基于知識服務(wù)的事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建

牟河靈

摘 要：經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展背景下，我國將現(xiàn)今經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展定義為知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展時代。當(dāng)前，事業(yè)單位作為我國重要的組織機(jī)構(gòu)，順應(yīng)時代社會發(fā)展的潮流，在知識的基礎(chǔ)上建立能夠適應(yīng)自己的以知識服務(wù)為基礎(chǔ)的事業(yè)檔案管理模式，這一模式是當(dāng)前事業(yè)單位檔案工作的重點(diǎn)同時也是未來重要的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：知識服務(wù)；事業(yè)單位；檔案管理；模式構(gòu)建

隨著我國現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)的高水平發(fā)展，隨著而來的是與社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展向相適應(yīng)的生產(chǎn)生活方式。第三次科技革命的到來，為整個世界的社會進(jìn)步提供了一種全新的動力支撐，同時產(chǎn)生了一種全新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，及知識經(jīng)濟(jì)。知識經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展無疑要求“知識”的重要作用，讓知識的力量滲透到現(xiàn)今國民生產(chǎn)生活的各個層面，力圖通過世界的力量改變世界，為社會的可持續(xù)發(fā)展提供持續(xù)的動力支撐。現(xiàn)今，事業(yè)單位作為我國社會生產(chǎn)生活中重要的組成部分，在其發(fā)展的過程中為了能夠最大限度的發(fā)揮其作用，促使其功能的全面化，并且為了保證其持續(xù)發(fā)展，其有必要在當(dāng)前社會發(fā)展的基礎(chǔ)上建立以知識服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式，健全檔案管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位的高水平發(fā)展。

1 知識服務(wù)基礎(chǔ)上事業(yè)單位檔案管理的介紹及必要性分析

知識服務(wù)基礎(chǔ)上事業(yè)單位檔案管理是對檔案的收集、整理以及后期的保存管理與現(xiàn)代化信息技術(shù)完全結(jié)合在一起，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)創(chuàng)新一種全新的檔案管理模式，這同時也是與傳統(tǒng)的檔案管理模式最大的區(qū)別。知識服務(wù)基礎(chǔ)上事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建指的是檔案管理能夠科學(xué)有序的進(jìn)行，能夠使用配備完善的高新技術(shù)，并且在完善的現(xiàn)代化檔案管理制度的范圍內(nèi)，提高檔案管理工作的水平。

當(dāng)前知識服務(wù)基礎(chǔ)上事業(yè)單位檔案管理是非常必要的，其中一方面這是現(xiàn)今知識經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必然結(jié)果；另一方面現(xiàn)代化信息技術(shù)的告訴發(fā)展再加上現(xiàn)今事業(yè)單位的工作量及工作的按年度在日益的增大，所以建立一種學(xué)、有序的檔案管理模式是非常必要的。在事業(yè)單位現(xiàn)實(shí)發(fā)展的基礎(chǔ)上建立以知識服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式能夠是檔案管理的流程更加標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理工作的管理力度進(jìn)一步強(qiáng)化，能夠在繁重的工作中尋找工作正常進(jìn)行的發(fā)展契機(jī)，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作的持續(xù)進(jìn)行奠定重要的基礎(chǔ)。此外，事業(yè)單位檔案管理工作本身具有非常重要的作用，其是事業(yè)單位今后加強(qiáng)工作的依據(jù)憑證，所以改變傳統(tǒng)的檔案管理模式建立一種全新的以知識服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式是必要的。

2 知識服務(wù)基礎(chǔ)上事業(yè)單位檔案管理模式構(gòu)建應(yīng)遵循的原則

2.1 目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的原則

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理模式創(chuàng)新構(gòu)建的過程中，應(yīng)該在一定的目標(biāo)指引下進(jìn)行，力圖通過檔案管理工作的調(diào)整促進(jìn)此目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的最大化。對于事業(yè)單位來講其最主要的目標(biāo)并不是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益的最大化，而是提供經(jīng)濟(jì)、政治、社會、文化等方面提供幫助的由國有資產(chǎn)出資設(shè)置的。事業(yè)單位的工作目標(biāo)一般都是隱形的、潛在利益化的，但是這并不代表其沒有目標(biāo)而言。雖然檔案管理工作不能直接促成事業(yè)單位目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，但是其規(guī)范管理可以為事業(yè)單位目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供強(qiáng)大的動力支撐。

2.2 系統(tǒng)集成的原則

事業(yè)單位構(gòu)建以知識服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式是一項(xiàng)比較系統(tǒng)的工作，這一工作的進(jìn)行需要各個方面的協(xié)調(diào)合作，這就需要其在具體構(gòu)建的過程中需要遵循系統(tǒng)集成的原則。具體而言這一原則指的是事業(yè)單位在具體構(gòu)建的過程中應(yīng)該妥善處理管理機(jī)制、管理體制以及管理流程三者之間的關(guān)系。同時事業(yè)單位的上層管理人員應(yīng)做好指導(dǎo)、支持與監(jiān)控的工作，檔案管理的具體工作單位接受被指導(dǎo)、被支持、被監(jiān)督的工作，通過加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員與管理層的合作與交流，共同促進(jìn)以知識服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式的構(gòu)建。

2.3 資源整合的原則

事業(yè)單位檔案管理構(gòu)建以知識服務(wù)為基礎(chǔ)的模式不僅僅是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)有序的進(jìn)行，而且同時要實(shí)現(xiàn)資源的整合。事業(yè)單位在檔案管理模式的全新構(gòu)建中要能夠?qū)n案資源順利的實(shí)現(xiàn)科學(xué)的轉(zhuǎn)化、創(chuàng)新，通過檔案的收集、管理、服務(wù)等多方面工作的調(diào)整提高事業(yè)單位檔案管理的水平。檔案管理本身作為一個比較系統(tǒng)的部分，其存在本身就含有矛盾，如果檔案管理人員不能夠?qū)@些矛盾加以處理，那么將會造成檔案管理資源的浪費(fèi)，所以新模式的構(gòu)建要能夠從環(huán)節(jié)檔案管理內(nèi)部、外部的矛盾，實(shí)現(xiàn)資源的整合，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3 知識服務(wù)基礎(chǔ)事業(yè)單位檔案管理模式構(gòu)建的具體實(shí)施步驟

3.1 知識服務(wù)基礎(chǔ)事業(yè)單位檔案管理體制的完善建立

事業(yè)單位以知識服務(wù)基礎(chǔ)的檔案管理模式的構(gòu)建首先應(yīng)該在原有管理體制存在的基礎(chǔ)上建立一種適合知識型管理模式存在的管理體制。管理體制指的是事業(yè)單位管理層各級系統(tǒng)之間的組成方式和構(gòu)成關(guān)系。事業(yè)單位以知識服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式構(gòu)建主要從文化理念、人員組織結(jié)構(gòu)以及管理制度三方面進(jìn)行的。其中文化理念在事業(yè)單位檔案管理單位中的弘揚(yáng)是非常重要的，努力的在事業(yè)單位形成一種知識型管理的檔案文化，使工作人員在知識文化理念的熏陶下做好檔案管理工作，在大檔案管理理念的指導(dǎo)下，積極的創(chuàng)新，而人員組織結(jié)構(gòu)的科學(xué)構(gòu)建是整個事業(yè)等單位的核心組成部分，知識型檔案人員組織結(jié)構(gòu)的構(gòu)建主要是通過專職檔案管理工作人員隊(duì)伍的建立，這部分人員并應(yīng)同時具備檔案管理的專業(yè)知識和一定的科學(xué)文化知識；其次是對散落在其他管理部門的檔案管理人員，這部分管理人員應(yīng)熟知新型檔案管理模式的流程和基本工作理論，強(qiáng)化其檔案保存價值的認(rèn)識，從人員組織結(jié)構(gòu)加強(qiáng)組織人員的知識服務(wù)能力與工作水平；此外，對于管理制度的構(gòu)建主要是在以檔案收集為主要目標(biāo)的情況下，制定檔案適合事業(yè)單位檔案陳本核算和質(zhì)量控制的制度，同時強(qiáng)化建立以服務(wù)為導(dǎo)向的檔案歸檔后的制度建立，增強(qiáng)檔案存在的知識服務(wù)的作用。

3.2 知識服務(wù)基礎(chǔ)上檔案管理機(jī)制的強(qiáng)化完善

在知識服務(wù)型檔案管理體制構(gòu)建的基礎(chǔ)上，建立與其相適應(yīng)的知識服務(wù)型檔案管理機(jī)制是必要的工作環(huán)節(jié)。知識服務(wù)型檔案管理機(jī)制的建立主要是通過運(yùn)行機(jī)制和監(jiān)控機(jī)制兩個方面進(jìn)行的。其中運(yùn)行機(jī)制的知識服務(wù)化是要在現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展基礎(chǔ)上構(gòu)建的，通過利用信息化技術(shù)手段在事業(yè)單位內(nèi)部建立依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為主的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，大部分工作依靠網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行工作，提高檔案管理的知識化傾向，知識服務(wù)基礎(chǔ)上檔案管理模式的構(gòu)建在電子化檔案使用的基礎(chǔ)上不能完全的放棄紙質(zhì)檔案管理模式的運(yùn)用，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)構(gòu)建監(jiān)控、反饋機(jī)制加強(qiáng)對以知識服務(wù)為基礎(chǔ)的電子檔案管理運(yùn)行機(jī)制的監(jiān)督，同時構(gòu)建完善的監(jiān)控機(jī)制。

3.3 知識服務(wù)基礎(chǔ)上檔案管理流程的科學(xué)規(guī)劃

知識服務(wù)基礎(chǔ)上檔案管理流程是貫徹以知識服務(wù)為導(dǎo)向的管理體制及管理機(jī)制的重要環(huán)節(jié)，管理流程的的科學(xué)規(guī)劃最重要的就是體現(xiàn)在管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)及使用檔案資源從生成、收集、保存利用給管理過程加強(qiáng)檔案知識資源的整合使用。檔案知識資源的整合并不是單純的對檔案進(jìn)行歸檔與整理，更重要的是實(shí)現(xiàn)檔案資源的“創(chuàng)新利用”，提高利用效率。此外，能夠利用現(xiàn)代化信息技術(shù)條件構(gòu)建專門的檔案引擎搜索系統(tǒng)及檔案服務(wù)系統(tǒng)，這樣可以促使檔案工作人員通過操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)調(diào)出自己需要的檔案，這一環(huán)節(jié)的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理知識服務(wù)型的關(guān)鍵內(nèi)容。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建在以知識服務(wù)為基礎(chǔ)上進(jìn)行此項(xiàng)工作是當(dāng)前進(jìn)一步提高事業(yè)單位工作水平和工作效率的重要做法。所以，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)從管理體制、管理機(jī)制及管理流程等方面全方位的促進(jìn)事業(yè)單位以知識服務(wù)為基礎(chǔ)的模式的構(gòu)建。

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