案可以有效幫助工作人員了解、分析問題的所在。如果企業(yè)沒有健全、規(guī)范的檔案管理制度，檔案管理人員在工作中無章可循，那么可能會導(dǎo)致檔案記錄不完整，不能實現(xiàn)其應(yīng)有的價值。另外，檔案管理不規(guī)范可能還會導(dǎo)致現(xiàn)有檔案的損壞和丟失，不利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

1.3 檔案管理工作信息化程度不高

隨著科技的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)在很多領(lǐng)域得到了很好的應(yīng)用，在檔案管理上，紙質(zhì)檔案也正向電子檔案轉(zhuǎn)化，電子檔案的出現(xiàn)為檔案工作提供了很多便捷。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作量比較大、工作程序復(fù)雜，檔案儲存需要的空間也比較大，而電子檔案不論是在檔案的記錄、保存與查閱上都非常方便。然而目前檔案管理工作的信息化程度卻并不高，在檔案管理工作中沒有引進(jìn)先進(jìn)的軟件，工作人員對信息技術(shù)的運(yùn)用不夠嫻熟等都制約了檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步。

1.4 檔案管理設(shè)備落后

要提高檔案管理的質(zhì)量，需要高科技設(shè)備的支持，特別是對于電子檔案的管理，如果沒有先進(jìn)的設(shè)備，檔案管理質(zhì)量會受到相應(yīng)的影響。很多單位與企業(yè)在發(fā)展中對檔案管理并不重視，所以在檔案管理設(shè)備的引進(jìn)上并不上心，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備落后，工作人員在工作中經(jīng)常會由于設(shè)備的問題遇到管理困難，長此以往，不僅會降低檔案管理人員的工作熱情，還會影響企業(yè)的整體發(fā)展。

1.5 檔案管理人員綜合素質(zhì)過低

檔案管理人員的素質(zhì)是保證檔案管理工作質(zhì)量提升的關(guān)鍵，但是就目前檔案管理的總體現(xiàn)狀來看，在管理人員上還存在一些問題，主要表現(xiàn)在檔案管理人員綜合素質(zhì)過低上。第一，專業(yè)素質(zhì)；檔案管理是一項復(fù)雜且嚴(yán)肅的工作，如果工作人員在工作中出現(xiàn)錯誤，可能會影響到企業(yè)的發(fā)展，所以要求檔案管理人員有這方面的專業(yè)知識，然而實際上，由于相關(guān)人員對檔案管理缺乏正確的意識，沒有招聘專業(yè)的檔案管理人員，有的企業(yè)的檔案管理人員甚至是兼職人員。第二，職業(yè)道德素質(zhì)；一些檔案管理人員覺得檔案管理工作無關(guān)緊要，另外，檔案對企業(yè)來說是機(jī)密性文件，如果檔案管理人員與企業(yè)的競爭性對手出現(xiàn)賄賂現(xiàn)象，那么可能會給企業(yè)的發(fā)展帶來一定的危害。

2 檔案管理工作的重要性

如今已經(jīng)進(jìn)入了一個信息化時代，很多信息都需要檔案記錄，不管在什么行業(yè)，檔案管理工作的質(zhì)量好壞都可能會影響其發(fā)展，只有加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)，才能讓檔案真正的實現(xiàn)其價值，為單位與企業(yè)服務(wù)。而且當(dāng)前在檔案管理工作中依然存在很多問題，面對這些問題，一定要提出相應(yīng)的解決措施，利用先進(jìn)的技術(shù)促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提升檔案管理的總體質(zhì)量。

3 檔案管理工作的策略

3.1 提升檔案管理意識

提升檔案管理意識是當(dāng)前檔案管理工作中的當(dāng)務(wù)之急。首先，高層領(lǐng)導(dǎo)要正確認(rèn)識到檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，分析其中存在的問題，要針對提升員工檔案管理意識提出相應(yīng)的解決措施。在企業(yè)內(nèi)加強(qiáng)對檔案管理的宣傳，只有領(lǐng)導(dǎo)層的人對檔案管理工作重視起來了，底下工作人員的態(tài)度才能端正起來。例如：高層可以組織工作人員參加檔案管理方面的講座，讓其意識到檔案管理的重要性，進(jìn)而提升其檔案管理意識。

3.2 健全檔案管理制度

要提高檔案管理工作的質(zhì)量，需要有一套健全的管理制度，檔案管理工作本身就比較復(fù)雜，制定完善的檔案管理制度，工作人員就可以在工作的時候依照制度將工作完成好，還可以避免錯誤的出現(xiàn)。檔案管理不是簡單的將檔案分門別類，檔案管理工作的環(huán)節(jié)比較多，包括：檔案的收集、歸檔、保管與保密，還有檔案后期的利用等，都是檔案工作人員需要完成好的工作，因此，在健全檔案管理制度的時候，需要針對每個環(huán)節(jié)的特點(diǎn)，制定出詳細(xì)的辦事制度，加強(qiáng)檔案管理水平的提升。

3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化

檔案管理信息化是科技發(fā)展的必然產(chǎn)物，是提高檔案管理工作質(zhì)量的重要途徑。隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，信息化在很多領(lǐng)域得到可廣泛的應(yīng)用，檔案管理是企業(yè)發(fā)展中非常重要的一項工作。傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)的，但是近年來，電子檔案已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案，檔案管理的信息化可以促進(jìn)電子檔案管理質(zhì)量的提升，不管是在檔案信息的錄入還是檔案的提取上，都非常的便捷。因此，要引進(jìn)最新的檔案管理軟件，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

3.4 加大資金投入

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)目也在不斷增長，因此，檔案管理工作難度也在增加，所以需要先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)的支持。加大資金的投入，引進(jìn)高科技設(shè)備，是檔案管理工作的基礎(chǔ)。另外，技術(shù)的引入也需要資金的支持，每個地區(qū)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展上有一定的差異，所以對某些地區(qū)的事業(yè)單位或者企業(yè)來說，要投入資金購買檔案管理設(shè)備與軟件可能存在一定的困難。針對這種現(xiàn)象，國家可以采取一定的措施，為了縮小地區(qū)之間經(jīng)濟(jì)發(fā)展的差異，提供一定的經(jīng)濟(jì)幫助，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提高。

3.5 提高工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作質(zhì)量要得到提高，工作人員的綜合素質(zhì)必須要得到提高，相關(guān)人員要重視培養(yǎng)工作人員的綜合素質(zhì)。第一，專業(yè)素質(zhì)；在招聘檔案管理人員的時候，一定要注重專業(yè)技能，要聘用對檔案管理工作有一定認(rèn)識的人，熟悉檔案管流程。另外，在其正式工作前，還可以對其進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們了解檔案管理工作的重要性。還要注重培養(yǎng)其計算機(jī)技術(shù)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。第二，職業(yè)道德素質(zhì)；在檔案管理工作中，工作人員的思想素質(zhì)也是提升檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵，檔案具有保密性，因此，工作人員必須要有非常高的自律性。在錄用檔案管理人員的時候，應(yīng)該對其履歷進(jìn)行核實，避免聘用品質(zhì)有問題的人，為檔案管理帶來安全隱患。提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是做好檔案管理工作的重要保障。

4 結(jié)語

綜上所述，在明確檔案管理工作的重要性后，要分析在檔案管理工作中存在的問題，結(jié)合現(xiàn)狀提出有效的解決策略，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

參考文獻(xiàn)

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